Modificare il ruolo di un membro

Modificare i ruoli quando cambiano le responsabilità nel workspace

I ruoli all'interno del workspace determinano l'ampiezza delle responsabilità di ciascun utente. Modificate un ruolo quando un membro deve iniziare o smettere di gestire altri utenti, le impostazioni generali, le aree sensibili relative alla fatturazione, la configurazione del workspace o altre funzioni amministrative. Non utilizzate la modifica del ruolo nel workspace come prima opzione per risolvere un problema di canvas in sola lettura.

Se la difficoltà risiede nell'accesso a un singolo elemento di lavoro, modificate le autorizzazioni di quell'elemento specifico. Se invece si tratta di gestire l'amministrazione del workspace, cambiate il ruolo dell'utente all'interno del workspace. Questa distinzione è fondamentale perché l'accesso come amministratore è molto più esteso rispetto all'autorizzazione di modifica. Consultate Membri, Ospiti e collaboratori esterni per comprendere meglio il modello di accesso.

Disponibilità e autorizzazioni

Dove modificare un ruolo

1. Confermate di trovarvi nel workspace corretto.
2. Aprite Impostazioni del workspace → Membri, oppure la sezione per la gestione dei membri disponibile nel vostro workspace.
3. Cercate il membro per nome o indirizzo email utilizzando la funzione Cerca.
4. Aprite il menu dei ruoli o le azioni del membro.
5. Scegliete il nuovo ruolo.
6. Confermate la modifica se ALLO richiede una conferma.
7. Chiedete al membro di aggiornare la pagina o l'applicazione se le opzioni a sua disposizione non si aggiornano immediatamente.

Se non riuscite a trovare la persona desiderata, verificate se si tratta di un collaboratore esterno, di un Ospite, di un utente invitato o di un membro disattivato. Soltanto i membri attivi del workspace possono avere dei ruoli assegnati a livello di workspace.

Prima di aumentare un livello di ruolo

Prima di ridurre un livello di ruolo

Riducete il livello di un ruolo quando un utente non necessita più delle responsabilità amministrative. Prima di procedere, verificate se tale utente sia l'unico amministratore in grado di gestire la fatturazione, il ripristino dei membri o le impostazioni del workspace. Se si tratta dell'unica persona a conoscenza di determinate procedure, provvedete a trasferire tali responsabilità prima di apportare modifiche.

La riduzione del livello di ruolo non elimina il lavoro svolto dall'utente. Essa si limita a nascondere le funzioni di amministrazione e a ridurre gli elementi che l'utente può gestire. Se l'utente dovesse perdere l'accesso a un elemento specifico in seguito alla modifica del ruolo, verificate separatamente le autorizzazioni di quell'elemento.

Ruoli del workspace e autorizzazioni degli elementi a confronto

La modifica dei ruoli è uno strumento ad ampio spettro per gestire l'accesso ai singoli elementi. Utilizzatela con estrema cautela.

Esempi pratici

Se il responsabile di un dipartimento assume la gestione dei membri del workspace, promuovetelo ad amministratore del workspace o assegnategli il ruolo utilizzato nel vostro spazio di lavoro per tale scopo.

Se un designer ha bisogno di aggiornare un singolo canvas, fornitegli l'accesso di modifica su quel canvas. Non nominatelo amministratore del workspace a meno che non debba gestire anche le impostazioni del workspace.

Se un ex amministratore ha cambiato team, riducete il suo ruolo dopo aver confermato che un altro amministratore sia attivo per gestire membri, fatturazione e procedure di ripristino dell'accesso.

Se un Ospite ha bisogno dell'accesso per inserire commenti, modificate il link di condivisione o le autorizzazioni di invito. Gli Ospiti non possono diventare amministratori del workspace.

Errori comuni

Non nominate un utente amministratore del workspace solo perché non riesce a modificare un singolo canvas. Ciò gli garantirebbe un'autorità eccessiva a livello di workspace e potrebbe comunque non risolvere il problema di autorizzazione del canvas stesso.

Non riducete il livello dell'ultimo amministratore affidabile senza aver prima organizzato un passaggio di consegne. È sempre necessario che qualcuno sia abilitato a gestire inviti, impostazioni di fatturazione, ripristino di utenti disattivati e ruoli dei membri.

Non cercate i collaboratori esterni nel menu dei ruoli dei membri. I collaboratori esterni non sono membri del workspace, pertanto vengono gestiti direttamente dall'elemento condiviso.

Non date per scontato che una modifica del ruolo si aggiorni istantaneamente in tutte le schede aperte del browser. Chiedete al membro interessato di ricaricare la pagina se le funzioni previste risultano ancora nascoste dopo la modifica.

Risoluzione dei problemi con la modifica dei ruoli

Di seguito sono riportati i problemi riscontrati più comunemente con la modifica dei ruoli e le relative istruzioni di risoluzione:

• Il membro non riesce ad aprire un elemento anche dopo la modifica del ruolo:
  • Le autorizzazioni dell'elemento specifico, come il canvas o il progetto, non sono configurate per consentire l'accesso.
  • Verificate e aggiornate le autorizzazioni dell'elemento tramite le guide Condividere un canvas o Gestire i membri del progetto.
• Una funzione amministrativa risulta ancora nascosta per il membro:
  • L'applicazione o il browser dell'utente non ha ricaricato correttamente lo stato della sessione.
  • Chiedete all'utente di verificare di aver effettuato l'accesso con l'account corretto, quindi ricaricate la pagina o riavviate l'applicazione desktop.
• La persona è scomparsa dall'elenco di gestione dei membri:
  • L'utente potrebbe essere stato rimosso, disattivato o invitato con un indirizzo email differente.
  • Consultate la guida Gestire i membri del workspace per verificare lo stato dell'utente.
• La modifica del ruolo doveva concedere l'accesso alla fatturazione ma l'utente riscontra errori:
  • Il piano attivo del workspace o lo specifico ruolo assegnato non supportano la gestione finanziaria.
  • Consultate Visualizzare la fatturazione.
• È stato assegnato un ruolo errato per errore:
  • Una modifica errata può esporre opzioni sensibili ad account non autorizzati.
  • Ripristinate immediatamente il ruolo corretto e verificate le ultime azioni eseguite nel workspace.