Corregir límites de almacenamiento

Los límites de almacenamiento se aplican a los archivos almacenados por ALLO en un espacio de trabajo

La cuota de almacenamiento protege al espacio de trabajo para evitar que supere la capacidad de archivos incluida en su plan y complementos. Cuando un espacio de trabajo supera la cuota, ALLO puede mostrar una advertencia de almacenamiento, bloquear o limitar algunas cargas y restringir el acceso de vista previa o descarga de los archivos almacenados más antiguos hasta que el espacio de trabajo vuelva a estar dentro de la cuota.

El almacenamiento se define a nivel de espacio de trabajo. Un ajuste en el perfil personal no lo modificará. Por lo general, un cambio de plan, un complemento de almacenamiento, la limpieza de archivos o una acción del administrador solucionarán la situación.

Disponibilidad

Qué cuenta para el almacenamiento

El almacenamiento de ALLO contabiliza los archivos guardados por ALLO para el espacio de trabajo. Esto puede incluir archivos cargados, imágenes, PDF, videos, grabaciones, archivos adjuntos de comentario, imágenes generadas y fondos de canvas o páginas cuando ALLO almacena el archivo.

Los recursos externos no suelen contar de la misma manera. Un enlace de Google Drive, un enlace de Dropbox, un enlace web, un elemento incrustado u otro recurso alojado externamente puede aparecer dentro de ALLO sin añadir el tamaño total del archivo al almacenamiento de ALLO.

Si se utiliza exactamente el mismo archivo muchas veces en el mismo espacio de trabajo, ALLO puede contabilizar el archivo almacenado una sola vez para ese espacio de trabajo en lugar de una vez por cada ubicación. Si el mismo archivo se carga en dos espacios de trabajo diferentes, cada espacio de trabajo tendrá su propia contabilidad de almacenamiento.

El uso puede tardar en actualizarse tras las cargas o la limpieza

Los totales de almacenamiento se calculan a partir de los datos de archivos del espacio de trabajo y pueden tardar unos minutos en actualizarse. Cargar un archivo grande, eliminar muchos archivos, restaurar archivos o cambiar los complementos puede hacer que el número de uso quede temporalmente por detrás de la realidad.

Si acaba de limpiar el almacenamiento o de comprar un complemento, espere unos minutos y actualice la página antes de asumir que el cambio falló. Si ALLO indica que el uso está incompleto, parcial o aún se está calculando, considérelo como una estimación temporal y no como un dato definitivo.

Compruebe el uso antes de elegir una ruta de recuperación

Compruebe el uso del almacenamiento en Configuración del espacio de trabajo → Uso o en la vista de recuperación que se muestra a partir de una advertencia de cuota. El resumen de uso tiene como objetivo responder a lo siguiente:

• Cuánto almacenamiento está utilizando el espacio de trabajo.
• Cuánta cuota tiene el espacio de trabajo.
• Si el espacio de trabajo ha superado el límite.

No es un explorador de archivos completo. Use la lista de archivos, los enlaces de los canvases o la Papelera cuando necesite decidir exactamente qué eliminar.

Use el número de uso actual para elegir la ruta de recuperación. Si el espacio de trabajo supera la cuota por poco y existen cargas abandonadas evidentes, la limpieza puede ser suficiente. Si el espacio de trabajo supera la cuota por mucho o sigue creciendo porque el equipo trabaja activamente con archivos grandes, comprar almacenamiento o cambiar de plan suele ser más limpio que realizar eliminaciones de emergencia de forma repetida.

Es posible que los usuarios que no sean administradores puedan ver el uso sin poder comprar capacidad. Si usted no es administrador, copie el número de uso, la cuota, el texto de advertencia y el enlace del archivo afectado para el administrador del espacio de trabajo.

Qué ocurre cuando el almacenamiento supera la cuota

Cuando el espacio de trabajo supera la cuota, ALLO puede mostrar un aviso y dirigir a los administradores a la recuperación de almacenamiento. Según el plan y el uso actual, la vista previa o descarga de archivos antiguos puede quedar restringida hasta corregir la capacidad. Las cargas nuevas también pueden fallar o bloquearse cuando aumentarían todavía más el uso.

Superar la cuota no impide la limpieza:

• Los usuarios con los permisos de archivo adecuados pueden quitar de los canvases los archivos que ya no necesiten.
• Los archivos quitados pueden seguir siendo recuperables en la Papelera mientras ALLO recalcula el uso. No es necesario vaciar la Papelera para reducir el uso de almacenamiento.
• Compruebe la pestaña Uso o la recuperación de almacenamiento antes y después de la limpieza.

Consulte Archivos, almacenamiento y cuota y Quitar un archivo de un canvas.

Superar la cuota no significa que ALLO elimine sus archivos al instante. Significa que el espacio de trabajo debe reducir el uso almacenado o aumentar la capacidad. Si faltan archivos, compruebe primero Cuando el trabajo parece haber desaparecido y la Papelera antes de asumir que la cuota los eliminó.

Opciones de recuperación para administradores

Si ALLO abre un selector de almacenamiento, puede comprobar primero el uso actual y desactivar los tamaños de complementos que sean demasiado pequeños para cubrir los archivos almacenados actualmente en el espacio de trabajo. Elija un nivel que sitúe al espacio de trabajo de forma segura por debajo de la cuota, no la opción más barata que deje activa la advertencia.

Recuperación para no administradores

Si usted no es administrador, es posible que pueda ver el uso del almacenamiento pero no comprar capacidad. Envíe a un administrador el texto de advertencia, el nombre del espacio de trabajo y un enlace al archivo o página donde apareció el problema.

Si su trabajo está bloqueado porque no se puede previsualizar o descargar un archivo antiguo, informe al administrador de qué archivo está afectado. El administrador puede decidir si comprar almacenamiento, actualizar el plan, eliminar archivos o contactar con soporte.

Espacios de trabajo gratuitos

Un administrador de un espacio de trabajo Free puede ser dirigido a cambiar de plan antes de que los complementos de almacenamiento estén disponibles. Es normal cuando no hay una suscripción de pago a la que asociar capacidad recurrente. Si el espacio quiere seguir en Free, la recuperación práctica es quitar archivos almacenados hasta quedar por debajo de la cuota.

Eliminar archivos de forma segura

Eliminar un objeto visible del canvas no siempre libera de inmediato la capacidad del archivo almacenado. Un archivo puede utilizarse en varios lugares o seguir vinculado desde otro elemento del espacio de trabajo. Tras quitar la última referencia activa, el cálculo del almacenamiento puede tardar unos minutos en actualizarse.

Para reducir el uso:

1. Quite los archivos que ya no necesite de los lugares donde aparecen.
2. Quite todas las referencias activas restantes al mismo archivo almacenado cuando ya no se necesite en ningún lugar del espacio de trabajo.
3. Espere unos minutos y actualice Uso, ya que el escaneo de canvases y el total del espacio de trabajo se actualizan de forma asíncrona.

Antes de esperar que baje la cifra, tenga en cuenta dos detalles:

• Si un archivo solo está enlazado desde Google Drive, Dropbox, otro sitio web o un elemento insertado, eliminar el objeto de ALLO puede cambiar muy poco el uso almacenado por ALLO porque es posible que ALLO no almacene el archivo.
• Si el mismo archivo almacenado aparece varias veces en un espacio de trabajo, quitar una ubicación puede no liberarlo hasta que desaparezcan las demás referencias.

La Papelera conserva la posibilidad de recuperación; no genera un segundo cargo de almacenamiento. Eliminar permanentemente un elemento de la Papelera elimina esa posibilidad, pero no es necesario para que baje el total de almacenamiento.

Antes de quitar un archivo, compruebe si todavía lo necesita un proyecto, canvas, recurso de panel, comentario o compañero. Si pertenece a registros de largo plazo, compre almacenamiento en vez de convertir la limpieza en un futuro problema de recuperación.

Solucionar advertencias de almacenamiento

Cuándo contactar con soporte

Contacte con soporte cuando se haya completado una compra de almacenamiento pero la advertencia continúe tras actualizar la página, el uso se muestre claramente de forma incorrecta, un archivo crítico siga restringido después de que el espacio de trabajo esté dentro de la cuota, o el administrador del espacio de trabajo no pueda acceder a la sección de Facturación. Incluya el nombre del espacio de trabajo, el uso actual mostrado, la cuota mostrada, los enlaces de los archivos afectados y la hora en que compró almacenamiento o eliminó archivos.