Lizenzlimits verwalten

Lizenzen steuern, wie viele Personen dem Workspace-Tarif angehören können

Eine Lizenz ist die kostenpflichtige Kapazität für ein Workspace-Mitglied. Wenn Ihr Workspace mehr aktive Mitglieder hat, als der Tarif zulässt, kann ALLO eine Warnung wegen Überschreitung des Lizenzlimits anzeigen. Administratoren können dies beheben, indem sie Lizenzen hinzufügen, den Tarif ändern oder die Anzahl der Mitglieder reduzieren.

Lizenzlimits sind abrechnungsbezogene Grenzwerte des Workspace. Sie sind nicht identisch mit aktiven Sitzungen, Canvas-Freigabeberechtigungen, Dashboard-Berechtigungen oder Speicherplatzlimits. Wenn eine Person auf zu vielen Geräten angemeldet ist, nutzen Sie den Artikel Aktive Sitzungen verwalten. Wenn dem Workspace zu viele Personen angehören, nutzen Sie diesen Artikel.

Verfügbarkeit

Was als Lizenz zählt

Die Mitgliederliste des Workspace ist der erste Ort, den Sie überprüfen sollten. Aktive Mitglieder werden in der Regel auf die Lizenznutzung angerechnet. Entfernte oder deaktivierte Mitglieder werden nicht wie aktive Mitwirkende behandelt. Ein Gast, externe Mitwirkende und Betrachter mit Freigabelinks können sich je nach Art der Einladung und Zugriffsebene unterschiedlich verhalten.

Nutzen Sie Mitglieder verwalten, um die tatsächliche Mitgliederliste, Rollen, Einladungen und deaktivierte Benutzer zu überprüfen. Wenn jemand nur Zugriff auf eine freigegebene Canvas hat und kein vollwertiges Workspace-Mitglied ist, gehen Sie nicht ohne Überprüfung der Mitgliederliste davon aus, dass diese Person die Ursache für eine Lizenzwarnung ist.

Wie ALLO ein Lizenzplatzproblem anzeigt

ALLO zeigt unter Umständen ein Workspace-Banner an, wenn die Anzahl der Mitglieder das bezahlte Lizenzlimit überschreitet. Wenn gleichzeitig Zahlungs- oder Speicherprobleme vorliegen, wird unter Umständen zuerst ein anderes Banner angezeigt. Ein Zahlungsausfall hat in der Regel Priorität, da eine unbezahlte Rechnung den gesamten Workspace beeinträchtigen kann.

Administratoren erhalten in der Regel eine Handlungsaufforderung, die die Abrechnung oder die Mitgliederverwaltung öffnet. Mitglieder ohne Admin-Rechte sehen unter Umständen eine Nachricht mit der Bitte, sich an einen Administrator zu wenden. Diese Rollentrennung ist beabsichtigt. Der Erwerb von Lizenzen oder das Entfernen von Mitgliedern ist eine Entscheidung des Workspace-Administrators.

Behebungsoptionen für Admins

Entfernen Sie Personen nicht nur, um ein Warnbanner auszublenden. Prüfen Sie zuerst, ob diese Personen wichtige Projekte, Dashboards, Dateien oder Canvases besitzen. Wenn jemand das Unternehmen verlassen hat, übertragen Sie die Inhaberschaft oder bestätigen Sie den Zugriff vor dem Entfernen.

Lizenzen hinzufügen

Öffnen Sie den Abrechnungsbereich und wählen Sie die Lizenz- oder Tarifaktion aus. Überprüfen Sie die neue Anzahl an Lizenzen, den Preis, das Abrechnungsintervall und die Rechnungsvorschau vor der Bestätigung. Wenn Ihr Workspace einen benutzerdefinierten Vertrag nutzt, leitet ALLO Sie unter Umständen an den Vertrieb weiter.

Bei kostenpflichtigen Workspaces kann das Hinzufügen von Lizenzen eine automatische, anteilige Gebühr für den verbleibenden Teil des aktuellen Abrechnungszeitraums auslösen. Die Abrechnung zeigt vor der Bestätigung eine Rechnungsvorschau an, damit ein Administrator die neue Lizenzanzahl und den sofort fälligen Betrag überprüfen kann. Wenn die Zahlungsmethode eine zusätzliche Verifizierung erfordert, führen Sie diesen Schritt durch, bevor Sie zu ALLO zurückkehren.

Einige Tarife synchronisieren die Lizenzanzahl mit der Anzahl der aktiven Mitglieder. In diesem Fall kann das Hinzufügen oder Entfernen von abrechnungsrelevanten Mitgliedern eine automatische Aktualisierung des Abonnements auslösen, anstatt ein separates manuelles Feld zu erfordern. ALLO stellt dennoch sicher, dass die kostenpflichtige Anzahl nicht unter die Anzahl der aktiven abrechnungsrelevanten Mitglieder fällt.

Das Entfernen oder Deaktivieren von Mitgliedern kann den zukünftigen Lizenzbedarf bei berechtigten flexiblen Tarifen senken, führt jedoch nicht automatisch zu einer Erstattung.

Wenn der Abrechnungsanbieter nach einer Lizenzreduzierung ein anteiliges Guthaben gutschreibt:

• Die Abrechnung zeigt dies als Rechnungs- oder Kontoguthaben an.
• Es wird nicht in AI-Guthaben umgewandelt.
• Es wird unter Umständen mit einer zukünftigen Rechnung verrechnet, anstatt auf die Karte zurückgezahlt zu werden.

Siehe Faire Abrechnung und Proration für das vollständige Abrechnungsmodell.

Aktualisieren Sie nach dem Hinzufügen von Lizenzen den Workspace, falls das Banner weiterhin angezeigt wird. Die Zahlungsbestätigung und Abrechnungssynchronisierung können einige Minuten dauern. Wenn die Mitgliederzahl nach dem Aktualisieren immer noch das neue Limit überschreitet, fügen Sie weitere Lizenzen hinzu oder reduzieren Sie die Mitgliederliste.

Anzahl der Mitglieder reduzieren

Öffnen Sie Mitglieder verwalten, überprüfen Sie aktive Mitglieder, ausstehende Einladungen und Rollen und entfernen oder deaktivieren Sie Personen, die keinen Zugriff mehr benötigen. Wenn eine ausstehende Einladung in die Lizenzlogik Ihres Workspace einfließt, kann das Stornieren alter Einladungen helfen. Ist dies nicht der Fall, ist die Liste der aktiven Mitglieder der entscheidende Bereich, den es zu prüfen gilt.

Prüfen Sie vor dem Entfernen einer Person, ob diese Person Eigentümer freigegebener Arbeiten ist. Das Entfernen eines Mitglieds kann die Anzeige seiner Inhalte für andere verändern und ihn daran hindern, Dashboards, Projekte und Canvases des Workspace zu öffnen. Wenn die Person weiterhin an einer einzelnen Canvas mitarbeiten soll, prüfen Sie, ob eine externe Freigabe anstelle einer vollwertigen Workspace-Mitgliedschaft sinnvoller ist.

Behebung für Mitglieder ohne Admin-Rechte

Wenn Sie kein Administrator sind, senden Sie dem Admin den Bannertext und den Namen des Workspace. Wenn Sie wissen, warum der Workspace das Limit überschritten hat, fügen Sie diesen Kontext hinzu (z. B. „Heute wurden drei externe Dienstleister eingeladen“ oder „Zwei ehemalige Mitarbeiter sind noch als aktive Mitglieder aufgeführt“).

Wenn die Lizenzwarnung Ihre Arbeit blockiert und kein Administrator verfügbar ist, kontaktieren Sie den Support. Der Support benötigt unter Umständen dennoch die Zustimmung eines autorisierten Workspace-Eigentümers oder Abrechnungskontakts, bevor die kostenpflichtige Kapazität geändert werden kann.

Lizenzlimit im Vergleich zu Zugriffsproblemen

Eine Warnung wegen Überschreitung des Lizenzlimits kann die Workspace-Verwaltung beeinträchtigen, aber nicht jedes Zugriffsproblem ist ein Lizenzproblem.

Lizenzänderungen bei benutzerdefinierten Verträgen

Wenn in der Abrechnung „Vertrieb kontaktieren“ angezeigt wird, nutzen Sie diesen Pfad für Lizenzänderungen. Workspaces mit benutzerdefinierten Verträgen haben unter Umständen spezielle Bedingungen, Rabatte, Abrechnungsintervalle oder Lizenzzusagen, die über einen normalen Bezahlvorgang nicht sicher geändert werden können.

Wenn Sie sich an den Vertrieb oder den Support wenden, geben Sie die aktuelle Mitgliederzahl, die gewünschte Lizenzanzahl, den Verlängerungszeitraum und an, ob die Lizenzwarnung dringende Arbeiten blockiert.

Fehlerbehebung bei Lizenzwarnungen

Hier finden Sie scanbare Fehlerbilder zu Lizenzwarnungen.

• Symptom: Das Banner bleibt nach dem Hinzufügen von Lizenzen bestehen

  • Mögliche Ursache: Der Abrechnungsstatus wurde noch nicht aktualisiert oder die Mitgliederzahl überschreitet immer noch das neue Limit.
  • Lösung: Aktualisieren Sie die Abrechnungsseite und prüfen Sie die Mitgliederzahl erneut.

• Symptom: Es können keine Lizenzen hinzugefügt werden

  • Mögliche Ursache: Sie sind kein Administrator, die Zahlung ist fehlgeschlagen oder der Workspace nutzt einen benutzerdefinierten Vertrag.
  • Lösung: Wenden Sie sich an einen Administrator, beheben Sie das Zahlungsproblem oder kontaktieren Sie den Vertrieb.

• Symptom: Die Mitgliederzahl erscheint fehlerhaft

  • Mögliche Ursache: Sie zählen Gäste, ausstehende Einladungen oder deaktivierte Mitglieder möglicherweise anders als ALLO.
  • Lösung: Überprüfen Sie die Mitglieder- und Einladungsliste des Workspace.

• Symptom: Das Entfernen eines Benutzers würde die Inhaberschaft von Inhalten beschädigen

  • Mögliche Ursache: Der Benutzer besitzt wichtige Arbeiten im Workspace.
  • Lösung: Übertragen Sie die Inhaberschaft oder fragen Sie den Support vor dem Entfernen.

• Symptom: Warnungen können auf Mobilgeräten nicht behoben werden

  • Mögliche Ursache: Mobilgeräte bieten keine Abrechnungsoberfläche.
  • Lösung: Nutzen Sie die Web-App oder die Desktop-App.

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie den Support, wenn die Lizenzanzahl in der Abrechnung nach dem Aktualisieren nicht mit der Mitgliederliste übereinstimmt, ein Lizenzkauf abgeschlossen wurde, aber das Banner weiterhin angezeigt wird, der Rechnungs-Admin das Unternehmen verlassen hat oder der Workspace einen benutzerdefinierten Vertrag nutzt und der dringende Zugriff blockiert ist. Geben Sie den Namen des Workspace, die aktuelle Mitgliederzahl, die gewünschte Lizenzanzahl und einen Screenshot der Warnung an.