Использование Google Календаря с Календарем рабочего пространства

Google Календарь добавляет контекст внешнего расписания

Используйте Google Календарь в ALLO, если Ваше реальное расписание ведется за пределами ALLO, но сама работа происходит внутри платформы. Звонки клиентам, обзоры дизайна, еженедельные встречи, праздничные дни, собеседования и совещания по запуску проектов могут отображаться рядом с холстами ALLO, проектными датами и сессиями OKR.

Интеграция не превращает ALLO в полноценный редактор Google Календаря. Она решает несколько конкретных задач в Календаре рабочего пространства:

• чтение событий из подключенных календарей Google в Календарь рабочего пространства;
• выбор отображаемых календарей Google;
• открытие исходного события в Google Календаре;
• открытие или создание связанного холста, когда к событию необходимо прикрепить рабочие материалы ALLO.

Связанный холст позволяет сохранять заметки, справочные материалы, отзывы и результаты обсуждений в одном месте.

Доступность

Подключение Google Календаря

Откройте настройки рабочего пространства, затем найдите приложение Google Календарь или параметры интеграции. Подключите аккаунт Google, из которого ALLO должен считывать данные.

После подключения ALLO покажет календари, к которым Google разрешает доступ Вашему аккаунту. Выберите календари, которые Вы хотите включить в ALLO. Вам не обязательно выбирать все календари. Например, Вы можете подключить рабочий календарь, общий календарь запусков проектов и календарь для работы с клиентами, оставив личные календари невыбранными.

Если настройки Google Календаря не отображаются, возможно, в Вашем рабочем пространстве не включена интеграция, Ваша роль не позволяет изменять настройки приложений или требуется, чтобы администратор рабочего пространства сначала настроил подключение.

Выбор источников Google в Календаре рабочего пространства

Откройте Календарь рабочего пространства. В боковой панели источников календари Google появятся в разделе «Google Календарь» после их подключения и выбора в настройках интеграции.

Выбор источников внутри Календаря рабочего пространства определяет, что именно отображается в текущем режиме просмотра расписания. Это действие не отключает сам Google Календарь.

Используйте фильтры источников, когда Вам нужно получить ответ на конкретный вопрос:

Просмотр событий Google в ALLO

События Google отображаются как события Google Календаря, а не как холсты проектов. Они могут иметь собственное название, время, статус «весь день», имя календаря, местоположение и ссылку на Google Календарь.

События Google доступны в ALLO только для чтения. Вы можете изменить название события, время, список участников, периодичность, местоположение или видимость на стороне Google непосредственно в Google Календаре. Платформа ALLO не поддерживает перетаскивание, изменение размера или редактирование событий Google, если только не настроен выделенный канал для записи в Google.

События холстов ALLO работают иначе. Если у Вас есть права на запись и Вы перетаскиваете или меняете размер события холста ALLO в Календаре рабочего пространства, ALLO обновляет дату холста. Это действие не изменяет событие в Google Календаре.

Связанные и несвязанные события Google

Событие Google может быть связано с холстом ALLO или оставаться внешним событием без созданного холста ALLO.

Используйте связанный холст ALLO, когда для встречи необходим контекст, который должен сохраниться после звонка: повестка дня, снимки экрана, творческие референсы, решения, Комментарии, заметки о передаче задач или пункты плана действий. Событие Google сообщает участникам о времени проведения встречи. Холст ALLO содержит саму работу.

Открытие или создание холста ALLO из события Google

Когда для события Google доступно действие ALLO, откройте его из Календаря рабочего пространства. ALLO проверяет, подключен ли уже холст к этому событию Google. Если холст существует, ALLO открывает его. Если холст отсутствует, ALLO может создать новый холст с названием этого события Google и связать его с ним.

Это полезно для регулярных обзоров и звонков клиентам. Вы можете сохранить событие в Google Календаре, используя при этом ALLO для сопутствующей работы: сбора референсов перед встречей, просмотра визуальных материалов во время звонка и фиксации решений после его завершения.

Доступ по-прежнему регулируется обеими системами:

Если коллега видит событие Google, но не может открыть холст ALLO, поделитесь с ним этим холстом или проверьте доступ к рабочему пространству и холсту. Если коллега может открыть холст, но не видит событие Google, проверьте параметры общего доступа в Google Календаре.

Использование Google Календаря с разделом Сегодня

Раздел Сегодня предоставляет краткий ежедневный обзор на главной странице. Календарь рабочего пространства является основным экраном для работы с расписанием.

Если подключенное событие Google является частью текущей работы, это помогает понять, почему та или иная задача отображается в разделе Сегодня или почему день кажется перегруженным. Откройте Календарь рабочего пространства, когда Вам нужно увидеть соседние даты, переключить источники или найти холст ALLO, связанный со встречей.

Если событие Google не отображается там, где Вы ожидаете, проверьте Календарь рабочего пространства, прежде чем делать вывод об ошибке в разделе Сегодня. Событие может находиться в другом календаре Google, за пределами видимого диапазона дат, отфильтровано при выборе источников или вовсе не подключено к текущему рабочему пространству.

Что не делает синхронизация Google Календаря

Интеграция с Google Календарем не является двусторонней заменой планирования в Google Календаре.

Такое разделение является намеренным. Google Календарь отвечает за планирование встреч, в то время как ALLO отвечает за визуальную работу, Комментарии, решения и холсты, связанные с этим расписанием.

Устранение неполадок

• Календари Google не отображаются: откройте параметры интеграции Google Календаря. Убедитесь, что аккаунт подключен, список календарей загружается и выбран хотя бы один календарь.
• В Календаре рабочего пространства видна работа ALLO, но нет событий Google: проверьте раздел источников Google Календаря. Также проверьте выбранный диапазон дат, подключенный аккаунт и выбранные календари. Скрытый источник может сделать заполненный календарь пустым.
• Событие Google отображается, но не открывается в ALLO: попробуйте сначала открыть событие в самом Google Календаре. Если действие ALLO все еще не выполняется, возможные причины включают:
  • у события отсутствует стабильный идентификатор Google Event ID;
  • ALLO не может создать связанный холст;
  • права доступа к Вашему рабочему пространству не позволяют создать результирующий холст. Если после открытия события в Google Календаре действие в ALLO по-прежнему не работает, обратитесь в службу поддержки через раздел Свяжитесь с поддержкой, указав необходимые сведения.
• Событие Google отображается в неправильный день или время: отредактируйте его в Google Календаре. При необходимости обновите подключенный календарь. Календарь рабочего пространства отображает дату и время, полученные от Google для выбранного диапазона.
• Один пользователь видит событие Google, а другой нет: сравните разрешения аккаунтов Google, рабочие пространства, подключенные календари и выбранные источники в Календаре рабочего пространства. Также проверьте уровень доступа к связанному холсту ALLO.