Collaborare con gli ospiti

La collaborazione come ospite consente a utenti esterni alla normale area di lavoro di aprire un canvas condiviso e partecipare con l'autorizzazione da voi concessa. È utile per clienti, partecipanti a colloqui, appaltatori, ospiti di workshop, docenti, studenti e revisori che non devono diventare membri effettivi dell'area di lavoro. Iniziate con Condividere un canvas quando avete la necessità di scegliere il livello di accesso prima del loro ingresso.

L'accesso ospite è intenzionalmente diverso da quello dei membri. Agli ospiti può essere consentito di visualizzare, commentare, modificare, utilizzare la chat del canvas o partecipare alle chiamate audio/video a seconda delle impostazioni del canvas condiviso e dell'area di lavoro, ma non dispongono di tutti i controlli del proprietario o dell'area di lavoro.

Non considerate il termine "ospite" come un sinonimo di "membro dell'area di lavoro". Un membro dell'area di lavoro appartiene alla directory dell'area di lavoro stessa. Un collaboratore esterno può essere invitato a un canvas o a un progetto specifico. Un ospite accede invece tramite un flusso de canvas condiviso ed è limitato al lavoro che è stato condiviso. Tutti e tre i ruoli possono collaborare, ma vengono gestiti da sezioni differenti e potrebbero visualizzare controlli diversi.

Il flusso di accesso degli ospiti

Prima del caricamento dell'editor completo, gli ospiti visualizzano una schermata di accesso iniziale. Questa schermata di ingresso può mostrare il logo ALLO, il contesto del creatore o della condivisione (quando disponibile), un'anteprima della prima pagina, il nome del canvas, un pulsante di accesso ad ALLO, un campo per inserire il nome dell'ospite e l'opzione Continua come ospite.

L'anteprima non costituisce l'editor completo. Prima che l'accesso venga concesso, sul canvas non vengono caricati i normali commenti, la presenza, la cronologia, la ricerca, la chat o l'esperienza de collaborazione. In questo modo si evita l'apertura di una sessione attiva sul canvas prima che l'ospite sia effettivamente entrato.

Se il nome dell'ospite è già memorizzato, ALLO può saltare la schermata di inserimento del nome e aprire direttamente il canvas. Se l'accesso viene revocato mentre l'ospite è attivo, ALLO reindirizza l'utente alla schermata iniziale.

Il nome dell'ospite rappresenta un'identità visualizzata per la sessione condivisa. Aiuta gli altri collaboratori a riconoscere chi è presente, chi ha lasciato un commento e chi ha inviato un messaggio in chat. Questo inserimento non rende in alcun modo l'ospite un membro dell'area di lavoro.

Autorizzazioni degli ospiti

Le funzionalità a disposizione degli ospiti dipendono comunque dalle impostazioni dell'area di lavoro. Se un'area di lavoro disabilita una funzionalità, l'ospite non la otterrà solo perché il link del canvas è stato condiviso.

L'autorizzazione dipende inoltre dall'elemento condiviso. Un ospite con accesso di commento a un singolo canvas non deve aspettarsi di poter aprire l'intero progetto, sfogliare i file dell'area di lavoro, visualizzare Persone o accedere a un altro canvas collegato. Se l'ospite necessita di un accesso più ampio, condividete l'intero progetto o invitate l'utente con il ruolo appropriato.

Cosa visualizzano gli ospiti nel canvas

Gli ospiti possono visualizzare i contenuti del canvas per cui dispongono dei permessi di visualizzazione. Nell'intestazione, le viste degli ospiti possono mostrare la chat, la chiamata, i controlli del profilo dell'ospite e un'opzione di accesso (Login) quando tali funzionalità sono disponibili. Gli ospiti non visualizzano i normali controlli di condivisione o di presentazione.

La scheda Informazioni nel pannello laterale di collaborazione è orientata ai membri, e alcuni metadati del pannello laterale o del progetto sono visibili solo ai membri. Non è previsto che gli ospiti gestiscano la proprietà del progetto, le sotto-attività, le risorse correlate o i metadati a livello di area di lavoro.

Gli ospiti possono partecipare ai commenti quando consentito, ma la moderazione è limitata. Possono rispondere e menzionare. Non possono risolvere, riaprire o eliminare interi thread. I singoli commenti scritti dagli ospiti seguono le regole sui permessi dell'autore disponibili in quel contesto ospite.

Gli ospiti possono apparire nella presenza online, nelle etichette dei cursori, nei messaggi di chat, nelle reazioni e negli elenchi dei partecipanti alle chiamate con il nome dell'ospite o l'identità disponibile dal flusso de ingresso. Tale visibilità è finalizzata alla collaborazione in tempo reale e non corrisponde all'associazione come membro dell'area di lavoro.

Condividere con un ospite

Aprite Condividi, invitate la persona tramite e-mail o create un link, quindi scegliete l'autorizzazione più adatta all'attività. Per una revisione esterna, l'accesso di commento è preferibile a quello di modifica. Per un workshop facilitato in cui gli ospiti devono aggiungere note, scegliete l'accesso di modifica se il canvas deve essere interattivo.

Se il canvas utilizza un PIN o codice di accesso, inviatelo tramite un canale appropriato per il vostro team. Un ospite con il link corretto ma il PIN errato rimarrà nella schermata iniziale e non potrà accedere all'editor completo.

Per le riunioni importanti, testate il link ospite in anticipo. Verificate che l'ospite sia in grado di superare la schermata iniziale, inserire l'eventuale PIN o password richiesti e accedere al canvas con i permessi previsti prima dell'inizio della sessione.

Scenari di collaborazione ospite

Per una revisione con un cliente, condividete il canvas con accesso di commento. Chiedete al cliente di inserire il proprio nome, lasciare commenti su pagine o oggetti specifici e menzionare il vostro team solo dove è richiesta una risposta.

Per un workshop, condividete l'accesso di modifica poco prima della sessione, mantenete bloccate le istruzioni, utilizzate le pagine per ciascuna attività e fornite agli ospiti un link diretto alla pagina se il canvas è molto grande.

Per un colloquio o uno studio de usabilità, utilizzate un canvas essenziale contenente solo il materiale che l'ospite deve effettivamente visualizzare. Evitate di esporre pagine di progetto non pertinenti, commenti privati o registri delle decisioni interne.

Chiamate e chat per gli ospiti

Gli ospiti possono avviare o partecipare a una chiamata quando l'area di lavoro e il canvas abilitano le funzionalità di chiamata audio/video. Il pulsante della chiamata può mostrare la scritta Chiama quando nessuno è presente nella stanza e Partecipa con gli avatar dei partecipanti quando una stanza è attiva.

Gli ospiti possono inoltre utilizzare la chat quando è visibile nell'intestazione. Utilizzate la chat per il coordinamento in tempo reale, ma utilizzate i commenti per le decisioni e i feedback che devono rimanere associati al canvas dopo che l'ospite ha abbandonato la sessione.

Una chiamata o un messaggio in chat non comportano l'aggiornamento dei permessi dell'ospite. Se l'ospite è in grado di parlare ma non può apportare modifiche, modificate le autorizzazioni di condivisione se la modifica dei contenuti è appropriata.

Cosa può andare storto

Se un ospite non riesce ad accedere, verificate il link, le autorizzazioni, il PIN o la password, le impostazioni degli ospiti dell'area di lavoro e se il canvas è stato spostato, archiviato, eliminato o se l'accesso è stato revocato.

Se un ospite visualizza solo un'anteprima o la schermata di ingresso, potrebbe non aver completato la procedura di inserimento del nome ospite, non aver inserito la password corretta o non aver ricevuto l'approvazione per l'accesso.

Se un ospite non riesce a lasciare commenti, il link potrebbe essere di sola visualizzazione. Modificate il ruolo dell'ospite in commento o modifica.

Se un ospite non riesce a modificare i contenuti, il link potrebbe prevedere l'accesso di sola visualizzazione o commento, l'oggetto potrebbe essere bloccato, lo strumento potrebbe non essere disponibile per gli ospiti o l'area di lavoro potrebbe limitare l'azione.

Se un ospite non riesce a creare un sub-canvas, si tratta di un comportamento previsto. Gli ospiti non utilizzano lo strumento sub-canvas.

Se un ospite non riesce a trovare i comandi Condividi, Presenta, i controlli di risoluzione dei thread o il pannello Informazioni, si tratta di un comportamento previsto. Si tratta di controlli orientati ai membri o ai proprietari, non di controlli per gli ospiti.

Se un ospite riesce ad aprire il canvas ma non può accedere a un progetto collegato, a una dashboard, a una libreria de file o a un altro canvas, questo rientra nel comportamento previsto. Condividete i lavori aggiuntivi esclusivamente quando l'ospite deve effettivamente visualizzarli.