Usar um calendário de projeto

A visualização de Calendário mostra o trabalho do projeto por data

Use um calendário de projeto quando os prazos forem a sua principal prioridade. A visualização de Calendário ajuda você a ver quais canvases estão vencendo, quando as revisões acontecem, onde o trabalho está sobrecarregado e quais dias não têm atividades de projeto atribuídas.

A visualização de Calendário é ideal para lançamentos, cronogramas de conteúdo, prazos de clientes, eventos, revisões recorrentes e qualquer projeto onde as datas influenciam diretamente as ações da equipe. No entanto, ela não é a melhor visualização para todos os canvases. Planejamentos sem datas definidas podem ser mais claros nas visualizações de Lista ou Kanban.

O Calendário do Projeto compartilha o comportamento de grade do Calendário do Workspace, mas a finalidade é diferente:

Para aprender as funções básicas de visualização, consulte Como usar visualizações de projeto. Para entender a diferença entre as datas do projeto e as datas do canvas, consulte Datas, status e notificações de projetos.

Abra o calendário do projeto

Abra o projeto e, em seguida, mude para a visualização de Calendário. Se o projeto não tiver o Calendário disponível, verifique se as configurações de visualização do projeto ou a sua função permitem o acesso.

O Calendário exibe canvases do projeto que possuem datas associadas. Dependendo da configuração do projeto, essa data pode ser uma data de entrega, data agendada ou outro campo de data utilizado pela visualização. Canvases sem datas podem não aparecer no Calendário.

Se o Calendário estiver vazio, não presuma que o projeto não possui canvases. Altere para a visualização de Lista, limpe os filtros e verifique se os canvases possuem datas atribuídas.

Adicione datas aos canvases

Abra uma linha de canvas ou os detalhes do canvas e defina a sua data de entrega ou o respectivo campo de data. Utilize datas para prazos reais: prazos finais, reuniões, datas de publicação, datas de entrega, janelas de revisão, etapas do dia de lançamento ou lembretes de acompanhamento.

Evite definir datas fictícias. Se todos os canvases tiverem a mesma data arbitrária, o Calendário perderá a sua utilidade prática. O Calendário deve ajudar a equipe a decidir o que precisa de atenção imediata.

Se um canvas abranger várias frentes de trabalho reais, considere usar subcanvases ou criar canvases de projeto separados com as suas próprias datas, em vez de definir um único prazo genérico.

Crie canvases a partir do calendário

Se o seu projeto permitir a criação a partir do calendário, selecione uma data e adicione um canvas diretamente nesse dia. Dê ao canvas um título claro e defina um proprietário. Adicione tags, seções e colaboradores onde for útil.

A criação a partir do Calendário é muito útil para publicações de conteúdo, listas de verificação de lançamentos, reuniões de revisão ou acompanhamentos com datas definidas. Após criar o canvas, mude para as visualizações de Lista ou Kanban para confirmar se ele está posicionado na seção ou etapa de fluxo de trabalho correta.

Se você não conseguir criar canvases a partir do Calendário, talvez você não tenha permissão de edição ou a visualização de Calendário não ofereça suporte à criação na sua situação atual. Nesse caso, crie o canvas na visualização de Lista ou Kanban, adicione uma data e, se a ação estiver indisponível em todo o projeto, consulte o guia Como resolver problemas de acesso a projetos e canvases.

Mova ou reagende canvases

Atualize a data nos detalhes do canvas ou nas configurações do Calendário, se a sua função permitir essa alteração. Se o recurso de arrastar e soltar para reagendamento estiver disponível, use-o com atenção e confirme a nova data. Alterações no Calendário podem afetar o planejamento da equipe, especialmente em relação a lançamentos ou prazos de clientes.

Ao reagendar um canvas, deixe um Comentário ou atualize o canvas se o motivo for importante. Uma alteração silenciosa de data pode confundir os revisores e proprietários.

Se o canvas contiver materiais para revisão, confirme se o trabalho interno ainda está alinhado com a nova data e com o planejamento.

Use filtros na visualização de Calendário

Os filtros do Calendário podem segmentar a visualização por proprietário, tag de canvas, status, equipe ou intervalo de datas. Isso é extremamente útil quando um calendário de lançamento possui canvases em excesso ou quando cada equipe deseja visualizar apenas o seu próprio cronograma.

Lembre-se de que os filtros ocultam canvases válidos. Um calendário filtrado para Design não exibirá canvases de revisão jurídica. Um calendário filtrado para Meu não exibirá os prazos de um colega de equipe. Limpe todos os filtros antes de concluir que algum trabalho está faltando.

Para entender o funcionamento dos filtros, consulte Como usar tags e filtros.

Analise os resultados do calendário com atenção

Um dia sobrecarregado pode significar que muitos canvases estão vencendo ao mesmo tempo, ou que a equipe está usando uma única data como marcador temporário. Abra os canvases e verifique se a data inserida é real.

Um dia sem atividades não significa que ninguém está trabalhando. Pode ser apenas que os canvases não possuem datas de entrega definidas ou que as atividades estão sendo acompanhadas em outro projeto.

Canvases atrasados devem ser revisados com os seus respectivos proprietários. Se uma data não for mais relevante, remova-a ou atualize-a para manter o Calendário preciso e útil.

Use o calendário para o planejamento de lançamentos

Para um lançamento, a visualização de Calendário ajuda a identificar se os canvases de estratégia, criação, jurídico, QA, notas de lançamento e o dia do lançamento estão distribuídos de maneira realista. Adicione datas de revisão antes do dia final do lançamento. Crie também canvases de acompanhamento após o lançamento para garantir que as etapas de retrospectiva e análise de métricas não sejam esquecidas.

Combine o Calendário com o Kanban. O Kanban exibe a etapa do fluxo de trabalho; o Calendário mostra os prazos. Um canvas pode vencer amanhã e ainda estar travado na etapa de revisão — este é exatamente o tipo de risco que uma equipe de lançamento precisa identificar rapidamente.

Consulte o guia Como planejar um lançamento para ver um exemplo prático completo.

Permissões e edição

Você pode ter permissão apenas para visualizar o calendário sem poder editar as datas. Se você não conseguir alterar as datas ou se as alterações falharem, verifique a sua função no projeto. O projeto pode estar definido como somente leitura, arquivado ou ter sido compartilhado com permissões limitadas.

Se você conseguir editar o projeto, mas não conseguir abrir um canvas a partir dele, as permissões do canvas podem ser diferentes das permissões do projeto. Consulte o guia Como resolver problemas de acesso a projetos e canvases.

Como resolver problemas na visualização de Calendário

Se encontrar problemas ao usar o calendário do projeto, verifique as seguintes soluções rápidas:

• O canvas não aparece no Calendário:

  • Certifique-se de que o canvas possui uma data definida.
  • Verifique se há filtros ativos ocultando o elemento do canvas.
  • Confirme se você está visualizando o intervalo de datas correto.
  • Dica: mude para a visualização de Lista e use a função Buscar para procurar pelo título do canvas.

• O canvas aparece no dia errado:

  • Abra o canvas e confirme qual campo de data está preenchido.
  • Verifique se o Calendário está configurado para exibir as datas de entrega ou outro tipo de campo de data personalizado suportado pelo projeto.

• O calendário aparece vazio para apenas um usuário:

  • Compare as configurações de filtros ativos entre as contas.
  • Verifique se há divergências nas permissões do workspace, da conta ou do projeto.

• Os canvases com datas sumiram após uma limpeza ou exclusão:

  • Verifique a pasta Lixeira.
  • Consulte o artigo O que fazer quando o trabalho parece sumido.