Condividere una canvas

Condividete una canvas quando qualcuno ha bisogno di visualizzare, commentare, modificare o revisionare il lavoro all'interno di ALLO. La condivisione non consiste semplicemente nel copiare un URL. La parte fondamentale è scegliere i permessi corretti in modo che le persone possano svolgere il proprio compito senza rischiare di alterare accidentalmente il lavoro che dovrebbero solo esaminare.

L'accesso alla canvas può derivare da più percorsi. Una persona potrebbe essere in grado di aprire la canvas perché è un membro del workspace, un collaboratore di progetto, un collaboratore diretto sulla canvas, un collaboratore esterno o un ospite dotato di un link di condivisione. Quando esaminate gli accessi, considerate sia la canvas stessa, sia le impostazioni del progetto o del workspace in cui è inserita. La rimozione di un percorso di accesso potrebbe non rimuoverli tutti.

Dove effettuare la condivisione

Aprite la canvas e selezionate Condividi nell'intestazione. La finestra di condivisione può includere le schede Condividi, Incorpora ed Esporta, a seconda del tipo di canvas, delle impostazioni del workspace e del contesto. Alcuni tipi di canvas o modelli nascondono le schede non applicabili. Se si applica una sola opzione, ALLO la mostra senza la barra delle schede.

La scheda Condividi è l'area di gestione dei permessi. Utilizzatela per invitare persone, esaminare i collaboratori correnti, attivare o disattivare la condivisione tramite link, scegliere i permessi del link, copiare il link di condivisione generato, mostrare un QR code quando disponibile e verificare il testo di stato del link corrente.

Gli ospiti non vedono il normale controllo Condividi. Se un ospite ha la necessità di aggiungere qualcun altro, un membro del workspace o il proprietario della canvas dovrà gestire la richiesta dalla funzione Condividi.

Condividi, Incorpora ed Esporta svolgono compiti diversi

Queste tre schede rappresentano opzioni di output distinte, non tre versioni dello stesso link.

Utilizzate Condividi quando le persone hanno bisogno di accedere alla canvas dal vivo in ALLO. Questo controllo stabilisce chi può visualizzare, commentare, modificare, accedere come ospite o aprire un link. Se qualcuno deve continuare a lavorare, lasciare feedback o vedere i successivi aggiornamenti, iniziate da qui.

Utilizzate Incorpora quando una canvas a pagine deve apparire dal vivo all'interno di un altro sito o pagina web. ALLO genera il codice iframe da un link di incorporamento e mostra un'anteprima quando la canvas corrente lo supporta. Le canvas incorporate dipendono dal link generato, dal sito di destinazione e dal comportamento dell'iframe del browser. Se il link viene rinnovato, disabilitato o scade, gli incorporamenti esistenti che utilizzano il vecchio link smetteranno di funzionare.

Utilizzate Esporta quando qualcuno ha bisogno di un file PDF statico. L'esportazione non concede l'accesso dal vivo alla canvas. Crea invece un PDF che può essere inviato via e-mail, scaricato, allegato, archiviato o inoltrato all'esterno di ALLO. Una volta che un PDF lascia ALLO, le modifiche ai permessi della canvas non possono ritirare quella copia. Consultate Esportare una canvas in PDF per informazioni su intervallo di pagine, qualità, consegna e limitazioni di accesso.

Le whiteboard freeform possono mostrare meno opzioni di output. La condivisione può rimanere disponibile poiché l'accesso è comunque applicabile, mentre l'incorporamento e l'esportazione richiedono la struttura a pagine tipica di quegli output.

Livelli di autorizzazione

Anche i ruoli del workspace e del progetto possono influire su ciò che una persona può fare. Se l'associazione a un progetto concede già l'accesso, la finestra di condivisione della canvas potrebbe non essere l'unico percorso di autorizzazione; consultate Gestire le canvas nei progetti per informazioni sull'accesso alle canvas a livello di progetto.

Utilizzate la schermata dei permessi como fonte di verità prima di inviare un link all'esterno del vostro team. Un link privato risulterà comunque inaccessibile per chi non è stato invitato, mentre un link di condivisione è progettato appositamente per le persone che necessitano di accedere dall'esterno dei normali confini di associazione.

Invitare le persone direttamente

Utilizzate il campo di invito per aggiungere membri del workspace, collaboratori correnti o indirizzi e-mail. I suggerimenti mostrano in via preferenziale i membri attivi del workspace e i collaboratori esistenti, quando disponibili. Gli utenti disattivati sono esclusi dai suggerimenti per evitare di invitare accidentalmente qualcuno che non può partecipare.

Scegliete il livello di autorizzazione prima di inviare l'invito. Utilizzate Cmd+Enter su Mac o Ctrl+Enter su Windows e Linux per inviare l'invito quando la finestra supporta la scorciatoia. Premete Esc per chiudere la finestra di dialogo.

Se invitate un indirizzo e-mail che non appartiene a un membro del workspace, la persona potrebbe accedere tramite un flusso di ospiti o di collaborazione esterna, a seconda delle impostazioni del workspace e dei permessi del link.

Condividere un link

Utilizzate la condivisione tramite link quando l'accesso non deve dipendere dall'inserimento manuale di ciascun destinatario. Abilitate o generate il link, scegliete i permessi del link e copiatelo. La finestra di condivisione può mostrare anche un'opzione QR code, utile per workshop, aule e collaborazioni in presenza.

I permessi del link sono fondamentali. Un link di sola visualizzazione è ideale per i resoconti finali. Un link di commento è ottimo per le sessioni di feedback. Un link di modifica consente ai destinatari di alterare la canvas, quindi utilizzatelo solo quando tutti coloro che ricevono il link sono autorizzati ad apportare modifiche.

I link di condivisione sono diversi dai link a pagine, oggetti e commenti copiati all'interno della canvas. I link di condivisione consentono di gestire l'accesso. I link di precisione copiati aiutano qualcuno ad atterrare nel punto esatto dopo che l'accesso è già stato stabilito. Consultate Link privati e link di condivisione nella canvas per comprendere appieno questa distinzione.

ALLO può memorizzare un permesso di link preferito durante la configurazione e potrebbe adattarsi se il server restituisce una diversa autorizzazione consentita. Se l'autorizzazione mostrata dopo la creazione del link differisce da quella prevista, fidatevi dell'impostazione visibile finale e modificatela deliberatamente se disponete dei permessi necessari.

Se disattivate la condivisione tramite link, il link precedentemente copiato non funzionerà più come percorso di accesso. Se rinnovate o reimpostate un link di condivisione, inviate il nuovo link a chi ha ancora bisogno di accedere. I vecchi link smetteranno di funzionare dopo il rinnovo.

Gestire i membri

Utilizzate la gestione dei membri per esaminare chi ha accesso e con quale ruolo. Rimuovete gli utenti che non necessitano più di accedere, abbassate i permessi al termine di una revisione e verificate i collaboratori esterni prima di condividere lavori sensibili. Consultate Gestire i membri della canvas per il flusso di lavoro completo di gestione dei membri, inclusi inviti diretti, ospiti, collaboratori esterni, accessi basati su link e righe di membri in sola lettura.

Se qualcuno può accedere alla canvas attraverso un ruolo di progetto o di workspace, la rimozione di un invito diretto sulla canvas potrebbe non rimuovere del tutto il suo accesso. Verificate l'associazione al progetto se l'accesso persiste dopo aver rimosso un collaboratore a livello di canvas.

Se una canvas si trova all'interno di un progetto condiviso, l'accesso al progetto può rendere un utente collaboratore della canvas anche se non è stato invitato direttamente dalla finestra di condivisione. Se una persona deve accedere esclusivamente a una singola canvas, condividete direttamente tale canvas invece di invitarla nel progetto più ampio.

Condividere con ospiti

Gli ospiti possono aprire una canvas condivisa attraverso un flusso di ingresso ospiti, quando la canvas lo consente. Potrebbero visualizzare un'anteprima, inserire il proprio nome e continuare come ospiti prima che l'editor completo venga caricato. Gli ospiti non vedono tutti i controlli del proprietario, e alcune azioni come Condividi, Presenta, la gestione dei modelli, la creazione di sub-canvas e la moderazione delle discussioni sono limitate.

Utilizzate la collaborazione ospite quando condividete contenuti all'esterno del workspace. Se l'ospite deve apportare modifiche, scegliete un permesso che consenta la modifica. Se deve solo rivedere il lavoro, scegliete l'accesso di commento.

La collaborazione esterna è più ampia della schermata di ingresso dell'ospite. Una persona esterna al workspace può essere invitata a una canvas o a un progetto senza dover diventare un membro effettivo del workspace. I suoi permessi devono essere gestiti dall'elemento condiviso, non dall'elenco Persone.

Utilizzare un PIN o codice della canvas

Quando il workspace lo supporta e disponete dei permessi necessari, utilizzate Gestisci PIN della canvas dal menu di intestazione della canvas per aggiungere o gestire la protezione dell'accesso tramite PIN. Questa funzione è separata dalla scelta dei permessi di visualizzazione, commento o modifica. Un PIN può proteggere l'ingresso, ma il ruolo dell'utente determina comunque cosa può fare una volta effettuato l'accesso.

Se qualcuno segnala un errore di password o PIN, verificate che disponga del link più recente, del PIN corretto e dei permessi di accesso. Gli errori di password bloccano gli utenti nel flusso di ingresso invece di aprire la canvas completa.

Un PIN o codice di accesso non sostituisce le autorizzazioni. Protegge l'ingresso, ma non stabilisce se l'utente possa visualizzare, commentare, modificare, esportare o alterare gli accessi dopo l'ingresso. Consultate Utilizzare un PIN o codice della canvas per dettagli su configurazione, proprietà, ingresso degli ospiti e risoluzione dei problemi.

Condividere posizioni esatte

Utilizzate Copia link pagina dal menu delle pagine, Copia link dal menu degli elementi o Copia link commento da Commenti e menzioni quando qualcuno ha bisogno di atterrare in un punto preciso.

I link di precisione richiedono comunque che l'utente disponga dell'accesso alla canvas. Condividete prima la canvas quando l'accesso non è sicuro, quindi inviate il link alla pagina, l'oggetto o il commento.

Condivisione in sola lettura e con restrizioni

La condivisione in sola lettura è utile quando la canvas deve essere visibile ma non modificabile. Utilizzatela per resoconti finali, anteprime per i clienti, revisioni degli stakeholder o materiale archiviato. Se è necessario raccogliere feedback, utilizzate invece l'accesso di commento.

Alcuni download di file, download di immagini, azioni di esportazione e impostazioni del proprietario possono rimanere limitati anche quando qualcuno può visualizzare la canvas. Questo comportamento è intenzionale nei workspace che proteggono i file sorgente o limitano l'estrazione esterna.

Cosa può andare storto

Se qualcuno visualizza l'errore "Nessun permesso", "Nessuna canvas trovata" o un errore di accesso simile, verificate l'account con cui ha effettuato l'accesso, il link utilizzato, l'accesso al progetto, l'associazione diretta alla canvas, l'accesso ospite e se la canvas sia stata spostata, archiviata, eliminata o non sia più condivisa.

Se un utente riesce ad aprire la canvas principale ma non una sub-canvas, condividete direttamente la sub-canvas o verificate che risieda in un progetto a cui l'utente può accedere. L'accesso alla canvas principale non garantisce sempre l'accesso a ogni canvas collegata.

Se il pulsante Condividi è assente, potreste essere un ospite, utilizzare una vista che non gestisce gli accessi o non disporre dei permessi per gestire la condivisione.

Se i collaboratori riescono a visualizzare ma non a commentare o modificare, modificate il loro ruolo dalla finestra di condivisione o dalle impostazioni di accesso al progetto. L'aggiornamento della pagina non trasformerà l'accesso di visualizzazione in accesso di commento o modifica.

Se una persona esterna non riesce ad accedere come ospite, verificate la condivisione tramite link, l'accesso ospite, il PIN o la password e se il workspace consenta la collaborazione esterna per quella specifica canvas.