Совместная работа с гостями

Совместная работа с гостями позволяет пользователям за пределами обычного рабочего пространства открывать общий холст и участвовать в работе с правами, которые Вы им предоставили. Это полезно для клиентов, участников интервью, подрядчиков, гостей воркшопов, преподавателей, студентов и рецензентов, которым не нужно становиться полноправными участниками рабочего пространства. Начните с раздела Совместный доступ к холсту, чтобы выбрать уровень доступа до их входа.

Гостевой доступ намеренно отличается от доступа для участников. Гостям можно разрешить просматривать, комментировать, редактировать содержимое, использовать чат холста или присоединяться к аудио- и видеозвонкам в зависимости от настроек общего холста и рабочего пространства, но они не получают все функции управления владельца или рабочего пространства.

Не следует приравнивать гостя к участнику рабочего пространства. Участник рабочего пространства относится к каталогу этого пространства. Внешний соавтор может быть приглашен на конкретный холст или проект. Гость же входит через процесс общего доступа к холсту и имеет доступ только к тем материалам, которыми с ним поделились. Все три типа пользователей могут сотрудничать, но управление ими происходит в разных разделах интерфейса, и они могут видеть разные элементы управления.

Процесс входа для гостей

Перед загрузкой полноценного редактора гости видят стартовый экран входа. На этом экране могут отображаться логотип ALLO, информация об авторе холста или параметрах общего доступа, предпросмотр первой страницы, название холста, кнопка входа в ALLO, поле для ввода имени гостя и кнопка Войти как гость.

Предварительный просмотр не является полноценным редактором. До предоставления доступа на холсте не активируются стандартные комментарии, индикаторы присутствия, история изменений, поиск, чат или другие инструменты совместной работы. Это защищает холст от запуска живой сессии до того, как гость действительно войдет в систему.

Если имя гостя уже сохранено, ALLO может пропустить экран ввода имени и открыть холст напрямую. Если доступ будет аннулирован во время активной сессии гостя, ALLO вернет пользователя на стартовый экран.

Имя гостя — это отображаемое имя для текущей общей сессии. Оно помогает другим соавторам видеть, кто присутствует на холсте, кто оставил комментарий или отправил сообщение в чате. Это имя не делает гостя участником рабочего пространства.

Права доступа гостей

Возможности гостей зависят от настроек рабочего пространства. Если функция отключена на уровне рабочего пространства, гость не получит к ней доступ просто потому, что ему отправили ссылку на холст.

Права доступа также зависят от конкретного элемента, к которому предоставлен доступ. Гость с доступом для комментирования к одному холсту не сможет открыть весь проект, просматривать файлы рабочего пространства, видеть список участников или переходить на другие связанные холсты. Если гостю нужен более широкий доступ, предоставьте доступ к проекту целиком или пригласите его с соответствующей ролью.

Что видят гости на холсте

Гости видят контент холста в соответствии с предоставленными им правами. В заголовке гостевого интерфейса могут отображаться Чат, Звонок, настройки профиля гостя и кнопка входа, если эти функции активны. Гости не видят стандартные кнопки «Поделиться» или «Презентация».

Вкладка информации на боковой панели совместной работы предназначена для участников, а часть метаданных панели и проектов доступна только им. Гости не могут управлять владельцами проекта, подзадачами, связанными ресурсами или метаданными на уровне рабочего пространства.

Гости могут участвовать в комментариях, если это разрешено, но их возможности модерирования ограничены. Они могут отвечать на комментарии и использовать упоминания, но не могут разрешать, возобновлять или удалять целые ветки обсуждений. Комментарии, оставленные гостями, подчиняются правилам авторских прав, доступным в рамках этого гостевого контекста.

Гости могут отображаться в списке активных участников, на метках курсоров, в сообщениях чата, реакциях и списках участников звонков под именем, введенным при входе. Эта видимость предназначена исключительно для совместной работы в реальном времени и не означает членства в рабочем пространстве.

Предоставление доступа гостю

Откройте меню Поделиться, пригласите пользователя по электронной почте или создайте ссылку, а затем выберите права доступа, соответствующие задаче. Для внешней оценки лучше выбрать доступ для комментирования, а не для редактирования. Для проведения воркшопа, где гостям необходимо добавлять заметки, выберите доступ для редактирования, чтобы холст оставался интерактивным.

Если на холсте установлен PIN-код или пароль, отправьте его по удобному для Вашей команды каналу связи. Гость с правильной ссылкой, но неверным PIN-кодом, останется на стартовом экране и не сможет открыть редактор.

Перед важными встречами тестируйте гостевую ссылку заранее. Убедитесь, что гость может успешно пройти стартовый экран, ввести требуемый PIN-код или пароль и получить доступ к холсту с ожидаемыми правами до начала сессии.

Сценарии совместной работы с гостями

Для оценки проекта клиентом предоставьте доступ к холсту с возможностью комментирования. Попросите клиента ввести свое имя, оставить комментарии на определенных страницах или объектах и упоминать Вашу команду только там, где требуется ответ.

Для проведения воркшопа откройте доступ для редактирования незадолго до начала сессии, заблокируйте инструкции от случайных изменений, выделите под каждое задание отдельную страницу и отправьте гостям прямую ссылку на нужную страницу, если холст слишком велик.

Для интервью или исследования юзабилити используйте минималистичный холст, содержащий только те материалы, которые должен видеть гость. Не показывайте несвязанные страницы проектов, конфиденциальные комментарии или внутренние журналы принятия решений.

Звонки и чат для гостей

Гости могут начинать звонки или присоединяться к ним, если в рабочем пространстве и на холсте активирована функция аудио- и видеозвонков. Кнопка вызова может отображать надпись Звонок, если в комнате никого нет, и Присоединиться (с аватарами участников), если сессия уже активна.

Гости также могут использовать Чат, если он отображается в их заголовке. Используйте чат для оперативной координации в реальном времени, а комментарии — для фиксации решений и отзывов, которые должны остаться привязанными к холсту после ухода гостя.

Сообщение в чате или участие в звонке не повышает уровень прав гостя. Если гость может общаться голосом, но не может редактировать содержимое, измените настройки совместного доступа, если редактирование действительно необходимо.

Возможные проблемы и их решение

Если гость не может войти, проверьте ссылку, права доступа, PIN-код или пароль, гостевые настройки рабочего пространства, а также не был ли холст перемещен, архивирован, удален или закрыт для доступа.

Если гость видит только предварительный просмотр или стартовый экран, возможно, он не ввел имя гостя, указал неверный пароль или еще не получил одобрения доступа.

Если гость не может комментировать, возможно, ссылка предоставляет доступ только для просмотра. Измените роль гостя на комментирование или редактирование.

Если гость не может редактировать содержимое, возможно, ссылка предоставляет доступ только для просмотра или комментирования, целевой объект заблокирован, инструмент недоступен для гостей или действие ограничено правилами рабочего пространства.

Если гость не может создать вложенный холст, это нормальное поведение. Гости не могут использовать инструмент создания вложенных холстов.

Если гость не может найти кнопки совместного доступа, презентации, разрешения веток обсуждений или элементы информационной панели, это нормальное поведение. Данные инструменты предназначены для участников и владельцев холста, а не для гостей.

Если гость может открыть холст, но не может открыть связанный проект, панель мониторинга, библиотеку файлов или другой холст, это нормально. Предоставляйте доступ к дополнительным материалам только тогда, когда гостю действительно необходимо их видеть.