캔버스 멤버 관리하기

캔버스 멤버는 특정 캔버스를 열 수 있는 사람입니다. 멤버마다 부여된 권한에 따라 캔버스에서 할 수 있는 일이 정해집니다. 누가 볼 수 있는지, 누가 댓글을 달 수 있는지, 누가 편집할 수 있는지, 누가 링크로 들어왔는지, 다음 리뷰 전에 누구를 빼야 하는지 확인해야 할 때 멤버 관리를 사용하세요.

멤버 관리는 캔버스 비밀번호와는 다른 기능입니다. 멤버와 역할은 접근할 수 있는지, 들어온 뒤 무엇을 할 수 있는지를 정합니다. 캔버스 비밀번호는 콘텐츠가 열리기 전에 비밀번호 입력 단계를 추가합니다.

멤버 목록에서 확인할 수 있는 것

캔버스의 공유 대화상자에는 직접 초대한 협업자, 캔버스 소유자, 비회원이나 외부 협업자, 공유 링크로 들어온 사람, 프로젝트나 워크스페이스 역할로 접근하는 사람이 표시될 수 있습니다.

각 사람 옆에는 소유자, 외부 협업자, 링크 같은 표시가 붙을 수 있습니다. 이 표시를 보면 그 사람이 왜 목록에 있는지 알 수 있습니다.

소유자는 캔버스를 소유하거나 전체적으로 관리하는 사람입니다.

외부 협업자는 일반 워크스페이스 멤버가 아닌 상태로 이 캔버스를 여는 사람입니다. 외부 협업자로 초대되었거나 비회원 입장 절차로 들어온 사람입니다.

링크는 직접 초대가 아니라 공유 링크로 들어온 사람입니다. 이 사람이 할 수 있는 일을 바꾸려면 링크 설정을 바꿔야 합니다.

목록에 보이는 협업자가 모두 캔버스에서 직접 초대된 사람이라고 생각하지 마세요. 프로젝트 역할, 워크스페이스 역할, 공유 링크로도 캔버스에 접근할 수 있습니다.

멤버 목록 열기

캔버스를 열고 공유를 선택하세요. 공유 대화상자에서 사람을 초대하고, 권한을 고르고, 기존 멤버를 관리하고, 링크 공유를 켜거나 끄고, 공유 링크를 복사하고, 현재 링크 권한을 확인할 수 있습니다.

공유 대화상자에 멤버 프로필 사진이나 권한 관리가 보이면 선택해 접근 목록을 확인하세요. 관리 권한이 있는 사람은 자신이 관리할 수 있는 경로로 받은 권한에 한해 역할을 바꾸거나 멤버를 제거할 수 있습니다.

비회원에게는 일반 공유 관리 기능이 보이지 않습니다. 비회원이 다른 사람을 추가해야 한다면 캔버스 소유자, 워크스페이스 관리자, 공유 권한이 있는 워크스페이스 멤버가 대신 관리해야 합니다.

캔버스에 따라 모든 사람이 공유를 관리할 수 있는 것은 아닙니다. 비회원으로 들어온 경우, 템플릿 작업에 속한 캔버스인 경우, 내 계정에 접근 관리 권한이 없는 경우가 그렇습니다.

알맞은 역할 고르기

맡은 일을 할 수 있는 가장 좁은 역할을 고르세요. 읽기 가능, 댓글, 채팅 가능, 편집 가능의 차이, 이 역할이 캔버스 소유권이나 담당자 지정과 어떻게 다른지, 프로젝트 접근 권한이 최종 권한에 어떤 영향을 주는지는 캔버스 권한을 참고하세요.

이메일로 초대하기

누구에게 접근 권한을 줄지 정확히 안다면 이메일로 직접 초대하세요. 팀원, 고객사 실무자, 외주 작업자, 리뷰어, 강사, 학생, 협력사처럼 한 사람 한 사람을 구분해 관리해야 하는 경우에 가장 알맞습니다.

공유를 열고 이름이나 이메일 주소를 입력한 뒤 역할을 고르고 초대를 보내세요. 추천 목록에는 활성 상태인 워크스페이스 멤버와 기존 협업자가 먼저 표시됩니다. 비활성화된 사용자는 정상적으로 참여할 수 없으므로 추천 목록에 나오지 않습니다.

워크스페이스 멤버가 아닌 이메일 주소를 초대하면, 워크스페이스 설정에서 허용하는 방식에 따라 비회원이나 외부 협업자로 들어옵니다. 워크스페이스 멤버가 되지 않고도 공유된 캔버스에서 함께 작업할 수 있습니다.

초대를 보내기 전에 역할을 고르세요. 외부 리뷰라면 댓글 권한이 가장 안전한 기본값입니다. 편집 권한은 받는 사람이 캔버스를 직접 고쳐야 할 때만 주세요.

기존 멤버 관리하기

고객 리뷰, 수업, 워크숍, 업무 인계, 프로젝트 보관 전에는 권한 관리에서 현재 접근 목록을 확인하세요.

작업 단계가 바뀌면 권한을 낮추세요. 예를 들어 함께 작업하는 회의가 끝나면 고객의 권한을 편집에서 댓글로 바꾸고, 결과 공유가 끝나면 많은 인원의 권한을 댓글에서 읽기로 바꿉니다.

더 이상 접근할 필요가 없는 직접 협업자는 제거하세요. 다만 캔버스에서 직접 멤버를 제거해도 모든 접근 경로가 막히는 것은 아닙니다. 프로젝트 접근 권한, 워크스페이스 접근 권한, 아직 유효한 공유 링크가 있다면 계속 열 수 있습니다.

캔버스 멤버 목록에서 바꿀 수 없는 항목도 있습니다. 소유자, 내 계정, 프로젝트 멤버, 링크로 들어온 사람, 더 넓은 권한 경로로 접근하는 사람은 이 화면에서 읽기 전용으로 표시될 수 있습니다. 이런 권한은 부여한 곳에서 바꾸세요. 프로젝트, 워크스페이스 역할, 공유 링크 중 해당하는 곳입니다.

링크 표시가 붙은 사람이 있다면 공유 링크 설정을 확인하세요. 링크를 더 이상 쓰면 안 된다면 링크 공유를 끄거나, 링크 권한을 낮추거나, 링크를 재생성한 뒤 새 링크를 꼭 필요한 사람에게만 보내세요.

비회원과 외부 협업자

워크스페이스 밖의 사람이 일반 워크스페이스 멤버가 되지 않고 캔버스에 필요한 만큼만 접근해야 할 때는 비회원과 외부 협업자로 참여시키세요.

비회원은 짧은 세션, 워크숍, 인터뷰, 수업 활동, 고객 리뷰, 가벼운 외부 참여에 알맞습니다. 비회원은 링크로 들어와 표시 이름을 입력한 뒤, 받은 권한 안에서 캔버스를 사용합니다.

외부의 특정 사람이 특정 캔버스나 프로젝트에 계속 접근해야 한다면 외부 협업자로 초대하세요. 외부 협업자도 워크스페이스 멤버와는 다르며, 워크스페이스의 구성원 목록이 아니라 공유된 항목에서 관리합니다.

비회원과 외부 협업자의 접근 권한은 내부 멤버보다 자주 점검하세요. 리뷰가 끝난 고객은 제거하고, 지난 워크숍 링크는 끄고, 함께 작업하는 기간이 끝나면 편집 권한을 낮추세요.

공유 링크와 비공개 링크

공유 링크는 캔버스에 들어오는 경로입니다. 공유에서 링크를 만들고 링크 권한을 고른 뒤, 이 링크로 들어와야 하는 사람에게 보내세요.

비공개 링크는 캔버스, 페이지, 오브젝트, 댓글, 채팅 메시지의 위치를 가리킵니다. 이미 접근 권한이 있는 사람을 정확한 위치로 안내할 때 씁니다. 비공개 링크를 보낸다고 초대되거나, 멤버로 추가되거나, 역할이 바뀌지는 않습니다.

받는 사람의 접근 권한이 확인되지 않았다면 공유 링크를 보내세요. 접근 권한이 확인된 뒤에는 페이지, 오브젝트, 댓글, 채팅의 비공개 링크를 보내세요.

예를 들어 고객에게 먼저 공유 링크를 보내 댓글 권한으로 들어오게 합니다. 그다음 특정 섹션을 검토해 달라고 할 때 페이지 링크나 댓글 링크를 보냅니다.

캔버스에 비밀번호가 설정되어 있다면 공유 링크와 비밀번호가 모두 필요합니다. 링크는 들어오는 경로를 열어 주고, 비밀번호는 보호된 입장 화면을 통과하게 해 줍니다. 들어온 뒤 무엇을 할 수 있는지는 여전히 역할이 정합니다.

두 링크의 차이는 캔버스의 비공개 링크와 공유 링크에서 자세히 확인하세요.

알맞은 공유 방법 고르기

협업이 끝난 뒤 접근 권한 정리하기

리뷰, 워크숍, 수업, 고객 미팅이 끝나면 멤버 목록과 공유 링크 설정을 확인하세요.

더 이상 캔버스가 필요 없는 사람은 제거하세요. 편집이 끝났다면 편집 권한을 댓글이나 읽기로 낮추세요. 한 번 쓰고 말 그룹에 보낸 공유 링크는 끄세요. 링크가 너무 널리 전달됐다면 재생성하세요. 임시로 설정한 캔버스 비밀번호는 바꾸거나 해제하세요.

캔버스 접근 권한은 여러 경로로 생기기 때문에 이 정리가 중요합니다. 직접 멤버 목록에서 제거한 사람도 프로젝트, 워크스페이스, 유효한 공유 링크로 계속 접근할 수 있습니다.

문제 해결

공유나 권한 관리가 보이지 않으면 비회원으로 들어왔는지, 내 계정에 접근 관리 권한이 있는지 확인하세요.

외부 협업자 표시가 붙은 사람은 일반 워크스페이스 멤버로 들어온 것이 아닙니다. 이 사람의 역할은 캔버스나, 초대받은 공유 프로젝트에서 관리하세요.

링크 표시가 붙은 사람은 멤버 목록에서 직접 권한을 바꾸지 못할 수 있습니다. 링크로 받은 권한이라면 공유 링크 권한을 확인하거나, 링크를 끄거나, 재생성하세요.

제거한 사람이 여전히 캔버스를 열 수 있다면 프로젝트 접근 권한, 워크스페이스 접근 권한, 공유 링크, 외부 협업자 초대를 확인하세요. 캔버스의 직접 멤버 목록만이 접근 경로는 아닙니다.

캔버스는 열리는데 댓글이나 편집이 안 된다면 역할이 너무 좁은 것입니다. 공유나 프로젝트 권한 설정에서 역할을 바꾸세요.

초대받은 사람이 들어오지 못한다면 이메일 주소, 로그인한 계정, 비회원과 외부 협업 설정, 링크 상태, 캔버스 비밀번호가 필요한지 확인하세요. 전체 점검 방법은 작업에 접근할 수 없을 때를 참고하세요.