Gestire i membri della canvas

I membri della canvas sono le persone che possono aprire una canvas specifica, oltre ai ruoli che definiscono cosa possono fare al suo interno. Utilizzate la gestione dei membri quando dovete rispondere a domande pratiche sull'accesso: chi può visualizzare, chi può commentare, chi può modificare, chi ha effettuato l'accesso tramite un link e chi dovrebbe essere rimosso prima della prossima revisione.

Questa funzione è separata da un PIN della canvas. I membri e i ruoli determinano se qualcuno ha l'accesso e cosa può fare dopo l'ingresso. Un PIN aggiunge una richiesta di codice prima che il contenuto si apra.

Cosa mostra la gestione dei membri

La finestra di dialogo di condivisione della canvas può mostrare i collaboratori diretti, il proprietario della canvas, gli ospiti o i collaboratori esterni, le persone che hanno accesso tramite un link di condivisione e coloro il cui accesso deriva da un ruolo più ampio nel progetto o nell'area di lavoro.

Le righe possono includere etichette come Proprietario, Ospite o Link. Queste etichette aiutano a spiegare perché una persona appare nell'elenco degli accessi.

Proprietario indica che la persona possiede o gestisce la canvas a un livello elevato.

Ospite indica che la persona non è un normale membro dell'area di lavoro per questo percorso di accesso alla canvas. Potrebbe trattarsi di un collaboratore esterno o di qualcuno che accede tramite un flusso di ospiti.

Link indica che la persona è associata all'accesso tramite il link di condivisione anziché tramite un invito diretto alla canvas. Modificate le impostazioni del link quando quest'ultimo rappresenta il percorso di accesso.

Non date per scontato che ogni collaboratore visibile sia stato invitato direttamente dalla canvas. Anche un ruolo di progetto, un ruolo dell'area di lavoro o un link di condivisione possono rendere disponibile la canvas.

Visualizzare i membri della canvas

Aprite la canvas e selezionate Condividi. La finestra di dialogo di condivisione consente di invitare persone, scegliere i permessi, gestire i membri esistenti, attivare o disattivare la condivisione tramite link, copiare il link di condivisione e verificare il permesso corrente del link.

Quando gli avatar dei membri o l'opzione Gestisci permessi appiono nella finestra di dialogo di condivisione, apriteli per esaminare l'elenco degli accessi. Da qui, gli utenti con permessi di gestione possono modificare i ruoli o rimuovere i membri quando il percorso di accesso lo consente.

Gli ospiti non visualizzano i normali controlli di gestione della condivisione. Se un ospite ha bisogno di aggiungere qualcun altro, l'accesso deve essere gestito dal proprietario della canvas, da un amministratore dell'area di lavoro o da un membro dell'area di lavoro con permessi di condivisione.

Alcune canvas non consentono a tutti gli utenti di gestire la condivisione. Questo può accadere se siete un ospite, se la canvas fa parte di un flusso di lavoro basato su template o se il vostro account non dispone dei permessi per gestire l'accesso.

Scegliere il ruolo corretto

Selezionate il ruolo più restrittivo che consenta alla persona di svolgere il proprio lavoro.

I ruoli del progetto e dell'area di lavoro possono influire sul risultato finale. Se una persona ha accesso al progetto, la finestra di dialogo di condivisione della canvas potrebbe non essere l'unico posto in cui modificare le sue possibilità d'azione; la gestione della canvas di progetto spiega il percorso più ampio.

Invitare persone via email

Utilizzate un invito diretto via email quando sapete esattamente chi deve avere accesso. Questa è la scelta migliore per colleghi specifici, contatti dei clienti, appaltatori, revisori, docenti, studenti o fornitori che devono essere responsabili individualmente.

Aprite Condividi, inserite il nome o l'indirizzo email della persona, scegliete il ruolo e inviate l'invito. I suggerimenti mostrano preferenzialmente i membri attivi dell'area di lavoro e i collaboratori correnti. Gli utenti disattivati sono esclusi dai suggerimenti poiché non possono partecipare normalmente.

Se l'indirizzo email non appartiene a un membro dell'area di lavoro, la persona potrebbe accedere come ospite o collaboratore esterno, a seconda delle impostazioni dell'area di lavoro. Questo consente loro di collaborare sulla canvas condivisa senza diventare membri effettivi dell'area di lavoro.

Scegliete il ruolo prima di inviare. Per le revisioni esterne, l'accesso in commento è solitamente l'impostazione predefinita consigliata. Utilizzate l'accesso in modifica solo se il destinatario deve apportare modifiche dirette alla canvas.

Gestire i membri esistenti

Utilizzate Gestisci permessi per esaminare l'elenco degli accessi correnti prima di una revisione con il cliente, una lezione, un workshop, un passaggio di consegne o l'archiviazione di un progetto.

Riducete il livello di accesso al variare della fase di lavoro. Ad esempio, impostate il ruolo di un cliente da modifica a commento al termine della sessione di lavoro, oppure passate un gruppo numeroso da commento a visualizzazione dopo il completamento di una presentazione.

Rimuovete i collaboratori diretti che non necessitano più dell'accesso. La rimozione di un membro diretto della canvas non sempre elimina tutti i percorsi di accesso alla stessa. Se la persona dispone anche dell'accesso al progetto, all'area di lavoro o a un link di condivisione ancora attivo, potrebbe comunque essere in grado di aprirla.

Alcune righe non possono essere modificate dall'elenco dei membri della canvas. I proprietari, la vostra stessa riga, i membri a livello di progetto, l'accesso basato su link o le righe controllate da un percorso di autorizzazione più ampio potrebbero essere di sola lettura in quella visualizzazione. Modificate invece il percorso di accesso proprietario.

Se una persona appare con l'etichetta Link, verificate le impostazioni del link di condivisione. Se il link non è più appropriato, disattivate la condivisione tramite link, riducete il permesso del link o generate un nuovo link inviandolo solo ai destinatari corretti.

Ospiti e collaboratori esterni

Ospiti e collaboratori esterni sono utili quando qualcuno esterno all'area di lavoro ha bisogno di un accesso limitato alla canvas senza dover diventare un normale membro dell'area di lavoro.

Utilizzate gli ospiti per sessioni temporanee, workshop, interviste, attività didattiche, revisioni dei clienti e collaborazioni esterne occasionali. Un ospite può accedere tramite un link, fornire un nome visualizzato e quindi utilizzare la canvas con il permesso concesso.

Utilizzate i collaboratori esterni quando una persona esterna specifica deve mantenere nel tempo l'accesso a una canvas o a un progetto specifico. Non corrispondono comunque a membri effettivi dell'area di lavoro e devono essere gestiti dall'elemento condiviso anziché dall'elenco delle persone dell'area di lavoro.

L'accesso degli ospiti e dei collaboratori esterni dovrebbe essere rivisto più frequentemente rispetto al normale accesso interno. Rimuovete i vecchi revisori dei clienti, disattivate i vecchi link dei workshop e riducete l'accesso in modifica al termine del periodo di collaborazione attiva.

Link di condivisione e link privati

Un link di condivisione rappresenta un percorso di accesso. Createlo da Condividi, scegliete il permesso del link e inviatelo alle persone che devono poter accedere tramite quel link.

Un link privato punta a una normale posizione della canvas, a una pagina, a un oggetto, a un commento o a un messaggio di chat. Aiuta l'utente a raggiungere la posizione corretta se dispone già dell'accesso. Non comporta l'invio di un invito, l'aggiunta come membro o la modifica del ruolo.

Utilizzate un link di condivisione quando il destinatario potrebbe non disporre ancora dell'accesso. Utilizzate un link privato a una pagina, a un oggetto, a un commento o a una chat dopo che l'accesso è stato confermato.

Ad esempio, inviate prima un link di condivisione a un cliente in modo che possa accedere con permessi di commento. Successivamente, inviate un link alla pagina o al commento quando desiderate che riveda una sezione specifica.

Se la canvas è protetta da un PIN, sono importanti sia il link di condivisione sia il PIN. Il link fornisce il percorso di accesso. Il PIN consente alla persona di superare la schermata di accesso protetta. Il ruolo definisce comunque cosa può fare l'utente dopo l'ingresso.

Consultate Link privati e link di condivisione nella canvas per la distinzione completa tra i link.

Scegliere il metodo di condivisione corretto

Pulizia degli accessi dopo la collaborazione

Al termine di una revisione, di un workshop, di una lezione o di una sessione con il cliente, verificate l'elenco dei membri e le impostazioni del link di condivisione.

Rimuovete gli utenti che non necessitano più della canvas. Riducete l'accesso da modifica a commento o visualizzazione al termine della fase di modifica. Disattivate i link di condivisione utilizzati per un gruppo temporaneo. Generate un nuovo link di condivisione se il precedente è stato inoltrato a troppi destinatari. Modificate o rimuovete il PIN della canvas se il codice era provvisorio.

Questa pulizia è importante perché l'accesso alla canvas può derivare da più fonti. Una persona rimossa dall'elenco dei membri diretti potrebbe mantenere l'accesso tramite un progetto, l'area di lavoro o un link di condivisione attivo.

Risoluzione dei problemi

Se l'opzione Condividi o Gestisci permessi non è presente, verificate se siete un ospite e se il vostro account dispone dei permessi per gestire l'accesso.

Se un utente è elencato come Ospite, non è un normale membro dell'area di lavoro per quel percorso di accesso. Gestite il suo ruolo dalla canvas o dal progetto condiviso in cui è stato invitato.

If un utente è elencato come Link, potrebbe non essere possibile modificare la sua riga come membro diretto. Verificate i permessi del link di condivisione, disattivate il link o generatene uno nuovo se desiderate modificare il percorso di accesso.

Se un utente riesce ad aprire la canvas anche dopo essere stato rimosso, verificate l'accesso al progetto, l'accesso all'area di lavoro, i link di condivisione ed eventuali inviti come collaboratore esterno. L'elenco dei membri diretti della canvas potrebbe non essere l'unica fonte di accesso.

Se un utente riesce ad aprire la canvas ma non può commentare o modificare, il suo ruolo è troppo limitato. Modificate il suo ruolo da Condividi o dalle impostazioni di autorizzazione del progetto.

Se una persona invitata non riesce ad accedere, verificate l'indirizzo email, l'account utilizzato per l'accesso, le impostazioni di collaborazione ospite o esterna, lo stato del link ed eventuali PIN della canvas richiesti.