Utilizzare un PIN o un codice di accesso della canvas

Un PIN della canvas è un codice di ingresso a 4 cifre per una singola canvas. Utilizzatelo quando le persone corrette dispongono già di un link, di un invito, di un ruolo di progetto o di un ruolo dell'area di lavoro, ma desiderate che il contenuto della canvas rimanga bloccato finché non conoscono il PIN.

In alcuni messaggi precedenti potrebbe essere utilizzato il termine codice di accesso o password. Per l'accesso alla canvas, considerateli come la stessa funzione: l'etichetta visibile nel prodotto è PIN della canvas.

Un PIN rappresenta un controllo aggiuntivo. Non sostituisce la condivisione, l'appartenenza, la proprietà o i livelli di autorizzazione. Gli utenti necessitano comunque dell'accesso alla canvas e il loro ruolo definirà se possono visualizzare, commentare, modificare o gestire la canvas dopo aver inserito il PIN corretto.

Cosa protegge un PIN della canvas

Quando una canvas ha un PIN, ALLO richiede il codice prima di caricare l'intero contenuto della canvas. Chi dispone del percorso di accesso corretto ma è privo del PIN rimarrà sulla schermata di accesso protetta invece di raggiungere l'editor.

Il PIN blocca l'intera esperienza della canvas: le pagine, gli elementi, le modifiche, i commenti, la presenza, la chat, le chiamate e le altre superfici di collaborazione dal vivo non si apriranno nel normale editor finché non viene superato il controllo di ingresso.

Un PIN non rende la canvas completamente invisibile. Il destinatario può comunque vedere che esiste una canvas protetta, visualizzarne il nome, la destinazione di un link o una schermata di ingresso. Questo comportamento è previsto: ALLO necessita di un contesto sufficiente per indicare alla persona cosa sta tentando di aprire. Il PIN protegge i contenuti e l'accesso all'editor, non ogni singola traccia dell'esistenza della canvas.

Dopo aver inserito il PIN corretto, continuano ad applicarsi i normali permessi dell'utente. Chi ha permessi di visualizzazione rimane un visualizzatore. Chi ha permessi di commento può commentare se tale accesso è stato concesso. Chi ha permessi di modifica può modificare se l'accesso in modifica è stato autorizzato. Il PIN non eleva il livello di accesso di nessuno.

Quando utilizzare un PIN

Utilizzate un PIN della canvas quando desiderate condividere una canvas aggiungendo al contempo un controllo di ingresso leggero per un momento specifico o per un determinato pubblico.

È utile per le classi e i gruppi di studenti quando un docente vuole preparare una canvas in anticipo, condividere il link in tempo e distribuire il PIN all'inizio dell'attività.

Funziona bene per i team o i gruppi di lavoro quando la canvas è pertinente a un progetto ampio, mas il contenuto non è ancora pronto per essere aperto da tutti i colleghi. Gli utenti possono sapere che la canvas esiste, ma il lavoro rimane bloccato fino alla condivisione del PIN.

Utilizzatelo per l'accesso riservato a clienti o revisori quando il link potrebbe essere inoltrato all'interno di un team di clienti, ma il PIN deve essere inviato tramite un canale controllato.

È utile anche per workshop, interviste, sessioni di formazione e revisioni pianificate. Potete preparare la canvas, impostare le autorizzazioni, inviare il link e distribuire il PIN poco prima dell'accesso degli utenti.

Non utilizzate il PIN como unico limite di accesso per lavori altamente sensibili. Mantenete restrittivi i permessi di condivisione effettivi, rimuovete gli utenti che non necessitano più dell'accesso, disattivate i link di condivisione al termine delle attività e utilizzate il PIN come controllo aggiuntivo piuttosto che come intero modello di sicurezza.

Chi può impostare, modificare o rimuovere un PIN

La gestione del PIN della canvas è separata dal normale accesso in visualizzazione, commento e modifica. Il permesso di modifica consente di modificare il contenuto della canvas, ma non implica automaticamente la possibilità di gestire il PIN.

Nella maggior parte delle aree di lavoro, i proprietari delle canvas e gli amministratori dell'area di lavoro possono impostare, modificare o rimuovere il PIN della canvas. Anche alla persona che ha creato la canvas potrebbe essere consentito gestirlo, purché disponga ancora dell'accesso richiesto. Alcune aree di lavoro consentono a ruoli di tipo docente o amministratore di gestire i PIN in base alle impostazioni dell'area di lavoro.

Gli ospiti, i visualizzatori, chi commenta e la maggior parte dei redattori non possono gestire il PIN della canvas. I membri dell'area di lavoro che possono aprire la canvas potrebbero comunque necessitare dell'intervento di un proprietario o di un amministratore per impostare o rimuovere il PIN.

Se l'opzione Gestisci PIN della canvas è mancante o disattivata, i motivi più probabili sono che l'area di lavoro non supporta la protezione tramite PIN, il contesto corrente della canvas non lo consente, siete un ospite o il vostro account non dispone dei permessi per gestire il PIN. Chiedete al proprietario della canvas o a un amministratore dell'area di lavoro di apportare la modifica.

Aggiungere un PIN della canvas

Aprite la canvas, quindi aprite the menu nell'intestazione della canvas e selezionate Gestisci PIN della canvas. Nei punti in cui ALLO mostra le azioni delle schede della canvas, la stessa azione di gestione potrebbe essere disponibile anche dal menu della canvas.

Selezionate Imposta un PIN della canvas, inserite un PIN a 4 cifre e confermatelo. Condividete il PIN separatamente dal link della canvas se questo risulta più sicuro per il vostro gruppo.

Utilizzate un codice sufficientemente facile da inserire per i partecipanti alla sessione, ma non ovvio per chi non deve unirsi. Evitate codici come 0000, 1111 o l'anno in corso per le revisioni con i clienti, le attività didattiche e le sessioni di team allargate.

ALLO non utilizza il PIN per definire il ruolo del destinatario. Impostate il permesso di condivisione della canvas separatamente. Se gli studenti devono solo commentare, concedete l'accesso in commento. Se un cliente deve solo effettuare una revisione, concedete l'accesso in visualizzazione o in commento. Se un collega deve modificare, concedete l'accesso in modifica tramite Condividi, l'accesso al progetto o l'impostazione appropriata per i membri.

Modificare o rimuovere un PIN

Utilizzate nuovamente l'opzione Gestisci PIN della canvas per modificare il codice o rimuoverlo.

Modificate il PIN se il codice è stato condiviso troppo ampiamente, se un gruppo di classe o di workshop cambia, se una revisione del cliente passa a una nuova fase o se la canvas deve rimanere protetta ma il pubblico precedente non deve più accedere.

Rimuovete il PIN quando la canvas non necessita più del controllo di ingresso aggiuntivo. La rimozione del PIN non rimuove i membri, non disattiva i link di condivisione e non modifica il ruolo di nessuno. Rimuove semplicemente la richiesta del codice. Verificate separatamente le impostazioni di condivisione se desiderate limitare l'accesso.

Gli utenti non possono leggere il PIN corrente direttamente dalla canvas. In caso di smarrimento del PIN, un utente con i permessi di gestione del PIN deve modificarlo, rimuoverlo o utilizzare l'opzione di ripristino mostrata nella propria area di lavoro. Se siete un ospite o un visualizzatore e non conoscete il PIN, chiedete il codice corrente al proprietario della canvas o all'amministratore dell'area di lavoro.

Condividere una canvas protetta da PIN

Configurate innanzitutto il percorso di accesso, quindi condividete il PIN con il pubblico corretto.

Per gli utenti specifici, invitateli da Condividi e scegliete l'accesso in visualizzazione, commento o modifica. Successivamente, inviate il PIN tramite il canale considerato sicuro per quel gruppo.

Per una classe, un workshop o un gruppo temporaneo, generate un link di condivisione con il permesso appropriato, inviate il link in anticipo e mostrate il PIN quando il gruppo deve accedere. Se la canvas deve essere bloccata nuovamente dopo la sessione, modificate o rimuovete il PIN e valutate se mantenere attivo il link di condivisione.

Per la revisione riservata al cliente, condividete il link e il PIN solo con i referenti del cliente che devono aprirlo. L'accesso in commento è preferibile all'accesso in modifica per le revisioni. Se un cliente ha solo bisogno di ispezionare il lavoro, utilizzate l'accesso in visualizzazione.

Per i team interni, siate chiari sul significato del PIN. Non si tratta di un sistema segreto di associazione ai progetti. È un controllo di ingresso alla canvas sovrapposto alle autorizzazioni esistenti dell'area di lavoro, del progetto e della canvas.

Cosa visualizzano gli utenti all'accesso

Gli utenti che dispongono dell'accesso a una canvas protetta visualizzano un messaggio che indica che la canvas è protetta da un PIN. Inseriscono il codice a 4 cifre per continuare.

Se il codice è corretto, la canvas si apre con i permessi di cui dispongono già. Se il codice è errato, rimangono sulla schermata di inserimento e devono riprovare o richiedere il PIN corrente.

Se un utente non dispone affatto dell'accesso alla canvas, il PIN non risolverà il problema. Potrebbe visualizzare un errore di accesso, una richiesta di accedere con l'account corretto o un percorso di ingresso come ospite, a seconda di come è stata condivisa la canvas. Condividete la canvas o aggiornate il suo ruolo di membro prima di prevedere l'utilizzo del PIN.

Gli ospiti con il link corretto necessitano comunque del PIN quando una canvas è protetta. Un ospite privo del PIN rimarrà nel flusso di ingresso e non potrà raggiungere l'editor completo.

Anche i membri dell'area di lavoro e del progetto necessitano del PIN. L'appartenenza all'area di lavoro o al progetto può fornire il percorso di accesso, ma non consente di ignorare il codice.

PIN e membri della canvas

Utilizzate l'opzione Gestisci membri della canvas quando dovete stabilire chi può aprire la canvas e cosa può fare. Utilizzate un PIN della canvas quando desiderate che anche le persone che dispongono già di un percorso di accesso debbano inserire un codice prima che il contenuto si apra.

Questi controlli operano in sinergia. Un gruppo di studenti può ottenere l'accesso in commento tramite un link di condivisione e necessitare comunque del PIN. Un cliente può essere invitato tramite email e necessitare comunque del PIN. Un collega può disporre dell'accesso al progetto e necessitare comunque del PIN. Dopo l'ingresso, ciascun utente mantiene il ruolo che possedeva in precedenza.

Se un utente non deve più disporre dell'accesso, rimuovetelo o riducete il suo accesso in Condividi, nelle impostazioni del progetto o nelle impostazioni dell'area di lavoro. La modifica del PIN è utile se un codice è stato condiviso in modo eccessivo, ma non elimina i percorsi di accesso esistenti.

Risoluzione dei problemi

Se l'opzione Gestisci PIN della canvas non è presente, verificate se l'area di lavoro supporta la funzione, se siete un proprietario della canvas o un amministratore dell'area di lavoro e se avete effettuato l'accesso con l'account corretto. Gli ospiti e i visualizzatori non possono gestire il PIN.

Se un collaboratore visualizza la schermata protetta ma non riesce ad accedere, verificate che disponga del PIN a 4 cifre corrente. Accertatevi inoltre che stia utilizzando il link corretto e l'account che è stato invitato.

Se qualcuno inserisce il PIN e la canvas si apre in sola lettura, significa che il suo permesso è di sola visualizzazione. Modificate il suo ruolo da Condividi o dalle impostazioni di accesso del progetto pertinente se deve commentare o modificare.

Se qualcuno può vedere che la canvas esiste ma non può visualizzarne il contenuto, questo comportamento può essere normale per una canvas protetta da PIN. La schermata di ingresso potrebbe mostrare la destinazione della canvas mentre le pagine e l'editor rimangono bloccati.

Se un ospite rimane bloccato prima dell'apertura dell'editor, verificate il link di condivisione, le impostazioni di accesso degli ospiti, il PIN e i permessi dell'ospite. Un link ospite protetto da PIN richiede sia il link abilitato per gli ospiti sia il codice corretto.

Se un PIN è stato condiviso con il pubblico errato, modificatelo. Se la canvas non deve più accettare utenti provenienti da un vecchio link, disattivate o rigenerate anche il link di condivisione.