비회원과 외부 협업자 초대하기
검토자마다 워크스페이스 멤버로 추가하지 않고, 워크스페이스 밖의 사람에게 필요한 작업에만 접근 권한을 줍니다.
외부 사람에게는 꼭 필요한 만큼만 권한을 주세요
워크스페이스 밖의 사람이 특정 작업을 검토하거나, 댓글을 남기거나, 함께 만들어야 할 때는 비회원이나 외부 협업자로 접근하게 하세요. 캔버스 하나, 프로젝트 하나처럼 공유 항목 하나만 필요한 사람을 워크스페이스 전체에 추가하지 마세요.
이 방식은 고객사, 협력사, 프리랜서, 파트너, 한 활동에만 참여하는 학생, 인터뷰 참여자, 외부 검토자, 워크숍에 잠시 참여하는 사람에게 특히 잘 맞습니다. 이들은 워크스페이스 구성원 목록에 추가되지 않고도 공유받은 곳에서 작업할 수 있습니다.
전체 역할 구조는 멤버, 비회원, 외부 협업자를 참고하세요. 팀원에게 작업을 공유하는 방법은 팀원과 작업 공유하기를 참고하세요.
지원 범위와 권한
| 항목 | 내용 |
|---|---|
| 사용 가능 플랜 | 비회원이나 외부 협업자 접근을 허용하는 워크스페이스와 플랜의 공유 항목 |
| 지원 환경 | 설정은 웹 앱과 데스크톱 앱에서 합니다. 모바일에서는 지원되는 검토 기능을 사용할 수 있습니다. |
| 사용할 수 있는 사람 | 해당 항목을 공유할 권한이 있는 멤버가 외부 사람을 초대할 수 있습니다. |
| 비회원이나 외부 협업자로 초대할 사람 | 특정 작업에만 접근하면 되고 워크스페이스 멤버가 될 필요는 없는 사람 |
| 워크스페이스 멤버로 초대할 사람 | 팀 작업에 계속 접근해야 하거나, 구성원 목록에 보여야 하거나, 팀에 속해야 하거나, 워크스페이스 전반의 작업 맥락이 필요한 사람 |
비회원, 외부 협업자, 워크스페이스 멤버 중 고르기
| 관계 | 적합한 경우 | 관리하는 곳 | 표시되는 곳 |
|---|---|---|---|
| 비회원 | 공유 캔버스에 잠시 또는 링크로 접근할 때 | 공유 캔버스나 비회원 접근 설정 | 공유 작업을 사용하는 동안 캔버스의 접속 상태나 협업자 표시에 보일 수 있습니다. 보통 구성원에는 표시되지 않습니다. |
| 외부 협업자 | 멤버가 아닌 사람을 이메일이나 항목 공유로 특정 작업에 초대할 때 | 프로젝트의 멤버관리, 캔버스의 공유, 외부 접근을 지원하는 항목의 권한 목록 | 공유 항목에는 표시되지만 보통 구성원이나 팀에는 표시되지 않습니다. |
| 워크스페이스 멤버 | 워크스페이스에 소속되어 계속 함께 일하는 팀원일 때 | 워크스페이스 멤버 관리와 구성원 | 구성원, 멤버 검색, 팀, 관리자용 멤버 목록에 표시됩니다. |
어떤 방식을 고를지는 협업이 끝난 뒤의 상태를 기준으로 정하세요. 한 번 검토한 뒤 워크스페이스에서 더 이상 보이지 않아야 할 사람이라면 접근 범위를 좁게 두세요. 워크스페이스 전반에서 계속 일할 사람이라면 멤버로 초대합니다.
비회원이나 외부 협업자를 초대하는 곳
공유하려는 작업에서 시작하세요. 외부 협업자는 항목 단위로 관리하므로, 초대는 구성원이 아니라 프로젝트, 캔버스 같은 작업 항목에서 합니다.
- 캔버스, 프로젝트, 항목을 엽니다.
- 캔버스라면 공유를 엽니다. 프로젝트라면 프로젝트의 더보기 메뉴나 헤더에서 멤버관리를 선택합니다. 다른 항목이라면 그 항목에 표시된 접근 설정을 엽니다.
- 이메일로 초대할지, 링크를 복사할지, 그 작업에서 제공하는 비회원 입장 방식을 쓸지 고릅니다.
- 읽기, 댓글, 편집 권한 중 하나를 선택합니다.
- 무엇을 해 주면 되는지 함께 적어 초대나 링크를 보냅니다.
- 검토가 끝나 더 이상 필요하지 않다면 접근 권한을 삭제하거나 낮춥니다.
캔버스에서의 세부 동작은 비회원과 협업하기와 캔버스 공유하기를 참고하세요.
알맞은 권한 고르기
| 권한 | 외부 사람에게 이럴 때 주세요 |
|---|---|
| 읽기 가능 | 작업을 확인하거나 발표 자료로 보기만 하고, ALLO 안에 피드백을 남길 필요는 없을 때 |
| 댓글, 채팅 가능 | 내용은 바꾸지 않고 검토하거나, 질문하거나, 피드백을 남겨야 할 때 |
| 편집 가능 | 캔버스나 프로젝트 내용을 직접 수정해야 할 때 |
외부 검토에는 대개 댓글 권한으로 시작하는 것이 가장 좋습니다.
외부 사람이 볼 수 있는 것과 없는 것
비회원과 외부 협업자는 공유받은 작업에만 접근할 수 있습니다. 구성원, 팀, 결제, 워크스페이스 설정, 관련 없는 프로젝트, 비공개 캔버스, 워크스페이스 전체 파일은 자동으로 보이지 않아야 합니다.
공유한 항목 안의 이름, 댓글, 표시되는 협업자, 내용은 볼 수 있습니다. 공유 캔버스에 민감한 자료가 있다면 외부 사람을 초대하기 전에 그 자료를 지우거나 검토용 캔버스를 따로 만드세요.
링크, 멘션, 알림도 항목과 그 사람의 권한이 허용하는 범위에서만 받습니다. 댓글 링크를 복사해 보내도 원래 작업에 대한 권한이 있어야 열립니다.
프로젝트에서는 외부 협업자가 워크스페이스 멤버가 되지 않고도 그 프로젝트의 멤버관리에 표시될 수 있습니다. 캔버스에서는 그 캔버스의 공유 목록이나 협업자 목록에 표시될 수 있습니다. 이 목록은 해당 항목의 접근 권한 목록일 뿐, 구성원을 대신하지 않습니다.
계정과 이름
비회원은 링크와 워크스페이스 설정에 따라 표시 이름을 입력하거나 로그인해야 할 수 있습니다. 외부 협업자는 초대받은 이메일로 로그인해야 할 수 있습니다. 다른 계정으로 로그인하면 ALLO는 별개의 독립된 계정으로 봅니다.
비회원이나 외부 협업자가 작업을 열 수 없다고 하면 어떤 이메일이나 로그인 방식을 썼는지 확인하세요. 회사, 학교, Google, Microsoft, 개인 계정을 함께 쓰는 경우 계정을 헷갈리는 일이 흔합니다.
상황별 예시
고객사가 디자인 방향을 승인해야 합니다. 캔버스를 댓글 권한으로 공유하고, 수정이 필요한 섹션에 댓글을 남겨 달라고 요청하세요.
프리랜서가 캔버스 하나에서 콘텐츠를 만들어야 합니다. 프로젝트 기간 동안 그 캔버스를 편집 권한으로 공유하고, 계약이 끝나면 접근 권한을 삭제하세요.
협력사가 프로젝트 하나에서 산출물을 업데이트해야 합니다. 프로젝트의 멤버관리에서 외부 협업자로 추가한 뒤, 필요한 프로젝트와 캔버스만 열 수 있는지 확인하세요.
워크숍 참여자가 한 세션 동안 포스트잇을 추가해야 합니다. 비회원 접근이나 워크스페이스에서 허용하는 공유 방식을 사용하고, 워크숍이 끝나면 권한을 낮추세요.
신규 입사자가 여러 프로젝트에 접근해야 하고 구성원에도 보여야 합니다. 비회원 접근을 쓰지 말고 워크스페이스에 초대하세요.
권한과 비활성화 상태
외부 협업자 접근과 비활성화된 워크스페이스 멤버는 다릅니다. 예전에 워크스페이스 멤버였다가 비활성화된 사람이라면, 항목을 공유해도 예전 멤버 상태 때문에 접근이 막힐 수 있습니다. 이 경우 워크스페이스 관리자가 먼저 멤버 상태를 정리한 뒤 필요한 항목을 외부 접근으로 공유해야 할 수 있습니다.
외부 사람이 더 이상 작업에 접근하면 안 된다면, 그 항목의 접근 권한을 관리할 수 있는 사람이 공유 대화상자에서 그 사람을 삭제하거나, 항목에서 제공하는 공유 설정에 따라 링크를 꺼야 합니다. 한 항목에서 삭제해도 관련 없는 다른 공유 작업에는 영향이 없습니다.
그 사람이 정식 팀원이 되어야 한다면 워크스페이스 멤버 초대하기를 참고하세요. 워크스페이스 맥락이 계속 필요한 사람에게 비회원 접근을 계속 쓰지 마세요.
비활성화된 이전 멤버가 워크스페이스로 돌아와야 한다면 일반적인 항목 공유 문제로 보기 전에 그 상태부터 해결하세요. 비활성화된 워크스페이스 접근을 참고하세요.
자주 하는 실수
워크스페이스 멤버는 워크스페이스 전체가 필요한 사람에게만 주세요. 대부분의 외부 검토에는 필요 이상으로 넓은 권한입니다.
댓글 권한으로 충분한데 편집 권한을 주지 마세요. 외부 사람에게 편집 권한은 필요할 때만 신중하게 주세요.
공유 링크를 여기저기 전달해도 괜찮다고 생각하지 마세요. 누가 열 수 있고 어떤 권한이 주어지는지 확인하세요.
프로젝트가 끝나면 외부 접근 권한을 삭제하세요. 공유 권한은 지금의 협업 관계에 맞아야 합니다.
비활성화된 이전 멤버에게 예전 링크를 계속 시도하라고 하지 마세요. 워크스페이스 관리자에게 알맞은 복구 방법을 정해 달라고 요청하세요.
외부 접근이 안 될 때
링크가 열리지 않으면 링크, 상대의 계정 이메일, 현재 워크스페이스, 항목 권한을 확인하세요. 다른 계정으로 들어왔다면 올바른 계정에 권한을 주거나, 올바른 계정으로 다시 로그인하도록 안내하세요.
작업은 열리는데 댓글이나 편집을 할 수 없다면 항목 권한을 바꾸세요. 비회원이라도 읽기 권한만 있으면 읽기만 할 수 있습니다.
링크를 열었을 때 접근 요청 화면이 나온다면, 권한이 있는 사람이 알림센터나 항목의 공유 설정에서 요청을 확인하세요. 알림센터 사용하기를 참고하세요.
작업에 민감한 내용이 있다면 먼저 외부 사람을 삭제한 뒤, 링크를 꺼야 하는지 또는 항목을 복제해 검토용 버전을 따로 만들어야 하는지 판단하세요.
그 사람이 정식 멤버가 되어야 한다면 항목 권한을 계속 고치지 말고 워크스페이스 초대를 보내세요.