Dashboard e progresso do projeto

O Dashboard do projeto é a visualização de status e saúde de um projeto. Abra-o quando precisar de respostas rápidas para perguntas como: O projeto está avançando? O que ainda está aberto? O que está atrasado? Quais seções estão concentrando o trabalho? Quem está sobrecarregado? O que mudou desde a última revisão?

O Dashboard não cria uma versão separada do projeto. Ele lê os mesmos canvases do projeto que você visualiza em Lista, Kanban, Calendário e Linha do tempo e, em seguida, resume as informações em progresso, gráficos, riscos e atividades.

Artigos úteis complementares:

• Entenda os projetos para compreender o modelo de projeto por trás do Dashboard.
• Organize canvases e seções para conhecer as regras de seção que determinam o progresso.
• Datas, status e notificações de projetos para saber mais sobre datas, status e notificações.

O que o Dashboard exibe

O Dashboard pode incluir o progresso, o total de canvases, canvases atrasados, contagem de subtarefas dos canvases, burndown, distribuição de seções, carga de trabalho, distribuição de tags de canvases, principais riscos e atividade do projeto.

Use-o antes de uma revisão semanal, reunião de alinhamento para lançamento, verificação de entrega de cliente, revisão de projeto escolar ou sessão de organização do trabalho. O melhor hábito ao usar o Dashboard é simples: abra-o primeiro, observe os um ou dois números que parecem incorretos e, em seguida, alterne para a visualização em Lista ou Kanban para ajustar os canvases reais.

Como o progresso do projeto é calculado

O progresso do projeto é calculado com base nos canvases principais do projeto que estão localizados em seções marcadas como concluídas.

Se um projeto tiver 20 canvases principais e 8 deles estiverem em seções concluídas, o progresso será de 40%. Mesmo que esses 8 canvases tenham muitas subtarefas inacabadas, o progresso do projeto ainda será exibido como 40%, pois as subtarefas são um indicador separado. Se um canvas tiver todas as subtarefas marcadas como concluídas, mas ainda estiver na seção de Revisão, ele não será contabilizado como concluído, a menos que a seção de Revisão também esteja marcada como concluída.

Esta é a regra fundamental que você deve lembrar:

Isso torna o progresso fácil de explicar em reuniões. Você não precisa analisar individualmente cada canvas para comprovar que ele foi concluído. Em vez disso, você estabelece que determinadas seções representam etapas finalizadas e os canvases ali presentes serão considerados concluídos.

Marque as seções concluídas com atenção

Abra o menu da seção na visualização em Lista ou Kanban do projeto e marque-a como concluída quando os canvases contidos nela representarem trabalhos finalizados. Nomes de seções concluídas comuns incluem Aprovado, Pronto, Publicado, Concluído e Enviado.

Mais de uma seção pode ser marcada como concluída. Um lançamento de produto, por exemplo, pode considerar tanto Aprovado quanto Publicado como seções concluídas. Um projeto de cliente pode ter Aprovado e Entrega final marcadas dessa forma. Já um calendário de conteúdo pode classificar Agendado e Publicado como concluídos se ambas as seções indicarem que a equipe não precisa mais trabalhar nesses canvases.

Evite marcar uma seção como concluída apenas porque o nome parece positivo. Se a seção de Revisão ainda depender de ações da equipe jurídica, de design ou de um cliente, mantenha-a como não concluída. Se a seção de Bloqueado contiver trabalhos que você optou por não realizar no momento, também deve mantê-la como não concluída.

Defina as seções concluídas posteriormente

Você pode definir as seções concluídas mesmo depois que o projeto já possuir canvases e histórico de atividades. Isso é ideal para projetos que começaram de maneira informal e só mais tarde exigiram relatórios mais estruturados.

Por exemplo:

1. Uma equipe gerencia um lançamento por duas semanas utilizando as seções Planejamento, Construção, Revisão e Pronto.
2. Durante a reunião de alinhamento, decide-se que Pronto deve ser a primeira seção considerada como concluída.
3. Assim que a seção Pronto é marcada como concluída, os canvases principais que já estão nessa seção passam a contar para o progresso do projeto na próxima atualização de estatísticas.

O gráfico de burndown também passa a apresentar dados relevantes após essa alteração, desde que o ALLO possua o histórico de movimentação entre as seções. Não é necessário excluir canvases, recriá-los ou arrastá-los de volta apenas para configurar o significado de "concluído" no Dashboard.

Entenda os cartões de progresso

O cartão de progresso exibe a porcentagem de canvases principais do projeto que estão em seções concluídas. Encare essa métrica como um sinalizador do estágio do projeto, e não como uma garantia absoluta de que cada detalhe das listas de verificação internas foi finalizado.

O cartão de total de canvases aponta quantos canvases principais o Dashboard está contabilizando. Se o número parecer muito baixo, verifique se algum trabalho importante está aninhado como sub-canvas ou ocultado fora do projeto. Se parecer muito alto, analise se canvases temporários, salas de revisão antigas ou importações duplicadas devem ser arquivados, movidos ou renomeados.

O cartão de itens vencidos exibe os canvases do projeto que ultrapassaram a data limite estabelecida. Use esse recurso como uma lista de triagem: o canvas está realmente atrasado, a data de entrega deve ser prorrogada ou o prazo não é mais relevante e pode ser removido.

O cartão de subtarefas indica o andamento interno de cada canvas. Ele ajuda a identificar tarefas que parecem adiantadas com base na seção em que estão, mas que ainda possuem itens de verificação pendentes dentro do canvas.

Entenda o gráfico de burndown

O gráfico de burndown ilustra a quantidade de canvases restantes no projeto ao longo do tempo. Ele oferece uma visão clara quando o projeto apresenta movimentação real, ou seja, quando os canvases entram no fluxo, passam por revisões e são finalmente movidos para as seções concluídas.

Utilize o burndown para responder a dúvidas como:

Se o gráfico indicar que não há dados de burndown disponíveis, verifique primeiramente três fatores: se o projeto contém canvases principais, se há pelo menos uma seção marcada como concluída e se os canvases foram movimentados de ou para essas seções ao longo do tempo. Projetos recém-criados ou sem nenhuma alteração nas seções concluídas podem não ter informações suficientes para gerar o gráfico.

Utilize os gráficos de seção, carga de trabalho e tags

A distribuição de seções exibe onde os canvases estão posicionados no fluxo de trabalho. Se a maioria estiver retida em Revisão, o gargalo pode ser a capacidade de quem aprova as tarefas, regras de aprovação confusas ou uma seção que engloba tipos de atividades diferentes demais.

A carga de trabalho mostra quais membros estão responsáveis por quais canvases do projeto. Consulte esse gráfico antes de atribuir novas tarefas para um colaborador que já esteja lidando com grande parte das demandas do projeto.

A distribuição de tags mostra como os canvases do projeto estão categorizados. Se um lançamento tiver quase todos os canvases com a tag Alto risco, a classificação perde o sentido prático. Por outro lado, se nenhum canvas tiver tags, o uso de filtros e segmentações no Dashboard será limitado.

Identifique os principais riscos

Os principais riscos ajudam você a encontrar canvases que necessitam de atenção imediata antes que se tornem o assunto principal de uma reunião de emergência. Esses riscos podem incluir canvases atrasados, inativos, estagnados ou com subtarefas pendentes.

Abra os canvases com problemas diretamente do Dashboard e resolva a causa raiz do risco. Isso pode significar mover o canvas para a seção correta, atualizar uma data de entrega desatualizada, atribuir um responsável, concluir subtarefas ou deixar um Comentário explicando o motivo de o trabalho estar pausado intencionalmente.

A identificação de riscos não serve como uma lista de culpados, mas sim como um atalho para os canvases que mais necessitam de atenção humana.

Acompanhe a atividade do projeto

O histórico de atividades exibe tudo o que foi alterado no projeto. Use essa ferramenta se o indicador do Dashboard mudar repentinamente sem que a equipe saiba o motivo, se uma seção aparecer vazia de repente ou se um colega de equipe quiser saber quem alterou uma data ou o status.

A atividade no Dashboard pode ser focada em eventos de gerenciamento de projetos ou exibir um histórico mais amplo. Durante reuniões de status, comece com a visualização focada no gerenciamento do projeto. Para investigações mais detalhadas, mude para a visualização ampliada para analisar todo o contexto.

A análise de atividades é de grande ajuda após sessões de organização e limpeza do fluxo. Se alguém moveu uma seção, copiou canvases, alterou o status do projeto ou atualizou prazos, o histórico oferece um registro compartilhado para a equipe, eliminando a necessidade de buscar explicações em conversas antigas do Slack.

Exemplo: preparação para o lançamento

Um projeto de lançamento possui as seções Planejamento, Criação, Revisão, Aprovado, Publicado e Acompanhamento. O proprietário do projeto marca Aprovado e Publicado como seções concluídas.

Antes da reunião de alinhamento, o Dashboard exibe 62% de progresso, 4 canvases atrasados e uma linha de burndown plana nos últimos três dias. Os principais riscos apontam para Revisão jurídica, QA da página inicial e Texto de capacitação de vendas.

A equipe abre a visualização em Lista, filtra pelos canvases vencidos e descobre que dois prazos representam bloqueios reais, enquanto os outros dois eram apenas datas provisórias antigas. Eles atualizam os prazos provisórios, movem o canvas Texto de capacitação de vendas de Revisão para Aprovado e inserem comentários explicativos em Revisão jurídica. Com isso, o Dashboard passa a refletir as atualizações em tempo real e a reunião pode focar apenas nos impedimentos reais.

Exemplo: entrega ao cliente

Um projeto com cliente utiliza as seções Preparação, Alinhamento inicial, Implementação, Revisão do cliente, Aprovado e Entrega final. A equipe marca Aprovado e Entrega final como concluídas.

O cliente pode abrir um canvas de revisão compartilhado com ele, mas não o projeto inteiro. Esse comportamento é esperado caso tenha sido concedido apenas acesso ao canvas. Internamente, o Dashboard continuará contabilizando o canvas por ele pertencer ao projeto. Se o cliente precisar acompanhar todo o fluxo de entrega, adicione-o diretamente ao projeto com as permissões apropriadas, em vez de enviar links individuais um a um.

Se os números parecerem incorretos

Se os dados exibidos no Dashboard não corresponderem à realidade, verifique as seguintes causas possíveis:

• O progresso parece muito baixo:
  • Verifique se as seções corretas estão marcadas como concluídas.
  • Certifique-se de que os canvases finalizados foram de fato movidos para essas seções concluídas.
• O progresso parece muito alto:
  • Verifique se uma seção de transição (como Revisão, Pronto em breve ou Bloqueado) não foi marcada como concluída por engano.
• O total de canvases parece incorreto:
  • Verifique se parte do trabalho está aninhada sob a forma de sub-canvases (que não entram no cálculo principal).
  • Confirme se há filtros ativos ocultando canvases em sua visualização atual.
  • Verifique se há canvases arquivados, excluídos, duplicados ou salvos fora do projeto.
• O status de itens vencidos parece incorreto:
  • Revise as datas limites dos canvases. Um prazo desatualizado ou fictício ainda será considerado no cálculo do sistema.
• O Dashboard parece completamente vazio:
  • Acesse a visualização em Lista e confirme se o projeto realmente contém canvases.
  • Limpe todos os filtros de visualização ativos.
  • Verifique se o seu perfil possui as permissões necessárias de acesso ao projeto.
  • Recarregue a página caso tenha feito alterações de seção ou de permissão recentemente.