Tableau de bord et progression du projet

Le tableau de bord du projet présente l'état de santé général d'un projet. Ouvrez-le lorsque vous avez besoin d'une réponse rapide à des questions telles que : Le projet avance-t-il ? Quels éléments sont encore ouverts ? Qu'est-ce qui est en retard ? Quelles sections contiennent la majeure partie du travail ? Qui est surchargé ? Qu'est-ce qui a changé depuis la dernière revue ?

Le tableau de bord ne crée pas de version distincte du projet. Il lit les mêmes canvases de projet que vous voyez dans les vues Liste, Kanban, Calendrier et Chronologie, puis les résume sous forme de progression, de graphiques, de risques et d'activité.

Articles complémentaires utiles :

• Comprendre les projets pour découvrir le modèle de projet derrière le tableau de bord.
• Organiser les canvases et les sections pour comprendre les règles de section qui déterminent la progression.
• Dates de projet, statuts et notifications pour gérer les échéances, les statuts et les notifications.

Ce que présente le tableau de bord

Le tableau de bord peut inclure la progression, le nombre total de canvases, les canvases en retard, le décompte des sous-tâches des canvases, le graphique de burndown, la répartition par section, la charge de travail, la répartition des étiquettes de canvas, les risques principaux et l'activité du projet.

Utilisez-le avant une réunion hebdomadaire, une réunion de préparation au lancement, une vérification de livraison client, une revue de projet ou une session de nettoyage. Prenez une habitude simple : ouvrez d'abord le tableau de bord, repérez les quelques chiffres qui semblent incorrects, puis basculez vers la vue Liste ou Kanban pour corriger directement les canvases concernés.

Comment est calculée la progression du projet

La progression du projet est calculée à partir des canvases de projet de premier niveau situés dans des sections marquées comme terminées.

Si un projet comporte 20 canvases de premier niveau et que 8 d'entre eux se trouvent dans des sections terminées, la progression est de 40 %. Même si ces 8 canvases contiennent de nombreuses sous-tâches non terminées, la progression reste de 40 % car les sous-tâches constituent un indicateur distinct. Si un canvas comporte des sous-tâches entièrement cochées mais se trouve toujours dans la section Review, il n'est pas comptabilisé comme terminé, sauf si la section Review est elle-même marquée comme terminée.

Voici la règle à retenir :

Cette méthode facilite grandement l'explication de la progression lors de vos réunions. Vous n'avez pas besoin de vérifier individuellement le statut de chaque canvas de manière complexe. Il vous suffit d'indiquer que ces sections correspondent à du travail finalisé, et que tous les canvases qui s'y trouvent sont considérés comme terminés.

Définir les sections terminées avec soin

Ouvrez le menu de la section dans la vue Liste ou Kanban de votre projet, puis marquez la section comme terminée lorsque les canvases qu'elle contient doivent être comptabilisés comme du travail achevé. Les sections terminées courantes incluent généralement des noms tels que Approved, Ready, Published, Done ou Shipped.

Vous pouvez définir plusieurs sections comme terminées. Par exemple, pour un lancement de produit, les sections Approved et Published peuvent toutes deux être considérées comme terminées. Pour un projet client, vous pouvez choisir Approved et Handoff. Dans un calendrier éditorial, Scheduled et Published peuvent être marqués comme terminés si ces deux états signifient que l'équipe n'a plus besoin de travailler sur ces canvases.

Ne marquez pas une section comme terminée uniquement parce que son nom est positif. Si la section Review nécessite encore une validation juridique, design ou client, laissez-la incomplète. De même, si la section Blocked contient des tâches que vous avez délibérément mises en attente, conservez son statut incomplet.

Configurer les sections terminées ultérieurement

Vous pouvez marquer des sections comme terminées après avoir créé vos canvases et généré un historique de projet. Cette possibilité s'avère particulièrement utile si le projet a commencé de manière informelle et requiert un suivi plus rigoureux par la suite.

Par exemple :

1. Une équipe gère un lancement pendant deux semaines avec les sections Planning, Build, Review et Ready.
2. Lors de la réunion de préparation, l'équipe décide que Ready doit être la première section comptabilisée comme terminée.
3. Dès que Ready est marquée comme terminée, tous les canvases de premier niveau présents dans cette section sont pris en compte dans la progression du projet lors de la prochaine actualisation des statistiques.

Le graphique de burndown devient également exploitable après ce changement, dès que l'historique des déplacements entre les sections est disponible dans ALLO. Vous n'avez pas besoin de supprimer des canvases, de les recréer ou de les déplacer manuellement pour configurer le sens du terme « terminé » dans votre tableau de bord.

Interpréter les cartes de progression

La carte de progression affiche le pourcentage de canvases de projet de premier niveau situés dans des sections terminées. Considérez-la comme un indicateur d'étape globale du projet, et non comme la garantie que chaque petit élément de liste de contrôle est entièrement finalisé.

La carte du total des canvases indique le nombre de canvases de premier niveau pris en compte par le tableau de bord. Si ce nombre vous semble trop bas, vérifiez si des éléments importants ne sont pas imbriqués sous forme de sous-canvases ou masqués en dehors du projet. S'il vous semble trop élevé, vérifiez s'il convient d'archiver, de déplacer ou de renommer des canvases temporaires, d'anciennes salles de revue ou des éléments importés en double.

La carte des éléments en retard affiche les canvases du projet dont l'échéance est dépassée. Utilisez-la comme une liste de tri : soit le canvas est effectivement en retard, soit la date doit être décalée, soit l'échéance n'est plus pertinente et doit être supprimée.

La carte des sous-tâches montre la progression interne des canvases. Elle est utile pour identifier les tâches qui semblent presque terminées d'après leur section de projet, mais qui contiennent encore des éléments de liste de contrôle non cochés au sein du canvas.

Analyser le graphique de burndown

Le graphique de burndown montre la quantité de canvases de projet restants au fil du temps. Il s'avère particulièrement précis lorsque le projet progresse de manière fluide : les canvases entrent dans des sections, passent par une phase de revue et se déplacent enfin vers des sections terminées.

Utilisez le burndown pour répondre à des questions telles que :

Si le graphique indique qu'aucune donnée de burndown n'est disponible, vérifiez d'abord trois points : le projet contient des canvases de premier niveau, au moins une section est marquée comme terminée, et des canvases ont été déplacés vers ou depuis ces sections au fil du temps. Un projet entièrement nouveau ou un projet sans aucun mouvement vers les sections terminées n'aura que peu de données à afficher.

Utiliser les graphiques de répartition par section, de charge de travail et d'étiquettes

La répartition par section indique où se situent les canvases dans votre flux de travail. Si la plupart des canvases sont bloqués dans la section Review, le problème peut venir de la disponibilité des relecteurs, de règles de validation floues ou d'une section regroupant trop de concepts différents.

La charge de travail montre la répartition des canvases de projet entre les membres de l'équipe. Consultez-la avant d'attribuer de nouvelles tâches à une personne qui gère déjà la moitié du projet.

La répartition des étiquettes de canvas montre comment les canvases du projet sont catégorisés. Si presque tous les canvases d'un lancement portent l'étiquette High risk, celle-ci perd de son utilité. À l'inverse, si aucun canvas n'est étiqueté, l'utilisation des filtres et des segments du tableau de bord sera moins efficace.

Analyser les risques principaux

La section des risques principaux vous aide à identifier les canvases qui nécessitent une attention particulière avant qu'ils ne monopolisent l'intégralité de vos réunions. Ces risques peuvent inclure des canvases en retard, inactifs (stagnants), bloqués ou contenant des sous-tâches non finalisées.

Ouvrez les canvases à risque directement depuis le tableau de bord, puis corrigez la source du problème. Cela peut consister à déplacer un canvas vers la section appropriée, à mettre à jour une date d'échéance dépassée, à attribuer un responsable, à valider des sous-tâches ou à laisser un Commentaire pour expliquer pourquoi le travail est temporairement mis en pause.

Les risques principaux ne constituent pas une liste de reproches. Ils représentent un raccourci vers les canvases qui requièrent le plus d'attention humaine.

Utiliser l'activité du projet

L'activité du projet affiche l'ensemble des modifications apportées. Utilisez-la lorsqu'une statistique du tableau de bord a évolué sans que personne ne s'en souvienne, lorsqu'une section semble soudainement vide ou lorsqu'un collaborateur souhaite savoir qui a modifié une date ou un statut.

L'activité du tableau de bord peut se concentrer sur les événements liés à la gestion de projet ou afficher une activité plus large. Lors d'une réunion d'avancement, commencez par la vue de gestion de projet. Pour une recherche plus approfondie, élargissez la vue afin d'afficher davantage de contexte.

L'activité est particulièrement précieuse après une session de nettoyage. Si un membre de l'équipe a déplacé une section, copié des canvases, modifié le statut du projet ou mis à jour des échéances, l'historique d'activité offre une mémoire partagée à l'équipe, vous évitant de fastidieuses recherches dans l'historique Slack.

Exemple : préparation au lancement

Un projet de lancement comprend les sections Planning, Creative, Review, Approved, Published et Follow-up. Le responsable du projet marque les sections Approved et Published comme terminées.

Avant la revue de lancement, le tableau de bord indique une progression de 62 %, 4 canvases en retard et une ligne de burndown plate au cours des trois derniers jours. Les risques principaux désignent les canvases Legal review, Homepage QA et Sales enablement copy.

L'équipe ouvre la vue Liste, filtre les canvases en retard et constate que deux échéances représentent de véritables blocages, tandis que les deux autres sont des dates fictives obsolètes. L'équipe met à jour les dates obsolètes, déplace Sales enablement copy de la section Review vers Approved et ajoute des commentaires sur Legal review. Le tableau de bord reflète désormais ces corrections, permettant ainsi de concentrer la réunion sur les deux blocages réels.

Exemple : livraison client

Un projet client utilise les sections Prep, Kickoff, Implementation, Client review, Approved et Handoff. L'équipe configure les sections Approved et Handoff comme terminées.

Le client peut ouvrir un canvas de revue partagé, mais n'a pas accès à l'intégralité du projet. Cela est normal s'il dispose uniquement d'un droit d'accès au niveau du canvas. En interne, le tableau de bord comptabilise tout de même ce canvas car il appartient au projet. Si le client doit visualiser l'ensemble du flux de livraison, ajoutez-le directement au projet avec les droits d'accès appropriés plutôt que de lui envoyer chaque lien de manière individuelle.

En cas d'anomalie dans les chiffres

Si vous constatez des incohérences dans votre tableau de bord, passez en revue les situations suivantes pour identifier la source du problème :

• La progression semble trop basse :
  • Les sections appropriées ne sont peut-être pas configurées comme terminées.
  • Les canvases finalisés se trouvent peut-être dans des sections qui n'ont pas encore été marquées comme terminées.
• La progression semble trop élevée :
  • Une section intermédiaire ou d'attente (comme Review, Ready soon ou Blocked) a pu être marquée comme terminée par erreur.
• Le nombre total de canvases est incorrect :
  • Certaines tâches sont peut-être imbriquées sous forme de sous-canvases.
  • Des filtres sont peut-être actifs sur votre vue actuelle.
  • Des éléments se trouvent en dehors du projet, ou ont été archivés, supprimés ou dupliqués.
• Le nombre de canvases en retard semble erroné :
  • Vérifiez les dates de vos canvases. Une date obsolète ou dépassée reste prise en compte par le système tant qu'elle n'est pas modifiée ou retirée.
• Le tableau de bord est complètement vide :
  • Le projet ne contient peut-être pas encore de canvases.
  • Des filtres actifs masquent peut-être l'ensemble du contenu.
  • Vous ne disposez peut-être pas des droits d'accès requis pour ce projet.
  • Une actualisation de la page est nécessaire suite à une modification récente des sections ou des autorisations.