Usar tags e filtros em Projetos

As tags organizam coisas diferentes em níveis diferentes

O Projetos possui dois conceitos de tags que parecem semelhantes, mas realizam tarefas diferentes.

As tags de projeto agrupam e filtram projetos na lista de projetos do workspace. Use-as quando quiser encontrar projetos por equipe, cliente, trimestre, programa, região, prioridade ou área de atuação. Uma tag de projeto pertence ao conjunto de projetos no nível do workspace, não aos canvases dentro de um projeto específico.

As tags de canvas organizam canvases dentro de um único projeto. Use-as quando um projeto contiver muitos canvases e as pessoas precisarem filtrar por tipo de recurso, estágio de revisão, equipe, canal, risco ou entrega. As tags de canvas são gerenciadas a partir do menu de contexto do projeto e se aplicam aos canvases desse projeto.

Não confunda as duas. Uma tag de projeto chamada Marketing ajuda você a encontrar projetos de marketing. Uma tag de canvas chamada Marketing dentro de um projeto ajuda você a encontrar canvases de marketing nesse projeto. Elas podem usar a mesma palavra, mas não pertencem à mesma lista de tags.

Siga as opções de tags visíveis. Se você estiver filtrando a lista de projetos do workspace, pense em tags de projeto. Se estiver organizando canvases dentro de um projeto, pense em tags de canvas.

Disponibilidade

Escolha a ferramenta certa

Se você precisar que a categoria continue útil no próximo mês, crie uma tag. Se precisar apenas de uma visualização temporária, use um filtro. Se estiver tentando encontrar um item específico pelo nome, use a busca.

Use tags de projeto para agrupar projetos do workspace

As tags de projeto são extremamente úteis quando o workspace possui tantos projetos que os nomes por si só já não são suficientes para organizá-los. Uma equipe de produto pode marcar projetos com Mobile, Web, Pesquisa e Lançamento. Uma agência pode etiquetar os projetos por cliente. Uma equipe de operações pode categorizar os projetos por região ou trimestre.

Abra a lista de projetos do workspace e use as opções de filtro ou as tags de projeto exibidas:

• Todos limpa o filtro de tags de projeto.
• Selecionar uma tag mostra apenas os projetos associados a ela.
• Se a seleção múltipla de tags estiver disponível em seu workspace, use-a apenas quando realmente desejar visualizar a interseção ou a combinação exibida na interface do usuário atual.

O excesso de filtros ativos pode fazer com que um workspace ativo e saudável pareça vazio.

As tags de projeto podem ser criadas, renomeadas, excluídas e reordenadas em Gerenciar tags de projeto. Consulte Gerenciar tags de projeto para obter informações sobre o fluxo completo de limpeza.

Use tags de canvas dentro de um projeto

As tags de canvas pertencem aos canvases dentro de um único projeto. Elas são úteis quando um projeto contém muitos canvases e a equipe precisa de uma maneira prática de encontrar briefings, rascunhos, revisões, arquivos finais, notas de reuniões, relatórios de partes interessadas ou itens de risco.

Abra o menu de contexto do projeto e selecione Gerenciar tags de canvas. Isso abrirá o conjunto de tags para esse projeto. Depois que o conjunto de tags for criado, aplique-as a partir das linhas do canvas ou das opções de tags onde a visualização do projeto as exibe.

As tags de canvas não criam categorias de projeto em todo o workspace. Se você criar uma tag de canvas dentro do projeto Lançamento Q3, ela servirá exclusivamente para os canvases em Lançamento Q3. Ela não marcará o projeto Lançamento Q3 na lista de projetos do workspace e não aparecerá automaticamente em nenhum outro projeto.

Para casos de configuração, limpeza e botões ausentes, consulte Gerenciar tags de canvas.

Use filtros sem perder de vista o panorama geral

Os filtros limitam o que é exibido na tela. Eles podem incluir filtros de tags, filtros de proprietário ou membro, status, visibilidade, associação, data ou termos de busca, dependendo da visualização. Os filtros são excelentes para manter o foco, mas também são a maneira mais fácil de fazer você pensar que o seu trabalho desapareceu.

Comece aplicando apenas um ou dois filtros. Por exemplo, filtre por Proprietário: Mina e Tag: Lançamento antes de adicionar datas, status, visibilidade e termos de busca. Se o resultado estiver vazio, remova primeiro o filtro mais específico.

Ao concluir uma revisão, limpe os filtros para que a próxima pessoa (ou você mesmo no futuro) não confunda uma visualização filtrada com o workspace completo ou o projeto inteiro.

Casos de uso comuns

Um líder de portfólio deseja ver todos os projetos ativos de clientes. Use tags de projeto como Cliente, Corporativo ou o segmento do cliente e, em seguida, adicione filtros de projeto para proprietário ou visibilidade somente quando necessário.

O proprietário de um projeto deseja encontrar todos os canvases de revisão de design dentro de um projeto de lançamento. Use tags de canvas como Revisão de design, Jurídico, Final ou Bloqueado e, em seguida, filtre a visualização do projeto pela tag correspondente.

Um colega de equipe deseja encontrar o trabalho atribuído a ele esta semana. Use filtros de proprietário ou de associação combinados com a data, em vez de criar uma nova tag com o nome da pessoa.

Um revisor lembra-se de uma frase contida no título do canvas. Use Buscar primeiro. As tags servem para categorias reutilizáveis, não para recuperação pontual de memórias.

Permissões e opções ocultas

Se as opções de tags ou filtros não estiverem aparecendo, verifique primeiro a tela em que você está. As tags de projeto são gerenciadas a partir das opções de tags da lista de projetos. As tags de canvas são gerenciadas a partir do menu de contexto do projeto. O acesso de membros do projeto é gerenciado em Gerenciar membros, e não em nenhum dos gerenciadores de tags.

Se você estiver na tela correta e a ação ainda não estiver disponível, talvez você não tenha permissão para editar o projeto, gerenciar tags ou alterar as configurações do projeto. O projeto também pode estar arquivado, compartilhado com acesso limitado, em modo de demonstração ou restrito pelas configurações do workspace.

Peça ao proprietário do projeto ou ao administrador do workspace para confirmar sua função no projeto. Se você puder visualizar o projeto mas não puder editar as tags, esse comportamento pode ser o esperado. Consulte Gerenciar membros do projeto e Membros, convidados e colaboradores externos.

Erros que geram projetos desorganizados

Evite comportamentos que dificultem a organização. Veja os erros mais comuns:

• Criar uma tag por pessoa: Não faça isso se já existem filtros de proprietário. Use os filtros de membros ou proprietários para identificar as pessoas.
• Usar tags de canvas para categorizar projetos: Utilize tags de projeto para essa finalidade.
• Usar tags de projeto para categorizar canvases individuais: Utilize as tags de canvas específicas dentro do próprio projeto.
• Criar tags quase duplicadas (ex: Design, design, Criativo e Recursos): Evite termos repetitivos, a menos que tenham significados genuinamente diferentes. Escolha o termo ideal que as pessoas vão procurar e remova os outros. Não trate uma visualização filtrada vazia como prova de que o trabalho foi excluído. Limpe os filtros, alterne a visualização e pesquise antes de escalar o problema.

Quando o trabalho filtrado parece ter sumido

Comece limpando filtros de tags, responsáveis, datas, visibilidade e termos de busca. Depois alterne a visualização. Um projeto oculto por um filtro de tag de projeto ainda pode existir. Um canvas oculto por um filtro de tag de canvas ainda pode estar no projeto.

Se o trabalho ainda não aparecer, verifique se ele foi arquivado, excluído, movido, teve o compartilhamento removido ou foi restrito. Use Quando a busca não encontra um resultado, Quando o trabalho parece ter sumido e Lixeira.

Se duas pessoas enxergarem resultados diferentes, compare os filtros antes de comparar permissões. Filtros diferentes são uma causa muito mais comum do que problemas de acesso.