Colaborar com convidados

A colaboração com convidados permite que alguém de fora do espaço de trabalho normal abra um canvas compartilhado e participe com as permissões que você definir. Isso é útil para clientes, participantes de entrevistas, prestadores de serviço, convidados de workshops, instrutores, alunos e revisores que não devem se tornar membros plenos do espaço de trabalho. Comece com Compartilhar um canvas para definir o nível de acesso antes da entrada deles.

O acesso de convidado é intencionalmente diferente do acesso de membro. Os convidados podem ter permissão para visualizar, comentar, editar, usar o chat do canvas ou participar de chamadas de áudio/vídeo, dependendo das configurações do canvas compartilhado e do espaço de trabalho, mas não recebem todos os controles de proprietário ou do espaço de trabalho.

Não trate "convidado" apenas como outro nome para "membro do espaço de trabalho". Um membro do espaço de trabalho pertence ao diretório do espaço de trabalho. Um colaborador externo pode ser convidado para um canvas ou projeto específico. Um convidado entra por meio de um fluxo de canvas compartilhado e fica limitado ao trabalho que foi compartilhado. Todos os três podem colaborar, mas são gerenciados de locais diferentes e podem ver controles diferentes.

O fluxo de entrada do convidado

Antes do carregamento completo do editor, os convidados veem uma tela de entrada inicial. Essa tela pode exibir o logotipo da ALLO, o contexto do criador ou do compartilhamento quando disponível, uma visualização da primeira página, o nome do canvas, um botão de login da ALLO, um campo para digitar o nome do convidado e a opção Continuar como convidado.

A visualização não é o editor completo. Antes de o acesso ser concedido, o canvas não carrega os recursos normais de comentários, presença, histórico, pesquisa, chat ou colaboração. Isso protege o canvas, impedindo a abertura de uma sessão ao vivo antes que o convidado tenha entrado de fato.

Se o nome do convidado já estiver salvo, a ALLO pode ignorar a tela de identificação e abrir o canvas diretamente. Se o acesso for revogado enquanto o convidado estiver ativo, a ALLO o redirecionará de volta para a tela de entrada.

O nome do convidado é uma identidade de exibição para a sessão compartilhada. Ele ajuda os outros colaboradores a reconhecer quem está presente, quem comentou e quem enviou mensagens no chat. Isso não torna o convidado um membro do espaço de trabalho.

Permissões de convidado

Os recursos dos convidados ainda dependem das configurações do espaço de trabalho. Se um espaço de trabalho desabilitar um recurso, o convidado não terá acesso a ele apenas porque o link do canvas foi compartilhado.

A permissão também depende do item compartilhado. Um convidado com acesso de comentário a um canvas específico não deve esperar abrir o projeto inteiro, navegar pelos arquivos do espaço de trabalho, ver a seção de Membros ou acessar outro canvas conectado. Se o convidado precisar de um acesso mais amplo, compartilhe o projeto completo ou convide-o com a função apropriada.

O que os convidados veem no canvas

Os convidados conseguem ver o conteúdo do canvas para o qual têm permissão de visualização. No cabeçalho, a tela do convidado pode mostrar as opções de Chat, Chamada, controles de perfil do convidado e uma opção de Login, quando esses recursos estiverem disponíveis. Os convidados não veem os controles normais de Compartilhar ou Apresentar.

A aba de Informações no painel lateral de colaboração é voltada para membros, e alguns metadados do painel lateral ou do projeto são exclusivos para membros. Não se espera que os convidados gereniciem a propriedade do projeto, subtarefas, recursos relacionados ou metadados no nível do espaço de trabalho.

Os convidados podem participar de comentários quando permitido, mas a moderação deles é limitada. Eles podem responder e mencionar. Eles não podem resolver, reabrir ou excluir tópicos inteiros. Os comentários individuais criados por convidados seguem as regras de permissão de autor disponíveis nesse contexto de convidado.

Os convidados podem aparecer na presença ao vivo, nos cursores nomeados, nas mensagens de chat, nas reações e nas listas de participantes de chamadas com o nome ou a identidade do convidado definida no fluxo de entrada. Essa visibilidade é voltada para a colaboração ao vivo, não para a associação de membros ao espaço de trabalho.

Compartilhar com um convidado

Abra a opção Compartilhar, convide a pessoa por e-mail ou crie um link e escolha a permissão que corresponda à atividade. Para uma revisão externa, o acesso de comentário é melhor do que o de edição. Para um workshop facilitado no qual os convidados precisam adicionar notas, escolha o acesso de edição para que o canvas seja interativo.

Se o canvas usar um PIN ou senha de acesso, envie-o por um canal adequado para a sua equipe. Um convidado com o link correto, mas com o PIN incorreto, permanecerá no fluxo de entrada e não conseguirá acessar o editor completo.

Para reuniões importantes, teste o link de convidado com antecedência. Confirme se o convidado consegue passar pela tela de entrada, digitar qualquer PIN ou senha exigida e acessar o canvas com a permissão esperada antes do início da sessão.

Cenários de colaboração com convidados

Para a revisão de um cliente, compartilhe o canvas com acesso de comentário. Peça ao cliente que insira o nome dele, deixe comentários em páginas ou objetos específicos e mencione a sua equipe apenas onde for necessária uma resposta.

Para um workshop, compartilhe o acesso de edição pouco antes da sessão, mantenha as instruções bloqueadas, use páginas para cada atividade e forneça aos convidados um link direto para a página se o canvas for muito grande.

Para uma entrevista ou estudo de usabilidade, utilize um canvas minimalista contendo apenas o material que o convidado deve visualizar. Evite expor páginas de projetos não relacionados, comentários privados ou registros de decisões internas.

Chamadas e chat para convidados

Os convidados podem iniciar ou participar de uma Chamada quando o espaço de trabalho e o canvas permitirem recursos de chamadas de áudio/vídeo. O botão de chamada pode exibir Chamada quando não houver ninguém na sala e Participar com os avatares dos participantes quando uma sala estiver ativa.

Os convidados também podem usar o Chat quando ele estiver visível no cabeçalho. Use o chat para coordenação ao vivo, mas use comentários para decisões e feedbacks que precisam permanecer vinculados ao canvas depois que o convidado sair.

Uma chamada ou mensagem de chat não eleva as permissões do convidado. Se o convidado consegue falar, mas não consegue editar, altere as permissões de compartilhamento caso a edição seja apropriada.

O que pode dar errado

Se um convidado não conseguir entrar, verifique o link, a permissão, o PIN ou a senha, as configurações de convidado do espaço de trabalho e se o canvas foi movido, arquivado, excluído ou se o acesso foi revogado.

Se um convidado vir apenas uma visualização ou tela de entrada, pode ser que ele não tenha concluído o fluxo de identificação do nome de convidado, não tenha digitado a senha correta ou não tenha recebido a aprovação de acesso.

Se um convidado não conseguir comentar, o link pode estar configurado apenas para visualização. Altere a função do convidado para comentário ou edição.

Se um convidado não conseguir editar, o link pode estar com acesso de visualização ou comentário, o objeto pode estar bloqueado, a ferramenta pode estar indisponível para convidados ou o espaço de trabalho pode restringir a ação.

Se um convidado não conseguir criar um sub-canvas, isso é o esperado. Os convidados não utilizam a ferramenta de Sub-canvas.

Se um convidado não conseguir encontrar os botões de Compartilhar, Apresentar, resolver tópico ou o painel de Informações, isso é o esperado. Esses são controles voltados para membros ou proprietários, não para convidados.

Se um convidado conseguir abrir o canvas, mas não conseguir abrir um projeto conectado, painel, biblioteca de arquivos ou outro canvas, isso pode ser o esperado. Compartilhe o trabalho adicional apenas quando for apropriado que o convidado o visualize.