Invitare membri nel workspace

Invitare membri quando qualcuno deve far parte del workspace

Utilizzate un invito al workspace quando una persona deve entrare a far parte del team, apparire nella sezione Persone, essere disponibile nella funzione Cerca membri, unirsi ai team e lavorare su più elementi nel workspace. Questo è il percorso corretto per dipendenti, collaboratori a lungo termine, docenti, studenti che appartengono a un workspace di classe o collaboratori ricorrenti che necessitano del contesto del workspace.

Non utilizzate un invito al workspace per chiunque abbia semplicemente bisogno di un link.

Questo approccio mantiene pulita la directory del workspace, limita gli accessi ed evita confusione in merito alle licenze e ai diritti di amministratore. Per comprendere le differenze, consultate Membri, Ospiti e collaboratori esterni.

Disponibilità e autorizzazioni

Dove trovare gli inviti per i membri

Gli inviti per i membri del workspace iniziano solitamente dall'area di gestione dei membri del workspace.

1. Confermate di trovarvi nel workspace corretto con Cambiare workspace.
2. Aprite Home, quindi andate su Persone o Impostazioni del workspace, poi selezionate Membri, a seconda di dove il vostro workspace mostra la gestione dei membri.
3. Selezionate Invita membro o l'azione di invito equivalente.
4. Inserite l'indirizzo email della persona.
5. Scegliete il ruolo o il livello di autorizzazione disponibile nel vostro workspace.
6. Inviate l'invito.

Se l'azione di invito non è presente, verificate innanzitutto il vostro ruolo nel workspace. Le opzioni per invitare i membri sono solitamente nascoste alle persone che non dispongono delle relative autorizzazioni. Se siete amministratori e l'azione non è comunque visibile, verificate il Limite di licenze o le restrizioni del piano. Consultate Gestire i membri del workspace e Limite di licenze.

I workspace Edu e Edu Pro possono nascondere le funzioni di gestione e di invito dei membri poiché, nella logica di prodotto attuale, si tratta di piani di workspace per una singola persona. Se prevedete che un elenco di classe o di team risieda in un unico workspace condiviso, verificate il piano prima di considerare l'assenza del pulsante di invito come un errore del software.

Prima di inviare l'invito

Scegliere un ruolo

La maggior parte dei team dovrebbe invitare le persone come normali membri del workspace, a meno che non abbiano una reale necessità di responsabilità amministrative. Un amministratore del workspace può solitamente gestire gli elenchi dei membri, i ruoli, le impostazioni sensibili alla fatturazione e altre azioni a livello di workspace. Tale accesso è molto più ampio rispetto all'autorizzazione di modifica di un canvas.

Se qualcuno ha bisogno di modificare un singolo canvas, non nominatelo amministratore del workspace. Condividete invece il canvas con l'autorizzazione di modifica. Se una persona deve approvare la fatturazione, gestire le Licenze o mantenere l'elenco dei membri del workspace, un ruolo amministrativo può essere appropriato. Consultate Modificare il ruolo di un membro prima di aumentare il livello di accesso.

Cosa accade dopo l'invio dell'invito

Il destinatario riceve un invito e deve accedere con l'account invitato. Una volta accettato l'invito, l'utente diventa un membro del workspace. Apparirà nella sezione Persone, nella ricerca dei membri, nell'assegnazione dei team, nei selettori delle menzioni e nelle sezioni di gestione dei membri.

Diventare un membro del workspace non concede automaticamente l'accesso di modifica a ogni progetto o canvas. I lavori privati o con restrizioni potrebbero comunque richiedere una condivisione a livello di singolo elemento. Se il nuovo membro riesce ad accedere al workspace ma non può aprire un canvas specifico, aprite la finestra di condivisione del canvas e aggiornate le autorizzazioni per tale elemento.

Esempi di invito

Se state inserendo un nuovo dipendente, invitatelo nel workspace come membro, aggiungetelo al team corretto e poi condividete i progetti o i canvases specifici di cui ha bisogno per la sua prima settimana di lavoro.

Se un collaboratore esterno ha bisogno di modificare un singolo canvas di lancio per due giorni, condividete quel canvas con accesso di modifica anziché aggiungerlo come membro del workspace. Al termine del lavoro, rimuovete il suo accesso al canvas.

Se un docente desidera che tutti gli studenti appaiano nella directory del workspace della classe, gli inviti al workspace sono la scelta appropriata. Se gli studenti hanno bisogno solo di un canvas per un'attività specifica, l'accesso come Ospite o collaboratore esterno potrebbe essere una soluzione più ordinata.

Se un cliente riferisce di non riuscire ad aprire il collegamento, verificate se l'intenzione era quella di invitarlo come membro del workspace o di condividere un singolo elemento. L'invio di un invito al workspace quando il canvas stesso è ancora privato potrebbe non risolvere il problema di accesso al canvas.

Inviare di nuovo, annullare o correggere un invito

Se un invito è stato inviato all'indirizzo email errato, non chiedete al destinatario di accettarlo da un altro account. Annullate o ignorate l'invito errato laddove il vostro workspace lo consenta, quindi inviate un nuovo invito all'indirizzo corretto.

Se il destinatario riferisce di non aver mai ricevuto l'email:

1. Verificate l'indirizzo prima di inviarlo nuovamente.
2. Chiedete di controllare la cartella dello spam, la quarantena aziendale, i filtri scolastici e le caselle di posta alternative.
3. Se l'organizzazione del destinatario blocca le email automatiche, chiedete al loro amministratore IT di consentire le email provenienti da ALLO.
4. Utilizzate la lista di controllo completa contenuta in Quando un invito non arriva.

Se l'utente ha accettato l'invito ma non riesce ancora a visualizzare il workspace, verificate l'account con cui ha effettuato l'accesso. Molti casi di "invito non riuscito" sono in realtà dovuti a una mancata corrispondenza dell'account.

Note su autorizzazioni e visibilità

Solo i membri del workspace appaiono nella sezione Persone e nei team. Gli Ospiti e i collaboratori esterni compaiono solitamente nella sezione di condivisione dell'elemento a cui hanno accesso, non nella directory del workspace.

Invitare qualcuno nel workspace può influire sulla fatturazione o sull'utilizzo delle licenze a seconda del piano. Se l'azione di invito richiede di aggiungere nuove Licenze o di aggiornare i dati di fatturazione, verificate i costi prima di procedere. Consultate Visualizzare la fatturazione.

Se una persona viene disattivata nel workspace, i vecchi link non devono consentire nuovamente l'accesso. Chiedete a un amministratore del workspace di verificare il suo stato. Il ripristino dell'accesso potrebbe richiedere la riattivazione del membro anziché l'invio di un ulteriore invito. Consultate Accedere a un workspace disattivato.

Se un workspace utilizza criteri per consentire solo determinati domini email, gli inviti devono essere inviati a un indirizzo appartenente a quel dominio. Se il destinatario accetta con un account personale o con un account di un'organizzazione diversa, l'accesso potrebbe essere bloccato dalle regole del workspace, anche se l'invito via email è arrivato correttamente.

Errori comuni

L'errore più comune consiste nell'invitare una persona nel workspace quando questa ha bisogno dell'accesso a un solo canvas. In questo modo diventerà un membro del workspace e non un semplice revisore di quell'elemento.

Un altro errore frequente è concedere l'accesso amministrativo solo perché qualcuno necessita di modificare un elemento. L'accesso come amministratore consente di gestire l'intero workspace, mentre l'autorizzazione di modifica controlla un elemento specifico. Utilizzate l'autorizzazione minima necessaria per svolgere il lavoro.

Inoltre, talvolta i team inviano l'invito a un'email personale mentre l'utente effettua l'accesso con un account di lavoro o scolastico. ALLO tratta queste caselle come identità distinte. Chiedete al destinatario quale account stia utilizzando prima di inviare un nuovo invito.

Risoluzione dei problemi con gli inviti

Di seguito sono riportati i problemi più comuni riscontrati con gli inviti e come risolverli:

• Il pulsante di invito non è visibile:
  • Il vostro ruolo nel workspace non dispone delle autorizzazioni necessarie per invitare altri utenti.
  • Il workspace utilizza un piano Edu o Edu Pro per una sola persona, che nasconde questa opzione.
  • Il workspace ha raggiunto il proprio Limite di licenze.
• L'email di invito non arriva:
  • L'indirizzo email inserito potrebbe contenere un errore di battitura.
  • L'email è stata bloccata dai filtri antispam, dalla quarantena aziendale o dai sistemi di sicurezza scolastici.
  • Consultate la guida Quando un invito non arriva.
• Il destinatario ha accettato l'invito ma non trova il workspace:
  • L'utente ha effettuato l'accesso con un account o un indirizzo email differente da quello invitato.
  • Chiedete all'utente di disconnettersi e accedere nuovamente con l'indirizzo corretto.
• Il destinatario visualizza il workspace ma non i canvas o i progetti:
  • Le autorizzazioni dell'elemento specifico non sono configurate per consentire l'accesso al nuovo membro.
  • Utilizzate la condivisione del canvas o del progetto per concedere l'accesso.
• L'invito era destinato a un ex membro disattivato e non funziona:
  • Lo stato disattivato del membro blocca l'accesso e impedisce il corretto funzionamento di nuovi inviti.
  • Un amministratore deve prima riattivare il membro invece di inviare un nuovo invito.