Usar um PIN ou senha do Canvas

Um PIN do Canvas é um código de entrada de 4 dígitos para um canvas específico. Use-o quando as pessoas certas já tiverem um link, convite ou uma função no projeto ou espaço de trabalho, mas o conteúdo do canvas deve permanecer bloqueado até que elas saibam o PIN.

Algumas mensagens mais antigas podem exibir código de acesso ou senha. Para o acesso ao Canvas, trate-os como o mesmo recurso: a identificação visível do produto é PIN do Canvas.

O PIN é um portão extra. Ele não substitui o compartilhamento, a associação, a propriedade ou os níveis de permissão. O usuário ainda precisa de acesso ao canvas, e sua função continuará determinando se ele pode visualizar, comentar, editar ou gerenciar o canvas após inserir o PIN correto.

O que um PIN do Canvas protege

Quando um canvas possui um PIN, o ALLO solicita o código antes de carregar todo o conteúdo. Uma pessoa com o caminho de acesso correto, mas sem o PIN, permanecerá na tela de entrada protegida em vez de acessar o editor.

O PIN bloqueia toda a experiência do canvas: páginas, objetos, edição, comentários, presença, chat, chamadas e outras superfícies de colaboração ao vivo não se abrem como o editor normal até que a verificação de entrada seja bem-sucedida.

O PIN não torna o canvas completamente invisível. O destinatário ainda poderá ver que um canvas protegido existe, o nome dele, o destino do link ou a tela de entrada. Isso é esperado: o ALLO precisa de contexto suficiente para informar à pessoa o que ela está tentando abrir. O PIN protege o conteúdo e o acesso ao editor, não todos os vestígios de que o canvas existe.

Depois que alguém insere o PIN correto, sua permissão normal ainda se aplica. Quem visualiza continua visualizando. Quem comenta pode comentar, caso tenha acesso de comentário. Quem edita pode editar, se tiver acesso de edição. O PIN não eleva a função de ninguém.

Quando usar um PIN

Use um PIN do Canvas quando quiser compartilhar um canvas adicionando uma verificação de entrada rápida para o momento ou público específico.

Isso é muito útil para turmas e grupos de alunos quando o instrutor deseja preparar o canvas com antecedência, compartilhar o link mais cedo e fornecer o PIN quando a atividade começar.

Funciona muito bem para equipes ou grupos de trabalho quando o canvas é relevante para um projeto amplo, mas o conteúdo ainda não está pronto para ser aberto por todos os membros da equipe. As pessoas saberão que o canvas existe, mas o trabalho permanecerá bloqueado até que o PIN seja compartilhado.

Use para acesso exclusivo de clientes ou revisores quando o link puder ser encaminhado dentro da equipe do cliente, mas o PIN deve ser enviado por um canal controlado.

Também ajuda em workshops, entrevistas, sessões de treinamento e revisões em etapas. Você pode preparar o canvas, definir as permissões, enviar o link e distribuir o PIN momentos antes de as pessoas entrarem.

Não use o PIN como o único limite de acesso para trabalhos altamente confidenciais. Mantenha as permissões reais de compartilhamento restritas, remova as pessoas que não precisam mais de acesso, desative os links de compartilhamento quando terminarem e use o PIN como uma verificação extra, e não como todo o modelo de segurança.

Quem pode definir, alterar ou remover um PIN

O gerenciamento do PIN do Canvas é independente do acesso normal de visualização, comentário e edição. A permissão de edição permite que alguém altere o conteúdo do canvas, mas não significa automaticamente que essa pessoa possa gerenciar o PIN.

Na maioria dos espaços de trabalho, os proprietários do canvas e os administradores do espaço de trabalho podem definir, alterar ou remover o PIN do Canvas. A pessoa que criou o canvas também pode ter permissão para gerenciá-lo se ainda tiver o acesso necessário ao canvas. Alguns espaços de trabalho permitem que funções adicionais de instrutor ou administrador gerenciem os PINs com base nas configurações do espaço de trabalho.

Convidados, visualizadores, comentadores e a maioria dos editores não podem gerenciar um PIN do Canvas. Membros do espaço de trabalho que conseguem abrir o canvas ainda podem precisar de um proprietário ou administrador para definir ou remover o PIN para eles.

Se a opção Gerenciar PIN do Canvas estiver ausente ou desativada, os motivos mais prováveis são que o espaço de trabalho não oferece suporte à proteção por PIN, o contexto atual do canvas não permite isso, você é um convidado ou sua conta não tem permissão para gerenciar o PIN. Solicite a alteração ao proprietário do canvas ou ao administrador do espaço de trabalho.

Adicionar um PIN do Canvas

Abra o canvas, acese o menu do cabeçalho do canvas e selecione Gerenciar PIN do Canvas. Em locais onde o ALLO exibe ações nos cartões do canvas, a mesma ação de gerenciamento também pode estar disponível no menu do canvas.

Selecione Definir um PIN do Canvas, insira um PIN de 4 dígitos e confirme-o. Compartilhe o PIN separadamente do link do canvas quando isso for mais seguro para o seu grupo.

Use um código que seja fácil de ser inserido pelo público da sessão, mas não óbvio para quem não deve participar. Evite códigos como 0000, 1111 ou o ano atual para revisões de clientes, salas de aula e sessões amplas de equipe.

O ALLO não utiliza o PIN para determinar a função do destinatário. Defina a permissão de compartilhamento do canvas separadamente. Se os alunos devem apenas comentar, conceda acesso de comentário. Se um cliente deve apenas revisar, conceda acesso de visualização ou comentário. Se um colega de equipe deve editar, conceda acesso de edição por meio do Compartilhar, do acesso ao projeto ou da configuração de membro apropriada.

Alterar ou remover um PIN

Use a opção Gerenciar PIN do Canvas novamente para alterar o código ou removê-lo.

Altere o PIN quando o código for compartilhado de forma muito ampla, quando um grupo de aula ou workshop mudar, quando uma revisão de cliente passar para uma nova fase ou quando o canvas precisar continuar protegido, mas o público antigo não deve mais entrar.

Remova o PIN quando o canvas não precisar mais dessa verificação extra de entrada. Remover o PIN não remove membros, não desativa links de compartilhamento nem altera a função de ninguém. Isso apenas elimina a solicitação do código. Revise as configurações de Compartilhar separadamente caso precise restringir o acesso.

As pessoas não conseguem ler o PIN atual de volta no canvas. Se um PIN for esquecido, alguém com permissão de gerenciamento de PIN deve alterá-lo, removê-lo ou usar a opção de redefinição exibida em seu espaço de trabalho. Se você for um convidado ou visualizador e não souber o PIN, solicite o código atual ao proprietário do canvas ou ao administrador do espaço de trabalho.

Compartilhar um canvas protegido por PIN

Configure o caminho de acesso primeiro e, em seguida, compartilhe o PIN com o público correto.

Para pessoas identificadas, convide-as a partir de Compartilhar e escolha o acesso de visualização, comentário ou edição. Em seguida, envie o PIN pelo canal de confiança da sua equipe para esse grupo.

Para uma aula, workshop ou grupo temporário, crie um link de compartilhamento com a permissão correta, envie o link com antecedência e revele o PIN quando o grupo precisar entrar. Se o canvas precisar ser fechado após a sessão, altere ou remova o PIN e revise se o link de compartilhamento deve continuar ativo.

Para revisões exclusivas de clientes, compartilhe o link e o PIN apenas com os contatos do cliente que devem abri-lo. O acesso de comentário é melhor do que o de edição para revisões. Se um cliente precisar apenas inspecionar o trabalho, use o acesso de visualização.

Para equipes internas, seja explícito sobre o significado do PIN. Ele não é um sistema secreto de associação a projetos. É uma verificação de entrada no canvas sobreposta às permissões existentes do espaço de trabalho, projeto e canvas.

O que as pessoas veem ao entrar

Pessoas com acesso a um canvas protegido veem uma mensagem informando que o canvas está protegido por um PIN. Elas inserem o código de 4 dígitos para continuar.

Se o código estiver correto, o canvas se abre com a permissão que elas já possuem. Se o código estiver incorreto, elas permanecerão na solicitação e deverão tentar novamente ou solicitar o PIN atual.

Se a pessoa não tiver acesso ao canvas, o PIN não resolverá isso. Ela poderá ver um erro de acesso, uma solicitação para fazer login com a conta correta ou um caminho de entrada de convidado, dependendo de como o canvas foi compartilhado. Compartilhe o canvas ou atualize a função de membro dela antes de esperar que o PIN funcione.

Os convidados com o link correto ainda precisam do PIN quando o canvas está protegido. Um convidado que não possui o PIN permanece no fluxo de entrada e não consegue acessar o editor completo.

Membros do espaço de trabalho e do projeto também precisam do PIN. Fazer parte do espaço de trabalho ou do projeto fornece o caminho de acesso, mas não ignora o código.

PINs e membros do Canvas

Use a opção Gerenciar membros do canvas quando a dúvida for "Quem pode abrir este canvas e o que pode fazer?". Use um PIN do Canvas quando a dúvida for "As pessoas que já possuem um caminho de acesso também devem precisar de um código antes que o conteúdo seja aberto?".

Esses controles funcionam juntos. Um grupo de alunos pode receber acesso de comentário por meio de um link de compartilhamento e ainda precisar do PIN. Um cliente pode ser convidado por e-mail e ainda precisar do PIN. Um colega de equipe pode ter acesso ao projeto e ainda precisar do PIN. Após entrar, cada pessoa mantém a função que tinha antes da entrada.

Se uma pessoa não deve mais ter acesso, remova ou diminua seu acesso no Compartilhar, nas configurações do projeto ou do espaço de trabalho. Alterar o PIN é útil quando o código foi compartilhado de forma muito ampla, mas não remove todos os caminhos de acesso existentes.

Solução de problemas

Se a opção Gerenciar PIN do Canvas estiver ausente, verifique se seu espaço de trabalho oferece suporte ao recurso, se você é o proprietário do canvas ou o administrador do espaço de trabalho e se fez login com a conta correta. Convidados e visualizadores não podem gerenciar o PIN.

Se um colaborador vir a tela protegida, mas não conseguir entrar, confirme se ele possui o PIN de 4 dígitos correto. Confirme também se ele está usando o link atual e a conta que foi convidada.

Se alguém inserir o PIN e o canvas se abrir no modo de apenas leitura, sua permissão é de apenas visualização. Altere sua função no Compartilhar ou nas configurações de acesso do projeto correspondentes caso essa pessoa precise comentar ou editar.

Se alguém conseguir ver que o canvas existe, mas não conseguir visualizar o conteúdo, isso pode ser normal para um canvas protegido por PIN. A tela de entrada pode revelar o destino do canvas enquanto as páginas e o editor permanecem bloqueados.

Se um convidado estiver travado antes que o editor seja aberto, verifique o link de compartilhamento, as configurações de acesso de convidado, o PIN e a permissão do convidado. Um link de convidado protegido por PIN precisa do link habilitado para convidados e do código correto.

Se um PIN foi compartilhado com o público incorreto, altere-o. Se o canvas não deve mais aceitar pessoas de um link antigo, desative ou redetina o link de compartilhamento também.