Utiliser le Calendrier de l'espace de travail

Le Calendrier de l'espace de travail centralise la planification de l'espace de travail

Utilisez le Calendrier de l'espace de travail lorsque vous souhaitez visualiser les travaux planifiés dans l'ensemble de l'espace de travail sans avoir à ouvrir chaque projet individuellement. Le Calendrier de l'espace de travail permet d'afficher les événements des canvases ALLO, les dates des canvases de projet, les sessions d'OKR ainsi que les événements Google Calendar connectés au même endroit.

Cette vue se distingue du Calendrier de projet. Le Calendrier de projet s'applique à un projet spécifique, tandis que le Calendrier de l'espace de travail constitue l'interface de planification globale au niveau de l'espace de travail.

Utilisez le Calendrier de l'espace de travail pour répondre aux questions qui dépassent le cadre d'un seul projet :

• Que se passe-t-il cette semaine ?
• Quels projets ont du travail de planifié pour vendredi ?
• Quelle évaluation d'OKR approche ?
• Quelles réunions Google Calendar coïncident avec le travail ALLO ?
• Quelle source encombre l'emploi du temps aujourd'hui ?

Le Calendrier de l'espace de travail est également la vue approfondie qui alimente la section Aujourd'hui sur l'Accueil. La section Aujourd'hui offre un aperçu quotidien rapide. Le Calendrier de l'espace de travail vous permet de modifier les plages de dates, de filtrer les sources, de comparer les semaines et de comprendre pourquoi un élément s'affiche ou non aujourd'hui.

Disponibilité

Ouvrir le Calendrier de l'espace de travail

Ouvrez le Calendrier de l'espace de travail à partir du menu de navigation de l'espace de travail. Dans l'application, l'accès au Calendrier de l'espace de travail est distinct des pages de projet. Selon le chemin utilisé pour l'ouvrir, vous pouvez voir des URL telles que /home/calendar ou /calendars/..., mais l'interface produit reste le même calendrier global au niveau de l'espace de travail.

Le Calendrier de l'espace de travail prend en compte l'espace actif. Changer d'espace de travail modifie les sources et les événements disponibles. Si un événement est manquant, commencez par vérifier que vous vous trouvez dans le bon espace de travail.

Calendrier de l'espace de travail et Calendrier de projet

Bien que ces deux vues partagent les mêmes composants de grille, elles ne constituent pas la même interface produit.

Si vous planifiez un projet de lancement, commencez dans le projet concerné et utilisez le Calendrier de projet. Si vous organisez votre semaine sur plusieurs projets à la fois, privilégiez le Calendrier de l'espace de travail.

Choisir les sources à afficher

Le Calendrier de l'espace de travail dispose d'un volet latéral pour les sources. Une source correspond à un flux d'événements similaire à un calendrier. Les sources sont sélectionnées en fonction de leur identité et non de leur couleur. Deux sources peuvent partager des couleurs similaires tout en restant distinctes.

Cochez ou décochez une source pour contrôler les éléments visibles dans le Calendrier de l'espace de travail actuel. Cette action ne supprime aucun travail, ne déconnecte pas Google Calendar et ne modifie pas les accès aux projets. Elle ajuste uniquement l'affichage de votre planning.

Si le Calendrier de l'espace de travail semble surchargé, commencez par désactiver des sources entières. S'il semble vide, assurez-vous qu'au moins une source est cochée avant de supposer que le calendrier présente un dysfonctionnement.

Lire la grille du calendrier

Le Calendrier de l'espace de travail prend en charge les vues Mois, Semaine, Jour et Agenda. Utilisez la vue Mois pour visualiser les grandes lignes d'un lancement, d'une campagne, d'un semestre ou d'un cycle d'évaluation. Utilisez la vue Semaine pour équilibrer vos tâches datées et vos réunions. Utilisez la vue Jour lorsque la précision horaire est essentielle. Utilisez la vue Agenda si une liste vous semble plus facile à parcourir qu'une grille.

Les éléments sur toute la journée s'affichent différemment des événements planifiés à des heures précises. Un canvas daté peut s'afficher comme un élément sur toute la journée. Une réunion ou un événement horaire affiche ses heures de début et de fin. Le Calendrier de l'espace de travail charge les données de la plage de dates affichée, ce qui signifie que passer d'une semaine à une autre met à jour la liste des événements chargés.

Si vous gérez de nombreuses sources, le nom de la source est tout aussi important que le titre de l'événement. Une tâche planifiée un vendredi dans une source de projet n'a pas la même signification qu'un événement Google Calendar ou qu'une session d'évaluation d'OKR ayant lieu le même jour.

Basculer entre les vues Mois, Semaine, Jour et Agenda

Le Calendrier de l'espace de travail mémorise vos préférences d'affichage (comme le mode sélectionné et la visibilité des week-ends) pour chaque utilisateur et espace de travail. Si vous constatez à votre retour que la vue Agenda est affichée à la place de la vue Mois, il s'agit probablement de votre préférence enregistrée et non d'une modification des paramètres du projet.

Lire les événements de canvas ALLO

Les événements de canvas ALLO proviennent des canvases et des tâches associées à des dates auxquels vous pouvez accéder. Un canvas disposant d'une date d'échéance ou d'une plage planifiée apparaît à cette date. Un canvas sans date d'échéance peut tout de même s'afficher en tant qu'élément sur toute la journée à sa date de création, ce qui évite de le perdre lors de la navigation dans le calendrier.

Sélectionnez un événement ALLO pour ouvrir le canvas connecté ou afficher les détails de l'événement. Si vos autorisations le permettent, vous pouvez créer une tâche directement depuis une date ou un créneau horaire vide. Cela crée un canvas ALLO ayant pour point de départ la date ou l'heure sélectionnée.

Faites glisser ou redimensionnez les événements de canvas ALLO uniquement si vous disposez d'un accès en écriture. Déplacer un élément modifie la date du canvas. Le redimensionner modifie la date ou l'heure de fin de l'événement. Si vous ne possédez pas les autorisations nécessaires, vous pouvez ouvrir l'événement, mais l'option de modification de la planification ne sera pas disponible.

Si un changement de date a un impact sur l'équipe, veillez à mettre à jour le canvas ou à laisser un Commentaire. Les modifications dans le Calendrier de l'espace de travail sont simples à effectuer, mais vos collaborateurs les perçoivent comme des engagements fermes.

Lire les événements Google Calendar

Les événements Google Calendar s'affichent à côté de vos tâches ALLO une fois que la source du calendrier est connectée et sélectionnée. Ils fournissent un contexte précieux pour planifier votre journée : les réunions, les appels clients, les sessions publiques et d'autres événements externes s'intègrent ainsi aux côtés des canvases de projet et des éléments planifiés de ALLO.

Les événements Google sont en lecture seule dans ALLO. Si vous devez modifier un événement Google, ouvrez-le directement dans Google Calendar. Ne confondez pas l'absence de poignée de déplacement ou l'inaccessibilité de l'action de modification avec un problème d'autorisation au sein de votre projet ALLO.

Certains événements Google peuvent être liés à un canvas ALLO. Un événement Google lié permet d'ouvrir simultanément le canvas ALLO et l'événement d'origine dans Google Calendar. Un événement Google non lié s'affiche simplement comme un élément de contexte. Lorsque cette option est disponible, l'ouvrir dans ALLO crée ou affiche un canvas associé pour vos notes, vos révisions ou le suivi de vos réunions.

Pour en savoir plus sur la configuration et l'association d'événements, consultez le guide Utiliser Google Calendar avec le Calendrier de l'espace de travail.

Créer du travail depuis le Calendrier de l'espace de travail

Sélectionnez une date vide, une plage de dates ou un créneau horaire pour créer un canvas ALLO depuis le Calendrier de l'espace de travail. Utilisez cette option pour planifier des tâches datées qui n'ont pas vocation à intégrer immédiatement un projet spécifique :

• Un canvas de suivi après une réunion
• Une note de préparation personnelle
• Un élément à relire
• Une tâche de l'espace de travail liée à un calendrier spécifique

Pour découvrir le processus général de création, consultez Créer un canvas.

Si la tâche s'inscrit dans le flux de travail d'un projet spécifique, créez-la directement depuis ce projet ou déplacez-y le canvas après sa création. Les sections de projet, les tags, les propriétaires et les règles de progression sont gérés au sein des projets, et non dans le Calendrier de l'espace de travail.

Pour en savoir plus sur la création au sein d'un projet, consultez Créer un canvas dans un projet.

Replanifier le travail ALLO

Lorsque vous déplacez un événement de canvas ALLO, le Calendrier de l'espace de travail applique la modification localement et enregistre la nouvelle date sur le canvas. Si l'enregistrement échoue, le Calendrier de l'espace de travail annule le déplacement visible et affiche une option de restauration.

Utilisez la replanification uniquement pour de réels changements de date. L'utilisation de dates fictives ou temporaires surcharge inutilement l'affichage, et vos collaborateurs risquent de considérer ces éléments comme des tâches planifiées et confirmées.

Pour en savoir plus sur le suivi de la progression et le comportement des dates d'échéance, consultez Dates de projet, statut et notifications.

Utiliser le Calendrier de l'espace de travail avec la section Aujourd'hui

La section Aujourd'hui offre un résumé quotidien rapide sur la page d'Accueil. Cet aperçu est idéal pour faire le point le matin ou préparer une réunion. Le Calendrier de l'espace de travail représente l'interface de planification complète.

Utilisez la section Aujourd'hui lorsque vous avez simplement besoin de savoir ce qui requiert votre attention immédiate. Ouvrez le Calendrier de l'espace de travail pour afficher une plage de dates différente, filtrer les sources, consulter les événements Google Calendar ou disposer d'une vue d'ensemble plus large.

Si un élément s'affiche dans la section Aujourd'hui, le Calendrier de l'espace de travail est l'endroit idéal pour analyser la semaine associée. Si un élément n'apparaît pas dans la section Aujourd'hui, le Calendrier de l'espace de travail vous permet de vérifier s'il est planifié à un autre moment, masqué par vos filtres de sources, associé à un autre espace de travail ou s'il ne dispose d'aucune date d'échéance.

Dépannage

Le Calendrier de l'espace de travail est vide

Si aucun événement ne s'affiche sur la grille :

• Espace de travail incorrect : Assurez-vous que vous avez sélectionné le bon espace de travail dans l'application.
• Sources décochées : Vérifiez que les sources correspondantes (ALLO, Projets, OKR ou Google Calendar) sont bien cochées dans le volet latéral.
• Plage de dates vide : Assurez-vous d'afficher une période contenant des tâches planifiées.
• Absence de date d'échéance : Vérifiez si vos canvases possèdent bien une date ou s'ils apparaissent en tant qu'événements sur toute la journée à leur date de création.

Un canvas de projet n'apparaît pas dans le Calendrier de l'espace de travail

Si une tâche spécifique à un projet n'est pas visible :

• Filtres actifs : Le calendrier est peut-être filtré sur une autre source ou plage de dates.
• Date manquante : Ouvrez le projet et consultez le Calendrier de projet pour vérifier si le canvas possède bien une date d'échéance.

Impossible de modifier un événement Google Calendar

Si les options d'édition d'un événement externe sont inaccessibles :

• Droits de lecture seule : Les événements Google Calendar s'affichent uniquement à titre de contexte dans ALLO. Pour toute modification, vous devez l'ouvrir directement dans l'application Google Calendar.

Les membres de l'équipe voient des événements différents

Si l'affichage diverge entre collaborateurs :

• Paramètres individuels : Vérifiez que chaque membre utilise le même espace de travail, les mêmes sélections de sources et la même connexion Google Calendar.
• Autorisations d'accès : L'un des membres n'a peut-être pas accès au canvas ou au projet sous-jacent. Consultez Quand vous ne pouvez pas accéder au travail pour les problèmes d'autorisation, ou Quand le travail semble manquant pour découvrir les étapes de restauration globales.