Utilice un calendario de proyecto

La vista de calendario muestra el trabajo del proyecto por fecha

Utilice un calendario de proyecto cuando los plazos y la programación sean la cuestión principal. La vista de calendario le ayuda a ver qué canvases están venciendo, cuándo se realizan las revisiones, dónde se acumula el trabajo y qué días no tienen ninguna actividad de proyecto asignada.

La vista de calendario es ideal para lanzamientos, calendarios de contenido, plazos de clientes, eventos, revisiones recurrentes y cualquier proyecto donde las fechas influyan en las acciones de las personas. No es la mejor vista para todos los canvases. El trabajo de planificación sin fecha puede ser más claro en la vista de Lista o Kanban.

El calendario de proyecto comparte el comportamiento de cuadrícula con el Calendario del espacio de trabajo, pero su función es diferente:

Para conocer los conceptos básicos de las vistas, consulte Uso de vistas de proyecto. Para conocer la diferencia entre las fechas del proyecto y las fechas del canvas, consulte Fechas, estado y notificaciones del proyecto.

Abra el calendario de proyecto

Abra el proyecto y luego cambie a la pestaña de Calendario. Si el proyecto no tiene habilitada la vista de Calendario, verifique si las configuraciones de la vista de proyecto o su rol se lo permiten.

El Calendario muestra los canvases del proyecto que tienen fechas. Dependiendo de la configuración del proyecto, esa fecha puede ser una fecha de vencimiento, una fecha programada u otro campo de fecha utilizado por la vista. Es posible que los canvases sin fecha no aparezcan en el Calendario.

Si el Calendario está vacío, no asuma que el proyecto no contiene canvases. Cambie a la vista de Lista, borre los filtros y verifique si los canvases tienen fechas asignadas.

Agregue fechas a los canvases

Abra una fila de canvas o los detalles del canvas y configure su fecha de vencimiento o campo de fecha. Utilice fechas para plazos reales: fechas límites, reuniones, fechas de publicación, fechas de entrega, periodos de revisión, pasos del día de lanzamiento o recordatorios de seguimiento.

Evite utilizar fechas ficticias. Si se asigna la misma fecha arbitraria a todos los canvases, el Calendario dejará de reflejar la realidad. El Calendario debe ayudar al equipo a decidir qué elementos requieren atención inmediata.

Si un canvas abarca varias áreas de trabajo reales, considere utilizar sub-canvases o canvases de proyecto independientes con sus propias fechas en lugar de establecer una sola fecha límite imprecisa.

Cree canvases desde el calendario

Si su proyecto permite la creación desde el calendario, elija una fecha y agregue un canvas para ese día. Asigne al canvas un título claro y un propietario. Agregue etiquetas, una sección y colaboradores donde resulte útil.

La creación de elementos desde el Calendario resulta útil para la publicación de contenidos, listas de verificación de lanzamiento, reuniones de revisión o seguimientos con fechas específicas. Después de crearlo, cambie a la vista de Lista o Kanban para confirmar que el canvas se encuentre en la sección o etapa del flujo de trabajo correcta.

Si no puede realizar la creación desde el Calendario, es posible que no tenga permisos de edición o que la vista de Calendario no admita la creación en su estado actual. Cree el canvas desde la vista de Lista o Kanban y agregue una fecha allí; luego, consulte Solucionar problemas de acceso a proyectos y canvases si la acción no aparece por ningún lado.

Mueva o reprograme canvases

Actualice la fecha desde los detalles del canvas o desde las opciones del Calendario si su rol se lo permite. Si la reprogramación mediante arrastrar y soltar está disponible, utilícela con cuidado y confirme la nueva fecha. Los movimientos en el Calendario pueden afectar las expectativas del equipo, especialmente en relación con los lanzamientos o los plazos de los clientes.

Al reprogramar un canvas, deje un Comentario o actualice el canvas si el motivo es importante. Un cambio de fecha silencioso puede confundir a los revisores y a los propietarios.

Si el canvas contiene material de revisión, confirme que el trabajo en su interior aún coincida con la nueva fecha y planificación.

Utilice filtros en la vista de calendario

Los filtros del calendario pueden enfocar la vista por propietario, etiqueta de canvas, estado, equipo o rango de fechas. Esto resulta útil cuando un calendario de lanzamiento contiene demasiados canvases o cuando cada equipo desea tener su propio cronograma.

Recuerde que los filtros ocultan canvases válidos. Un calendario filtrado para Diseño no mostrará los canvases de revisión legal. Un calendario filtrado para Mío no mostrará los plazos de un compañero de equipo. Borre los filtros antes de asumir que falta algún trabajo.

Para conocer el comportamiento de los filtros, consulte Uso de etiquetas y filtros.

Lea atentamente los resultados del calendario

Un día saturado puede significar que están venciendo demasiados canvases a la vez, o bien que el equipo está utilizando una fecha específica únicamente como marcador de posición. Abra los canvases y compruebe si la fecha es real.

Un día vacío no significa que nadie esté trabajando. Puede indicar que los canvases no tienen fechas de vencimiento asignadas o que el trabajo se está siguiendo en otro proyecto.

Los canvases vencidos deben revisarse con sus respectivos propietarios. Si una fecha ya no es relevante, elimínela o actualícela para que el Calendario siga siendo de utilidad.

Utilice el calendario para la planificación de lanzamientos

Para un lanzamiento, la vista de Calendario ayuda a revelar si la estrategia, los elementos creativos, los aspectos legales, el control de calidad, las notas de lanzamiento y los canvases del día de lanzamiento están distribuidos de manera realista. Agregue fechas de revisión antes del día del lanzamiento definitivo. Agregue canvases de seguimiento después del lanzamiento para asegurarse de que las tareas de retrospectiva y la medición de métricas no se pierdan.

Combine el Calendario con la vista de Kanban. Kanban muestra la etapa del flujo de trabajo, mientras que el Calendario muestra los tiempos y plazos. Un canvas puede vencer mañana y seguir atascado en la fase de revisión, que es precisamente el tipo de riesgo que un equipo de lanzamiento necesita identificar.

Consulte Planificación de un lanzamiento para ver un ejemplo de extremo a extremo.

Permisos y edición

Es posible que pueda ver el calendario sin necesidad de editar las fechas. Si las opciones de cambio de fecha no están disponibles o fallan, verifique su rol en el proyecto. El proyecto podría ser de solo lectura, estar archivado o haber sido compartido con permisos limitados.

Si puede editar el proyecto pero no puede abrir un canvas desde él, es posible que los permisos del canvas sean independientes de los permisos del proyecto. Consulte Solucionar problemas de acceso a proyectos y canvases.

Solución de problemas de la vista de calendario

• El canvas no aparece en el Calendario:
  • Verifique si el canvas tiene una fecha asignada.
  • Compruebe si hay filtros activos que estén ocultando el elemento.
  • Asegúrese de estar visualizando el rango de fechas correcto.
  • Cambie a la vista de Lista y utilice la función de Buscar con el título del canvas.
• Un canvas aparece en el día incorrecto:
  • Abra el canvas y verifique el campo de fecha.
  • Confirme si el Calendario está mostrando las fechas de vencimiento u otro tipo de fecha (si el proyecto admite múltiples campos de fecha).
• El calendario aparece vacío para algunos usuarios:
  • Compare los filtros aplicados por cada usuario.
  • Verifique que estén en el mismo espacio de trabajo.
  • Revise las cuentas utilizadas y los permisos de acceso al proyecto.
• Los canvases con fecha desaparecieron después de una limpieza o eliminación:
  • Consulte la Papelera.
  • Consulte la guía sobre Cuándo parece que falta trabajo.