Utiliser le calendrier de projet

La vue Calendrier présente le travail du projet par date

Utilisez un calendrier de projet lorsque le calendrier et les délais sont vos priorités. La vue Calendrier vous permet de visualiser les échéances de vos canvases, les dates des révisions, la répartition de la charge de travail et les jours sans activité planifiée.

La vue Calendrier est idéale pour les lancements, les calendriers de contenu, les échéances clients, les événements, les révisions récurrentes et tout projet où les dates guident les actions de l'équipe. Elle n'est pas forcément la meilleure vue pour tous les types de canvases. Les travaux de planification non datés sont souvent plus clairs en vue Liste ou Kanban.

Le Calendrier de projet partage le même comportement de grille de calendrier que le Calendrier de l'espace de travail, mais son rôle est différent :

Pour les notions de base sur les vues, consultez Utiliser les vues de projet. Pour comprendre la différence entre les dates de projet et les dates de canvas, consultez Dates de projet, statut et notifications.

Accéder au calendrier de projet

Ouvrez le projet, puis passez à la vue Calendrier. Si la vue Calendrier n'est pas disponible pour ce projet, vérifiez les paramètres d'affichage du projet ou si votre rôle vous y autorise.

Le Calendrier affiche les canvases de projet associés à des dates. Selon la configuration du projet, cette date peut correspondre à une date d'échéance, à une date planifiée ou à un autre champ de date utilisé par la vue. Les canvases sans date associée n'apparaissent pas dans le Calendrier.

Si le Calendrier est vide, ne supposez pas que le projet ne contient aucun canvas. Passez en vue Liste, désactivez les filtres et vérifiez si les canvases possèdent des dates.

Associer des dates aux canvases

Ouvrez une ligne de canvas ou les détails d'un canvas, puis configurez sa date d'échéance ou son champ de date. Utilisez des dates pour planifier de vraies échéances : dates limites, réunions, dates de publication ou de transfert, fenêtres de révision, étapes le jour du lancement ou rappels de suivi.

Évitez les dates fictives. Si chaque canvas se voit attribuer la même date arbitraire, le Calendrier perd de son utilité. Le Calendrier doit aider l'équipe à identifier ce qui requiert son attention immédiate.

Si un canvas couvre plusieurs aspects distincts du travail, envisagez d'utiliser des sous-canvases ou des canvases de projet distincts avec leurs propres dates, plutôt qu'une seule échéance globale et imprécise.

Créer des canvases depuis le calendrier

Si les paramètres de votre projet autorisent la création depuis le calendrier, sélectionnez une date et ajoutez un canvas à ce jour. Attribuez au canvas un titre clair et un propriétaire. Ajoutez des tags, une section et des collaborateurs si nécessaire.

La création depuis le Calendrier est particulièrement utile pour la publication de contenus, les listes de contrôle de lancement, les réunions de révision ou les suivis datés. Après la création, basculez en vue Liste ou Kanban pour confirmer que le canvas se trouve dans la bonne section ou étape du flux de travail.

Si vous ne pouvez pas créer de canvas depuis le Calendrier, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations de modification ou que la vue Calendrier ne prenne pas en charge la création dans la configuration actuelle. Créez alors le canvas depuis la vue Liste ou Kanban et attribuez-lui une date, puis consultez le guide Résoudre les problèmes d'accès au projet et au canvas si l'option est absente partout.

Déplacer ou replanifier des canvases

Modifiez la date depuis les détails du canvas ou les options du Calendrier si votre rôle vous y autorise. Si la replanification par glisser-déposer est disponible, utilisez-la avec précaution et confirmez la nouvelle date. Les déplacements dans le Calendrier peuvent modifier les attentes de l'équipe, en particulier pour les lancements ou les échéances clients.

Lorsque vous replanifiez un canvas, laissez un Commentaire ou mettez à jour le canvas si la raison de ce changement est importante. Une modification de date silencieuse peut prêter à confusion pour les réviseurs et les propriétaires.

Si le canvas contient des éléments de révision, assurez-vous que le travail à l'intérieur correspond toujours à la nouvelle date et au nouveau calendrier prévus.

Utiliser les filtres dans la vue Calendrier

Les filtres du Calendrier permettent de cibler l'affichage par propriétaire, tag de canvas, statut, équipe ou plage de dates. Cette fonctionnalité est utile lorsqu'un calendrier de lancement comporte trop de canvases ou lorsque chaque équipe souhaite disposer de son propre calendrier.

N'oubliez pas que les filtres masquent des canvases pourtant valides. Un calendrier filtré sur le tag Design n'affichera pas les canvases de révision juridique. De même, un calendrier filtré sur Moi n'affichera pas les échéances de vos coéquipiers. Désactivez les filtres avant de conclure que des éléments sont manquants.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des filtres, consultez Utiliser les tags et les filtres.

Analyser les résultats du calendrier avec discernement

Une journée très chargée peut indiquer que trop de canvases arrivent à échéance en même temps, ou que l'équipe utilise une date unique comme repère temporaire. Ouvrez les canvases concernés pour vérifier si ces dates sont réelles.

Une journée vide ne signifie pas que personne ne travaille. Cela peut simplement vouloir dire que les canvases n'ont pas de date d'échéance ou que le travail est suivi dans un autre projet.

Les canvases en retard doivent être examinés avec leurs propriétaires. Si une date n'est plus d'actualité, supprimez-la ou mettez-la à jour pour que le Calendrier reste un outil fiable.

Utiliser le calendrier pour planifier un lancement

Pour un lancement, la vue Calendrier permet de vérifier si les étapes liées à la stratégie, à la création, aux aspects juridiques, à l'assurance qualité (QA), aux notes de mise à jour et au jour du lancement sont espacées de manière réaliste. Ajoutez des dates de révision avant le jour final du lancement. Intégrez également des canvases de suivi après le lancement pour que les travaux de rétrospective et d'analyse des indicateurs ne soient pas oubliés.

Associez la vue Calendrier à la vue Kanban. Le Kanban présente l'état d'avancement du flux de travail, tandis que le Calendrier met en évidence le calendrier. Un canvas peut arriver à échéance demain tout en étant bloqué au stade de révision : c'est précisément le type de risque qu'une équipe de lancement doit identifier rapidement.

Consultez le guide Planifier un lancement pour découvrir un exemple complet de bout en bout.

Autorisations et modification

Il se peut que vous puissiez consulter le calendrier sans pouvoir modifier les dates. Si l'option de modification des dates est absente ou échoue, vérifiez votre rôle au sein du projet. Le projet est peut-être configuré en lecture seule, archivé ou partagé avec des autorisations restreintes.

Si vous pouvez modifier le projet mais pas ouvrir un canvas depuis celui-ci, les autorisations du canvas sont peut-être distinctes de celles du projet. Consultez Résoudre les problèmes d'accès au projet et au canvas.

Résolution des problèmes de la vue Calendrier

Le canvas n'apparaît pas dans le Calendrier

• Le canvas n'est associé à aucune date.
• Des filtres actifs masquent l'élément dans la vue actuelle.
• La plage de dates sélectionnée ne correspond pas à la date du canvas.
• Solution : Passez en vue Liste et recherchez le titre du canvas pour vérifier ses détails.

Le canvas s'affiche au mauvais jour

• La date saisie dans le champ de date est incorrecte.
• La vue Calendrier est configurée sur un type de date différent (par exemple, une date personnalisée au lieu de la date d'échéance).
• Solution : Ouvrez le canvas pour vérifier la valeur et le type de date configurés.

Le Calendrier apparaît vide pour certains utilisateurs

• Les filtres appliqués diffèrent d'un utilisateur à l'autre.
• L'espace de travail sélectionné n'est pas identique.
• Les autorisations d'accès au projet ou au compte sont restreintes.

Des canvases datés ont disparu après un nettoyage ou une suppression

• Les canvases ont été supprimés ou déplacés du projet.
• Solution : Vérifiez la section Corbeille ou consultez le guide Quand le travail semble introuvable.