프로젝트 대시보드와 진행률

프로젝트 대시보드는 프로젝트 하나의 현재 상태를 한눈에 확인하는 화면입니다. 일이 제대로 진행되고 있는지, 아직 남은 일은 무엇인지, 마감일을 넘긴 일은 없는지, 어느 섹션에 일이 몰려 있는지, 일이 한 사람에게 쏠리지 않았는지, 지난 리뷰 이후 무엇이 바뀌었는지 빠르게 파악해야 할 때 여세요.

대시보드는 프로젝트를 따로 복제해 만든 화면이 아닙니다. 리스트, 칸반 보드, 캘린더, 타임라인 뷰에서 보는 것과 같은 프로젝트 캔버스를 읽어 진행률, 차트, 위험 요소, 활동으로 정리해 보여 줍니다.

함께 읽으면 좋은 문서는 다음과 같습니다.

• 대시보드가 기반으로 하는 프로젝트 구조는 프로젝트 이해하기를 참고하세요.
• 진행률 계산에 쓰이는 섹션 규칙은 캔버스와 섹션 정리하기를 참고하세요.
• 날짜, 상태, 알림은 프로젝트 날짜, 상태, 알림을 참고하세요.

대시보드에서 확인할 수 있는 정보

대시보드에는 진행률, 전체 캔버스 수, 마감일이 지난 캔버스, 캔버스별 하위업무 수, 번다운, 섹션별 분포, 업무 부하, 캔버스 태그별 분포, 위험 요소, 프로젝트 활동이 표시될 수 있습니다.

주간 리뷰, 출시 준비 회의, 고객사 납품 점검, 수업 프로젝트 점검, 프로젝트 정리 전에 활용하세요. 사용법은 간단합니다. 대시보드를 먼저 열어 이상해 보이는 숫자 한두 개를 찾고, 리스트나 칸반 보드 뷰로 이동해 해당 캔버스를 직접 고치면 됩니다.

프로젝트 진행률 계산 방식

프로젝트 진행률은 완료로 설정한 섹션에 들어 있는 최상위 프로젝트 캔버스를 기준으로 계산합니다.

최상위 캔버스가 20개인 프로젝트에서 8개가 완료 섹션에 있다면 진행률은 40%입니다. 이 8개 캔버스 안에 끝나지 않은 하위업무가 많더라도 진행률은 그대로 40%입니다. 하위업무는 진행률과 별도로 집계되기 때문입니다. 반대로 하위업무를 모두 체크한 캔버스라도 검토 섹션에 있다면, 검토 섹션을 완료로 설정하지 않는 한 완료로 계산되지 않습니다.

아래 규칙을 기억하세요.

이 방식이면 회의에서 진행률을 설명하기 쉽습니다. 캔버스마다 완료 여부를 제각각 따질 필요 없이 "이 섹션들은 끝난 일을 모아 두는 곳이고, 여기 있는 캔버스는 완료로 계산한다"라고 설명하면 됩니다.

완료 섹션을 정할 때 주의할 점

프로젝트의 리스트나 칸반 보드 뷰에서 섹션 메뉴를 열고, 그 섹션에 있는 캔버스를 끝난 일로 계산해야 할 때 이 섹션을 "완료"로 설정을 선택하세요. 보통 승인, 준비 완료, 게시, 완료, 출시 같은 섹션을 완료로 설정합니다.

완료 섹션은 여러 개를 둘 수 있습니다. 제품 출시 프로젝트라면 승인과 게시를 모두 완료로 설정할 수 있고, 고객사 프로젝트라면 승인과 인계를 완료로 설정할 수 있습니다. 콘텐츠 캘린더에서 예약됨과 게시가 모두 팀이 더 작업할 필요가 없는 상태라면 두 섹션 모두 완료로 설정하세요.

섹션 이름이 긍정적으로 들린다는 이유만으로 완료로 설정하지 마세요. 검토 섹션에 법무팀, 디자인팀, 고객사의 확인이 아직 필요한 일이 있다면 완료로 설정하지 않습니다. 보류 섹션에 일부러 아직 진행하지 않는 일을 모아 두었다면 이 섹션도 완료로 설정하지 않습니다.

완료 섹션을 나중에 설정하기

캔버스와 작업 이력이 이미 쌓인 프로젝트에서도 완료 섹션을 설정할 수 있습니다. 가볍게 시작한 프로젝트를 나중에 제대로 보고해야 할 때 유용합니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

1. 한 팀이 기획, 제작, 검토, 준비 완료 섹션으로 2주 동안 출시 프로젝트를 진행합니다.
2. 출시 준비 회의에서 준비 완료를 완료로 계산할 첫 섹션으로 정합니다.
3. 준비 완료 섹션을 완료로 설정하면, 이 섹션에 이미 있던 최상위 캔버스가 다음 프로젝트 통계 갱신 때 진행률에 반영됩니다.

섹션 이동 이력이 남아 있다면 이렇게 설정을 바꾼 뒤 번다운 차트에도 의미 있는 흐름이 나타날 수 있습니다. 대시보드에 완료 기준을 반영하려고 캔버스를 지웠다가 다시 만들거나, 모든 캔버스를 섹션 밖으로 뺐다가 다시 넣을 필요는 없습니다.

진행률 카드 확인하기

진척도 카드는 최상위 프로젝트 캔버스 중 완료 섹션에 있는 캔버스의 비율을 보여 줍니다. 프로젝트가 어느 단계까지 왔는지 보여 주는 지표일 뿐, 작은 체크리스트 항목까지 모두 끝났다는 뜻은 아닙니다.

모든 업무 카드는 대시보드가 집계하는 최상위 캔버스 수를 보여 줍니다. 숫자가 예상보다 적다면 중요한 작업이 하위 캔버스로 들어가 있거나 프로젝트 밖에 있는지 확인하세요. 예상보다 많다면 임시로 만든 캔버스, 지난 리뷰용 캔버스, 중복으로 가져온 캔버스를 보관하거나 옮기거나 이름을 바꿔야 하는지 확인하세요.

지연된 업무 카드는 날짜가 지난 프로젝트 캔버스를 보여 줍니다. 정리할 목록으로 활용하세요. 실제로 늦어진 캔버스인지, 날짜를 옮겨야 하는지, 더 이상 필요 없는 날짜라 지워야 하는지 구분하면 됩니다.

하위업무 카드는 캔버스 안의 진행 상황을 보여 줍니다. 섹션만 보면 거의 끝난 것 같지만 캔버스 안에는 아직 체크하지 않은 항목이 남아 있는 작업을 찾을 때 유용합니다.

번다운 차트 확인하기

프로젝트 번다운 차트는 남은 프로젝트 캔버스 수가 시간에 따라 어떻게 바뀌는지 보여 줍니다. 캔버스가 섹션에 추가되고, 검토를 거쳐, 완료 섹션으로 옮겨지는 흐름이 실제로 있을 때 가장 정확하게 읽을 수 있습니다.

번다운 차트로는 다음과 같은 질문에 답할 수 있습니다.

차트에 아직 표시할 데이터가 없습니다라고 표시되면 세 가지를 먼저 확인하세요. 프로젝트에 최상위 캔버스가 있는지, 완료로 설정한 섹션이 하나 이상 있는지, 캔버스가 그 섹션으로 들어가거나 나간 이력이 있는지 확인합니다. 새로 만든 프로젝트나 완료 섹션으로 옮긴 캔버스가 없는 프로젝트는 차트에 표시할 내용이 거의 없을 수 있습니다.

섹션, 업무 부하, 태그 차트 활용하기

섹션별 업무 분포 차트는 캔버스가 작업 흐름의 어느 단계에 있는지 보여 줍니다. 캔버스 대부분이 검토 섹션에 머물러 있다면 검토할 사람이 부족하거나, 승인 기준이 불분명하거나, 한 섹션에 너무 여러 상태가 섞여 있을 수 있습니다.

업무 부하 차트는 누가 프로젝트 캔버스를 얼마나 맡고 있는지 보여 줍니다. 이미 프로젝트 일의 절반을 맡은 사람에게 일을 더 배정하기 전에 확인하세요.

태그별 업무 분포 차트는 프로젝트 캔버스가 어떻게 분류되어 있는지 보여 줍니다. 출시 프로젝트의 거의 모든 캔버스에 높은 위험 태그가 붙어 있다면 그 태그는 분류에 도움이 되지 않습니다. 반대로 태그가 붙은 캔버스가 하나도 없다면 필터와 대시보드로 작업을 나눠 보기가 어렵습니다.

위험 요소 확인하기

위험 요소 & 병목은 회의 전체를 잡아먹기 전에 먼저 챙겨야 할 캔버스를 알려 줍니다. 마감일이 지난 캔버스, 오랫동안 업데이트가 없는 캔버스, 만든 뒤로 진척이 없는 캔버스, 끝나지 않은 하위업무가 있는 캔버스가 여기에 표시될 수 있습니다.

대시보드에서 위험 요소로 표시된 캔버스를 열고 원인을 해결하세요. 캔버스를 알맞은 섹션으로 옮기거나, 지난 마감일을 수정하거나, 담당자를 지정하거나, 하위업무를 마무리하거나, 작업을 일부러 멈춘 이유를 댓글로 남기면 됩니다.

위험 요소는 책임을 따지기 위한 목록이 아닙니다. 사람이 직접 살펴봐야 할 가능성이 큰 캔버스를 빠르게 찾기 위한 목록입니다.

프로젝트 활동 활용하기

프로젝트 활동에서는 프로젝트에서 무엇이 바뀌었는지 확인할 수 있습니다. 대시보드 숫자가 바뀌었는데 아무도 이유를 모를 때, 어떤 섹션이 갑자기 비어 보일 때, 누가 날짜나 상태를 바꿨는지 팀원이 물어볼 때 확인하세요.

대시보드의 활동은 프로젝트 상태 업데이트만 모아 보거나 모든 활동내역으로 넓혀 활동 전체를 볼 수 있습니다. 진행 상황 회의에서는 프로젝트 상태 업데이트부터 확인하고, 원인을 추적할 때는 범위를 넓혀 앞뒤 맥락까지 확인하세요.

활동은 프로젝트를 정리한 뒤에 특히 유용합니다. 누군가 섹션을 옮기거나, 캔버스를 복사하거나, 프로젝트 상태나 날짜를 바꿨다면 활동 기록에 남아 있으므로 팀원 모두가 같은 기록을 보고 확인할 수 있습니다. 지난 메신저 대화를 뒤질 필요가 없습니다.

예시: 출시 준비 점검

출시 프로젝트에 기획, 크리에이티브, 검토, 승인, 게시, 후속 조치 섹션이 있습니다. 프로젝트 소유자는 승인과 게시를 완료 섹션으로 설정합니다.

출시 리뷰 직전 대시보드를 보니 진행률은 62%, 마감일이 지난 캔버스는 4개이고, 번다운 선은 최근 3일 동안 평평합니다. 위험 요소에는 법무 검토, 홈페이지 QA, 영업 자료 문구 캔버스가 표시됩니다.

팀은 리스트 뷰에서 마감일이 지난 캔버스만 필터링합니다. 확인해 보니 2개는 실제로 막혀 있는 일이고, 나머지 2개는 임시로 넣어 둔 날짜가 그대로 남아 있었습니다. 팀은 임시 날짜를 수정하고, 영업 자료 문구를 검토에서 승인으로 옮기고, 법무 검토에 댓글을 남깁니다. 대시보드에 정리 결과가 반영되고, 회의에서는 실제로 막혀 있는 일 2개만 논의하면 됩니다.

예시: 고객사 납품 관리

고객사 프로젝트에서 준비, 킥오프, 구축, 고객사 검토, 승인, 인계 섹션을 사용합니다. 팀은 승인과 인계를 완료 섹션으로 설정합니다.

고객사는 공유받은 검토용 캔버스는 열 수 있지만 프로젝트 전체는 볼 수 없습니다. 캔버스 권한만 받았다면 정상입니다. 해당 캔버스는 프로젝트에 속해 있으므로 대시보드에서는 계속 집계됩니다. 고객사가 납품 과정 전체를 봐야 한다면 링크를 하나씩 보내지 말고 알맞은 권한으로 고객사를 프로젝트에 추가하세요.

숫자가 예상과 다를 때

진행률이 예상보다 낮다면 알맞은 섹션이 완료로 설정되어 있는지, 끝난 캔버스가 실제로 그 섹션에 있는지 확인하세요.

진행률이 예상보다 높다면 검토, 곧 준비 완료, 보류 같은 섹션이 실수로 완료로 설정되지 않았는지 확인하세요.

전체 캔버스 수가 맞지 않다면 작업이 하위 캔버스로 들어가 있는지, 현재 뷰의 필터에 걸러졌는지, 프로젝트 밖에 있는지, 보관, 삭제, 중복된 캔버스가 있는지 확인하세요.

지연된 업무 수가 맞지 않다면 캔버스 날짜를 확인하세요. 임시로 넣어 둔 오래된 날짜도 날짜로 집계됩니다.

대시보드가 비어 있다면 리스트 뷰로 전환해 프로젝트에 캔버스가 있는지 확인하고, 필터를 지우고, 프로젝트 접근 권한을 확인하세요. 최근에 섹션이나 권한을 바꿨다면 새로고침한 뒤 다시 확인하세요.