Workspace-Kalender verwenden

Der Workspace-Kalender ist der Zeitplan des Arbeitsbereichs

Verwenden Sie den Workspace-Kalender, wenn Sie zeitbasierte Arbeiten im gesamten Arbeitsbereich sehen möchten, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen. Der Workspace-Kalender kann ALLO-Canvas-Ereignisse, Projekt-Canvas-Termine, OKR-Sitzungen und verbundene Google Calendar-Ereignisse an einem gemeinsamen Ort anzeigen.

Dieser unterscheidet sich vom Projektkalender. Der Projektkalender gehört zu einem einzelnen Projekt. Der Workspace-Kalender hingegen ist die Zeitplanebene für den gesamten Arbeitsbereich. Er eignet sich für projektübergreifende Fragen: Was steht diese Woche an? In welchen Projekten gibt es am Freitag Aufgaben? Welche OKR-Überprüfung steht bevor? Welche Google-Besprechungen finden neben ALLO-Arbeiten statt? Welche Quelle sorgt dafür, dass dieser Tag so voll ist?

Der Workspace-Kalender ist zudem die detailliertere Ansicht hinter Heute auf der Startseite. „Heute“ ist die kurze tägliche Vorschau. Im Workspace-Kalender können Sie Datumsbereiche ändern, Quellen filtern, Wochen vergleichen und untersuchen, warum ein Element heute angezeigt wird oder nicht.

Verfügbarkeit

Den Workspace-Kalender öffnen

Öffnen Sie den Workspace-Kalender über die Navigation des Arbeitsbereichs. In der App ist der Pfad zum Workspace-Kalender von den Projektseiten getrennt. Je nach Pfad, über den Sie ihn aufgerufen haben, sehen Sie möglicherweise URLs wie /home/calendar oder /calendars/.... Die Benutzeroberfläche bleibt jedoch derselbe Workspace-Kalender für den gesamten Arbeitsbereich.

Der Workspace-Kalender ist arbeitsbereichsabhängig. Wenn Sie den Arbeitsbereich wechseln, ändern sich die verfügbaren Quellen und Ereignisse. Falls ein Ereignis fehlt, vergewissern Sie sich zuerst, dass Sie sich im richtigen Arbeitsbereich befinden.

Workspace-Kalender und Projektkalender

Die beiden Ansichten teilen sich zwar Kalenderraster-Komponenten, sind jedoch nicht dieselbe Benutzeroberfläche.

Wenn Sie ein Launch-Projekt planen, beginnen Sie direkt im Projekt und nutzen Sie den Projektkalender. Wenn Sie sich auf die Woche für mehrere Projekte vorbereiten, nutzen Sie den Workspace-Kalender.

Die anzuzeigenden Quellen auswählen

Der Workspace-Kalender verfügt über eine Seitenleiste für Quellen. Eine Quelle ist ein kalenderähnlicher Ereignis-Stream. Quellen werden nach ihrer Identität ausgewählt, nicht nach ihrer Farbe. Zwei Quellen können ähnliche Farben haben und dennoch voneinander getrennt bleiben.

Wählen Sie eine Quelle aus oder wählen Sie sie ab, um zu steuern, was im aktuellen Workspace-Kalender angezeigt wird. Dadurch werden weder Arbeiten gelöscht, noch wird die Verbindung zu Google Calendar getrennt oder der Projektzugriff geändert. Es ändert sich lediglich der sichtbare Zeitplan.

Wenn der Workspace-Kalender zu unübersichtlich wirkt, schalten Sie zuerst ganze Quellen aus. Wenn der Workspace-Kalender leer erscheint, prüfen Sie, ob mindestens eine Quelle ausgewählt ist, bevor Sie annehmen, dass der Zeitplan fehlerhaft ist.

Das Kalenderraster lesen

Der Workspace-Kalender unterstützt die Ansichten Monat, Woche, Tag und Agenda. Verwenden Sie die Monatsansicht, wenn Sie einen groben Überblick über einen Launch, eine Kampagne, ein Semester oder einen Überprüfungszyklus benötigen. Verwenden Sie die Wochenansicht, um termingebundene Arbeiten mit Besprechungen abzustimmen. Nutzen Sie die Tagesansicht, wenn es auf das genaue Timing ankommt. Nutzen Sie die Agenda-Ansicht, wenn eine Liste einfacher zu erfassen ist als ein Raster.

Ganztägige Elemente werden anders dargestellt als terminierte Ereignisse. Ein termingebundenes Canvas kann als ganztägiges Element angezeigt werden. Eine Besprechung oder ein terminiertes Ereignis kann eine Start- und Endzeit aufweisen. Der Workspace-Kalender liest den sichtbaren Datumsbereich aus. Wenn Sie also von dieser Woche zur nächsten wechseln, ändert sich die Auswahl der geladenen Ereignisse.

Wenn Sie mit vielen Quellen arbeiten, ist der Name der Quelle ebenso wichtig wie der Titel des Ereignisses. Ein Freitags-Element in einer Projektquelle bedeutet etwas anderes als ein Google Calendar-Ereignis an einem Freitag oder eine OKR-Sitzungsüberprüfung.

Zwischen Monat, Woche, Tag und Agenda wechseln

Der Workspace-Kalender speichert Ansichtseinstellungen wie den ausgewählten Modus und die Sichtbarkeit des Wochenendes für Ihren Benutzer und Arbeitsbereich. Wenn Sie später zurückkehren und die Agenda anstelle des Monats sehen, kann dies an Ihrer gespeicherten Einstellung liegen und nicht an einer geänderten Projekteinstellung.

ALLO-Canvas-Ereignisse lesen

ALLO-Canvas-Ereignisse stammen von Canvases und termingebundenen Arbeiten, auf die Sie Zugriff haben. Ein Canvas mit einem Fälligkeitsdatum oder einem geplanten Zeitraum wird an diesem Datum angezeigt. Ein Canvas ohne Fälligkeitsdatum kann dennoch als ganztägiges Element an seinem Erstellungsdatum erscheinen, damit es beim Durchsuchen des Kalenders nicht verloren geht.

Öffnen Sie ein ALLO-Ereignis, um das verknüpfte Canvas oder die Ereignisdetails anzuzeigen. Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, können Sie über ein leeres Datums- oder Zeitfenster neue Arbeiten erstellen. Dadurch wird ein ALLO-Canvas erstellt, das das angeklickte Datum oder die angeklickte Uhrzeit als Startpunkt nutzt.

Verschieben Sie ALLO-Canvas-Ereignisse per Drag-and-Drop oder ändern Sie deren Größe nur, wenn Sie über Schreibrechte verfügen. Ein Verschieben ändert das Datum des Canvas. Eine Größenänderung ändert das Enddatum oder die Endzeit des Ereignisses. Wenn Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen, lässt sich das Ereignis zwar öffnen, bietet jedoch keine Bearbeitung des Zeitplans an.

Wenn eine Terminänderung für das Team wichtig ist, aktualisieren Sie das Canvas oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Änderungen im Workspace-Kalender sind schnell vorgenommen, werden von Teammitgliedern jedoch als verbindliche Zusagen wahrgenommen.

Google Calendar-Ereignisse lesen

Google Calendar-Ereignisse können neben der ALLO-Arbeit angezeigt werden, sobald die Kalenderquelle verbunden und ausgewählt wurde. Sie bieten nützlichen Kontext für Ihre Tagesplanung: Besprechungen, Kundenanrufe, öffentliche Sitzungen und andere externe Ereignisse können direkt neben Projekt-Canvases und ALLO-Zeitplanelementen platziert werden.

Google-Ereignisse sind in ALLO schreibgeschützt. Wenn Sie ein Google-Ereignis bearbeiten müssen, öffnen Sie es direkt in Google Calendar. Betrachten Sie einen fehlenden Anfasser zum Verschieben oder eine deaktivierte Bearbeitungsfunktion nicht als fehlerhafte ALLO-Projektberechtigung.

Einige Google-Ereignisse können mit einem ALLO-Canvas verknüpzt werden. Ein verknüpftes Google-Ereignis kann das ALLO-Canvas und das ursprüngliche Google Calendar-Ereignis öffnen. Ein nicht verknüpftes Google-Ereignis kann weiterhin als Kontext für den Zeitplan dienen. Wenn die Aktion verfügbar ist, wird durch das Öffnen in ALLO ein zugehöriges Canvas für Notizen, Überprüfungsarbeiten oder Besprechungs-Follow-ups erstellt oder geöffnet.

Informationen zur Einrichtung und zum Verknüpfungsverhalten von Ereignissen finden Sie unter Google Calendar mit dem Workspace-Kalender verwenden.

Arbeiten über den Workspace-Kalender erstellen

Wählen Sie ein leeres Datum, einen Datumsbereich oder ein Zeitfenster aus, wenn Sie ein ALLO-Canvas direkt aus dem Workspace-Kalender heraus erstellen möchten. Nutzen Sie dies für termingebundene Arbeiten, die zunächst außerhalb eines einzelnen Projekts existieren sollen: ein Follow-up-Canvas nach einer Besprechung, eine persönliche Vorbereitungsnotiz, ein Überprüfungselement oder zeitplanrelevante Aufgaben im Arbeitsbereich. Den allgemeinen Erstellungspfad finden Sie unter Ein Canvas erstellen.

Wenn die Arbeit zu einem bestimmten Projekt-Workflow gehört, erstellen Sie sie direkt in diesem Projekt oder verschieben Sie sie nach der Erstellung dorthin. Projektabschnitte, Tags, Verantwortliche und Fortschrittsregeln sind in den Projekten angesiedelt, nicht im Workspace-Kalender.

Informationen zur projektspezifischen Erstellung finden Sie unter Ein Canvas in einem Projekt erstellen.

ALLO-Arbeiten verschieben

Wenn Sie ein ALLO-Canvas-Ereignis verschieben, aktualisiert der Workspace-Kalender das Ereignis lokal und überträgt die Datumsänderung auf das Canvas. Schlägt dieser Vorgang fehl, setzt der Workspace-Kalender die sichtbare Änderung zurück und bietet eine Option zur Wiederherstellung an.

Nutzen Sie das Verschieben nur für tatsächliche Terminänderungen. Wenn ein Datum nur als Platzhalter dient, wird der Kalender unübersichtlich, und Teammitglieder betrachten das Element möglicherweise fälschlicherweise als geplante Arbeit.

Informationen zum Projektfortschritt und zum Verhalten von Fälligkeitsdaten finden Sie unter Projekttermine, Status und Benachrichtigungen.

Den Workspace-Kalender mit „Heute“ verwenden

Heute ist die kurze tägliche Vorschau auf der Startseite. Sie eignet sich hervorragend für einen morgendlichen Überblick oder die Vorbereitung von Besprechungen. Der Workspace-Kalender hingegen stellt die vollständige Zeitplanebene dar.

Nutzen Sie „Heute“, wenn Sie nur wissen müssen, was im Moment wichtig ist. Öffnen Sie den Workspace-Kalender, wenn Sie einen anderen Datumsbereich, Quellenfilter, Google-Kontext oder eine umfassendere Ansicht Ihres Zeitplans benötigen.

Wenn ein Element unter „Heute“ angezeigt wird, ist der Workspace-Kalender in der Regel der bessere Ort, um die gesamte Woche zu betrachten. Falls ein Element nicht unter „Heute“ erscheint, hilft Ihnen der Workspace-Kalender bei der Überprüfung, ob es für einen anderen Tag geplant ist, durch eine Quelle gefiltert wird, mit einem anderen Arbeitsbereich verknüpft ist oder kein Datum zugewiesen hat.

Fehlerbehebung

• Der Workspace-Kalender ist leer:
  • Überprüfen Sie, ob Sie sich im richtigen Arbeitsbereich befinden.
  • Prüfen Sie, ob die gewünschten Quellen in der Seitenleiste ausgewählt sind.
  • Kontrollieren Sie den gewählten Datumsbereich.
  • Prüfen Sie die Verbindung zu Ihren Google-Kalendern.
  • Prüfen Sie, ob die Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben oder ob sie an ihrem Erstellungsdatum als ganztägiges ALLO-Ereignis aufgeführt sind.
• Ein Projekt-Canvas fehlt im Workspace-Kalender:
  • Öffnen Sie das entsprechende Projekt und rufen Sie den Projektkalender auf, um Filter und Canvas-Termine zu prüfen.
  • Das Canvas ist möglicherweise im Projekt vorhanden, aber Ihr Workspace-Kalender filtert nach einer anderen Quelle oder einem anderen Zeitraum.
• Ein Google-Ereignis lässt sich nicht bearbeiten:
  • Öffnen Sie das Ereignis direkt in Google Calendar.
  • ALLO kann Google-Ereignisse anzeigen, besitzt jedoch keine Schreibrechte für diese externen Ereignisse.
• Teammitglieder sehen unterschiedliche Ereignisse:
  • Vergleichen Sie die ausgewählten Arbeitsbereiche und Quellen.
  • Überprüfen Sie die Google Calendar-Verbindung der betroffenen Personen.
  • Prüfen Sie, ob ausreichende Zugriffsrechte für das zugrunde liegende Canvas oder Projekt vorliegen.
  • Nutzen Sie bei Berechtigungsproblemen die Hilfeseite Wenn Sie keinen Zugriff auf Arbeiten haben.
  • Nutzen Sie bei allgemeineren Problemen die Hilfeseite Wenn Daten fehlen.