Панель управления проектом и прогресс

Панель управления проектом представляет собой единый экран состояния проекта. Открывайте ее, когда Вам нужен быстрый ответ на вопросы: Продвигается ли работа? Какие задачи все еще открыты? Что уже просрочено? В каких разделах сосредоточена основная работа? Кто перегружен? Что изменилось с момента последнего обсуждения?

Панель управления не создает отдельную версию проекта. Она считывает те же холсты проекта, которые Вы видите в виде списка, канбан-доски, календаря и временной шкалы, а затем группирует их показатели в сводки прогресса, графики, риски и активность.

Полезные сопутствующие статьи:

• Понимание проектов для изучения модели проекта, лежащей в основе панели управления.
• Организация холстов и разделов для ознакомления с правилами разделов, которые определяют прогресс.
• Даты, статус и уведомления проекта для работы с датами, статусами и уведомлениями.

Что показывает панель управления

Панель управления может отображать прогресс, общее количество холстов, просроченные холсты, количество подзадач на холстах, график сгорания задач, распределение по разделам, рабочую нагрузку, распределение тегов холстов, основные риски и активность по проекту.

Используйте ее перед еженедельным обзором, встречей по готовности к запуску, проверкой сдачи проекта клиенту, учебным обзором или сессией по наведению порядка. Самая лучшая привычка при работе с панелью управления очень проста: сначала откройте ее, обратите внимание на один или два показателя, которые кажутся неверными, а затем перейдите в режим списка или канбан-доски, чтобы исправить соответствующие холсты.

Как рассчитывается прогресс проекта

Прогресс проекта рассчитывается на основе количества холстов верхнего уровня в разделах, отмеченных как завершенные.

Если в проекте есть 20 холстов верхнего уровня и 8 из них находятся в завершенных разделах, то прогресс составляет 40%. Даже если на этих 8 холстах осталось много невыполненных подзадач, прогресс проекта все равно может отображаться как 40%, поскольку подзадачи представляют собой отдельный показатель. Если на холсте отмечены все подзадачи, но сам он все еще находится в разделе Проверка, он не будет считаться выполненным, пока раздел Проверка не будет отмечен как завершенный.

Правило, которое следует помнить:

Благодаря этому прогресс легко объяснить на встрече. Вам не нужно требовать подтверждения выполнения для каждого холста по отдельности. Вы просто определяете: «Эти разделы предназначены для выполненной работы. Холсты в них считаются завершенными».

Тщательно выбирайте завершенные разделы

Откройте меню раздела в списке проектов или на канбан-доске и отметьте раздел как завершенный, когда холсты в нем должны считаться выполненной работой. Обычно в качестве завершенных разделов используются Одобрено, Готово, Опубликовано, Выполнено и Выпущено.

Завершенных разделов может быть несколько. Например, при запуске продукта разделами завершенной работы могут считаться одновременно и Одобрено, и Опубликовано. В проекте для клиента завершенными разделами могут быть Одобрено и Передача. В контент-календаре в качестве завершенных можно отметить Запланировано и Опубликовано, если оба этих статуса означают, что команде больше не нужно работать над холстом.

Не отмечайте раздел как завершенный только потому, что его название звучит обнадеживающе. Если раздел Проверка все еще требует действий со стороны юристов, дизайнеров или клиента, оставьте его незавершенным. Если раздел Заблокировано содержит задачи, к которым Вы намеренно пока не приступаете, также оставьте его незавершенным.

Настройка завершенных разделов на более позднем этапе

Вы можете указать завершенные разделы уже после того, как в проекте появились холсты и история изменений. Это полезно, когда проект начинался в свободном формате, а строгая отчетность потребовалась только со временем.

Например:

1. Команда в течение двух недель ведет подготовку к запуску с разделами Планирование, Разработка, Проверка и Готово.
2. Во время встречи по готовности участники решают, что именно раздел Готово должен считаться первым завершенным разделом.
3. После того как раздел Готово будет отмечен как завершенный, существующие холсты верхнего уровня в этом разделе будут учтены при следующем обновлении статистики проекта.

После этого изменения график сгорания задач также станет информативным, так как ALLO использует доступную историю перемещения холстов по разделам. Вам не придется удалять холсты, создавать их заново или перетаскивать каждый холст туда и обратно только для того, чтобы объяснить панели управления, что означает «завершенный».

Как читать карточки прогресса

Карточка прогресса показывает процент холстов верхнего уровня в завершенных разделах. Относитесь к этому показателю как к сигналу о текущей стадии проекта, а не как к гарантии того, что каждый мелкий пункт в чек-листах выполнен.

Карточка общего количества холстов показывает, сколько холстов верхнего уровня учитывает панель управления. Если это число кажется слишком маленьким, проверьте, не вложены ли важные элементы в качестве подхолстов и не скрыты ли они за пределами проекта. Если число кажется завышенным, проверьте, не следует ли заархивировать, переместить или переименовать холсты-плейсхолдеры, старые комнаты для рецензирования или дублированные импортированные элементы.

Карточка просроченных задач показывает холсты проекта с прошедшими датами. Используйте ее для сортировки задач: возможно, холст действительно просрочен, срок выполнения нужно перенести или же дата больше не имеет значения и ее следует удалить.

Карточка подзадач показывает прогресс внутри холстов. Она полезна для выявления задач, которые по статусу раздела кажутся почти готовыми, но все еще содержат невыполненные пункты чек-листа внутри холста.

Как читать график сгорания задач

График сгорания задач показывает количество оставшихся холстов проекта с течением времени. Он наиболее полезен, когда в проекте происходит реальное движение: холсты добавляются в разделы, проходят этапы проверки и в итоге переносятся в завершенные разделы.

Используйте график сгорания задач для ответов на следующие вопросы:

Если на графике указано, что данные о сгорании задач отсутствуют, сначала проверьте три вещи: содержит ли проект холсты верхнего уровня, отмечен ли хотя бы один раздел как завершенный и перемещались ли холсты в эти разделы или из них со временем. Для совершенно нового проекта или проекта без перемещений по завершенным разделам данные для построения графика могут отсутствовать.

Использование графиков разделов, рабочей нагрузки и тегов

Распределение по разделам показывает, где находятся холсты на разных этапах рабочего процесса. Если большинство холстов зависло в разделе Проверка, проблема может заключаться в нехватке проверяющих, нечетких правилах согласования или слишком широком назначении самого раздела.

Рабочая нагрузка показывает, за кем закреплены холсты проекта. Используйте этот график перед тем, как поручить дополнительную работу сотруднику, который уже ведет половину проекта.

Распределение тегов холстов показывает, как классифицируются холсты проекта. Если при запуске практически каждый холст помечен тегом Высокий риск, такой тег перестает быть полезным. Если у холстов вообще нет тегов, фильтры и срезы данных на панели управления будут менее информативными.

Анализ основных рисков

Основные риски помогают находить холсты, требующие особого внимания до того, как они займут все время обсуждения на встрече. В число рисков могут входить просроченные, неактивные, застрявшие холсты или холсты с невыполненными подзадачами.

Открывайте холсты с высоким уровнем риска прямо из панели управления, а затем устраняйте причину этого риска. Это может означать перемещение холста в подходящий раздел, обновление устаревшего срока выполнения, назначение ответственного, закрытие подзадач или возможность оставить Комментарий с объяснением, почему работа временно и намеренно приостановлена.

Основные риски не являются списком обвинений. Это быстрый способ найти холсты, которые с наибольшей вероятностью требуют Вашего личного внимания.

Использование активности по проекту

Активность по проекту показывает, что именно изменилось в работе. Используйте эту вкладку, когда показатели на панели управления изменились и никто не помнит почему, когда раздел внезапно опустел или когда коллега интересуется, кто именно изменил дату или статус.

Активность на панели управления может быть сфокусирована только на событиях управления проектом или отображать более широкий спектр действий. Во время встреч по статусу проекта начинайте с представления управления проектом. При проведении детального анализа переключайтесь на более широкий обзор, чтобы видеть больше контекста.

История активности особенно полезна после сессии наведения порядка. Если кто-то переместил раздел, скопировал холсты, изменил статус проекта или обновил даты, история изменений дает команде общую память, избавляя от необходимости проводить раскопки в Slack.

Пример: готовность к запуску

Проект по запуску продукта состоит из разделов Планирование, Креатив, Проверка, Одобрено, Опубликовано и Последующие действия. Владелец отмечает разделы Одобрено и Опубликовано как завершенные.

Перед обзором запуска панель управления показывает прогресс 62%, 4 просроченных холста и горизонтальную линию графика сгорания задач за последние три дня. Список основных рисков указывает на холсты Юридическая проверка, Тестирование главной страницы и Текст для отдела продаж.

Команда открывает список холстов, фильтрует их по просроченным задачам и обнаруживает, что два срока действительно блокируют работу, а два других являются устаревшими плейсхолдерами. Они обновляют устаревшие даты, переносят холст Текст для отдела продаж из раздела Проверка в раздел Одобрено и оставляют Комментарии на холсте Юридическая проверка. Панель управления мгновенно отражает эти изменения, и на встрече команда может сосредоточиться на обсуждении двух реальных блокирующих факторов.

Пример: сдача работы клиенту

Проект для клиента содержит разделы Подготовка, Запуск, Внедрение, Обзор клиентом, Одобрено и Передача. Команда отмечает разделы Одобрено и Передача как завершенные.

Клиент может открыть общий холст для обзора, но не имеет доступа ко всему проекту. Это ожидаемое поведение, если ему был предоставлен доступ только к конкретному холсту. Внутри системы панель управления по-прежнему учитывает этот холст, так как он принадлежит проекту. Если клиенту необходимо видеть весь рабочий процесс сдачи проекта, добавьте его в проект с соответствующим уровнем доступа вместо того, чтобы отправлять ссылки на отдельные элементы одну за другой.

Если показатели кажутся неверными

• Прогресс проекта кажется слишком низким:

  • Проверьте, отмечены ли нужные разделы как завершенные.
  • Убедитесь, что выполненные холсты действительно находятся в этих разделах.

• Прогресс проекта кажется слишком высоким:

  • Проверьте, не был ли случайно отмечен как завершенный один из рабочих разделов (например, Проверка, Скоро будет готово или Заблокировано).

• Общее количество холстов отображается некорректно:

  • Проверьте, не вложены ли холсты в качестве подхолстов.
  • Проверьте активные фильтры в Вашем текущем представлении.
  • Убедитесь, что холсты находятся внутри данного проекта, а не за его пределами.
  • Проверьте, не были ли элементы заархивированы, удалены или продублированы.

• Количество просроченных холстов отображается неверно:

  • Проверьте сроки выполнения на холстах. Устаревшая или неактуальная дата все равно учитывается системой как просроченная, пока Вы ее не удалите или не измените.

• Панель управления выглядит пустой:

  • Переключитесь в режим списка и убедитесь, что в проекте есть холсты.
  • Сбросьте все активные фильтры.
  • Проверьте Ваши права доступа к проекту.
  • Обновите страницу после недавних изменений в структуре разделов или правах доступа.