Avanzamento del progetto e Dashboard

La Dashboard di progetto è la vista dello stato di salute di un progetto. Apritela quando avete bisogno di una risposta rapida a domande come: Il progetto sta avanzando? Che cosa è ancora aperto? Quali elementi sono scaduti? Quali sezioni sostengono il lavoro? Chi ha un carico eccessivo? Che cosa è cambiato dall'ultima revisione?

La Dashboard non crea una versione separata del progetto. Legge gli stessi canvas di progetto visualizzati in Lista, Kanban, Calendario e Timeline, quindi li riassume in progressi, grafici, rischi e attività.

Articoli utili di approfondimento:

• Comprendere i progetti per scoprire il modello di progetto alla base della Dashboard.
• Organizzare i canvas e le sezioni per comprendere le regole delle sezioni che determinano i progressi.
• Date, stato e notifiche del progetto per saperne di più su date, stato e notifiche.

Che cosa mostra la Dashboard

La Dashboard può includere i progressi, i canvas totali, i canvas scaduti, il conteggio dei sotto-task del canvas, il burndown, la distribuzione delle sezioni, il carico di lavoro, la distribuzione dei tag dei canvas, i rischi principali e le attività del progetto.

Utilizzatela prima di una revisione settimanale, di una riunione sullo stato di preparazione al lancio, di una verifica della consegna al cliente, di una revisione del progetto in aula o di una sessione di pulizia. La migliore abitudine nell'uso della Dashboard è semplice: apritela per prima cosa, individuate i pochi numeri che sembrano non quadrare, quindi passate alla vista Lista o Kanban per correggere i canvas effettivi.

Come vengono calcolati i progressi del progetto

I progressi del progetto si basano sui canvas di primo livello del progetto presenti nelle sezioni contrassegnate come completate.

Se un progetto ha 20 canvas di primo livello e 8 di questi si trovano in sezioni completate, il progresso sarà del 40%. Anche se questi 8 canvas contengono molti sotto-task non completati, i progressi del progetto indicheranno comunque il 40%, poiché i sotto-task costituiscono un segnale separato. Se un canvas ha tutti i sotto-task spuntati ma si trova ancora nella sezione Revisione, non verrà conteggiato come completato a meno che anche Revisione non sia contrassegnata come completata.

Ecco la regola da ricordare:

Questo rende i progressi facili da spiegare durante una riunione. Non è necessario verificare singolarmente ogni canvas per dimostrare che sia finito. È sufficiente stabilire che determinate sezioni sono dedicate ai lavori completati e che i canvas al loro interno sono considerati completi.

Contrassegnare con attenzione le sezioni completate

Aprite il menu della sezione in Lista progetti o Kanban e contrassegnate la sezione come completata quando i canvas presenti in quella sezione devono essere considerati come lavoro finito. Le sezioni completate più comuni includono Approvato, Pronto, Pubblicato, Fatto e Spedito.

È possibile contrassegnare come completata più di una sezione. Ad esempio, il lancio di un prodotto potrebbe considerare completate sia la sezione Approvato che Pubblicato. Un progetto cliente potrebbe considerare completate Approvato e Consegna. Un calendario editoriale potrebbe considerare completate Pianificato e Pubblicato, se in entrambi i casi il team non deve più lavorare su quel canvas.

Non contrassegnate una sezione come completata solo perché il nome ha una connotazione positiva. Se la sezione Revisione richiede ancora un'azione da parte dell'ufficio legale, del team di progettazione o di un cliente, mantenetela come non completata. Se la sezione Bloccato contiene lavori che intenzionalmente non state ancora eseguendo, mantenete anch'essa come non completata.

Impostare le sezioni completate in un secondo momento

Potete contrassegnare le sezioni completate anche dopo che il progetto ha già accumulato canvas e storico. Questo è utile quando un progetto inizia in modo informale e solo in un secondo momento richiede una reportistica strutturata.

Ad esempio:

1. Un team gestisce un lancio per due settimane con sezioni denominate Pianificazione, Creazione, Revisione e Pronto.
2. Durante la riunione sullo stato di preparazione, decidono che Pronto è la prima sezione che deve essere considerata completata.
3. Quando la sezione Pronto viene contrassegnata come completata, i canvas di primo livello esistenti in quella sezione vengono conteggiati nei progressi del progetto al successivo aggiornamento delle statistiche.

Anche il burndown può diventare significativo dopo questa modifica, a condizione che ALLO disponga dello storico dei movimenti tra le sezioni. Non è necessario eliminare i canvas, ricrearli o trascinarli fuori e dentro le sezioni al solo scopo di indicare alla Dashboard che cosa si intende per "completato".

Lettura delle schede di avanzamento

La scheda dei progressi mostra la percentuale di canvas di progetto di primo livello nelle sezioni completate. Consideratela come un segnale dello stadio del progetto, non como una garanzia che ogni singola voce della checklist sia stata completata.

La scheda dei canvas totali mostra quanti canvas di primo livello sta conteggiando la Dashboard. Se il numero vi sembra troppo basso, verificate se i lavori importanti sono nidificati come sotto-canvas o nascosti all'esterno del progetto. Se vi sembra troppo alto, verificate se i canvas segnaposto, le vecchie stanze di revisione o le importazioni duplicate debbano essere archiviati, spostati o rinominati.

La scheda degli elementi scaduti mostra i canvas di progetto con date già superate. Utilizzatela come elenco per la prioritizzazione: il canvas è effettivamente in ritardo, la data deve essere spostata oppure la data non è più rilevante e deve essere rimossa.

La scheda dei sotto-task mostra i progressi all'interno dei canvas. È utile per individuare il lavoro che sembra quasi terminato dalla sezione del progetto, ma che presenta ancora elementi della checklist aperti all'interno del canvas stesso.

Lettura del burndown

Il grafico di burndown mostra i canvas di progetto rimanenti nel tempo. Risulta particolarmente efficace quando il progetto presenta un movimento reale: i canvas entrano nelle sezioni, passano attraverso la revisione e infine arrivano nelle sezioni completate.

Utilizzate il burndown per rispondere a domande come:

Se il grafico indica che non ci sono dati di burndown, verificate prima tre elementi: che il progetto contenga canvas di primo livello, che almeno una sezione sia contrassegnata come completata e che i canvas si siano spostati all'interno o all'esterno di tali sezioni nel corso del tempo. Un progetto appena creato o privo di movimenti nelle sezioni completate potrebbe avere pochissimi dati da tracciare.

Utilizzare i grafici delle sezioni, del carico di lavoro e dei tag

La distribuzione delle sezioni mostra la posizione dei canvas all'interno del flusso di lavoro. Se la maggior parte dei canvas è bloccata in Revisione, il problema potrebbe essere legato alla capacità dei revisori, a regole di approvazione poco chiare o a una sezione che racchiude troppi significati diversi.

Il carico di lavoro mostra chi si sta occupando dei canvas del progetto. Consultatelo prima di assegnare altro lavoro a una persona che gestisce già metà del progetto.

La distribuzione dei tag dei canvas mostra come sono categorizzati i canvas del progetto. Se per un lancio quasi tutti i canvas sono contrassegnati dal tag Rischio elevato, il tag perde la sua utilità. Se nessun canvas ha tag, i filtri e le suddivisioni della Dashboard risulteranno meno efficaci.

Lettura dei rischi principali

I rischi principali aiutano a individuare i canvas che meritano attenzione prima che diventino l'unico argomento della riunione. I rischi possono includere canvas scaduti, inattivi, bloccati e canvas con sotto-task incompleti.

Aprite i canvas a rischio direttamente dalla Dashboard, quindi risolvete la causa del rischio. Ciò potrebbe significare spostare un canvas nella sezione corretta, aggiornare una data di scadenza non più aggiornata, assegnare un responsabile, chiudere i sotto-task o lasciare un Commento che spiega perché il lavoro è momentaneamente sospeso.

I rischi principali non rappresentano un elenco di colpevoli, bensì una scorciatoia per accedere ai canvas che più probabilmente richiedono l'attenzione del team.

Utilizzare l'attività del progetto

L'attività del progetto mostra che cosa è cambiato nel progetto. Utilizzatela quando i dati della Dashboard variano e nessuno ne ricorda il motivo, quando una sezione appare improvvisamente vuota o quando un collega chiede chi abbia modificato una data o uno stato.

L'attività della Dashboard può concentrarsi sugli eventi di gestione del progetto o mostrare un'attività più ampia. Durante una riunione sullo stato del progetto, iniziate con la vista di gestione del progetto. Durante una verifica più approfondita, passate a una vista più ampia per disporre di maggiore contesto.

La cronologia delle attività è particolarmente utile dopo una fase di pulizia. Se qualcuno ha spostato una sezione, copiato dei canvas, modificato lo stato del progetto o aggiornato le date, la traccia delle attività offre al team una memoria condivisa, evitando lunghe ricerche nei canali Slack.

Esempio: preparazione al lancio

Un progetto di lancio ha le sezioni Pianificazione, Creazione, Revisione, Approvato, Pubblicato e Seguito. Il responsabile contrassegna Approvato e Pubblicato come completate.

Prima della revisione del lancio, la Dashboard mostra un progresso del 62%, 4 canvas scaduti e una linea di burndown piatta negli ultimi tre giorni. I rischi principali segnalano Revisione legale, QA pagina iniziale e Testo di abilitazione alle vendite.

Il team apre la vista Lista, applica un filtro ai canvas scaduti e scopre che due date rappresentano dei veri e propri blocchi, mentre due sono semplici segnaposto non aggiornati. Aggiornano quindi le date obsolete, spostano Testo di abilitazione alle vendite da Revisione ad Approvato e lasciano dei commenti su Revisione legale. Ora la Dashboard riflette la pulizia effettuata e la riunione può concentrarsi sui due veri elementi bloccanti.

Esempio: consegna al cliente

Un progetto cliente utilizza le sezioni Preparazione, Avvio, Implementazione, Revisione cliente, Approvato e Consegna. Il team contrassegna Approvato e Consegna come completate.

Il cliente può aprire un canvas di revisione condiviso ma non l'intero progetto. Questo comportamento è previsto se al cliente è stato concesso solo l'accesso al canvas. A livello interno, la Dashboard conteggia comunque il canvas perché appartiene al progetto. Se il cliente ha la necessità di visualizzare l'intero flusso di consegna, aggiungetelo al progetto con il livello di accesso corretto anziché inviare i singoli link uno ad uno.

Se i numeri non sembrano corretti

• I progressi sembrano troppo bassi:
  • Verificate se sono state selezionate le sezioni completate corrette.
  • Verificate se i canvas completati sono stati effettivamente spostati in tali sezioni.
• I progressi sembrano troppo alti:
  • Controllate se una sezione come Revisione, Pronto a breve o Bloccato sia stata contrassegnata come completata per errore.
• Il totale dei canvas non è corretto:
  • Verificate se alcuni elementi sono nidificati como sotto-canvas.
  • Controllate se sono attivi dei filtri nella vista corrente.
  • Verificate se vi sono canvas esterni al progetto, archiviati, eliminati o duplicati.
• Il numero di elementi scaduti non è corretto:
  • Verificate le date inserite nei canvas. Una data non aggiornata viene comunque conteggiata.
• La Dashboard appare vuota:
  • Passate alla vista Lista e verificate che il progetto contenga effettivamente dei canvas.
  • Rimuovete eventuali filtri attivi.
  • Verificate le autorizzazioni di accesso al progetto.
  • Aggiornate la pagina dopo aver modificato di recente le sezioni o i permessi.