워크스페이스 멤버 초대하기

멤버 초대를 누르면 이메일로 초대를 보내거나 초대 링크를 켤 수 있는 대화상자가 열립니다. 초대 링크가 켜져 있으면 링크를 받은 사람이 워크스페이스에 가입할 수 있습니다.

워크스페이스에 소속될 사람은 멤버로 초대합니다

팀의 일원이 되어 멤버 목록과 멤버 검색에 나타나고, 팀에 소속되고, 워크스페이스의 여러 작업에 참여해야 하는 사람은 워크스페이스에 초대합니다. 직원, 오래 함께 일할 팀원, 강사, 수업 워크스페이스에 속한 학생, 워크스페이스 전반을 알아야 하는 고정 협업자가 여기에 해당합니다.

링크가 필요하다고 모두 워크스페이스에 초대하지는 마세요.

이렇게 나누면 멤버 목록이 깔끔하게 유지되고, 접근 범위가 좁아지고, 라이선스와 관리자 권한을 두고 헷갈릴 일이 줄어듭니다. 차이는 멤버, 비회원, 외부 협업자를 참고하세요.

사용 조건과 권한

멤버 초대 메뉴 찾기

워크스페이스 멤버 초대는 홈의 멤버에서 시작합니다.

1. 워크스페이스 전환하기를 참고해 올바른 워크스페이스에 있는지 확인합니다.
2. 홈의 워크스페이스 헤더에서 멤버를 선택합니다. 화면이 좁으면 이 바로가기가 워크스페이스 이름 아래로 이동합니다.
3. 멤버 헤더에서 멤버 초대를 선택합니다.
4. 초대할 사람의 이메일 주소를 입력합니다.
5. 필요하면 이메일 입력란을 추가합니다. 초대 링크를 켜서 복사할 수도 있습니다.
6. 초대를 보냅니다.

초대 메뉴가 보이지 않으면 먼저 내 워크스페이스 역할을 확인하세요. 멤버를 초대할 수 없는 사람에게는 초대 메뉴가 표시되지 않습니다. 관리자인데도 보이지 않는다면 라이선스 한도나 플랜 제한을 확인하세요. 워크스페이스 멤버 관리하기와 라이선스 한도를 참고하세요.

초대를 보내기 전에 확인할 것

합류한 뒤 역할 확인하기

초대 대화상자는 워크스페이스 초대만 보냅니다. 캔버스 권한을 주거나 관리자 역할을 지정하지는 않습니다. 상대가 합류하면 관리자가 멤버 관리 화면에서 워크스페이스 역할을 확인하거나 바꿀 수 있습니다.

캔버스 하나를 편집해야 하는 사람을 워크스페이스 관리자로 만들지 마세요. 그 캔버스를 편집 권한으로 공유하면 됩니다. 결제를 승인하거나, 라이선스를 관리하거나, 멤버 목록을 관리할 사람이라면 관리자 역할이 알맞을 수 있습니다. 권한을 넓히기 전에 멤버 역할 바꾸기를 확인하세요.

초대를 보낸 뒤

초대받은 사람은 초대를 받은 계정으로 로그인해 수락해야 합니다. 수락하면 워크스페이스 멤버가 되고, 멤버 목록, 멤버 검색, 팀 배정, 멘션 목록, 멤버 관리 화면에 표시됩니다.

워크스페이스 멤버가 됐다고 모든 프로젝트와 캔버스의 편집 권한이 자동으로 생기지는 않습니다. 비공개이거나 접근이 제한된 작업은 항목별로 따로 공유해야 할 수 있습니다. 새 멤버가 워크스페이스에는 들어왔는데 특정 캔버스를 열지 못한다면 캔버스의 공유 대화상자에서 권한을 바꾸세요.

상황별 예시

신규 입사자가 합류하면 워크스페이스 멤버로 초대하고 알맞은 팀에 추가한 뒤, 첫 주에 필요한 프로젝트나 캔버스를 공유합니다.

외주 작업자가 이틀 동안 출시 캔버스 하나만 편집하면 된다면 워크스페이스 멤버로 추가하지 말고 그 캔버스를 편집 권한으로 공유하세요. 작업이 끝나면 캔버스 권한을 회수합니다.

교사가 모든 학생을 수업 워크스페이스의 멤버 목록에 표시하고 싶다면 워크스페이스 초대가 알맞을 수 있습니다. 학생들이 활동 캔버스 하나만 쓰면 된다면 비회원이나 외부 협업자로 참여하게 하는 편이 간단합니다.

클라이언트가 링크를 열 수 없다고 한다면 워크스페이스 멤버로 초대하려던 것인지, 항목 하나를 공유하려던 것인지 먼저 확인하세요. 캔버스가 비공개인 상태에서 워크스페이스 초대만 보내면 캔버스 접근 문제가 해결되지 않을 수 있습니다.

초대 다시 보내기, 취소하기, 바로잡기

다른 이메일로 초대를 보냈다면 받은 사람에게 다른 계정으로 수락하라고 하지 마세요. 워크스페이스에서 허용하면 잘못 보낸 초대를 취소하거나 그대로 두고, 올바른 이메일로 새 초대를 보내세요.

초대 메일을 받지 못했다고 하면 다음을 확인하세요.

1. 다시 보내기 전에 이메일 주소를 확인합니다.
2. 스팸함, 회사 메일 격리함, 학교 메일 필터, 다른 받은편지함을 확인해 달라고 요청합니다.
3. 상대 조직에서 자동 발송 메일을 차단한다면 IT 관리자에게 ALLO 메일을 허용해 달라고 요청합니다.
4. 전체 점검 목록은 초대 메일이 오지 않을 때를 참고합니다.

초대를 수락했는데 워크스페이스가 보이지 않는다면 로그인한 계정을 확인하세요. "초대가 안 된다"는 문의의 상당수는 실제로는 다른 계정으로 로그인한 경우입니다.

권한과 표시 범위

멤버와 팀에는 워크스페이스 멤버만 표시됩니다. 비회원과 외부 협업자는 보통 워크스페이스 멤버 목록이 아니라 접근할 수 있는 항목의 공유 설정에 표시됩니다.

플랜에 따라 워크스페이스에 사람을 초대하면 결제 금액이나 라이선스 사용량이 달라질 수 있습니다. 초대 과정에서 라이선스를 추가하거나 결제를 조정하라는 안내가 나오면 비용을 확인한 뒤 진행하세요. 결제 화면 열기를 참고하세요.

워크스페이스에서 비활성화된 사람은 예전 링크가 있어도 다시 접근할 수 없어야 합니다. 워크스페이스 관리자에게 상태를 확인해 달라고 요청하세요. 새 초대가 아니라 멤버를 다시 활성화해야 해결될 수도 있습니다. 비활성화된 워크스페이스에 접근하기를 참고하세요.

워크스페이스에 허용된 이메일 도메인이 있다면 그 도메인 주소로 초대해야 합니다. 초대 메일은 제대로 도착했더라도 개인 계정이나 다른 조직 계정으로 수락하면 워크스페이스 정책에 걸릴 수 있습니다.

자주 하는 실수

가장 흔한 실수는 캔버스 하나만 필요한 사람을 워크스페이스에 초대하는 것입니다. 그러면 그 사람은 항목을 검토하는 사람이 아니라 워크스페이스 멤버가 됩니다.

편집 권한이 필요한 사람에게 관리자 권한을 주는 것도 흔한 실수입니다. 관리자 권한은 워크스페이스를 관리하는 권한이고, 편집 권한은 특정 항목에 대한 권한입니다. 맡을 일에 맞는 가장 좁은 권한을 주세요.

개인 이메일로 초대를 보냈는데 상대는 회사나 학교 계정으로 로그인하는 경우도 자주 있습니다. ALLO는 이 둘을 서로 다른 계정으로 봅니다. 초대를 다시 보내기 전에 상대가 어떤 계정을 쓰는지 확인하세요.

초대가 제대로 되지 않을 때

초대 버튼이 보이지 않는다면 워크스페이스 관리자에게 내 역할, 워크스페이스 플랜, 남은 라이선스, 도메인 정책을 확인해 달라고 요청하세요. 초대 권한이 없거나 워크스페이스가 1인용 Edu/Edu Pro 플랜이면 버튼이 표시되지 않을 수 있습니다.

초대 메일이 오지 않는다면 주소를 확인하고 한 번만 다시 보내세요. 그래도 오지 않으면 초대 메일이 오지 않을 때를 참고해 스팸함, 격리함, 메일 필터를 확인하세요.

초대를 수락했는데 워크스페이스를 찾지 못한다면 로그아웃한 뒤 초대받은 이메일로 다시 로그인하게 하세요. 그다음 워크스페이스 전환하기를 참고해 현재 워크스페이스를 확인합니다.

워크스페이스는 보이는데 작업이 보이지 않는다면 항목 권한을 확인하세요. 팀원과 작업 공유하기, 캔버스 공유하기, 작업에 접근할 수 없을 때에서 점검 목록을 확인할 수 있습니다.

이전 멤버에게 다시 초대를 보내려는 경우라면 다시 시도하기 전에 비활성화 상태인지 확인하세요. 비활성화된 멤버는 초대를 또 보낼 것이 아니라 관리자가 복구해야 할 수 있습니다.