Gestionar límites de licencias

Las licencias controlan cuántas personas pueden pertenecer al plan del espacio de trabajo

Una licencia es la capacidad de pago para un miembro del espacio de trabajo. Si su espacio de trabajo tiene más miembros activos de los que permite el plan, ALLO puede mostrar una advertencia de exceso de licencias. Los administradores pueden resolverla añadiendo licencias, cambiando el plan o reduciendo el número de miembros.

Los límites de licencias son límites de facturación del espacio de trabajo. No son lo mismo que las sesiones activas, los permisos de canvas compartidos, los permisos de dashboard o los límites de almacenamiento. Si una persona ha iniciado sesión en demasiados dispositivos, consulte Gestionar sesiones activas. Si pertenecen demasiadas personas al espacio de trabajo, use este artículo.

Disponibilidad

Qué cuenta como una licencia

La lista de miembros del espacio de trabajo es el primer lugar que debe comprobar. Por lo general, los miembros activos cuentan para el uso de licencias. Los miembros eliminados o desactivados no deben considerarse de la misma manera que los colaboradores activos. Los invitados, los colaboradores externos y los espectadores con enlace compartido pueden comportarse de forma diferente según cómo hayan sido invitados y el acceso que tengan.

Use Gestionar miembros para revisar la lista real de miembros, los roles, las invitaciones y los usuarios desactivados. Si alguien solo tiene acceso a un canvas compartido y no es un miembro completo del espacio de trabajo, no asuma que es el origen de una advertencia de exceso de licencias sin comprobar antes la lista de miembros.

Cómo muestra ALLO un problema de exceso de licencias

ALLO puede mostrar un banner en el espacio de trabajo cuando el número de miembros supera el límite de licencias de pago. Si también existen problemas de pago o de almacenamiento, es posible que aparezca primero otro banner. Los fallos de pago suelen tener prioridad porque una factura impagada puede afectar a todo el espacio de trabajo.

Los administradores suelen disponer de una acción de recuperación que abre la sección de Facturación o la gestión de miembros. Los usuarios que no sean administradores pueden ver un mensaje en el que se les pide que se pongan en contacto con un administrador. Esta distinción de roles es intencionada. Comprar licencias o eliminar miembros es una decisión del administrador del espacio de trabajo.

Opciones de recuperación para administradores

No elimine usuarios únicamente para hacer desaparecer un banner. Compruebe primero si son propietarios de proyectos, dashboards, archivos o canvases críticos. Si alguien ha dejado la empresa, transfiera la propiedad de sus elementos o confirme el acceso antes de retirarlo.

Añadir licencias

Abra Facturación y elija la acción de licencia o de plan. Revise el nuevo número de licencias, el precio, el intervalo de facturación y la vista previa de la factura antes de confirmar. Si el espacio de trabajo utiliza un acuerdo Enterprise o institucional con licencias compradas por adelantado, ALLO le dirige a Contactar con Ventas en lugar de a la pantalla de pago.

En los espacios de trabajo de pago, añadir licencias puede generar un cargo prorrateado automático para el tiempo restante del periodo de facturación actual. Facturación muestra una vista previa de la factura antes de confirmar para que el administrador pueda revisar el nuevo número de licencias y el importe inmediato a pagar. Si el método de pago requiere verificación, complete el paso de verificación segura antes de volver a ALLO.

Las suscripciones de pago del espacio de trabajo gestionadas directamente en Facturación sincronizan la cantidad de licencias con los miembros facturables activos. Añadir o eliminar miembros facturables actualiza la cantidad de la suscripción sin requerir un campo manual independiente.

En las suscripciones gestionadas directamente en Facturación, eliminar o desactivar miembros reduce el número de licencias de pago. Si el periodo actual ya se pagó, ALLO conserva el tiempo de licencia no utilizado como crédito de facturación en lugar de devolverlo a la tarjeta.

Después de reducir el número de licencias de pago:

• Facturación lo mostrará como un saldo a favor en la factura o en la cuenta.
• No se convierte en créditos de IA.
• Reduce automáticamente la factura actual o una futura en lugar de devolver el dinero a la tarjeta.

Consulte Facturación justa y prorrateo para conocer el modelo de facturación completo y Cómo funcionan los créditos de facturación para saber cómo se aplica el crédito a una factura.

Tras añadir licencias, actualice el espacio de trabajo si el banner continúa activo. La confirmación del pago y la sincronización de la facturación pueden tardar unos minutos. Si el número de miembros sigue superando el nuevo límite de licencias tras actualizar, añada más licencias o reduzca la lista de miembros.

Reducir el número de miembros

Abra Gestionar miembros, revise los miembros activos, las invitaciones pendientes y los roles, y luego elimine o desactive a las personas que ya no necesiten acceso. Si una invitación pendiente cuenta en la lógica de licencias de su espacio de trabajo, cancelar las invitaciones antiguas puede ayudar. Si no es así, la lista de miembros activos sigue siendo el lugar clave que debe comprobar.

Antes de eliminar a alguien, compruebe si es propietario de trabajos compartidos. Eliminar a un miembro puede cambiar la forma en que su contenido aparece ante los demás y puede impedirle abrir dashboards, proyectos y canvases del espacio de trabajo. Si la persona debe seguir colaborando en un solo canvas, considere si es más adecuado el acceso externo en lugar de la membresía completa del espacio de trabajo.

Recuperación para no administradores

Si usted no es administrador, envíe a un administrador el texto del banner y el nombre del espacio de trabajo. Si sabe por qué el espacio de trabajo ha superado el límite, incluya ese contexto: por ejemplo, "hoy se ha invitado a tres contratistas" o "dos antiguos empleados siguen figurando como miembros activos".

Si la advertencia de exceso de licencias bloquea su trabajo y no hay ningún administrador disponible, contacte con soporte. Es posible que el equipo de soporte siga necesitando la autorización de un propietario del espacio de trabajo o de un contacto de facturación antes de modificar la capacidad de pago.

Límite de licencias frente a problemas de acceso

Una advertencia de exceso de licencias puede afectar a la administración del espacio de trabajo, pero no todos los problemas de acceso se deben a las licencias.

Licencias Enterprise e institucionales compradas por adelantado

Si Facturación muestra Contactar con Ventas, use esa vía para cambiar las licencias. Los acuerdos Enterprise, universitarios o institucionales pueden comprar por adelantado un número fijo de licencias, por lo que quitar a un miembro no reduce automáticamente la cantidad comprada ni crea crédito de facturación.

Al ponerse en contacto con ventas o con el equipo de soporte, incluya el número actual de miembros, el número de licencias deseado, la fecha de renovación y si la advertencia de exceso de licencias está bloqueando trabajo urgente.

Solución de problemas de advertencias de licencias

Cuándo contactar con soporte

Contacte con soporte cuando el número de licencias en Facturación no coincida con la lista de miembros después de actualizar, si una compra se completó pero el banner continúa, si el administrador de facturación dejó la empresa o si un espacio de trabajo con licencias Enterprise o institucionales compradas por adelantado tiene un acceso urgente bloqueado. Incluya el nombre del espacio de trabajo, el número de miembros actual, el número de licencias deseado y una captura de pantalla de la advertencia.