Использование вкладок проекта

Вкладки отображают одни и те же холсты проекта

Вкладки проекта представляют собой различные способы отображения одних и тех же холстов проекта. Переключение между панелью мониторинга, списком, календарем, канбан-доской или таймлайном не создает отдельные копии работы. Холст остается прежним холстом, меняется лишь то, как вы просматриваете и редактируете его, а также отслеживаете задачи, требующие внимания.

Используйте режим просмотра, который лучше всего подходит для текущих задач:

Для ознакомления с основами работы над проектами изучите статью Основные понятия о проектах. Подробную информацию о панели мониторинга можно найти в статье Панель мониторинга и прогресс проекта. Информацию об организации холстов смотрите в статье Управление холстами в проектах.

Переключение режимов просмотра

Откройте проект и переключайтесь между вкладками в верхней части окна проекта. Когда окно проекта активно, вы можете использовать следующие горячие клавиши для быстрого перехода:

Эти горячие клавиши работают без дополнительных модификаторов. Они не срабатывают, когда вы вводите текст в поле ввода, используете открытое меню или нажимаете сочетания клавиш с модификаторами, такие как Cmd+L, Ctrl+L, Alt+T или Shift+C. Это позволяет сохранить стандартные функции браузера и приложения.

Панель мониторинга является сводным отчетом, поэтому на ней не отображаются Поиск по проекту, сортировка, фильтрация или настройки открытия холстов. В режиме календаря доступны Поиск и фильтры, но отсутствует сортировка. В режимах списка, канбана и таймлайна используются индивидуальные настройки для функций Поиск, фильтрация, сортировка и поведения при открытии, если это разрешено вашей ролью.

Прогресс проекта

Прогресс проекта рассчитывается на основе холстов, находящихся в разделах, отмеченных как завершенные. Холст считается завершенным, если он находится в конечном разделе, например Выполнено, Утверждено, Опубликовано или в любом другом разделе, который ваша команда отметила как завершенный.

Прогресс не зависит от названия холста, статуса проекта, срока выполнения или завершения всех подзадач холста. Подзадачи холста представляют собой отдельный показатель. Панель мониторинга учитывает их в ключевых показателях эффективности (KPI), прогрессе подзадач, сортировке и оценке рисков. Тем не менее подзадачи не делают весь холст завершенным, пока он не будет перемещен в завершенный раздел.

Это различие имеет важное значение, так как панель мониторинга, карточки прогресса, количество выполненных и оставшихся холстов, а также диаграмма сгорания задач зависят от настроек завершения разделов. Если раздел Проверка отмечен как завершенный, каждый холст в этом разделе будет считаться выполненным. Если раздел Выполнено не отмечен как завершенный, готовые холсты в нем будут отображаться как незавершенные.

Откройте меню раздела или колонки канбан-доски, чтобы отметить раздел как завершенный или незавершенный, если ваша роль позволяет изменять разделы. Эти настройки завершения разделов являются важной частью рабочего процесса проекта, а не просто визуальным оформлением.

Проверяйте эти настройки в следующих случаях:

• при переименовании разделов
• при создании пользовательского процесса работы
• если новый проект начинается с того, что финальный раздел уже отмечен как завершенный

Вы можете настроить завершение разделов позже. ALLO мгновенно пересчитает существующие холсты в этих разделах как выполненные и использует историю перемещения по разделам для формирования актуальных данных о прогрессе и диаграмме сгорания задач проекта.

Режим панели мониторинга проекта

Панель мониторинга проекта позволяет оценивать общее состояние дел. Используйте её, чтобы получить ответы на вопросы: «Движемся ли мы вперед?», «Что изменилось?», «Какие задачи просрочены?» и «Где возникают риски?»

Панель мониторинга содержит информацию о прогрессе проекта, общем числе холстов, просроченных холстах, количестве подзадач, диаграмме сгорания задач, распределении по разделам, рабочей нагрузке, распределении тегов холстов, ключевых рисках и истории проекта. На широких экранах история отображается в боковой панели, на меньших экранах она располагается под карточками панели мониторинга.

Используйте панель мониторинга во время еженедельных обзоров, проверок готовности к запуску, сдачи проектов клиентам и финальной очистки проекта. Если показатель прогресса кажется некорректным, в первую очередь проверьте настройки завершения разделов. Если диаграмма сгорания задач выглядит плоской или пустой, убедитесь, что холсты перемещались в разделы, отмеченные как завершенные, и что у проекта накопилось достаточно истории для построения графика.

Панель мониторинга объединяет информацию по всему проекту. Используйте список, календарь, канбан или таймлайн, если вам нужно изучить конкретного исполнителя, тег, раздел или диапазон дат с помощью фильтров.

Режим списка

Режим списка лучше всего подходит для упорядочивания данных проекта. Он группирует холсты по разделам и позволяет быстро просматривать названия, исполнителей, соисполнителей, сроки выполнения, теги, а на широких экранах также даты создания и изменения.

Используйте режим списка, когда требуется добавить несколько холстов, исправить несоответствия в названиях, сопоставить исполнителей, обновить даты, применить теги, развернуть дочерние холсты или переместить холсты между разделами. Создание холста внутри списка сохраняет его в том разделе, где вы его добавили.

Режим списка также представляет собой наиболее удобное место для проверки завершенных разделов. Если прогресс на панели мониторинга кажется неточным, перейдите в список и проверьте, какие холсты находятся в разделах, отмеченных как завершенные.

Если ручная сортировка работает некорректно, проверьте настройки сортировки. Активная сортировка изменяет порядок отображения, поэтому сбросьте параметры сортировки, если хотите перетащить холсты вручную. Перемещение между разделами по-прежнему доступно, так как оно меняет раздел холста, а не только порядок строк.

Режим календаря

Режим календаря отображает холсты с датами в формате месяца, недели или дня. Этот режим наиболее эффективен для планирования запусков, контент-планов, этапов проверки, мероприятий, дедлайнов клиентов и регулярных отчетов.

Холсты без дат могут не отображаться в календаре. Это не означает, что они удалены. Перейдите в режим списка или канбана, сбросьте фильтры и добавьте даты там, где время выполнения имеет значение. Подробнее смотрите в статье Использование календаря проекта.

Если ваша роль позволяет создавать элементы, выберите дату, диапазон дат или временной интервал для создания холста прямо в календаре. Перетаскивание или изменение размера элемента в календаре обновляет даты холста, если у вас есть права на редактирование. Используйте эту функцию для реального планирования, а не для заполнения календаря фиктивными датами.

Календарь проекта не заменяет Календарь рабочего пространства. Используйте Календарь рабочего пространства, если хотите видеть фильтры источников, события Google Календаря, сессии OKR и запланированную работу из нескольких проектов в одном месте.

Режим канбана

Режим канбана отображает разделы проекта в виде колонок. Используйте его, когда основной задачей является отслеживание этапов рабочего процесса, таких как Планирование, Дизайн, Проверка, Утверждено, Опубликовано или любые другие этапы, принятые в вашей команде.

Перемещайте холсты между колонками по мере изменения статуса работы. Это позволит сохранять точность показателей прогресса на панели мониторинга при правильной настройке завершенных разделов. Канбан-доска удобна для проведения ежедневных встреч и обзоров, так как узкие места видны сразу без необходимости открывать каждый холст.

Связывайте названия разделов с реальными решениями. Колонка с названием Позже может быть полезна, если у неё есть конкретный ответственный и регулярный процесс проверки. Колонка с названием Разное обычно указывает на то, что проект нуждается в упорядочивании.

Режим таймлайна

Режим таймлайна отображает холсты с датами на временной шкале. Он полезен, когда длительность работы важнее отдельного дедлайна, например при планировании этапа запуска, периода создания контента, времени проверки клиентом или многодневного воркшопа.

Таймлайн позволяет группировать строки по разделам или исполнителям. Перетаскивание или изменение размера полосы на временной шкале обновляет диапазон дат холста, если ваша роль позволяет вносить изменения. Перемещение полосы между строками может изменить раздел или назначенного исполнителя в зависимости от режима группировки.

Чтобы холст отображался на таймлайне, у него должна быть указана дата окончания. Если холст отсутствует на временной шкале, сначала проверьте его даты, а затем сбросьте параметры функции Поиск и фильтрации.

Поиск, фильтры, теги и сортировка

Поиск, фильтры и сортировка позволяют отображать только часть проекта. Это удобно, но также является первым, что следует проверить, если холст кажется пропавшим.

Популярные фильтры включают исполнителя, теги, срок выполнения, раздел и текст для функции Поиск. Фильтр по одному участнику скрывает всех остальных. Фильтр по тегам скрывает холсты без тегов. Фильтр по дате скрывает работу за пределами выбранного диапазона.

Параметры сортировки различаются в зависимости от режима просмотра. Режимы списка и канбан-доски ориентированы на поля холста, такие как название, исполнитель, срок выполнения, теги, а иногда и поля аудита или прогресса подзадач холста. Таймлайн фокусируется на группировке по разделам и исполнителям. Календарь уже структурирован по датам, поэтому в нем не используется стандартное меню сортировки.

Подробнее о работе фильтров смотрите в статье Использование тегов и фильтров. Сведения о тегах холстов проекта приведены в статье Управление тегами холстов.

Иерархия холстов и дочерние холсты

Вкладки проекта организуют холсты проекта. Холст также может содержать более глубокую структуру работы, дочерние холсты или подзадачи холста в зависимости от способа организации рабочего процесса.

Используйте дочерние холсты, когда для холста требуется отдельное рабочее пространство внутри самого визуального холста. Например, холст планирования запуска может содержать дочерние холсты для исследования ценообразования, анализа рисков или обзора рекламной кампании. Подробнее смотрите в статье Использование дочерних холстов.

Используйте подзадачи холста для сопутствующих задач, которые относятся к конкретному холсту. Относитесь к ним как к локальным показателям этого холста, а не как к правилу завершения проекта. Напоминаем, что правило завершения проекта определяется исключительно разделами, отмеченными как завершенные.

Примеры использования

Для проекта запуска используйте панель мониторинга для оценки готовности, канбан для обзора этапов работы, список для назначения ответственных и тегов, календарь для контроля сроков в неделю запуска и таймлайн для задач, длящихся несколько дней. Отмечайте разделы Утверждено, Готово или Запущено как завершенные только в том случае, если нахождение в них действительно означает полное окончание работы над холстом.

Для контент-календаря используйте календарь для планирования дат публикаций, канбан для редакционных этапов, список для названий и исполнителей, а панель мониторинга для отслеживания просроченных холстов и прогресса по подзадачам. Назначайте теги для каналов дистрибуции, регионов, типов контента или оценки рисков.

Для клиентского проекта используйте список для отслеживания результатов, канбан для контроля этапов согласования, таймлайн для многодневных периодов проверки и панель мониторинга перед проведением статус-встреч. Если клиент имеет доступ к проекту, но не может открыть конкретный холст, проверьте настройки общего доступа к этому холсту отдельно от доступа к самому проекту.

Если вкладка отображается пустой

При возникновении проблем с отображением данных воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• Вкладка проекта полностью пуста:

  • Возможно, активны фильтры. Сбросьте параметры фильтрации, поисковые запросы и диапазоны дат.
  • Переключитесь на другую вкладку. Проверьте, находится ли холст в другом разделе, колонке канбана, дате календаря или диапазоне таймлайна.
  • Убедитесь, что вы находитесь в правильном проекте и рабочем пространстве.

• Прогресс на панели мониторинга некорректен:

  • Проверьте, какие разделы отмечены как завершенные в настройках проекта.

• Календарь или таймлайн пусты:

  • Проверьте даты холстов проекта. Холсты без дат окончания не отображаются на таймлайне, а холсты без каких-либо дат не видны в календаре.

• Список или канбан пусты:

  • Проверьте параметры функции Поиск, активные фильтры и права доступа участников.

• Холст отсутствует во всех режимах просмотра:

  • Холст мог быть перемещен, удален, архивирован или скрыт настройками доступа.
  • Проверьте раздел Корзина, используйте Поиск по всему ALLO или обратитесь к статье Если данные не отображаются.