Use Google Calendar con el Workspace Calendar

Google Calendar añade contexto de agenda externa

Use Google Calendar con ALLO cuando su agenda real ya se encuentre fuera de ALLO, pero el trabajo se realice dentro de la plataforma. Las llamadas de clientes, las revisiones de diseño, los seguimientos semanales, los días festivos, las rondas de entrevistas y las reuniones de lanzamiento pueden aparecer junto a los canvases de ALLO, las fechas de proyectos y las sesiones de OKR.

La conexión no convierte a ALLO en un editor completo de Google Calendar. Esta otorga al Workspace Calendar algunas funciones específicas:

• leer eventos de Google conectados en el Workspace Calendar
• permitirle elegir qué calendarios de Google deben aparecer
• abrir el evento original en Google Calendar
• abrir o crear un canvas relacionado cuando un evento deba tener trabajo de ALLO adjunto

Ese canvas relacionado proporciona a la reunión un espacio para notas, referencias, retroalimentación y seguimiento.

Disponibilidad

Conectar Google Calendar

Abra las configuraciones del espacio de trabajo, luego busque la aplicación de Google Calendar o las configuraciones de integración. Conecte la cuenta de Google de la cual desea que ALLO lea la información.

Después de realizar la conexión, ALLO mostrará los calendarios a los que Google permite acceder a su cuenta. Elija los calendarios que usted desea que ALLO incluya. Usted no tiene que seleccionar cada calendario. Por ejemplo, puede conectar su calendario de trabajo, un calendario de lanzamiento compartido y un calendario orientado a clientes, dejando fuera los calendarios personales.

Si las configuraciones de Google Calendar no están visibles, es posible que su espacio de trabajo no tenga la integración habilitada, que su rol no permita modificar las configuraciones de la aplicación o que el espacio de trabajo requiera que un administrador conecte la aplicación primero.

Elegir fuentes de Google en Workspace Calendar

Abra Workspace Calendar. En la barra lateral de fuentes, los calendarios de Google aparecerán bajo la sección de Google Calendar después de que se hayan conectado y seleccionado en las configuraciones de integración.

La selección de fuentes dentro de Workspace Calendar controla lo que es visible en la vista de agenda actual. Esto no desconecta Google Calendar.

Utilice filtros de fuente cuando necesite responder a una pregunta específica:

Leer eventos de Google en ALLO

Los eventos de Google aparecen como eventos de Google Calendar, no como canvases de proyecto. Pueden tener su propio título, hora, estado de todo el día, nombre del calendario, ubicación y enlace a Google Calendar.

Los eventos de Google son de solo lectura en ALLO. Cambie el título del evento, la hora, los asistentes, la recurrencia, la ubicación o la visibilidad desde el propio Google Calendar. ALLO no debe ofrecer opciones para arrastrar, cambiar el tamaño ni editar eventos de Google, a menos que exista una ruta de escritura de Google dedicada.

Los eventos de canvas de ALLO son diferentes. Si usted arrastra o cambia el tamaño de un evento de canvas de ALLO en el Workspace Calendar y cuenta con acceso de escritura, ALLO actualizará la fecha del canvas. Esto no edita un evento de Google.

Eventos de Google vinculados y no vinculados

Un evento de Google puede estar vinculado a un canvas de ALLO, o bien puede permanecer como un evento externo sin ningún canvas de ALLO asignado aún.

Utilice un canvas de ALLO vinculado cuando la reunión requiera un contexto que deba conservarse después de la llamada: agendas, capturas de pantalla, referencias creativas, decisiones, Comentarios, notas de entrega o tareas pendientes. El evento de Google indica a las personas cuándo se lleva a cabo la reunión. El canvas de ALLO contiene el trabajo en sí.

Abrir o crear un canvas de ALLO a partir de un evento de Google

Cuando un evento de Google requiera una acción en ALLO, ábralo desde Workspace Calendar. ALLO verificará si ya hay un canvas conectado a ese evento de Google. Si existe un canvas, ALLO lo abrirá. Si no existe ningún canvas, ALLO puede crear uno utilizando el título del evento de Google y conectarlo a dicho evento.

Esto resulta de gran utilidad para revisiones recurrentes y llamadas con clientes. Usted puede mantener el evento en Google Calendar mientras utiliza ALLO para el trabajo que se desarrolla en torno a este: recopilar referencias antes de la reunión, revisar elementos visuales durante la reunión y registrar la decisión final posteriormente.

El acceso sigue dependiendo de ambos sistemas:

Si un compañero de equipo puede ver el evento de Google pero no puede abrir el canvas de ALLO, comparta el canvas con él o verifique el acceso al espacio de trabajo y al canvas. Si un compañero de equipo puede abrir el canvas pero no puede ver el evento de Google, verifique el uso compartido en Google Calendar.

Use Google Calendar con Today

Today ofrece una breve vista previa diaria en la página de inicio (Home). Workspace Calendar es la superficie completa para visualizar su agenda.

Si un evento de Google conectado forma parte del trabajo del día, este puede ayudar a explicar por qué aparece algo en Today o por qué su día se siente tan ocupado. Abra Workspace Calendar cuando necesite ver fechas cercanas, cambiar de fuente o buscar el canvas de ALLO conectado a una reunión.

Si un evento de Google no aparece donde usted espera, verifique Workspace Calendar antes de asumir que hay un error en Today. Es posible que el evento se encuentre en otro calendario de Google, esté fuera del rango de fechas visible, haya sido filtrado por la selección de fuentes o no esté conectado en el espacio de trabajo actual.

Lo que la sincronización de Google Calendar no hace

La integración de Google Calendar no reemplaza la programación bidireccional en Google Calendar.

Esta separación es intencional. Permite que Google Calendar siga siendo responsable de la programación de reuniones y que ALLO se encargue de las tareas de trabajo visual, Comentarios, decisiones y de los canvases conectados a dicha agenda.

Resolución de problemas

Los calendarios de Google no aparecen:

• Abra las configuraciones de integración de Google Calendar.
• Confirme que la cuenta esté conectada y que la lista de calendarios se cargue.
• Asegúrese de haber seleccionado al menos un calendario.

Workspace Calendar muestra el trabajo de ALLO pero no los eventos de Google:

• Verifique la sección de fuentes de Google Calendar.
• Revise el rango de fechas seleccionado, la cuenta conectada y los calendarios seleccionados. Una fuente oculta puede hacer que un calendario en buen estado parezca vacío.

Un evento de Google aparece pero no se abre en ALLO:

• Intente abrir el evento en Google Calendar primero. Si la acción de ALLO sigue fallando, las causas probables son:
  • El evento no tiene un ID de evento de Google estable.
  • ALLO no puede crear el canvas relacionado.
  • El acceso de su espacio de trabajo no permite el canvas resultante.
• Si la acción de ALLO continúa fallando después de que se abre el evento de Google, utilice la opción Póngase en contacto con soporte con los detalles correctos.

Un evento de Google está en el día o la hora incorrectos:

• Edite el evento en Google Calendar.
• Actualice el calendario conectado si es necesario. Workspace Calendar muestra la fecha y la hora que recibe de Google para el rango seleccionado.

Una persona ve un evento de Google pero otra no:

• Compare los permisos de la cuenta de Google.
• Revise las configuraciones de su espacio de trabajo y los calendarios conectados.
• Verifique la selección de fuentes en Workspace Calendar y el acceso al canvas de ALLO vinculado.