Projektansichten verwenden

Ansichten zeigen dieselben Projekt-Canvases

Projektansichten sind verschiedene Möglichkeiten, dieselben Projekt-Canvases zu betrachten. Der Wechsel vom Dashboard zur Liste, zum Kalender, zu Kanban oder zur Timeline erstellt keine separaten Kopien der Arbeit. Ein Canvas bleibt immer dasselbe Canvas. Die Ansicht ändert lediglich, wie Sie es lesen, bearbeiten und erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert.

Nutzen Sie die Ansicht, die am besten zu Ihrer aktuellen Fragestellung passt:

Grundlegende Informationen zu Projekten finden Sie unter Projekte verstehen. Details zum Dashboard finden Sie unter Projekt-Dashboard und Fortschritt. Informationen zur canvas-spezifischen Organisation finden Sie unter Canvases in Projekten verwalten.

Ansichten wechseln

Öffnen Sie ein Projekt und verwenden Sie die Ansichts-Tabs oben im Projektfenster. Die Projektdetailansicht unterstützt Tastaturkurzbefehle für diese Ansichtsmodi, wenn die Benutzeroberfläche des Projekts aktiv ist:

Dies sind einfache Tasten-Kurzbefehle. Sie werden nicht ausgeführt, wenn Sie in ein Eingabefeld schreiben, ein geöffnetes Menü verwenden oder eine modifizierte Tastenkombination wie Cmd+L, Ctrl+L, Alt+T oder Shift+C drücken. Dadurch bleiben die Tastenkombinationen von Browser und Anwendung unverändert verfügbar.

Das Dashboard ist eine Zusammenfassungsansicht. Daher zeigt es nicht die Zeile für Projekt-Suche, Sortierung, Filter oder Einstellungen zum Öffnen von Canvases. Der Kalender zeigt die Suche und Filter, jedoch keine Sortierung. Liste, Kanban und Timeline nutzen ansichtsspezifische Funktionen für Suche, Filter, Sortierung und das Öffnungsverhalten, sofern Ihre Rolle dies zulässt.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt basiert auf der Anzahl der Canvases in Abschnitten, die als abgeschlossen markiert sind. Ein Canvas gilt als abgeschlossen, wenn es sich in einem Abschlussabschnitt befindet, wie z. B. Erledigt, Genehmigt, Veröffentlicht oder einem anderen Abschnitt, den Ihr Team als abgeschlossen definiert hat.

Der Fortschritt richtet sich nicht nach dem Canvas-Namen, dem Projektstatus, dem Fälligkeitsdatum oder der Vollständigkeit aller Canvas-Teilaufgaben. Canvas-Teilaufgaben sind ein separates Signal. Das Dashboard nutzt diese in KPI-Karten, Teilaufgaben-Fortschritten, Sortierungen und Risikosignalen. Teilaufgaben führen jedoch nicht dazu, dass das gesamte Canvas als abgeschlossen gilt, es sei denn, das Canvas befindet sich auch in einem Abschlussabschnitt.

Dieser Unterschied ist wichtig, da das Dashboard, die Fortschrittskarten, die Anzahl der abgeschlossenen und verbleibenden Canvases sowie der Burndown-Verlauf alle von den Abschlussabschnitten abhängen. Wenn Prüfung als abgeschlossen markiert ist, wird jedes Canvas in diesem Abschnitt als abgeschlossen gezählt. Wenn Erledigt nicht als abgeschlossen markiert ist, werden fertige Canvases dort weiterhin als unvollständig angezeigt.

Öffnen Sie das Menü eines Abschnitts oder einer Kanban-Spalte, um einen Abschnitt als abgeschlossen oder nicht abgeschlossen zu markieren, sofern Ihre Rolle Abschnittsänderungen zulässt. Diese Einstellungen für den Abschnittsabschluss sind ein funktionaler Teil des Projekt-Workflows und keine bloße Dekoration. Viele neue Projekte beginnen standardmäßig damit, dass der letzte Abschnitt als abgeschlossen markiert ist. Sie sollten diese Einstellung jedoch überprüfen, wenn Sie Abschnitte umbenennen oder einen eigenen Workflow erstellen.

Das nachträgliche Festlegen von Abschlussabschnitten ist ebenfalls äußerst nützlich. ALLO kann bestehende Canvases in diesen Abschnitten sofort als abgeschlossen zählen und den bisherigen Verlauf der Abschnittswechsel nutzen, um aussagekräftige Fortschritte und Burndown-Historien für das Projekt darzustellen.

Projekt-Dashboard-Ansicht

Das Projekt-Dashboard ist die Ansicht für den Projektstatus. Verwenden Sie es, wenn Sie Fragen beantworten müssen wie: „Kommen wir voran?“, „Was hat sich geändert?“, „Was ist überfällig?“ und „Wo liegen die Risiken?“

Das Dashboard umfasst den Projektfortschritt, die Gesamtzahl der Canvases, überfällige Canvases, die Anzahl der Canvas-Teilaufgaben, den Burndown, die Verteilung der Abschnitte, die Arbeitsbelastung, die Verteilung der Canvas-Tags, die Hauptrisiken und den Projektverlauf. Auf breiteren Bildschirmen wird der Verlauf in einer Seitenleiste angezeigt, auf kleineren Bildschirmen erscheint er unter den Dashboard-Karten.

Verwenden Sie das Dashboard bei wöchentlichen Besprechungen, Prüfungen der Startbereitschaft, Kundenpräsentationen und bei der Projektaufräumung. Wenn die Fortschrittszahl fehlerhaft erscheint, prüfen Sie zuerst die Abschlussabschnitte. Wenn das Burndown-Diagramm flach oder leer aussieht, stellen Sie sicher, dass Canvases in als abgeschlossen markierte Abschnitte verschoben wurden und das Projekt über ausreichend Verlauf verfügt, um Daten darzustellen.

Das Dashboard fasst das gesamte Projekt zusammen. Verwenden Sie die Ansichten Liste, Kalender, Kanban oder Timeline, wenn Sie eine gefilterte Ansicht nach einer bestimmten zuständigen Person, einem Tag, einem Abschnitt oder einem Datumsbereich benötigen.

Listenansicht

Die Listenansicht eignet sich hervorragend zum Bereinigen von Projektdaten. Sie gruppiert Canvases nach Abschnitten und ermöglicht es Ihnen, Namen, Zuständigkeiten, Mitwirkende, Fälligkeitsdaten, Tags sowie auf breiten Bildschirmen das Erstellungs- und Änderungsdatum schnell zu erfassen.

Verwenden Sie die Liste, wenn Sie mehrere Canvases hinzufügen, uneinheitliche Namen korrigieren, Zuständigkeiten vergleichen, Daten aktualisieren, Tags zuweisen, untergeordnete Canvases erweitern oder Canvases zwischen Abschnitten verschieben möchten. Die Inline-Erstellung von Canvases sorgt dafür, dass neue Canvases direkt in dem Abschnitt verbleiben, in dem Sie sie hinzufügen.

Die Liste ist zudem der übersichtlichste Ort, um die Abschlussabschnitte zu überprüfen. Wenn Ihnen der Fortschritt im Dashboard fehlerhaft erscheint, wechseln Sie zur Liste und kontrollieren Sie, welche Canvases sich in als abgeschlossen markierten Abschnitten befinden.

Falls das manuelle Sortieren nicht wie erwartet funktioniert, prüfen Sie die Sortiereinstellungen. Eine aktive Sortierung verändert die angezeigte Reihenfolge. Deaktivieren Sie daher die Sortierung, wenn Sie Canvases manuell per Drag-and-Drop verschieben möchten. Das Verschieben über Abschnitte hinweg ist dennoch nützlich, da es den Abschnitt des Canvas ändert und nicht nur die Zeilenreihenfolge.

Kalenderansicht

Die Kalenderansicht zeigt mit Datum versehene Canvases in einer Monats-, Wochen- oder Tagesansicht. Sie ist ideal für Produkteinführungen, Redaktionspläne, Prüfungsfenster, Veranstaltungen, Kundenfristen und wiederkehrende Übergaben.

Canvases ohne Datum werden im Kalender unter Umständen nicht angezeigt. Das bedeutet nicht, dass sie gelöscht wurden. Wechseln Sie zur Listen- oder Kanban-Ansicht, entfernen Sie die Filter und fügen Sie Daten hinzu, wo der zeitliche Ablauf wichtig ist. Siehe dazu auch Einen Projektkalender verwenden.

Wenn Ihre Rolle das Erstellen von Elementen zulässt, wählen Sie ein Datum, einen Datumsbereich oder ein Zeitfenster aus, um direkt ein Canvas zu erstellen. Durch das Ziehen oder Ändern der Größe eines Kalendereintrags werden die Canvas-Daten aktualisiert, sofern Ihre Rolle Bearbeitungen zulässt. Nutzen Sie dies für tatsächliche Terminänderungen und nicht für Platzhalterdaten, die den Kalender nur überfüllen, ohne den Beteiligten bei der Entscheidungsfindung zu helfen.

Der Projektkalender ist nicht der Workspace-Kalender. Verwenden Sie den Workspace-Kalender, wenn Sie Quellfilter, Google Calendar-Ereignisse, OKR-Sitzungen und terminierte Arbeiten aus verschiedenen Projekten an einem zentralen Ort anzeigen möchten.

Kanban-Ansicht

Die Kanban-Ansicht zeigt die Projektabschnitte als Spalten. Verwenden Sie diese Ansicht, wenn die wichtigste Frage dem aktuellen Workflow-Status gilt: Planung, Design, Prüfung, Genehmigt, Veröffentlicht oder welche Phasen Ihr Team auch immer nutzt.

Verschieben Sie Canvases je nach Arbeitsstand zwischen den Spalten. Dies sorgt für eine korrekte Fortschrittsanzeige im Dashboard, vorausgesetzt, Ihre Abschlussabschnitte sind richtig konfiguriert. Kanban ist besonders nützlich bei Standups und Review-Meetings, da Engpässe sofort sichtbar werden, ohne dass jedes einzelne Canvas geöffnet werden muss.

Verknüpfen Sie Abschnittsnamen immer mit echten Entscheidungen. Eine Spalte namens Später is nützlich, wenn es dafür eine klare Zuständigkeit und eine regelmäßige Überprüfung gibt. Eine Spalte namens Sonstiges weist meist darauf hin, dass das Projekt bereinigt werden muss.

Timeline-Ansicht

Die Timeline-Ansicht zeigt terminierte Canvases im zeitlichen Verlauf. Sie ist besonders nützlich, wenn die Dauer wichtiger ist als ein einzelnes Fälligkeitsdatum: z. B. bei einer Einführungsphase, einem Zeitraum für die Inhaltserstellung, einer Prüfphase durch den Kunden oder der Planung eines mehrtägigen Workshops.

Die Timeline kann Zeilen nach Abschnitt oder zuständiger Person gruppieren. Das Ziehen oder Ändern der Größe eines Timeline-Balkens aktualisiert den Datumsbereich des Canvas, sofern Ihre Rolle Bearbeitungen zulässt. Das Verschieben eines Balkens zwischen Zeilen kann den Abschnitt oder die Zuständigkeit ändern, je nach gewähltem Gruppierungsmodus.

Canvases benötigen ein Enddatum, um auf der Timeline angezeigt zu werden. Wenn dort ein Canvas fehlt, prüfen Sie zuerst dessen Termineinstellungen und entfernen Sie anschließend alle aktiven Suche-Eingaben und Filter.

Suche, Filter, Tags und Sortierung

Die Suche, Filter und Sortierungen können dazu führen, dass in einer Ansicht nur ein Teil des Projekts angezeigt wird. Das ist zwar hilfreich, aber auch die erste Fehlerquelle, die Sie prüfen sollten, wenn ein Canvas scheinbar fehlt.

Zu den gängigen Filtern gehören zugewiesene Personen, Tags, Fälligkeitsdatum, Abschnitt und Suche-Text. Ein Filter für ein bestimmtes Teammitglied blendet alle anderen aus. Ein Tag-Filter blendet Canvases ohne Tags aus. Ein Datumsfilter verbirgt Arbeiten, die außerhalb des festgelegten Zeitraums liegen.

Die Sortieroptionen unterscheiden sich je nach Ansicht. Liste und Kanban konzentrieren sich auf Canvas-Felder wie Name, zugewiesene Person, Fälligkeitsdatum, Tags und manchmal auf Audit- oder Canvas-Teilaufgaben-Fortschrittsfelder. Die Timeline konzentriert sich auf die Gruppierung nach Abschnitt und zugewiesener Person. Der Kalender ist bereits nach Datum strukturiert und benötigt daher kein entsprechendes Sortier-Menü.

Weitere Informationen zum Verhalten von Filtern finden Sie unter Tags und Filter verwenden. Informationen zu Projekt-Canvas-Tags finden Sie unter Canvas-Tags verwalten.

Canvas-Hierarchie und Unter-Canvases

Projektansichten strukturieren Projekt-Canvases. Ein Canvas kann jedoch auch tiefer gehende Arbeiten, untergeordnete Canvases oder Canvas-Teilaufgaben enthalten, je nachdem, wie die Arbeit angelegt wurde.

Verwenden Sie Unter-Canvases, wenn ein Canvas einen fokussierten untergeordneten Arbeitsbereich innerhalb des eigentlichen visuellen Canvas benötigt. Beispielsweise kann ein Canvas zur Einführungsplanung Unter-Canvases für Preisrecherchen, Risikoanalysen oder Kampagnen-Reviews enthalten. Siehe dazu Unter-Canvases verwenden.

Verwenden Sie Canvas-Teilaufgaben für Folgeaktivitäten, die zu einem bestimmten Canvas gehören. Betrachten Sie diese als lokales Signal für dieses Canvas und nicht als Regel für den Projektabschluss. Die Kriterien für den Projektabschluss ergeben sich weiterhin aus den als abgeschlossen markierten Abschnitten.

Beispiele

Nutzen Sie bei einem Einführungsprojekt das Dashboard für die Startbereitschaft, Kanban für die Phasenprüfung, die Liste zum Bereinigen von Zuständigkeiten und Tags, den Kalender für die zeitkritische Einführungswoche und die Timeline für mehrtägige Arbeiten. Markieren Sie Abschnitte wie Genehmigt, Bereit oder Gestartet nur dann als Abschlussabschnitt, wenn diese Phasen tatsächlich bedeuten, dass das Canvas vollständig abgeschlossen ist.

Bei einem Redaktionsplan nutzen Sie den Kalender für Veröffentlichungstermine, Kanban für redaktionelle Phasen, die Liste für Titel und Zuständigkeiten sowie das Dashboard für überfällige Canvases und den Fortschritt von Canvas-Teilaufgaben. Verwenden Sie Tags für Kanäle, Regionen, Inhaltstypen oder Risiken.

Verwenden Sie bei Kundenprojekten die Liste für Ergebnisse, Kanban für Prüfstatus, die Timeline für mehrtägige Prüfphasen und das Dashboard vor Status-Meetings. Wenn der Kunde zwar das Projekt, aber ein bestimmtes Canvas nicht öffnen kann, überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen des Canvas separat vom Projektzugriff.

Wenn eine Ansicht leer erscheint

Sollte eine Ansicht leer sein oder Daten fehlen, prüfen Sie bitte die folgenden Ursachen:

Eine Ansicht, der Kalender oder die Timeline erscheint leer

• Aktive Filter oder Sucheinstellungen: Setzen Sie alle Filter, Suchbegriffe und Datumsbereiche zurück.
• Falsche Zuordnung: Prüfen Sie, ob sich das Canvas in einem anderen Abschnitt, einer anderen Kanban-Spalte, an einem anderen Kalenderdatum oder in einem anderen Timeline-Bereich befindet.
• Falscher Kontext: Vergewissern Sie sich, dass Sie sich im richtigen Projekt und im richtigen Workspace befinden.
• Fehlende Termine: Wenn der Kalender oder die Timeline leer erscheint, überprüfen Sie die Projekt-Canvas-Daten.
• Fehlende Berechtigungen: Wenn die Liste oder Kanban leer aussieht, kontrollieren Sie die Suche, die Filter und Ihre Zugriffsrechte.

Der Fortschritt im Dashboard wird nicht korrekt angezeigt

• Abschlusseinstellungen überprüfen: Kontrollieren Sie, welche Abschnitte tatsächlich als abgeschlossen markiert sind. Wenn wichtige Abschnitte nicht als abgeschlossen festgelegt wurden, werden die darin enthaltenen Canvases nicht für den Fortschritt gezählt.

Ein Canvas fehlt in sämtlichen Ansichten

• Verschoben oder gelöscht: Eventuell wurde das Canvas in einen anderen Bereich verschoben oder gelöscht. Überprüfen Sie den Papierkorb.
• Globale Suche nutzen: Verwenden Sie die Suche in ALLO.
• Eingeschränkter Zugriff: Möglicherweise wurde das Canvas archiviert oder der Zugriff für Sie eingeschränkt. Weitere Details finden Sie unter Wenn Arbeiten nicht auffindbar sind.