Como usar o Google Agenda com o Calendário do espaço de trabalho

O Google Agenda adiciona contexto de cronograma externo

Use o Google Agenda com o ALLO quando o seu cronograma real já estiver fora do ALLO, mas o trabalho acontecer dentro da plataforma. Chamadas de clientes, revisões de design, alinhamentos semanais, feriados públicos, etapas de entrevista e reuniões de lançamento podem aparecer ao lado dos canvases do ALLO, datas de projetos e sessões de OKR.

A conexão não transforma o ALLO em um editor completo do Google Agenda. Ela atribui ao Calendário do espaço de trabalho algumas funções específicas:

• Ler eventos conectados do Google no Calendário do espaço de trabalho
• Permitir que você escolha quais calendários do Google serão exibidos
• Abrir o evento original no Google Agenda
• Abrir ou criar um canvas relacionado quando um evento precisar de um trabalho associado no ALLO

Esse canvas relacionado oferece à reunião um espaço para notas, referências, feedbacks e acompanhamentos.

Disponibilidade

Conectar o Google Agenda

Abra as Configurações do espaço de trabalho e, em seguida, encontre o aplicativo do Google Agenda ou as configurações de integração. Conecte a conta do Google que você deseja que o ALLO leia.

Após a conexão, o ALLO mostrará os calendários que o Google permite que sua conta acesse. Escolha os calendários que você deseja incluir no ALLO. Você não precisa selecionar todos os calendários. Por exemplo, você pode conectar o seu calendário de trabalho, um calendário de lançamento compartilhado e um calendário voltado para clientes, deixando de fora os calendários pessoais.

Se as configurações do Google Agenda não estiverem visíveis, é possível que a integração não esteja ativada no seu espaço de trabalho, que a sua função não permita alterar as configurações do aplicativo ou que o administrador do espaço de trabalho precise conectar o aplicativo primeiro.

Escolher origens do Google no Calendário do espaço de trabalho

Abra o Calendário do espaço de trabalho. Na barra lateral de origens, os calendários do Google aparecerão na seção do Google Agenda após serem conectados e selecionados nas configurações de integração.

A seleção de origens dentro do Calendário do espaço de trabalho controla o que é exibido na visualização atual do cronograma. Ela não desconecta o Google Agenda.

Use os filtros de origem quando precisar responder a uma pergunta específica:

Ler eventos do Google no ALLO

Os eventos do Google aparecem como eventos do Google Agenda, e não como canvases de projetos. Eles podem ter seus próprios títulos, horários, status de dia inteiro, nome do calendário, localização e link do Google Agenda.

Os eventos do Google são somente leitura no ALLO. Altere o título do evento, horário, participantes, recorrência, localização ou a visibilidade no Google Agenda. O ALLO não oferece as opções de arrastar, redimensionar ou editar eventos do Google, a menos que exista um caminho de gravação dedicado para o Google.

Os eventos de canvas do ALLO são diferentes. Se você arrastar ou redimensionar um evento de canvas do ALLO no Calendário do espaço de trabalho e tiver acesso de gravação, o ALLO atualizará a data do canvas. Isso não altera o evento correspondente no Google.

Eventos do Google vinculados e não vinculados

Um evento do Google pode ser vinculado a um canvas do ALLO ou pode permanecer como um evento externo, ainda sem um canvas associado.

Use um canvas vinculado do ALLO quando a reunião precisar de um contexto que deva durar após a chamada: pautas, capturas de tela, referências criativas, decisões, comentários, notas de entrega ou itens de ação. O evento do Google informa às pessoas quando a reunião acontece. O canvas do ALLO guarda o trabalho.

Abrir ou criar um canvas do ALLO a partir de um evento do Google

Quando um evento do Google tiver uma ação no ALLO, abra-o no Calendário do espaço de trabalho. O ALLO verifica se já existe um canvas conectado a esse evento do Google. Se o canvas existir, o ALLO o abrirá. Se não existir, o ALLO poderá criar um usando o título do evento do Google e conectá-lo ao evento.

Isso é útil para revisões recorrentes e chamadas com clientes. Você pode manter o evento no Google Agenda enquanto usa o ALLO para o trabalho que acontece ao redor dele: coletar referências antes da reunião, revisar elementos visuais durante a reunião e redigir a decisão depois.

O acesso ainda segue as regras de ambos os sistemas:

Se um colega de equipe conseguir ver o evento do Google, mas não conseguir abrir o canvas do ALLO, compartilhe o canvas com ele ou verifique as configurações de acesso ao espaço de trabalho e ao canvas. Se um colega de equipe conseguir abrir o canvas, mas não conseguir ver o evento do Google, verifique o compartilhamento no Google Agenda.

Usar o Google Agenda com a seção Hoje

A seção Hoje oferece uma breve prévia diária na página Início. O Calendário do espaço de trabalho é a tela completa do cronograma.

Se um evento do Google conectado fizer parte do trabalho do dia, ele poderá ajudar a explicar por que algo aparece na seção Hoje ou por que o seu dia parece atarefado. Abra o Calendário do espaço de trabalho quando precisar visualizar as datas ao redor, alternar origens ou encontrar o canvas do ALLO conectado a uma reunião.

Se um evento do Google não aparecer onde você espera, verifique o Calendário do espaço de trabalho antes de assumir que a seção Hoje está incorreto. O evento pode estar em outro calendário do Google, fora do intervalo de datas visível, filtrado pela seleção de origens ou não estar conectado no espaço de trabalho atual.

O que a sincronização do Google Agenda não faz

A integração com o Google Agenda não substitui o agendamento de reuniões no Google Agenda.

Essa separação é intencional. Ela mantém o Google Agenda responsável pelo agendamento de reuniões e o ALLO responsável pelo trabalho visual, comentários, decisões e canvases conectados a esse cronograma.

Solução de problemas

Se os calendários do Google não aparecerem: Abra as configurações de integração do Google Agenda e confirme se a conta está conectada, se a lista de calendários carrega e se pelo menos um calendário está selecionado.

Se o Calendário do espaço de trabalho mostrar o trabalho do ALLO, mas nenhum evento do Google: Verifique a seção de origens do Google Agenda, o intervalo de datas selecionado, a conta conectada e os calendários selecionados. Uma fonte oculta pode fazer com que um calendário ativo pareça vazio.

Se um evento do Google aparecer, mas não abrir no ALLO: Tente abrir o evento no Google Agenda primeiro. Se a ação no ALLO continuar falhando, as causas prováveis são:

• O evento não possui um ID de evento estável do Google
• O ALLO não consegue criar o canvas relacionado
• O seu nível de acesso ao espaço de trabalho não permite a criação do canvas resultante

Use a página de ajuda Entre em contato com o suporte com as informações corretas se a ação no ALLO ainda falhar depois que o evento do Google for aberto.

Se um evento do Google estiver no dia ou horário incorreto: Edite o evento no Google Agenda e atualize o calendário conectado, se necessário. O Calendário do espaço de trabalho exibe a data e a hora recebidas do Google para o intervalo selecionado.

Se uma pessoa conseguir ver um evento do Google e outra não: Compare as permissões da conta do Google, o espaço de trabalho, os calendários conectados, a seleção de fontes no Calendário do espaço de trabalho e o acesso ao canvas do ALLO vinculado.