프로젝트 이해하기

프로젝트는 여러 캔버스를 한데 묶어 팀이 함께 관리할 수 있게 해 줍니다. 어떤 캔버스끼리 한 묶음인지, 캔버스마다 누가 맡고 있는지, 마감일이 언제인지, 어느 섹션에 있는지, 작업이 얼마나 완료 단계로 넘어갔는지 팀이 알아야 할 때 프로젝트를 사용하세요.

실제 작업은 캔버스에서 합니다. 프로젝트는 그 캔버스들을 한눈에 파악할 수 있게 정리해 줍니다. 예를 들어 출시 프로젝트에는 출시 브리프, 홈페이지 검토, 보도자료, 회고 같은 캔버스가 있을 수 있습니다. 프로젝트의 섹션을 보면 각 캔버스가 작업 흐름의 어느 단계에 있는지 알 수 있습니다.

아래 영상에서 칸반 카드를 캔버스로 여는 방법부터 뷰, 진행률, 멤버, 초대, 프로젝트 설정까지 프로젝트 사용 흐름 전체를 확인할 수 있습니다.

프로젝트 카드 하나는 캔버스 하나입니다. 카드를 열면 프로젝트 전체 화면에서 실제 작업을 하는 캔버스로 바로 이동합니다.

이 설정을 지원하는 프로젝트 뷰에서는 톱니바퀴 모양의 프로젝트 설정을 열어, 카드를 선택했을 때 캔버스를 바로 열지 캔버스 정보 먼저 확인으로 열지 정할 수 있습니다. 기본값은 캔버스를 바로 여는 방식입니다. 프로젝트에 아직 비어 있는 캔버스가 많아 들어가기 전에 설명이나 하위업무를 먼저 확인해야 한다면 캔버스 정보를 먼저 보도록 설정하세요. 이 설정은 프로젝트 뷰마다 따로 저장되며, 대시보드 뷰에는 카드 열기 설정이 없습니다.

프로젝트 구조에 대해 더 알아보려면 프로젝트 날짜, 상태, 알림, 프로젝트에서 태그와 필터 사용하기, 프로젝트 멤버 관리하기, 프로젝트 대시보드와 진행률을 참고하세요.

프로젝트가 필요한 경우

작업이 여러 캔버스나 여러 단계에 걸쳐 있다면 프로젝트를 만드세요. 제품 출시, 고객사 납품, 캠페인 기획, 리서치, 연속 워크숍, 콘텐츠 캘린더, 수업 프로젝트, 채용 계획, 행사 준비, 정기적인 팀 운영 업무가 대표적입니다.

회의 한 번, 브레인스토밍 한 번, 문서처럼 쓰는 공간 하나, 단계별로 관리할 필요가 없는 워크숍 하나라면 프로젝트 없이 캔버스 하나로 충분합니다. 나중에 더 큰 작업의 일부가 되면 그때 프로젝트에 추가하세요.

팀에서 "어느 캔버스가 최신이에요?", "이건 누가 맡고 있어요?", "준비된 건 뭐예요?", "마감 지난 건 뭐예요?", "대시보드에 왜 진행률이 안 나와요?" 같은 질문이 반복된다면 프로젝트로 관리할 때가 된 것입니다.

프로젝트의 구성 요소

같은 캔버스가 여러 뷰에 표시됩니다. 리스트나 칸반 보드 뷰에서 캔버스를 옮기면 복사본이 아니라 프로젝트에 있는 원래 캔버스가 옮겨집니다.

프로젝트 뷰를 바꾸면 같은 캔버스를 다른 형태로 볼 수 있습니다.

프로젝트 목록에서 프로젝트를 열면 그 안의 캔버스와 섹션이 표시됩니다.

프로젝트 리스트 뷰의 동작

프로젝트 리스트 뷰는 캔버스를 정리할 때 가장 많은 정보를 한 화면에 보여 줍니다. 캔버스를 섹션별로 묶어 보여 주고 이름, 담당자, 공동 작업자, 마감일, 태그 열을 표시합니다. 화면이 넓으면 생성일이나 수정일 열도 표시될 수 있습니다.

캔버스를 여러 개 추가하거나, 섹션 이름을 바꾸거나, 캔버스를 다른 섹션으로 옮기거나, 담당자와 날짜를 수정하거나, 태그를 붙이거나, 하위 캔버스 구조를 만들거나, 어떤 섹션이 진행률에 반영되는지 확인할 때 리스트 뷰를 사용하세요.

리스트의 각 행은 최상위 캔버스일 수도 있고 하위 캔버스일 수도 있습니다. 최상위 캔버스는 섹션 바로 아래에 있고, 하위 캔버스는 다른 캔버스 아래에 들어가 있어 상위 캔버스에서 펼치거나 접을 수 있습니다. 하위 캔버스의 전체 구조는 하위 캔버스 사용하기를 참고하세요.

섹션과 진행률

섹션은 캔버스를 보기 좋게 묶는 데서 그치지 않습니다. 섹션 메뉴에서 섹션을 완료로 설정할 수 있고, 완료 섹션에 있는 최상위 프로젝트 캔버스는 모두 프로젝트 진행률과 대시보드 번다운에서 완료로 집계됩니다. 완료 섹션은 여러 개 설정할 수 있습니다.

예를 들어 승인과 게시를 모두 완료 섹션으로 설정하면, 둘 중 어느 섹션으로 옮긴 최상위 캔버스든 완료로 계산됩니다. 초안, 검토, 보류 섹션에 있는 최상위 캔버스는 전체 수에는 포함되지만 완료로 계산되지 않습니다.

작업 이력이 이미 쌓인 프로젝트에서도 섹션을 완료로 설정할 수 있고, 설정하는 즉시 기존 섹션 이력을 활용할 수 있습니다. 프로젝트 진행률이 갱신되면 그 섹션에 있던 최상위 캔버스가 완료로 계산됩니다. 처음에는 일반 섹션으로 시작했다가 나중에 어떤 섹션을 끝난 일로 볼지 정하는 팀에 유용합니다.

캔버스의 하위업무는 별도로 관리됩니다. 캔버스 안의 하위업무를 완료하면 그 캔버스 작업이 진척되는 데 도움이 되지만, 프로젝트 진행률은 하위업무 완료 여부가 아니라 캔버스가 있는 섹션을 기준으로 계산합니다.

캔버스 옮기기와 하위 캔버스로 넣기

역할과 현재 뷰에서 허용된다면 프로젝트 리스트 뷰에서 캔버스를 드래그해 옮길 수 있습니다. 놓는 위치에 따라 결과가 다릅니다.

정렬 기준을 직접 지정해 둔 상태라면 같은 섹션 안에서 행 순서를 바꾸지 못할 수 있습니다. 화면의 순서가 정렬 기준에 따라 정해지기 때문입니다. 다른 섹션으로 옮기는 것은 행 순서가 아니라 캔버스의 섹션을 바꾸는 동작이므로 정렬 중에도 가능할 수 있습니다.

상위 캔버스를 자신의 하위 캔버스 아래로 옮길 수는 없습니다. 하위 캔버스 구조가 순환하지 않도록 막아 둔 것입니다.

다른 프로젝트로 옮기기와 복사하기

캔버스 메뉴에서 다른 프로젝트로 이동이나 다른 프로젝트에 복사를 선택할 수 있습니다. 이동하면 캔버스가 속한 위치가 바뀌고, 복사하면 대상 프로젝트에 새 캔버스가 하나 더 생깁니다. 복사는 템플릿, 정기 회의, 고객사별 버전을 만들 때 유용합니다. 다만 두 캔버스를 같은 기준 문서처럼 다루면 어느 쪽이 최신인지 헷갈릴 수 있습니다.

이동하거나 복사할 때 대상으로 프로젝트나 캔버스를 고를 수 있는 경우도 있습니다. 프로젝트를 고르면 그 프로젝트의 최상위 캔버스가 되고, 캔버스를 고르면 그 캔버스의 하위 캔버스가 됩니다. 자세한 내용은 프로젝트에서 캔버스 관리하기를 참고하세요.

섹션 메뉴에서는 섹션 전체를 다른 프로젝트로 옮기거나 복사할 수 있습니다. 권한과 접근 조건을 충족하면 섹션 구조와 그 안의 캔버스가 함께 옮겨지거나 복사됩니다. 다른 프로젝트에서도 같은 작업 단계가 필요하다면 섹션을 복사하고, 섹션 자체가 다른 프로젝트에 있어야 한다면 섹션을 옮기세요.

접근 권한과 공개 범위

프로젝트 접근 권한과 캔버스 접근 권한은 다를 수 있습니다. 프로젝트는 열 수 있지만 그 안의 접근이 제한된 캔버스는 열 수 없는 사람도 있고, 프로젝트 전체에는 접근할 수 없지만 캔버스 하나만 직접 공유받은 사람도 있습니다.

워크스페이스 역할, 프로젝트 역할, 캔버스 권한, 보관 여부, 삭제 여부, 비회원 여부, 공유된 프로젝트인지 여부, 워크스페이스 기능 설정에 따라 메뉴가 숨겨지거나 비활성화될 수 있습니다. 이동, 복사, 섹션, 진행률 관련 메뉴가 보이지 않는다면 대개 현재 역할이나 상황에서 허용되지 않는 작업입니다.

캔버스를 다른 프로젝트로 옮긴 뒤 공동 작업자가 캔버스에 접근하지 못한다면, 그 사람이 이전 프로젝트를 통해 접근하고 있었는지 확인하세요. 옮긴 프로젝트에서 프로젝트 멤버 관리하기로 추가하거나 캔버스를 직접 공유하면 됩니다.

자주 쓰는 프로젝트 구성

출시 프로젝트라면 기획, 크리에이티브, 검토, 승인, 게시 섹션을 만드세요. 승인과 게시가 끝난 일을 뜻한다면 두 섹션을 완료로 설정해 진행률과 번다운에 반영합니다. 브리프, 디자인 자료 검토, QA 메모, 출시 당일 상황 공유, 회고는 각각 캔버스로 만드세요.

고객사 프로젝트라면 준비, 킥오프, 검토, 승인, 인계 섹션을 만드세요. 고객사에 보여 줄 캔버스는 알아보기 쉬운 이름을 붙이고, 고객사가 봐야 하는 캔버스나 프로젝트 영역만 공유하세요.

정기 운영 업무라면 섹션은 단순하게 유지하세요. 팀, 위험도, 채널, 우선순위, 지역처럼 여러 섹션에 걸치는 분류는 태그로 관리합니다.

처음에 설정할 것

프로젝트 이름, 몇 개의 섹션, 실제로 작업할 첫 캔버스부터 만드세요. 책임자가 분명해야 하는 캔버스에는 담당자를, 일정이 중요한 캔버스에는 날짜를 지정하세요. 캔버스 태그는 팀이 실제로 그 태그로 필터링할 때만 추가하세요. 완료 섹션은 어떤 섹션이 끝난 일을 뜻하는지 팀이 합의한 뒤에 설정하세요.

작업이 시작되기도 전에 완벽한 체계를 만들 필요는 없습니다. 프로젝트는 실제 캔버스 작업이 담겨 있을 때 유용합니다. 팀에서 구조가 필요하다는 이야기가 나올 때 하나씩 추가하세요.

프로젝트가 복잡해졌다면 새로 만들기 전에 필터, 섹션 이름, 캔버스 이름부터 확인하세요. 복잡해 보이는 원인은 대부분 뷰, 이름, 태그 설정에 있습니다.

문제가 생겼을 때

캔버스가 보이지 않는다면 필터를 해제하고, 뷰를 바꾸고, 프로젝트 안에서 검색하세요. 그래도 없다면 모든 캔버스, ALLO에서 검색하기, 휴지통을 확인하세요.

프로젝트 진행률이 예상과 다르다면 어떤 섹션이 완료로 설정되어 있는지, 캔버스가 실제로 그 섹션에 있는지, 최근에 섹션을 바꾼 뒤 대시보드나 프로젝트 목록이 갱신되었는지 확인하세요.

프로젝트는 보이지만 편집할 수 없다면 데이터가 사라진 것이 아니라 권한 문제일 가능성이 큽니다. 읽기 전용으로 보일 때, 공유받은 작업에 접근할 수 없을 때, 멤버, 비회원, 외부 협업자를 참고하세요.