비회원 및 외부 협업자 초대하기

필요한 만큼만 열어 외부 사람을 초대하세요

워크스페이스 밖의 사람이 특정 작업을 검토하거나, 댓글을 남기거나, 직접 기여해야 할 때는 비회원 또는 외부 협업자 접근을 사용합니다. 필요한 것이 캔버스 하나, 프로젝트 하나, 다른 공유 항목 하나뿐이라면 워크스페이스 전체 멤버로 추가하지 마세요.

이 방식은 클라이언트, 협력업체, 프리랜서, 파트너, 한 활동에만 참여하는 학생, 인터뷰 참가자, 외부 검토자, 임시 워크숍 참여자에게 잘 맞습니다. 이들은 워크스페이스 구성원 목록에 들어가지 않고도 공유된 자리에서 필요한 작업만 할 수 있습니다.

전체 역할 구조는 멤버, 비회원, 외부 협업자 이해하기에서 확인하세요. 일반적인 팀원 공유는 팀원과 작업 공유하기에서 다룹니다.

지원 범위와 권한

비회원, 외부 협업자, 워크스페이스 멤버의 차이

올바른 선택은 협업이 끝난 뒤 무엇이 남아야 하는지로 결정합니다. 한 번의 검토가 끝난 뒤 워크스페이스 맥락에서 사라져야 하는 사람이라면 접근 범위를 좁게 유지하세요. 워크스페이스 전반에서 계속 일해야 하는 사람이라면 멤버로 초대합니다.

비회원 또는 외부 협업자를 초대하는 위치

공유하려는 작업에서 시작하세요. 외부 협업자는 항목 단위로 관리되므로, 보통 올바른 위치는 구성원이 아니라 프로젝트, 캔버스, 또는 해당 작업 항목 자체입니다.

1. 캔버스, 프로젝트, 또는 항목을 엽니다.
2. 캔버스에서는 공유를 엽니다. 프로젝트에서는 프로젝트의 더 보기 메뉴나 헤더 작업에서 멤버 관리를 선택합니다. 다른 항목에서는 그 항목에 표시된 접근 권한 설정을 엽니다.
3. 이메일로 초대할지, 링크를 복사할지, 해당 작업에서 제공하는 비회원 흐름을 사용할지 선택합니다.
4. 보기, 댓글, 편집 접근 중 하나를 선택합니다.
5. 초대나 링크를 보낼 때 무엇을 검토해야 하는지 함께 알려줍니다.
6. 검토가 끝나면 더 이상 필요하지 않은 접근 권한을 제거하거나 낮춥니다.

캔버스에서만 적용되는 동작은 비회원과 협업하기와 캔버스 공유하기에서 확인하세요.

알맞은 권한 선택하기

외부 검토는 보통 댓글 접근에서 시작하는 것이 가장 깔끔합니다. 실수로 내용을 바꿀 수 있는 권한을 열지 않으면서도 필요한 협업은 할 수 있습니다.

외부 사람이 볼 수 있는 것과 없는 것

비회원과 외부 협업자의 접근 범위는 공유된 작업으로 제한됩니다. 이들은 구성원, 팀, 결제, 워크스페이스 설정, 관련 없는 프로젝트, 비공개 캔버스, 워크스페이스 전체 파일을 자동으로 볼 수 없습니다.

공유한 항목 안에 있는 이름, 댓글, 보이는 협업자, 콘텐츠는 볼 수 있습니다. 공유 캔버스에 민감한 자료가 있다면 외부 사람을 초대하기 전에 제거하거나 별도의 검토용 캔버스를 만드세요.

이들은 항목과 접근 권한이 허용하는 범위에서만 링크, 멘션, 알림을 받을 수 있습니다. 댓글 링크를 복사해 보내도, 그 아래의 원본 작업에 대한 권한이 없으면 열 수 없습니다.

프로젝트에서는 외부 협업자가 워크스페이스 멤버가 아니어도 해당 프로젝트의 멤버 관리에 표시될 수 있습니다. 캔버스에서는 해당 캔버스의 공유 또는 협업자 화면에 표시될 수 있습니다. 이 목록은 항목의 접근 권한 목록이지 구성원 디렉터리를 대신하지 않습니다.

계정과 표시 이름

비회원은 링크와 워크스페이스 설정에 따라 표시 이름을 입력하거나 로그인해야 할 수 있습니다. 외부 협업자는 초대받은 이메일로 로그인해야 할 수 있습니다. 다른 계정을 쓰면 ALLO는 그 사람을 별개의 독립된 계정으로 볼 수 있습니다.

비회원이나 외부 협업자가 작업을 열 수 없다고 하면, 어떤 이메일이나 로그인 방식으로 들어왔는지 먼저 확인하세요. 회사, 학교, Google, Microsoft, 개인 계정이 섞여 있을 때 계정 불일치가 자주 생깁니다.

예시

클라이언트가 디자인 방향을 승인해야 합니다. 캔버스를 댓글 접근으로 공유하세요. 변경이 필요한 정확한 영역에 댓글을 남겨 달라고 요청합니다.

프리랜서가 캔버스 하나 안에서 콘텐츠를 만들어야 합니다. 프로젝트 기간 동안 그 캔버스에 편집 접근을 주고, 계약이 끝나면 접근 권한을 제거합니다.

협력업체가 프로젝트 하나 안의 산출물을 업데이트해야 합니다. 프로젝트의 멤버 관리에서 외부 협업자로 추가한 다음, 열어야 하는 프로젝트와 캔버스만 열 수 있는지 확인합니다.

워크숍 참여자가 한 세션 동안 스티키 노트를 추가해야 합니다. 비회원 접근이나 워크스페이스에서 허용하는 공유 방식을 사용하고, 워크숍이 끝나면 접근 권한을 낮춥니다.

신입 직원이 여러 프로젝트에 접근해야 하고 구성원에도 보여야 합니다. 비회원 접근을 쓰지 마세요. 워크스페이스 멤버로 초대합니다.

권한과 비활성화 상태

외부 협업자 접근은 비활성화된 워크스페이스 멤버십과 다릅니다. 예전에 워크스페이스 멤버였던 사람이 지금 비활성화된 상태라면, 항목 공유가 도움이 되기 전에 예전 멤버 상태가 접근을 막을 수 있습니다. 이때는 워크스페이스 관리자가 멤버 상태를 먼저 정리한 뒤 특정 항목을 외부 접근으로 공유해야 할 수 있습니다.

외부 사람이 더 이상 작업에 접근하면 안 된다면, 해당 항목의 접근 권한을 관리할 수 있는 사람이 공유 화면에서 제거하거나 항목의 공유 설정에 따라 링크를 비활성화해야 합니다. 한 항목에서 제거해도 다른 공유 작업의 접근 권한까지 함께 사라지지는 않습니다.

그 사람이 정식 팀원이 되어야 한다면 워크스페이스 멤버 초대하기를 사용하세요. 워크스페이스 맥락이 계속 필요한 사람에게 비회원 접근을 계속 쓰지 마세요.

흔한 실수

외부 검토자마다 워크스페이스 멤버십을 주지 마세요. 대부분의 검토에는 너무 넓은 권한입니다.

댓글 접근으로 충분한데 편집 접근을 주지 마세요. 외부 편집 권한은 의도적으로 열어야 합니다.

공유 링크를 끝없이 전달해도 안전하다고 생각하지 마세요. 누가 열 수 있고 어떤 권한을 갖는지 확인하세요.

프로젝트가 끝난 뒤 외부 접근 권한을 그대로 두지 마세요. 공유 접근은 현재 관계와 맞아야 합니다.

비활성화된 이전 멤버에게 예전 링크를 계속 시도하라고 하지 마세요. 워크스페이스 관리자에게 올바른 복구 경로를 선택해 달라고 요청하세요.

외부 접근이 실패할 때

링크가 열리지 않으면 링크, 상대방의 계정 이메일, 활성 워크스페이스, 항목 권한을 확인합니다. 잘못된 계정으로 들어온 경우에는 올바른 계정에 접근 권한을 보내거나 해당 계정으로 다시 로그인하게 안내하세요.

작업은 열리지만 댓글을 남기거나 편집할 수 없다면 항목 권한을 바꿉니다. 비회원 신원은 보기 전용 접근을 넘어설 수 없습니다.

링크가 접근 요청 흐름을 연다면, 권한이 있는 경우 알림센터나 항목의 공유 화면에서 요청을 검토합니다. 자세한 내용은 알림센터 사용하기에서 확인하세요.

작업에 민감한 콘텐츠가 있다면 먼저 외부 사람을 제거한 뒤 링크를 비활성화해야 하는지, 또는 항목을 더 안전한 검토 버전으로 복제해야 하는지 검토합니다.

그 사람이 정식 멤버가 되어야 한다면 항목 접근 문제를 계속 고치려 하지 말고 워크스페이스 초대를 보내세요.