Lizenzlimits verwalten

Lizenzen steuern, wie viele Personen dem Workspace-Tarif angehören können

Eine Lizenz ist die kostenpflichtige Kapazität für ein Workspace-Mitglied. Wenn Ihr Workspace mehr aktive Mitglieder hat, als der Tarif zulässt, kann ALLO eine Warnung wegen Überschreitung des Lizenzlimits anzeigen. Administratoren können dies beheben, indem sie Lizenzen hinzufügen, den Tarif ändern oder die Anzahl der Mitglieder reduzieren.

Lizenzlimits sind abrechnungsbezogene Grenzwerte des Workspace. Sie sind nicht identisch mit aktiven Sitzungen, Canvas-Freigabeberechtigungen, Dashboard-Berechtigungen oder Speicherplatzlimits. Wenn eine Person auf zu vielen Geräten angemeldet ist, nutzen Sie Aktive Sitzungen verwalten. Wenn dem Workspace zu viele Personen angehören, nutzen Sie diesen Artikel.

Verfügbarkeit

Was als Lizenz zählt

Die Mitgliederliste des Workspace ist der erste Ort, den Sie prüfen sollten. Aktive Mitglieder werden in der Regel auf die Lizenznutzung angerechnet. Entfernte oder deaktivierte Mitglieder werden nicht wie aktive Mitwirkende behandelt. Gäste, externe Mitwirkende und Betrachter mit Freigabelinks können sich je nach Einladung und Zugriffsebene unterschiedlich verhalten.

Nutzen Sie Mitglieder verwalten, um die tatsächliche Mitgliederliste, Rollen, Einladungen und deaktivierte Benutzer zu überprüfen. Wenn jemand nur Zugriff auf eine freigegebene Canvas hat und kein vollwertiges Workspace-Mitglied ist, gehen Sie nicht ohne Überprüfung der Mitgliederliste davon aus, dass diese Person die Ursache für eine Lizenzwarnung ist.

Wie ALLO ein Lizenzplatzproblem anzeigt

ALLO zeigt unter Umständen ein Workspace-Banner an, wenn die Anzahl der Mitglieder das bezahlte Lizenzlimit überschreitet. Wenn gleichzeitig Zahlungs- oder Speicherprobleme vorliegen, wird unter Umständen zuerst ein anderes Banner angezeigt. Ein Zahlungsausfall hat in der Regel Priorität, da eine unbezahlte Rechnung den gesamten Workspace beeinträchtigen kann.

Administratoren erhalten in der Regel eine Handlungsaufforderung, die die Abrechnung oder die Mitgliederverwaltung öffnet. Mitglieder ohne Admin-Rechte sehen unter Umständen eine Nachricht mit der Bitte, sich an einen Administrator zu wenden. Diese Rollentrennung ist beabsichtigt. Der Erwerb von Lizenzen oder das Entfernen von Mitgliedern ist eine Entscheidung des Workspace-Administrators.

Behebungsoptionen für Admins

Entfernen Sie Personen nicht nur, um ein Warnbanner auszublenden. Prüfen Sie zuerst, ob diese Personen wichtige Projekte, Dashboards, Dateien oder Canvases besitzen. Wenn jemand das Unternehmen verlassen hat, übertragen Sie die Inhaberschaft oder bestätigen Sie den Zugriff vor dem Entfernen.

Lizenzen hinzufügen

Öffnen Sie den Abrechnungsbereich und wählen Sie die Lizenz- oder Tarifaktion aus. Überprüfen Sie die neue Anzahl an Lizenzen, den Preis, das Abrechnungsintervall und die Rechnungsvorschau vor der Bestätigung. Wenn der Workspace eine Enterprise- oder institutionelle Vereinbarung mit im Voraus gekauften Lizenzen nutzt, leitet ALLO Sie an den Vertrieb weiter.

Bei kostenpflichtigen Workspaces kann das Hinzufügen von Lizenzen eine automatische, anteilige Gebühr für den verbleibenden Teil des aktuellen Abrechnungszeitraums auslösen. Die Abrechnung zeigt vor der Bestätigung eine Rechnungsvorschau an, damit ein Administrator die neue Lizenzanzahl und den sofort fälligen Betrag überprüfen kann. Wenn die Zahlungsmethode eine zusätzliche Verifizierung erfordert, führen Sie diesen Schritt durch, bevor Sie zu ALLO zurückkehren.

Kostenpflichtige Workspace-Abonnements, die direkt in der Abrechnung verwaltet werden, synchronisieren die Lizenzanzahl mit den aktiven abrechnungsrelevanten Mitgliedern. Das Hinzufügen oder Entfernen dieser Mitglieder aktualisiert die Abonnementmenge ohne separates manuelles Feld.

Bei Abonnements, die direkt in der Abrechnung verwaltet werden, senkt das Entfernen oder Deaktivieren von Mitgliedern die kostenpflichtige Lizenzanzahl. Wurde der aktuelle Zeitraum bereits bezahlt, behält ALLO die ungenutzte Lizenzzeit als Abrechnungsguthaben, anstatt sie auf die Karte zurückzuzahlen.

Nach einer Reduzierung der kostenpflichtigen Lizenzen:

• Die Abrechnung zeigt dies als Rechnungs- oder Kontoguthaben an.
• Es wird nicht in AI-Guthaben umgewandelt.
• Es reduziert automatisch die aktuelle oder eine spätere Rechnung, anstatt auf die Karte zurückgezahlt zu werden.

Siehe Faire Abrechnung und Proration für das vollständige Abrechnungsmodell und Abrechnungsguthaben verstehen für die Anwendung des Guthabens auf eine Rechnung.

Aktualisieren Sie nach dem Hinzufügen von Lizenzen den Workspace, falls das Banner weiterhin angezeigt wird. Die Zahlungsbestätigung und Abrechnungssynchronisierung können einige Minuten dauern. Wenn die Mitgliederzahl nach dem Aktualisieren immer noch das neue Limit überschreitet, fügen Sie weitere Lizenzen hinzu oder reduzieren Sie die Mitgliederliste.

Anzahl der Mitglieder reduzieren

Öffnen Sie Mitglieder verwalten, überprüfen Sie aktive Mitglieder, ausstehende Einladungen und Rollen und entfernen oder deaktivieren Sie Personen, die keinen Zugriff mehr benötigen. Wenn eine ausstehende Einladung in die Lizenzlogik Ihres Workspace einfließt, kann das Stornieren alter Einladungen helfen. Ist dies nicht der Fall, ist die Liste der aktiven Mitglieder der entscheidende Bereich, den es zu prüfen gilt.

Prüfen Sie vor dem Entfernen einer Person, ob diese Person Eigentümer freigegebener Arbeiten ist. Das Entfernen eines Mitglieds kann die Anzeige seiner Inhalte für andere verändern und ihn daran hindern, Dashboards, Projekte und Canvases des Workspace zu öffnen. Wenn die Person weiterhin an einer einzelnen Canvas mitarbeiten soll, prüfen Sie, ob eine externe Freigabe anstelle einer vollwertigen Workspace-Mitgliedschaft sinnvoller ist.

Behebung für Mitglieder ohne Admin-Rechte

Wenn Sie kein Administrator sind, senden Sie dem Admin den Bannertext und den Namen des Workspace. Wenn Sie wissen, warum der Workspace das Limit überschritten hat, fügen Sie diesen Kontext hinzu (z. B. „Heute wurden drei externe Dienstleister eingeladen“ oder „Zwei ehemalige Mitarbeiter sind noch als aktive Mitglieder aufgeführt“).

Wenn die Lizenzwarnung Ihre Arbeit blockiert und kein Administrator verfügbar ist, kontaktieren Sie den Support. Der Support benötigt unter Umständen dennoch die Zustimmung eines autorisierten Workspace-Eigentümers oder Abrechnungskontakts, bevor die kostenpflichtige Kapazität geändert werden kann.

Lizenzlimit im Vergleich zu Zugriffsproblemen

Eine Warnung wegen Überschreitung des Lizenzlimits kann die Workspace-Verwaltung beeinträchtigen, aber nicht jedes Zugriffsproblem ist ein Lizenzproblem.

Im Voraus gekaufte Enterprise- und institutionelle Lizenzen

Wenn in der Abrechnung „Vertrieb kontaktieren“ angezeigt wird, nutzen Sie diesen Pfad für Lizenzänderungen. Enterprise-, Universitäts- und institutionelle Vereinbarungen können eine feste Lizenzmenge im Voraus kaufen. Das Entfernen eines Mitglieds reduziert daher weder automatisch die gekaufte Menge noch erzeugt es Abrechnungsguthaben.

Wenn Sie sich an den Vertrieb oder den Support wenden, geben Sie die aktuelle Mitgliederzahl, die gewünschte Lizenzanzahl, den Verlängerungszeitraum und an, ob die Lizenzwarnung dringende Arbeiten blockiert.

Fehlerbehebung bei Lizenzwarnungen

Wann Sie den Support kontaktieren sollten

Kontaktieren Sie den Support, wenn die Lizenzanzahl nach dem Aktualisieren nicht mit der Mitgliederliste übereinstimmt, ein Kauf abgeschlossen wurde, aber das Banner bleibt, der Rechnungs-Admin das Unternehmen verlassen hat oder ein Workspace mit im Voraus gekauften Enterprise- oder institutionellen Lizenzen dringend blockiert ist. Geben Sie den Namen des Workspace, die aktuelle Mitgliederzahl, die gewünschte Lizenzanzahl und einen Screenshot der Warnung an.