Utiliser les tags et les filtres dans les Projets

Les tags organisent différents éléments à différents niveaux

Les Projets comportent deux concepts de tags qui semblent similaires mais qui remplissent des rôles différents.

Les tags de projet permettent de regrouper et de filtrer les projets dans la liste des projets de l'espace de travail. Utilisez-les lorsque vous souhaitez retrouver vos projets par équipe, par client, par trimestre, par programme, par région, par niveau de priorité ou par domaine d'activité. Un tag de projet est associée à l'ensemble des projets de l'espace de travail, et non aux canvases individuels contenus dans un projet spécifique.

Les tags de canvas servent à organiser les canvases à l'intérieur d'un projet donné. Utilisez-les lorsqu'un projet contient de nombreux canvases et que vos collaborateurs ont besoin de filtrer ces derniers par type d'élément, par étape de révision, par équipe, par canal de diffusion, par niveau de risque ou par livrable. Les tags de canvas se gèrent depuis le menu contextuel du projet et s'appliquent spécifiquement aux canvases de ce projet.

Veillez à ne pas confondre ces deux concepts. Un tag de projet nommée Marketing vous aide à trouver des projets de marketing. Un tag de canvas nommée Marketing à l'intérieur d'un projet vous aide à trouver des canvases de marketing au sein de ce projet précis. Même si elles partagent le même mot, elles appartiennent à deux listes de tags totalement distinctes.

Utilisez les options de tags affichées à l'écran. Si vous filtrez la liste des projets de l'espace de travail, utilisez les tags de projet. Si vous organisez des canvases au sein d'un projet, utilisez les tags de canvas.

Disponibilité

Choisir le bon outil

Si la catégorie doit rester utile à l'avenir, créez un tag. Si vous avez uniquement besoin d'un affichage temporaire, utilisez un filtre. Si vous cherchez un élément spécifique par son nom, utilisez la fonction de recherche.

Utiliser les tags de projet pour regrouper les projets de l'espace de travail

Les tags de projet se révèlent particulièrement utiles lorsque votre espace de travail comporte de nombreux projets, au point que leurs seuls titres ne suffisent plus à s'y retrouver. Une équipe produit peut, par exemple, étiqueter ses projets avec des termes comme Mobile, Web, recherche et Lancement. Une agence peut préférer utiliser le nom du client, tandis qu'une équipe opérationnelle peut s'appuyer sur la région géographique ou le trimestre.

Ouvrez la liste des projets de l'espace de travail et utilisez les pastilles de tags ou les options de filtrage de projet :

• Tout réinitialise le filtre de tags de projet.
• Sélectionner un tag affiche uniquement les projets qui y sont associés.
• Si la sélection multiple de tags est activée dans votre espace de travail, utilisez-la uniquement lorsque vous souhaitez obtenir l'intersection exacte ou la combinaison affichée par l'interface actuelle.

Un nombre excessif de filtres actifs peut donner l'illusion qu'un espace de travail actif est entièrement vide.

Les tags de projet peuvent être créés, renommés, supprimés et réorganisés depuis l'option Gérer les tags de projet. Consultez le guide Gérer les tags de projet pour en savoir plus sur le processus complet de nettoyage.

Utiliser les tags de canvas au sein d'un projet

Les tags de canvas sont rattachés aux canvases individuels d'un même projet. Ils sont utiles lorsqu'un projet englobe de nombreux canvases et que l'équipe doit retrouver rapidement des notes de synthèse, des brouillons, des révisions, des livrables finaux, des comptes-rendus de réunion, des présentations ou des points de vigilance.

Ouvrez le menu contextuel du projet et sélectionnez Gérer les tags de canvas. Cela ouvre le jeu de tags configuré pour ce projet. Une fois ces tags créés, vous pouvez les appliquer depuis les lignes de canvas ou à l'aide des options de tags présentes dans votre vue de projet.

Les tags de canvas ne créent pas de catégories de projet à l'échelle de l'espace de travail. Si vous créez un tag de canvas au sein du projet Q3 Launch, il servira exclusivement aux canvases de Q3 Launch. Il ne taguera pas le projet Q3 Launch dans la liste globale des projets et n'apparaîtra pas automatiquement dans les autres projets.

Pour en savoir plus sur la configuration, la suppression et la résolution des problèmes d'affichage des boutons associés, consultez le guide Gérer les tags de canvas.

Utiliser les filtres tout en gardant une vue d'ensemble

Les filtres vous permettent de restreindre ce qui s'affiche à l'écran. Selon la vue choisie, ils peuvent s'appliquer aux tags, aux responsables, aux membres, au statut, à la visibilité, à la date de création ou encore à des termes de recherche. Si les filtres s'avèrent parfaits pour rester concentré sur l'essentiel, ils sont aussi la cause la plus fréquente d'inquiétudes injustifiées lorsque des contenus semblent avoir disparu.

Commencez par appliquer un ou deux filtres à la fois. Par exemple, filtrez par Responsable : Mina et Tag : Lancement avant d'ajouter des filtres de dates, de statut, de visibilité ou de mots-clés. Si aucun résultat ne s'affiche, retirez d'abord le filtre le plus restrictif.

Une fois votre vérification terminée, réinitialisez vos filtres afin d'éviter que le collaborateur suivant, ou vous-même lors d'une session ultérieure, ne confondez cette vue restreinte avec l'intégralité de l'espace de travail ou du projet.

Scénarios courants

Un responsable de portefeuille souhaite visualiser tous les projets clients actifs. Dans ce cas, utilisez des tags de projet tels que Client, Grand Compte ou selon le segment de clientèle concerné. Ajoutez ensuite des filtres de projet relatifs au responsable ou à la visibilité uniquement si cela est nécessaire.

Un responsable de projet cherche à localiser tous les canvases de révision de design au sein d'un projet de lancement. Utilisez des tags de canvas tels que Révision Design, Juridique, Finalisé ou Bloqué, puis filtrez la vue du projet selon le tag correspondant.

Un collaborateur souhaite retrouver les tâches qui lui ont été attribuées cette semaine. Utilisez les filtres de responsable ou de participation combinés avec un filtre de date, plutôt que de créer un nouveau tag portant le nom de cette personne.

Un réviseur se souvient d'une expression figurant dans le titre d'un canvas. Utilisez d'abord la fonction recherche. Les tags servent à définir des catégories réutilisables, pas à retrouver un élément de manière ponctuelle.

Autorisations et options masquées

Si les options de tags ou de filtrage n'apparaissent pas, vérifiez d'abord l'interface sur laquelle vous vous trouvez. Les tags de projet se gèrent depuis les options de tags de la liste des projets. Les tags de canvas se gèrent depuis le menu contextuel du projet. L'accès des membres du projet se gère quant à lui depuis l'option Gérer les membres, et non depuis l'un ou l'autre de ces gestionnaires de tags.

Si la bonne interface est ouverte mais que l'action reste inaccessible, il se peut que vous ne disposiez pas des autorisations requises pour modifier le projet, gérer les tags ou changer les paramètres du projet. Il est également possible que le projet soit archivé, partagé avec un accès limité, en mode démo ou restreint par les paramètres de l'espace de travail.

Contactez un responsable de projet ou un administrateur de l'espace de travail afin de vérifier votre rôle au sein du projet. S'il vous est possible de consulter le projet sans pouvoir en modifier les tags, cette situation est peut-être tout à fait normale. Pour plus d'informations, reportez-vous aux guides Gérer les membres du projet et Membres, invités et collaborateurs externes.

Pratiques à éviter pour préserver l'organisation de vos projets

Évitez de créer un tag par personne alors que des filtres de responsable existent déjà. Privilégiez l'utilisation des filtres de membres ou de responsables pour retrouver le travail d'une personne.

N'utilisez pas de tags de canvas pour catégoriser vos projets. Les tags de projet sont conçus à cet effet.

N'utilisez pas de tags de projet pour catégoriser des canvases individuels. Utilisez plutôt des tags de canvas à l'intérieur du projet concerné.

Évitez de créer des doublons ou des termes quasi identiques (comme Design, design, Création et Ressources) à moins qu'ils ne désignent des notions réellement différentes. Choisissez le terme le plus susceptible d'être recherché par vos collaborateurs et supprimez les autres.

Ne considérez pas un affichage vide dû à un filtre comme la preuve que votre travail a été supprimé. Pensez à réinitialiser les filtres, à changer de vue et à effectuer une recherche avant de signaler un problème.

En cas de disparition apparente de travaux filtrés

Si un projet ou un canvas n'est plus visible, commencez par effacer les filtres, les termes de recherche et les plages de dates. Changez ensuite de vue. Un projet masqué par un filtre de tag continue d'exister, comme un canvas filtré reste attaché à son projet.

Si deux personnes voient des résultats différents, comparez leurs filtres avant de suspecter un problème d'accès. Les filtres différents sont la cause la plus fréquente des écarts d'affichage.

Si le travail reste introuvable après réinitialisation, vérifiez s'il a été archivé, supprimé, déplacé ou restreint. Consultez Pourquoi la recherche ne trouve pas un résultat, Lorsque le travail semble introuvable et la Corbeille.