멤버, 비회원, 외부 협업자
워크스페이스 역할, 항목 권한, 비회원 접근을 구분해 누군가의 접근을 막고 있는 지점을 정확히 찾아 해결합니다.
접근 권한은 네 단계로 나뉩니다
ALLO는 사람이 워크스페이스에 어떤 자격으로 속해 있는지와, 특정 작업에 어떤 권한을 가졌는지를 따로 관리합니다. 이 구분을 알면 "왜 이 사람은 이걸 못 보나요?", "왜 읽기 전용인가요?", "왜 멤버에 안 보이나요?", "왜 초대 버튼이 없나요?" 같은 질문 대부분이 풀립니다.
접근 문제는 보통 다음 네 단계와 관련이 있습니다.
- 워크스페이스 관계: 워크스페이스 멤버인지, 워크스페이스 관리자인지, 비회원인지, 외부 협업자인지, 비활성화된 멤버인지
- 공유 항목 접근: 특정 프로젝트, 캔버스, 대시보드, 파일, 업무, 목표·OKR 항목을 열 수 있는지
- 콘텐츠 권한: 그 항목을 보기만 할 수 있는지, 댓글을 남길 수 있는지, 편집할 수 있는지
- 관리 권한: 소유권, 멤버 접근, 관리자 설정처럼 영향이 큰 설정을 바꿀 수 있는지
이 구분이 중요한 이유는 외부 협업자가 워크스페이스 멤버 목록에 속하는 유형이 아니기 때문입니다. 외부 협업자는 항목 단위로 권한을 받은 사람입니다. 예를 들어 한 클라이언트가 공유 프로젝트의 외부 협업자이면서 공유 캔버스의 검토자일 수 있고, 동시에 멤버에는 나타나지 않을 수 있습니다.
워크스페이스 전반을 먼저 보려면 워크스페이스 이해하기를, 정식 멤버를 초대하려면 워크스페이스 멤버 초대하기를, 외부 사람에게 좁은 범위의 접근만 주려면 비회원과 외부 협업자 초대하기를 참고하세요.
사용 조건과 권한
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 사용 가능 플랜 | 모든 ALLO 워크스페이스. 일부 비회원, 외부 협업자, 관리자 기능은 플랜과 워크스페이스 설정에 따라 다를 수 있습니다. |
| 지원 환경 | 웹 앱, 데스크톱 앱, 모바일에서 지원되는 검토 화면 |
| 역할과 접근 권한을 볼 수 있는 사람 | 멤버는 보통 자신의 권한과, 열 수 있는 작업에 표시되는 설정을 볼 수 있습니다. 관리자는 워크스페이스 전체의 멤버 상태를 확인할 수 있습니다. |
| 워크스페이스 역할을 관리할 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자 또는 멤버 관리 권한이 있는 멤버 |
| 콘텐츠 접근을 관리할 수 있는 사람 | 항목과 공유 설정에 따라 소유자, 관리자, 편집자, 워크스페이스 관리자 |
| 비활성화된 접근을 되살릴 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자가 멤버를 다시 활성화하거나 공유 방식을 바꿔야 합니다. 비활성화된 멤버는 예전 캔버스 링크로 워크스페이스 접근을 스스로 되찾을 수 없습니다. |
워크스페이스 관계와 공유 항목 접근
아래 용어는 워크스페이스에 어떤 자격으로 속해 있는지, 또는 공유 항목 하나에 어떻게 접근하는지를 설명합니다. 이 용어만으로 ALLO 전체에서 무엇을 할 수 있는지가 정해지지는 않습니다.
| 관계 | 의미 | 주로 보이는 곳 | 할 수 있는 일 |
|---|---|---|---|
| 워크스페이스 멤버 | 워크스페이스에 속한 사람입니다. 멤버, 멤버 검색, 팀, 조직도, 업무 배정 목록, 멤버 관리 화면에 나타날 수 있습니다. | 홈 → 멤버, 워크스페이스 설정 → 멤버, 멤버 검색, 팀 목록 | 역할과 항목 권한이 허용하는 워크스페이스 영역을 사용할 수 있습니다. |
| 워크스페이스 관리자 | 관리 업무를 맡은 워크스페이스 멤버입니다. 보통 멤버, 역할, 결제 관련 설정, 영향이 큰 워크스페이스 설정을 관리할 수 있습니다. | 워크스페이스 설정, 결제, 멤버, 역할 메뉴, 관리자 전용 기능 | 플랜에서 허용하는 범위 안에서 멤버를 초대하고, 역할을 바꾸고, 비활성화된 멤버를 확인하고, 결제를 관리하고, 워크스페이스를 설정할 수 있습니다. |
| 외부 협업자 | 워크스페이스 멤버는 아니지만 프로젝트나 캔버스 같은 특정 공유 작업에 항목 단위 권한이 있는 사람입니다. | 프로젝트 멤버관리, 캔버스 공유, 권한 목록, 공유 항목 접근 화면 | 받은 권한에 따라 공유 항목만 보거나, 댓글을 남기거나, 편집할 수 있습니다. 멤버는 워크스페이스 멤버용이므로 외부 협업자는 공유 항목에서 관리합니다. |
| 비회원 | 비회원 입장이나 공유 링크로 들어온 사람입니다. 짧은 검토나 참여에 주로 쓰입니다. | 공유 캔버스 입장 화면, 비회원 이름 입력 화면, 입장해 있는 동안의 캔버스 협업자 목록 | 공유 항목이나 링크가 허용하는 권한을 사용합니다. 캔버스에서의 흐름은 비회원과 외부 협업자 초대하기를 참고하세요. |
| 비활성화된 멤버 | 워크스페이스 멤버 자격이 막힌 이전 멤버나 사용 중지된 멤버입니다. | 접근 오류 화면, 관리자의 멤버 복구 메뉴 | 예전 워크스페이스, 프로젝트, 캔버스 접근으로 우회할 수 없습니다. 관리자가 복구해야 합니다. |
멤버, 팀, 조직도는 워크스페이스 멤버와 조직 구조를 보여 주는 화면입니다. 공유 링크를 한 번이라도 연 모든 사람의 목록이 아닙니다. 누군가 멤버에 보이지 않는다면 다시 초대하기 전에 외부 협업자나 비회원인지 먼저 확인하세요.
콘텐츠 권한
콘텐츠 권한은 작업 하나에서 무엇을 할 수 있는지를 정합니다. 화면마다 표시 이름은 조금씩 다를 수 있지만 기본 구조는 같습니다.
| 권한 | 보통 할 수 있는 일 | 할 수 없는 일 |
|---|---|---|
| 보기 | 작업을 열어 봅니다. | 편집할 수 없고, 댓글도 남기지 못할 수 있습니다. |
| 댓글 | 댓글과 답글을 남기고, 사람을 멘션하고, 댓글을 지원하는 곳에서 검토에 참여합니다. | 캔버스 오브젝트, 프로젝트 구조, 워크스페이스 설정은 바꿀 수 없습니다. |
| 편집 | 캔버스 오브젝트, 프로젝트 캔버스, 해당 화면에서 편집할 수 있는 항목 등 작업 내용을 바꿉니다. | 편집 권한이 있다고 워크스페이스 역할이나 결제를 바꿀 수 있는 것은 아닙니다. |
| 소유자 또는 관리자 | 항목을 책임지며, 항목에 따라 삭제, 소유권 이전, 접근 설정도 할 수 있습니다. | 항목 하나의 소유자라고 워크스페이스 관리자가 되는 것은 아닙니다. |
워크스페이스 역할과 콘텐츠 권한은 함께 적용됩니다. 워크스페이스 멤버도 비공개 캔버스에서는 읽기 전용일 수 있습니다. 워크스페이스 관리자라도 공유 항목을 관리하려면 해당 항목에서 작업해야 할 수 있습니다. 외부 협업자는 워크스페이스 설정을 보지 못해도 캔버스 하나는 편집할 수 있습니다. 비회원은 링크나 초대에 댓글 권한이 있을 때만 캔버스에 댓글을 남길 수 있습니다.
접근 권한을 확인하는 곳
| 확인할 것 | 확인하는 곳 |
|---|---|
| 워크스페이스에 속한 사람인가요? | 홈 → 멤버 또는 워크스페이스 설정 → 멤버 |
| 관리자인가요? | 워크스페이스 설정 → 멤버 → 역할 열이나 역할 메뉴 |
| 캔버스 하나에 접근할 수 있나요? | 캔버스 → 공유 |
| 프로젝트나 프로젝트 안의 캔버스에 접근할 수 있나요? | 프로젝트 멤버 관리. 캔버스 하나만 공유해야 한다면 캔버스 공유 |
| 비회원이나 외부 협업자인가요? | 공유 항목의 권한 목록이나 항목 안의 비회원·협업자 표시 |
| 비활성화된 멤버인가요? | 워크스페이스 설정 → 멤버 또는 관리자 복구 메뉴 |
| 링크는 맞는데 계정이 다른가요? | 권한을 바꾸기 전에 로그인한 이메일을 확인하고 워크스페이스를 전환하세요. |
알맞은 접근 방식 고르기
| 접근 방식 | 이럴 때 사용하세요 | 시작하는 곳 |
|---|---|---|
| 워크스페이스 초대 | 팀에 소속되어 멤버에 표시되고, 팀에 들어가고, 워크스페이스 전반에서 업무를 배정받고, 워크스페이스 소식을 계속 받아야 할 때 | 워크스페이스 멤버 초대하기 |
| 항목 공유 | 프로젝트, 캔버스, 대시보드, 파일, 업무, 목표·OKR 항목 하나만 필요할 때. 클라이언트, 협력업체, 검토자, 강사, 특정 활동에 참여하는 학생처럼 접근 범위를 좁게 유지해야 하는 사람에게 알맞습니다. | 프로젝트 멤버관리, 캔버스 공유, 또는 해당 항목의 공유 설정 |
| 비회원 접근 | 정식 워크스페이스 멤버가 되지 않고 공유 캔버스에 들어와야 할 때. 빠른 검토, 실시간 워크숍, 클라이언트 설명, 임시 협업에 유용합니다. | 비회원과 외부 협업자 초대하기 |
| 비활성화 | 워크스페이스 멤버가 더 이상 워크스페이스에 속하지 않아야 할 때. 비활성화하면 예전 직접 링크도 막힙니다. | 비활성화된 워크스페이스에 접근하기 |
비활성화된 사람이 나중에 외부 협업자로만 접근해야 한다면, 관리자가 예전 멤버 자격에 기대지 말고 멤버 상태를 정리한 뒤 필요한 작업을 다시 공유해야 합니다.
자주 있는 상황
| 상황 | 원인 | 해결 방법 |
|---|---|---|
| 팀원이 워크스페이스에 들어왔는데 캔버스 하나를 편집하지 못합니다. | 워크스페이스 멤버 자격은 활성 상태지만 캔버스 권한이 보기나 댓글입니다. | 캔버스 → 공유에서 항목 권한을 바꾸세요. 관리자 기능이 필요한 경우가 아니라면 관리자로 바꾸지 마세요. |
| 클라이언트가 캔버스는 여는데 멤버에는 없습니다. | 워크스페이스 멤버가 아니라 해당 캔버스의 비회원이나 외부 협업자일 가능성이 높습니다. | 캔버스의 공유 대화상자에서 권한을 관리하세요. |
| 협력업체가 프로젝트 하나는 여는데 멤버에는 없습니다. | 해당 프로젝트의 외부 협업자일 가능성이 높습니다. | 멤버가 아니라 프로젝트의 멤버관리에서 관리하세요. |
| 예전 링크를 열면 권한이 없다고 나옵니다. | 항목 공유가 해제됐거나, 삭제·이동됐거나, 접근이 제한됐거나, 멤버 비활성화로 막혔을 수 있습니다. | 현재 워크스페이스, 로그인한 이메일, 항목 권한, 멤버 상태를 확인하세요. 작업에 접근할 수 없을 때를 참고하세요. |
| 검토자가 댓글을 남기지 못합니다. | 링크나 초대가 보기 권한만 주었거나, 현재 항목 상태에서는 댓글을 쓸 수 없습니다. | 항목 권한을 댓글이나 편집으로 바꾸세요. 그래도 메뉴가 보이지 않으면 읽기 전용일 때를 참고하세요. |
| 관리자 버튼이 보이지 않습니다. | 워크스페이스 관리자가 아니거나, 플랜에 해당 기능이 없거나, 워크스페이스가 아니라 항목에서 하는 작업일 수 있습니다. | 워크스페이스 멤버 관리하기와 멤버 역할 바꾸기를 참고하세요. |
| 이전 멤버의 이름이 예전 댓글이나 기록에 남아 있습니다. | 접근 권한이 사라져도 과거 작성자 정보는 남을 수 있습니다. | 대부분 정상입니다. 그 사람이 아직 비공개 작업을 열 수 있다면 관리자에게 멤버 상태를 확인해 달라고 요청하세요. |
권한과 표시 범위에서 구분할 것
다음은 서로 다른 개념이니 섞어 생각하지 마세요.
- 멤버 목록에 보이는 것과 접근 권한은 다릅니다. 멤버, 팀, 조직도는 워크스페이스 멤버와 조직 구조를 보여 주는 화면이고, 캔버스나 프로젝트의 권한 목록이 그 항목의 실제 접근 목록입니다.
- 과거 기록에 보이는 것과 현재 권한은 다릅니다. 활동, 댓글, 알림, 작성자 정보에는 예전 작업과 관련된 이름이 남을 수 있지만, 그 사람이 지금 활성 멤버라는 뜻은 아닙니다.
- 워크스페이스 단위 접근은 워크스페이스 관리자가, 항목 단위 접근은 항목 소유자와 관리자가 관리합니다. 항목 접근 문제를 매번 워크스페이스 역할 변경으로 풀지 마세요.
- 외부 협업자와 비회원에게는 필요한 만큼만 권한을 주세요. 검토에는 보기나 댓글, 작업 참여에는 편집을 주고, 워크스페이스 멤버 자격은 팀에 계속 참여할 사람에게만 주세요.
- 비활성화된 멤버의 접근은 일부러 엄격하게 막습니다. 예전 캔버스 URL, 프로젝트 링크, 열려 있던 세션으로도 워크스페이스에 다시 들어올 수 없어야 합니다.
자주 하는 실수
- URL만 복사해 보내고 권한도 준 것으로 생각합니다. URL은 비공개 작업을 가리킬 수 있습니다. 받은 사람에게 접근 오류가 나면 공유 설정을 바꾸거나 알맞은 권한으로 초대하세요.
- 외부 검토자를 워크스페이스 멤버로 추가합니다. 그러면 멤버 목록에 표시되고, 라이선스를 차지하고, 나중에 정리하기도 어렵습니다. 접근 범위를 좁게 유지해야 한다면 비회원과 외부 협업자 초대하기를 참고하세요.
- 비공개 캔버스나 프로젝트 문제를 워크스페이스 역할 변경으로 해결하려 합니다. 대부분 권한을 너무 넓게 주게 됩니다. 먼저 팀원과 작업 공유하기, 캔버스 공유하기, 프로젝트 멤버관리에서 항목 권한을 바꾸세요.
- 팀에 넣으면 모든 항목에 접근할 수 있다고 생각합니다. 팀은 워크스페이스 멤버를 묶는 기능입니다. 공유가 필요한 항목에서는 해당 팀이나 멤버를 따로 허용해야 합니다. 팀 관리하기를 참고하세요.
접근 권한이 이상할 때 해결하기
- 로그인한 계정을 확인합니다. 한 이메일로 초대를 수락하고 다른 이메일로 로그인한 채 링크를 열어서 생기는 문제가 많습니다.
- 현재 워크스페이스를 확인합니다. 링크가 맞아도 다른 워크스페이스를 보고 있으면 이상하게 보일 수 있습니다.
- 워크스페이스 멤버 자격 문제인지 항목 권한 문제인지 구분합니다. 멤버에 있어야 할 사람이 없다면 워크스페이스 초대를 보내거나 다시 보냅니다. 워크스페이스는 열리는데 특정 캔버스가 열리지 않는다면 그 캔버스의 권한을 바꿉니다.
- 비활성화된 사람이라면 워크스페이스 관리자에게 복구 방법을 정해 달라고 요청합니다. 워크스페이스 멤버로 다시 활성화하거나, 이전 멤버 상태를 정리한 뒤 항목 하나를 외부 협업자로 공유하는 방법이 있습니다. 예전 링크를 계속 다시 열어 보라고 안내하지 마세요.
- 알림센터나 알림, 예전 이메일에서 시작된 문제라면 원래 작업이 삭제, 이동, 보관, 공유 해제됐는지 확인합니다. 그다음 작업이 사라진 것처럼 보일 때나 공유 문서함 접근 문제 해결하기를 참고하세요.
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