Workspace-Mitglieder einladen

Mitglieder einladen, wenn jemand zum Workspace gehören soll

Nutzen Sie eine Workspace-Einladung, wenn eine Person Teil des Teams werden, unter Personen erscheinen, in der Mitgliedersuche verfügbar sein, Teams beitreten und an mehr als einem Element im Workspace mitarbeiten soll. Dies ist der richtige Weg für Mitarbeiter, langfristige Teammitglieder, Dozenten, Studenten, die zu einem Kurs-Workspace gehören, oder wiederkehrende Partner, die Workspace-Kontext benötigen.

Nutzen Sie nicht für jeden, der einen Link benötigt, eine Workspace-Einladung. Wenn ein Kunde, Dienstleister, Prüfer oder Partner nur ein einzelnes Projekt oder Canvas benötigt, geben Sie stattdessen diese spezifische Arbeit frei. Dies hält das Workspace-Verzeichnis übersichtlich, schränkt den Zugriff ein und verhindert Missverständnisse über Lizenzen und Administratorrechte. Zum Unterschied lesen Sie Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie Mitgliedereinladungen finden

Workspace-Mitgliedereinladungen beginnen in der Regel im Bereich zur Mitgliederverwaltung des Workspace.

1. Bestätigen Sie mit Workspaces wechseln, dass Sie sich im richtigen Workspace befinden.
2. Öffnen Sie Startseite → Personen oder Workspace-Einstellungen → Mitglieder, je nachdem, wo Ihr Workspace die Mitgliederverwaltung anzeigt.
3. Wählen Sie Mitglied einladen oder die entsprechende Einladungsaktion.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein.
5. Wählen Sie die in Ihrem Workspace verfügbare Rolle oder Berechtigungsstufe aus.
6. Senden Sie die Einladung.

Wenn die Einladungsaktion fehlt, überprüfen Sie zuerst Ihre Workspace-Rolle. Steuerelemente für Mitgliedereinladungen sind in der Regel für Personen ausgeblendet, die keine Mitglieder einladen dürfen. Wenn Sie ein Administrator sind und die Aktion dennoch fehlt, überprüfen Sie die Lizenzlimits oder Tarifeinschränkungen. Siehe Workspace-Mitglieder verwalten and Lizenzlimits verwalten.

Edu- und Edu Pro-Workspaces können Steuerungen zur Mitgliederverwaltung und für Einladungen ausblenden, da es sich in der aktuellen Produktlogik um Ein-Personen-Workspaces handelt. Wenn Sie erwartet haben, dass ein Klassenzimmer oder ein Team-Verzeichnis in einem gemeinsamen Workspace lebt, überprüfen Sie den Tarif, bevor Sie die fehlende Einladungsschaltfläche als Fehler einstufen.

Vor dem Senden der Einladung

Eine Rolle wählen

Die meisten teams sollten Personen als reguläre Workspace-Mitglieder einladen, es sei denn, sie benötigen tatsächlich administrative Verantwortung. Ein Workspace-Administrator kann in der Regel Mitgliederlisten, Rollen, abrechnungsrelevante Einstellungen und andere Aktionen auf Workspace-Ebene verwalten. Dieser Zugriff ist weitaus umfassender als der Bearbeitungszugriff auf ein Canvas.

Wenn jemand ein einzelnes Canvas bearbeiten muss, machen Sie ihn nicht zum Workspace-Administrator. Teilen das Canvas mit Bearbeitungsberechtigung. Wenn jemand die Abrechnung freigeben, Lizenzen verwalten oder die Workspace-Mitgliederliste pflegen muss, kann eine Administratorrolle angemessen sein. Siehe Eine Mitgliederrolle ändern, bevor Sie den Zugriff erweitern.

Was nach dem Senden der Einladung geschieht

Der Empfänger erhält eine Einladung und muss sich mit dem eingeladenen Konto anmelden. Nach der Annahme wird er Workspace-Mitglied. Er kann unter Personen, in der Mitgliedersuche, bei Teamzuweisungen, in Erwähnungs-Auswahlen und auf Oberflächen zur Mitgliederverwaltung erscheinen.

Die Mitgliedschaft im Workspace gewährt nicht automatisch Bearbeitungszugriff auf jedes Projekt oder Canvas. Private oder eingeschränkte Arbeiten erfordern möglicherweise weiterhin eine Freigabe auf Elementebene. Wenn das neue Mitglied den Workspace betreten, aber ein bestimmtes Canvas nicht öffnen kann, öffnen Sie den Teilen-Dialog des Canvas und aktualisieren Sie die Berechtigung dieses Elements.

Einladungsbeispiele

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einarbeiten, laden Sie ihn als Mitglied in den Workspace ein, fügen Sie ihn dem richtigen Team hinzu und teilen Sie dann die spezifischen Projekte oder Canvases, die er für seine erste Woche benötigt.

Wenn ein externer Dienstleister ein Launch-Canvas zwei Tage lang bearbeiten muss, teilen Sie dieses Canvas mit Bearbeitungszugriff, anstatt ihn als Workspace-Mitglied hinzuzufügen. Wenn die Arbeit beendet ist, entfernen Sie seinen Canvas-Zugriff.

Wenn ein Lehrer möchte, dass jeder Schüler im Verzeichnis des Klassen-Workspace erscheint, sind Workspace-Einladungen angemessen. Wenn Schüler nur ein einzelnes Aktivitäts-Canvas benötigen, ist der Zugriff für Gäste oder externe Mitwirkende übersichtlicher.

Wenn ein Kunde berichtet, dass er den Link nicht öffnen kann, prüfen Sie, ob Sie ihn als Workspace-Mitglied einladen oder nur ein einzelnes Element teilen wollten. Das Senden einer Workspace-Einladung löst den Canvas-Zugriff unter Umständen nicht, wenn das Canvas selbst weiterhin privat ist.

Eine Einladung erneut senden, abbrechen oder korrigieren

Wenn eine Einladung an die falsche E-Mail-Adresse gesendet wurde, bitten Sie den Empfänger nicht, sie von einem anderen Konto aus anzunehmen. Brechen Sie die fehlerhafte Einladung ab oder ignorieren Sie sie (sofern Ihr Workspace dies zulässt) und senden Sie eine neue Einladung an die korrekte E-Mail-Adresse.

Wenn der Empfänger berichtet, die E-Mail nie erhalten zu haben, überprüfen Sie die Adresse vor dem erneuten Senden. Bitten Sie ihn, Spam-Ordner, Unternehmens-Quarantänen, Schulfilter und alternative Posteingänge zu überprüfen. Wenn seine Organisation automatisierte E-Mails blockiert, muss sein IT-Administrator möglicherweise E-Mails von ALLO zulassen. Die vollständige Checkliste finden Sie unter Wenn eine Einladung nicht ankommt.

Wenn die Einladung angenommen wurde, der Workspace jedoch weiterhin nicht sichtbar ist, überprüfen das Konto, mit dem der Empfänger angemeldet ist. Viele Fälle von „fehlgeschlagener Einladung“ sind in Wirklichkeit Konten-Verwechslungen.

Berechtigungs- und Sichtbarkeitshinweise

Nur Workspace-Mitglieder erscheinen unter Personen und in Teams. Gäste und externe Mitwirkende erscheinen in der Regel in der Freigabe-Oberfläche des Elements, auf das sie zugreifen können, nicht im Workspace-Verzeichnis.

Das Einladen von Personen in den Workspace kann sich je nach Tarif auf die Abrechnung oder die Lizenznutzung auswirken. Wenn Sie bei der Einladung aufgefordert werden, Lizenzen hinzuzufügen oder die Abrechnung anzupassen, überprüfen Sie die Kosten, bevor Sie fortfahren. Siehe Abrechnung öffnen.

Wenn eine Person im Workspace deaktiviert ist, sollten alte Links den Zugriff nicht wieder freigeben. Bitten Sie einen Workspace-Administrator, ihren Status zu überprüfen. Die Wiederherstellung bedeutet in diesem Fall die Reaktivierung des Mitglieds, nicht das Senden einer weiteren Einladung. Siehe Auf einen deaktivierten Workspace zugreifen.

Wenn ein Workspace eine zugelassene E-Mail-Domäne verwendet, Einladungen sollten an eine Adresse dieser Domäne gesendet werden. Wenn der Empfänger die Einladung mit einem privaten Konto oder einem Konto einer anderen Organisation annimmt, verstößt er möglicherweise gegen die Workspace-Richtlinie, selbst wenn die E-Mail-Einladung selbst angekommen ist.

Häufige Fehler

• Einladung zum gesamten Workspace statt gezielter Freigabe
  • Das Einladen einer Person zum Workspace, obwohl sie nur ein einzelnes Canvas benötigt, macht sie zum vollwertigen Mitglied des Workspace und nicht nur zum Prüfer dieses Elements.
• Vergabe von Administratorrechten für Bearbeitungsrechte
  • Die Vergabe von Administratorrechten, obwohl nur Bearbeitungsrechte benötigt werden. Administratorrechte steuern den Workspace, Bearbeitungsrechte steuern das spezifische Element. Nutzen Sie die restriktivere Berechtigung, die für die Aufgabe angemessen ist.
• Nutzung unterschiedlicher E-Mail-Adressen für Einladung und Anmeldung
  • Einladungen werden an private E-Mail-Adressen gesendet, während sich die Person mit einem Arbeits- oder Schulprofil anmeldet. ALLO behandelt diese als unterschiedliche Identitäten. Fragen Sie den Empfänger, welches Konto er nutzt, bevor Sie eine Einladung senden.

Fehlerbehebung bei Einladungen

• Die Einladungsschaltfläche fehlt
  • Mögliche Ursache: Sie sind kein Workspace-Administrator, das Limit für Lizenzen ist erreicht, die Domänenrichtlinie blockiert die Aktion oder Sie nutzen einen Edu-/Edu Pro-Ein-Personen-Tarif.
  • Behebung: Bitten Sie einen Workspace-Administrator, Ihre Rolle, den Tarif, die Lizenzkapazität und die Domänenrichtlinie zu überprüfen.
• Die Einladungs-E-Mail kommt nicht an
  • Mögliche Ursache: Die E-Mail-Adresse ist fehlerhaft oder Spam-/Quarantänefilter blockieren den Empfang.
  • Behebung: Überprüfen Sie die Adresse, senden Sie die Einladung erneut und nutzen Sie die Anleitung Wenn eine Einladung nicht ankommt.
• Die Einladung wurde angenommen, aber der Workspace ist unsichtbar
  • Mögliche Ursache: Der Empfänger ist mit einem anderen Konto als dem eingeladenen in ALLO angemeldet.
  • Behebung: Lassen Sie den Empfänger sich abmelden und mit der exakten eingeladenen E-Mail-Adresse wieder anmelden. Bestätigen Sie den aktiven Workspace mit Workspaces wechseln.
• Der Workspace ist sichtbar, aber die Arbeiten fehlen
  • Mögliche Ursache: Dem neuen Mitglied fehlen die Elementberechtigungen für die privaten Bereiche.
  • Behebung: Überprüfen Sie die Berechtigungen direkt auf Elementebene. Nutzen Sie Arbeit mit Teammitgliedern teilen oder Ein Canvas teilen.
• Die Einladung betrifft ein ehemaliges, deaktiviertes Mitglied
  • Mögliche Ursache: Das Mitglied wurde deaktiviert und eine neue Einladung löst den alten blockierten Status nicht auf.
  • Behebung: Bitten Sie einen Administrator, den Deaktivierungsstatus zu überprüfen. Die Wiederherstellung erfordert eine administrative Reaktivierung des Mitglieds und keine doppelte Einladung.