Collaborer avec des invités

La collaboration d'invités permet à des personnes externes à l'espace de travail d'ouvrir un canvas partagé et d'y participer selon les autorisations attribuées. Cette fonctionnalité s'avère particulièrement utile pour les clients, les candidats à un entretien, les prestataires, les invités d'un atelier, les formateurs, les étudiants et les réviseurs qui n'ont pas vocation à devenir des membres à part entière de l'espace de travail. Commencez par consulter Partager un canvas si vous souhaitez définir le niveau d'accès avant leur arrivée.

L'accès d'invité est volontairement distinct de l'accès des membres. Les invités peuvent être autorisés à consulter, commenter, modifier, utiliser le chat du canvas ou rejoindre des appels audio/vidéo en fonction des paramètres du canvas partagé et de l'espace de travail, mais ils ne disposent pas de l'ensemble des contrôles d'administration ou de l'espace de travail.

Ne confondez pas le statut d'« invité » avec celui de « membre de l'espace de travail ». Un membre appartient à l'annuaire de l'espace de travail. Un collaborateur externe peut être invité à un canvas ou un projet spécifique. Un invité accède au document via un flux de partage et son périmètre est limité au travail partagé. Bien que ces trois profils puissent collaborer, ils sont gérés dans des espaces différents et accèdent à des commandes distinctes.

Le flux d'entrée de l'invité

Avant le chargement complet de l'éditeur, les invités accèdent à un écran d'accueil intermédiaire. Cet écran d'entrée peut afficher le logo ALLO, le contexte du créateur ou du partage s'il est disponible, un aperçu de la première page, le nom du canvas, un bouton de connexion ALLO, un champ pour saisir le nom de l'invité et l'option Continuer en tant qu'invité.

Cet aperçu ne correspond pas à l'éditeur complet. Tant que l'accès n'est pas validé, le canvas ne charge pas les commentaires habituels, la présence en direct, l'historique, la recherche, le chat ou les fonctionnalités de collaboration. Cela évite d'ouvrir une session active avant l'entrée réelle de l'invité dans le document.

Si le nom de l'invité est déjà enregistré, ALLO peut ignorer l'écran d'accueil et ouvrir directement le canvas. Si les droits d'accès sont révoqués alors que l'invité est actif, ALLO le redirige immédiatement vers l'écran d'accueil.

Le nom de l'invité sert d'identifiant d'affichage pour la session partagée. Il permet aux autres collaborateurs d'identifier les personnes présentes, les auteurs des commentaires ou des messages du chat. Ce nom ne confère en aucun cas le statut de membre de l'espace de travail.

Autorisations des invités

Les fonctionnalités accessibles aux invités dépendent des paramètres de l'espace de travail. Si une fonctionnalité y est désactivée, l'invité n'y aura pas accès, même si le lien du canvas a été partagé.

Les autorisations dépendent également de l'élément partagé. Un invité disposant d'un accès en commentaire sur un canvas spécifique ne pourra pas ouvrir l'intégralité du projet, parcourir les fichiers de l'espace de travail, voir les collaborateurs ou accéder à un autre canvas associé. Si l'invité a besoin d'un accès plus large, partagez le projet global ou invitez-le en lui attribuant un rôle adapté.

Ce que les invités voient dans le canvas

Les invités ont accès au contenu du canvas qu'ils sont autorisés à consulter. Dans l'en-tête, l'interface de l'invité peut afficher le chat, l'appel, les commandes de profil de l'invité et une option de connexion si ces fonctionnalités sont disponibles. Les invités ne voient pas les boutons habituels de partage ou de présentation.

L'onglet Informations du panneau latéral de collaboration s'adresse aux membres, et certaines métadonnées de projet ou du panneau latéral leur sont exclusivement réservées. Les invités n'ont pas à gérer la propriété des projets, les sous-tâches, les ressources associées ou les métadonnées de l'espace de travail.

Les invités peuvent participer aux commentaires si l'autorisation leur est accordée, mais les options de modération sont restreintes. Ils peuvent répondre et mentionner, mais ne peuvent pas résoudre, rouvrir ni supprimer des fils de discussion complets. Les commentaires rédigés par les invités restent soumis aux règles d'autorisation d'auteur définies dans leur contexte.

Les invités peuvent apparaître dans la présence en direct, les étiquettes de curseur, les messages de chat d'équipe, les réactions et la liste des participants aux appels avec le nom ou l'identité définis lors de l'accès. Cette visibilité est uniquement destinée à la collaboration en temps réel et n'équivaut pas à une adhésion à l'espace de travail.

Partager avec un invité

Ouvrez le menu de Partage, invitez la personne par e-mail ou générez un lien, puis attribuez-lui le niveau d'autorisation correspondant à ses besoins. Pour une révision externe, un accès en commentaire est préférable à un accès en modification. Pour un atelier collaboratif où les invités doivent ajouter des notes, optez pour un accès en modification afin de rendre le canvas interactif.

Si le canvas est protégé par un code PIN ou un mot de passe, transmettez-le par un canal sécurisé adapté à votre équipe. Un invité muni du bon lien mais d'un code PIN incorrect restera bloqué sur l'écran d'accueil intermédiaire et ne pourra pas accéder à l'éditeur.

Pour les réunions importantes, testez le lien d'invité à l'avance. Assurez-vous que l'invité parvient à franchir l'écran d'accueil, à saisir le code PIN ou mot de passe éventuel et à accéder au canvas avec l'autorisation attendue avant le début de la session.

Scénarios de collaboration avec des invités

Pour une révision client, partagez le canvas en lecture seule avec droit de commentaire. Demandez au client de saisir son nom, de laisser des commentaires sur des pages ou des éléments de canvas précis et de mentionner votre équipe uniquement lorsqu'une réponse est requise.

Pour un atelier, partagez l'accès en modification peu de temps avant le début de la session, verrouillez les instructions, utilisez des pages distinctes pour chaque activité et transmettez aux invités un lien direct vers la page concernée si le canvas est volumineux.

Pour un entretien ou un test d'utilisabilité, préparez un canvas épuré contenant uniquement les éléments que l'invité doit examiner. Évitez d'afficher les pages de projet non liées, les commentaires privés ou l'historique des décisions internes d'équipe.

Appels et chat pour les invités

Les invités peuvent démarrer ou rejoindre un appel lorsque l'espace de travail et le canvas autorisent la fonction de visioconférence. Le bouton d'appel affiche Appel lorsque personne n'est en ligne, ou Rejoindre avec les avatars des participants lorsqu'une session est en cours.

Les invités peuvent également utiliser le chat d'équipe lorsque celui-ci est affiché dans leur en-tête. Utilisez le chat pour la coordination en temps réel, mais privilégiez les commentaires pour conserver les décisions et les retours associés au canvas après le départ de l'invité.

La participation à un appel ou l'envoi d'un message dans le chat ne modifie pas les autorisations de l'invité. Si l'invité peut s'exprimer oralement mais ne peut pas modifier le document, ajustez ses autorisations de partage si la modification est requise.

Résolution des problèmes

Si un invité ne parvient pas à se connecter, vérifiez la validité du lien, les autorisations, le code PIN ou mot de passe, les paramètres de gestion des invités de l'espace de travail, et assurez-vous que le canvas n'a pas été déplacé, archivé, supprimé ou que ses accès n'ont pas été révoqués.

Si un invité ne voit que l'aperçu ou l'écran d'accueil intermédiaire, il se peut qu'il n'ait pas finalisé la saisie de son nom, saisi le bon mot de passe ou obtenu l'approbation d'accès requise.

Si un invité ne peut pas commenter, le lien de partage est probablement configuré en lecture seule. Modifiez son rôle pour l'autoriser à commenter ou à modifier.

Si un invité ne peut pas modifier, son lien d'accès est peut-être configuré en lecture seule ou en commentaire, l'élément de canvas est peut-être verrouillé, l'outil est potentiellement inaccessible aux invités ou l'espace de travail restreint cette action.

Si un invité ne peut pas créer de sous-canvas, ce comportement est normal. Les invités ne sont pas autorisés à utiliser l'outil de sous-canvas.

Si un invité ne trouve pas les fonctions de partage, de présentation, de résolution de fil de discussion ou le panneau d'informations, ce comportement est tout à fait normal. Ces commandes sont réservées aux membres de l'équipe et aux administrateurs.

Si un invité parvient à ouvrir le canvas mais ne peut accéder à un projet connecté, un tableau de bord, une bibliothèque de fichiers ou un autre canvas lié, cela est normal. Partagez ces éléments complémentaires uniquement si l'invité a besoin de les consulter.