멤버, 비회원, 외부 협업자

접근 권한은 네 가지 층으로 나뉩니다

ALLO는 한 사람이 워크스페이스와 맺는 관계와, 특정 작업물 하나에서 갖는 권한을 분리합니다. 이 구분을 알면 “왜 이 사람은 이걸 못 보나요?”, “왜 보기 전용인가요?”, “왜 구성원에 보이지 않나요?”, “왜 초대 버튼이 없나요?” 같은 질문의 대부분이 훨씬 빨리 풀립니다.

접근 문제는 보통 네 가지 층이 함께 얽혀 있습니다.

1. 워크스페이스 관계: 이 사람이 워크스페이스 멤버, 워크스페이스 관리자, 비회원, 외부 협업자, 비활성화된 멤버 중 어디에 해당하는지입니다.
2. 공유 항목 접근: 특정 프로젝트, 캔버스, 대시보드, 파일, 작업 항목, 목표관리(OKRs) 항목을 열 수 있는지입니다.
3. 콘텐츠 권한: 그 항목을 보기만 할 수 있는지, 댓글을 남길 수 있는지, 편집할 수 있는지입니다.
4. 관리 책임: 담당자 변경, 멤버 접근, 관리자 설정처럼 더 위험한 컨트롤을 바꿀 수 있는지입니다.

이 차이가 중요한 이유는 외부 협업자가 워크스페이스 디렉토리 유형이 아니기 때문입니다. 외부 협업자는 항목 수준 접근 권한을 가진 사람입니다. 클라이언트가 공유 프로젝트 하나의 외부 협업자이고, 공유 캔버스 하나의 리뷰어이면서, 동시에 구성원에는 보이지 않을 수 있습니다.

워크스페이스의 큰 구조를 먼저 보려면 워크스페이스 이해하기에서 시작하세요. 정식 멤버를 초대하려면 워크스페이스 멤버 초대하기를 사용하세요. 외부 사람에게 좁은 범위의 접근만 열어야 한다면 비회원 및 외부 협업자 초대하기를 참고하세요.

사용 가능 여부 및 권한

워크스페이스 관계와 공유 항목 접근

아래 용어는 워크스페이스에 대한 관계 또는 공유 항목 하나에 대한 접근을 설명합니다. 이 용어가 그 사람이 ALLO의 모든 곳에서 무엇을 할 수 있는지 자동으로 정하지는 않습니다.

구성원은 워크스페이스 멤버, 팀, 조직도를 위한 공간입니다. 공유 링크를 열어본 모든 사람의 전체 목록이 아닙니다. 누군가 구성원에 보이지 않는다면 다시 초대하기 전에 그 사람이 외부 협업자나 비회원인지 먼저 확인하세요.

콘텐츠 수준 권한

콘텐츠 수준 권한은 작업물 하나에서 그 사람이 무엇을 할 수 있는지 설명합니다. 표면에 따라 라벨은 달라질 수 있지만, 실제 모델은 일관됩니다.

워크스페이스 역할과 콘텐츠 권한은 함께 작동합니다. 워크스페이스 멤버가 비공개 캔버스에서는 보기 전용일 수 있습니다. 워크스페이스 관리자도 공유 항목을 관리하려면 올바른 항목 맥락이 필요할 수 있습니다. 외부 협업자는 워크스페이스 설정을 보지 않고도 캔버스 하나를 편집할 수 있습니다. 비회원은 링크나 초대가 댓글 접근을 허용할 때만 캔버스에 댓글을 남길 수 있습니다.

접근 권한을 확인할 위치

알맞은 접근 경로 선택하기

비활성화된 사람이 나중에 외부 협업자로만 접근해야 한다면, 관리자는 예전 멤버십에 기대지 말고 멤버 상태를 먼저 정리한 뒤 특정 작업물을 다시 공유해야 합니다.

자주 헷갈리는 상황

권한과 표시 범위에서 기억할 점

아래 차이는 섞지 않는 편이 좋습니다.

• 디렉토리에 보이는 것과 접근 권한이 보이는 것은 다릅니다. 구성원은 워크스페이스 멤버, 팀, 조직도를 위한 멤버 디렉토리입니다. 캔버스나 프로젝트 권한 목록은 해당 항목의 접근 목록입니다.
• 과거 기록에 보이는 것과 현재 접근 권한은 다릅니다. 활동, 댓글, 알림, 작성자 정보에는 과거 작업과 연결된 이름이 보일 수 있지만, 그 사람이 현재 활성 워크스페이스 멤버라는 뜻은 아닙니다.
• 워크스페이스 관리자는 워크스페이스 수준 접근을 관리합니다. 항목 담당자와 매니저는 항목 수준 접근을 관리합니다. 모든 항목 접근 문제를 워크스페이스 관리자 역할 변경으로 풀지 마세요.
• 외부 협업자와 비회원에게는 필요한 최소 접근만 주는 것이 좋습니다. 리뷰에는 보기 또는 댓글, 기여에는 편집, 계속 함께 일하는 팀 참여에는 워크스페이스 멤버십을 사용하세요.
• 비활성화된 멤버의 접근은 의도적으로 엄격합니다. 비활성화된 멤버는 예전 캔버스 URL, 프로젝트 링크, 실시간 연결, 공유 항목 경로를 통해 워크스페이스 접근을 되찾으면 안 됩니다.

흔한 실수

• URL만 복사하고 접근 권한이 부여됐다고 생각합니다. URL은 비공개 작업물을 가리킬 수 있습니다. 받는 사람이 접근 오류를 보면 공유 설정을 업데이트하거나 알맞은 권한으로 초대하세요.
• 외부 리뷰어를 워크스페이스 멤버로 추가합니다. 이렇게 하면 그 사람이 디렉토리에 보이고, 라이선스를 사용하며, 나중에 정리하기 더 어려워질 수 있습니다. 접근 범위를 좁게 유지해야 한다면 비회원 및 외부 협업자 초대하기를 사용하세요.
• 비공개 캔버스나 프로젝트 문제를 해결하려고 워크스페이스 역할을 바꿉니다. 보통 너무 넓은 조치입니다. 먼저 팀원과 작업 공유하기, 캔버스 공유하기, 프로젝트 멤버 관리로 항목 권한을 고치세요.
• 팀을 지정하면 모든 항목에 자동으로 접근할 수 있다고 생각합니다. 팀은 워크스페이스 멤버를 정리합니다. 공유가 필요한 항목은 여전히 그 팀이나 멤버를 허용해야 합니다. 팀 관리하기를 참고하세요.

접근 권한이 이상해 보일 때 복구하기

1. 로그인한 계정을 확인하세요. 초대를 한 이메일로 수락하고, 다른 이메일로 로그인한 상태에서 링크를 열어 접근 문제가 생기는 경우가 많습니다.
2. 현재 워크스페이스를 확인하세요. 유효한 링크라도 다른 워크스페이스를 보고 있으면 이상하게 보일 수 있습니다.
3. 문제가 워크스페이스 멤버십인지 항목 권한인지 나누세요. 그 사람이 구성원에 있어야 하는데 없다면 워크스페이스 초대를 보내거나 다시 보내세요. 워크스페이스는 열 수 있지만 특정 캔버스를 열 수 없다면 그 캔버스 권한을 업데이트하세요.
4. 그 사람이 비활성화되었다면 워크스페이스 관리자에게 올바른 복구 방식을 선택해 달라고 요청하세요. 워크스페이스 멤버로 다시 활성화하거나, 예전 멤버 상태를 정리한 뒤 항목 하나를 외부 협업자로 다시 공유해야 합니다. 예전 링크를 계속 다시 열어 보라고 안내하지 마세요.
5. 문제가 알림센터, 알림, 예전 이메일에서 시작됐다면 원래 작업이 삭제, 이동, 보관, 공유 해제되었는지 확인하세요. 그런 다음 작업이 사라진 것처럼 보일 때 또는 공유 문서함 접근 문제 해결을 사용하세요.