워크스페이스 책임이 바뀔 때 역할을 바꿉니다
워크스페이스 역할은 워크스페이스 전체에 걸친 책임을 정합니다. 누군가가 멤버 관리, 설정, 결제와 가까운 영역, 워크스페이스 구성, 다른 관리 작업을 새로 맡거나 내려놓아야 할 때 역할을 바꾸세요. 읽기 전용 캔버스 하나를 해결하려고 워크스페이스 역할부터 바꾸지 마세요.
문제가 작업물 하나에만 있다면 그 항목의 권한을 바꾸세요. 문제가 워크스페이스 관리라면 워크스페이스 역할을 바꿉니다. 관리자 권한은 편집 권한보다 훨씬 넓기 때문에 이 둘을 구분해야 합니다. 접근 모델은 멤버, 비회원, 외부 협업자 이해하기에서 이어서 볼 수 있습니다.
지원 범위 및 권한
| 항목 | 상세 내용 |
|---|---|
| 지원 대상 | 모든 워크스페이스. 사용할 수 있는 역할과 역할 이름은 플랜과 워크스페이스 설정에 따라 달라질 수 있습니다. |
| 지원 환경 | 웹 앱, 데스크톱 앱, 모바일 앱 |
| 역할을 바꿀 수 있는 사람 | 워크스페이스 관리자 또는 역할 관리 권한이 있는 사람 |
| 역할을 바꿀 수 있는 대상 | 활성화된 워크스페이스 멤버. 비회원과 외부 협업자는 멤버 역할 메뉴가 아니라 공유된 항목의 권한에서 관리합니다. |
| 역할 변경이 영향을 주는 범위 | 워크스페이스 수준의 관리자 기능. 항목별 권한은 따로 바꿔야 할 수 있습니다. |
역할을 바꾸는 위치
- 올바른 워크스페이스에 접속해 있는지 확인합니다.
- 워크스페이스 설정 → 멤버를 열거나, 현재 워크스페이스에서 제공하는 멤버 관리 화면을 엽니다.
- 이름이나 이메일로 멤버를 검색합니다.
- 역할 메뉴 또는 멤버 작업 메뉴를 엽니다.
- 새로운 역할을 선택합니다.
- ALLO가 확인을 요청하면 변경을 확인합니다.
- 보이는 메뉴나 권한이 바로 바뀌지 않으면 해당 멤버에게 새로고침을 요청하세요.
사람을 찾을 수 없다면 외부 협업자, 비회원, 초대된 사용자, 비활성화된 멤버 중 어디에 해당하는지 확인하세요. 워크스페이스 역할은 활성화된 워크스페이스 멤버에게만 있습니다.
역할을 높이기 전에 확인할 사항
| 확인할 사항 | 확인해야 하는 이유 |
|---|---|
| 정확한 사람과 이메일 | 잘못된 계정에 관리자 권한을 주지 않습니다. |
| 실제 책임 | 관리자 역할은 일회성 작업이 아니라 계속 맡는 책임과 맞아야 합니다. |
| 결제 민감도 | 관리자는 설정에 따라 결제, 라이선스, AI 크레딧, 저장 공간, 결제와 가까운 설정을 보거나 관리할 수 있습니다. |
| 멤버 관리 | 관리자는 다른 사람을 초대하거나 비활성화하거나 역할을 바꿀 수 있습니다. |
| 항목별 권한 | 그 사람이 프로젝트나 캔버스 하나만 필요로 한다면 워크스페이스 역할 대신 해당 항목을 공유하세요. |
역할을 낮추기 전에 확인할 사항
관리자 책임이 더 이상 필요하지 않을 때 역할을 낮춥니다. 먼저 그 사람이 결제, 멤버 복구, 워크스페이스 설정을 관리할 수 있는 유일한 관리자인지 확인하세요. 특정 흐름을 아는 사람이 그 사람뿐이라면 역할을 낮추기 전에 책임을 넘겨야 합니다.
역할을 낮춰도 그 사람이 만든 작업물은 삭제되지 않습니다. 다만 관리자 메뉴가 보이지 않고 관리할 수 있는 범위가 줄어들 수 있습니다. 역할을 바꾼 뒤 특정 항목에 접근하지 못한다면 해당 항목의 권한을 따로 확인하세요.
워크스페이스 역할과 항목별 권한
| 필요한 작업 | 더 나은 해결 방법 |
|---|---|
| 팀원이 캔버스 하나를 편집해야 합니다. | 그 캔버스를 편집 권한으로 공유합니다. |
| 팀원이 프로젝트 하나를 검토해야 합니다. | 프로젝트나 해당 작업 항목을 보기 또는 댓글 권한으로 공유합니다. |
| 매니저가 멤버를 초대해야 합니다. | 워크스페이스 관리자 또는 멤버 관리 역할을 검토합니다. |
| 재무 담당자가 결제 화면을 봐야 합니다. | 지원되는 경우 결제 접근 권한이 있는 워크스페이스 역할을 사용합니다. |
| 클라이언트가 캔버스에 댓글을 남겨야 합니다. | 워크스페이스 역할이 아니라 비회원 또는 외부 협업자 접근을 사용합니다. |
항목 하나의 접근 문제를 해결하기에 역할 변경은 너무 큰 도구입니다. 조심해서 사용하세요.
역할 활용 예시
부서 리더가 워크스페이스 멤버 관리를 맡게 됐다면 워크스페이스 관리자나 멤버 관리를 위한 역할로 바꿉니다.
디자이너가 캔버스 하나만 업데이트하면 된다면 그 캔버스의 편집 권한을 부여하세요. 워크스페이스 설정을 바꿀 필요가 없다면 관리자로 만들지 않아도 됩니다.
기존 관리자가 다른 팀으로 옮겼다면 멤버, 결제, 복구 경로를 관리할 다른 관리자가 있는지 확인한 뒤 역할을 낮춥니다.
비회원에게 댓글 권한이 필요하다면 공유 링크나 초대 권한을 바꾸세요. 비회원은 워크스페이스 관리자가 될 수 없습니다.
자주 하는 실수
캔버스 하나를 편집하지 못한다는 이유만으로 관리자로 만들지 마세요. 워크스페이스 수준의 권한을 너무 넓게 주게 되고, 항목 권한 문제는 그대로 남을 수 있습니다.
인수인계 없이 마지막으로 믿을 수 있는 관리자의 역할을 낮추지 마세요. 누군가는 초대, 결제와 가까운 설정, 비활성화된 멤버 복구, 멤버 역할을 관리할 수 있어야 합니다.
역할 메뉴에서 외부 협업자를 찾지 마세요. 외부 협업자는 워크스페이스 멤버가 아니므로 공유된 항목에서 권한을 관리합니다.
역할 변경이 열려 있는 모든 브라우저 탭에 즉시 반영된다고 가정하지 마세요. 변경 후에도 기대한 메뉴가 보이지 않으면 해당 멤버에게 새로고침을 요청하세요.
역할 변경으로 문제가 해결되지 않을 때 대처법
멤버가 여전히 항목을 열 수 없다면 항목 권한을 확인하세요. 캔버스 공유하기, 팀원과 작업 공유하기, 프로젝트 멤버 관리하기에서 항목별 접근 권한을 설정하는 흐름을 볼 수 있습니다.
관리자 메뉴가 여전히 보이지 않는다면 그 멤버가 올바른 워크스페이스에 있고, 역할을 바꾼 이메일 계정으로 로그인했는지 확인하세요. 그런 다음 페이지를 새로고침하거나 데스크톱 앱을 다시 시작합니다.
멤버 관리 화면에서 사람을 찾을 수 없다면 워크스페이스에서 제거됐는지, 비활성화됐는지, 다른 이메일로 초대됐는지 확인하세요. 자세한 흐름은 워크스페이스 멤버 관리하기를 참고합니다.
역할을 바꿨는데 결제 화면에 접근할 수 없다면 워크스페이스 플랜과 해당 역할이 결제 관리를 허용하는지 확인하세요. 결제 정보 열기에서 결제 화면 접근 흐름을 볼 수 있습니다.
잘못된 역할을 줬다면 바로 원래 역할로 되돌리고, 민감한 메뉴가 노출된 동안 최근 멤버 관리나 결제 작업이 있었는지 확인합니다.