Résoudre les limites de stockage

Les limites de stockage s'appliquent aux fichiers stockés par ALLO dans un espace de travail

Le quota de stockage protège l'espace de travail contre un dépassement de la capacité de fichiers incluse dans son forfait et ses extensions. Lorsqu'un espace de travail dépasse son quota, ALLO peut afficher un avertissement de stockage, bloquer ou limiter certains chargements, et restreindre l'accès à l'aperçu ou au téléchargement des fichiers stockés plus anciens jusqu'à ce que l'espace de travail repasse sous le quota.

Le stockage est défini au niveau de l'espace de travail. Un paramètre de profil personnel ne le modifiera pas. Un changement de forfait, une extension de stockage, un nettoyage de fichiers ou une action d'administrateur le permettront généralement.

Disponibilité

Ce qui est pris en compte dans le stockage

Le stockage ALLO comptabilise les fichiers stockés par ALLO pour l'espace de travail. Cela peut inclure les fichiers chargés, les images, les PDF, les vidéos, les enregistrements, les pièces jointes aux commentaires, les images générées, ainsi que les arrière-plans de page ou de canvas lorsque ALLO stocke le fichier.

Les ressources externes ne sont généralement pas comptabilisées de la même manière. Un lien Google Drive, un lien Dropbox, un lien web, une intégration ou toute autre ressource hébergée en externe peut apparaître dans ALLO sans ajouter la taille totale du fichier au stockage ALLO.

Si le même fichier est utilisé plusieurs fois dans le même espace de travail, ALLO peut comptabiliser le fichier stocké une seule fois pour cet espace de travail plutôt qu'une fois par emplacement. Si le même fichier est chargé dans deux espaces de travail différents, chaque espace de travail dispose de sa propre comptabilité de stockage. Consultez Fichiers, stockage et quota pour la vue côté fichiers.

Un délai de mise à jour de l'utilisation peut survenir après les chargements ou le nettoyage

Les totaux de stockage sont calculés à partir des données de fichiers de l'espace de travail et peuvent prendre quelques minutes pour se mettre à jour. Le chargement d'un fichier volumineux, la suppression de nombreux fichiers, la restauration de fichiers ou la modification d'extensions peuvent rendre le chiffre d'utilisation temporairement décalé par rapport à la réalité.

Si vous venez de nettoyer le stockage ou d'acheter une extension, patientez quelques minutes et actualisez la page avant de supposer que la modification a échoué. Si ALLO indique que l'utilisation est incomplète, partielle ou en cours de calcul, considérez-la comme une estimation temporaire plutôt que comme une donnée finale.

Vérifiez l'utilisation avant de choisir une méthode de récupération

Vérifiez l'utilisation du stockage dans les Paramètres de l'espace de travail → Utilisation, ou dans la vue de récupération affichée à partir d'un avertissement de quota. Le résumé d'utilisation est conçu pour répondre aux questions suivantes :

• Quelle quantité de stockage l'espace de travail utilise-t-il.
• Quel est le quota de l'espace de travail.
• Si l'espace de travail dépasse ou non la limite.

Il ne s'agit pas d'un explorateur de fichiers complet. Utilisez la liste des fichiers, les liens de canvas ou la Corbeille lorsque vous devez décider précisément des éléments à supprimer.

Utilisez le chiffre d'utilisation actuel pour choisir la méthode de récupération. Si l'espace de travail dépasse à peine le quota et qu'il y a des chargements abandonnés évidents, un nettoyage peut suffire. Si l'espace de travail dépasse largement le quota ou continue de croître parce que l'équipe travaille activement avec des fichiers volumineux, l'achat de stockage ou le changement de forfait est généralement plus simple que des suppressions répétées en urgence.

Les non-administrateurs peuvent parfois voir l'utilisation sans pouvoir acheter de la capacité supplémentaire. Si vous n'êtes pas administrateur, copiez le chiffre d'utilisation, le quota, le texte d'avertissement et le lien du fichier concerné pour l'administrateur de l'espace de travail.

Ce qui se passe lorsque le stockage dépasse le quota

Lorsque l'espace de travail dépasse son quota, ALLO peut afficher une bannière et orienter les administrateurs vers la récupération du stockage. Selon le forfait et l'utilisation actuelle, l'aperçu ou le téléchargement des fichiers plus anciens peut être restreint jusqu'à ce que la capacité soit corrigée. Les chargements qui augmenteraient encore l'utilisation peuvent également échouer ou être bloqués.

Le dépassement du quota n'empêche pas le nettoyage.

• Les personnes disposant des autorisations de fichier requises peuvent retirer les fichiers inutiles des canvases.
• Les fichiers retirés peuvent rester récupérables dans la corbeille pendant qu'ALLO recalcule l'utilisation. Il n'est pas nécessaire de vider la corbeille pour réduire l'utilisation du stockage.
• Vérifiez l'onglet Utilisation ou la vue de récupération du stockage avant et après le nettoyage.

Consultez Fichiers, stockage et quota et Retirer un fichier d'un canvas.

Le dépassement du quota ne signifie pas qu'ALLO supprime immédiatement les fichiers. L'espace de travail doit réduire son utilisation stockée ou augmenter sa capacité. Si des fichiers manquent, consultez d'abord Lorsque du contenu semble manquant et la corbeille avant de supposer que le quota les a supprimés.

Options de récupération pour les administrateurs

Si ALLO ouvre un sélecteur de stockage, il peut d'abord vérifier l'utilisation actuelle et désactiver les tailles d'extension trop petites pour couvrir les fichiers actuellement stockés de l'espace de travail. Choisissez un niveau qui ramène l'espace de travail en toute sécurité sous le quota, et non l'option la moins chère qui laisse l'avertissement actif.

Récupération pour les non-administrateurs

Si vous n'êtes pas administrateur, vous pouvez éventuellement voir l'utilisation du stockage mais pas acheter de capacité supplémentaire. Envoyez à un administrateur le texte de l'avertissement, le nom de l'espace de travail et un lien vers le fichier ou la page où le problème est apparu.

Si votre travail est bloqué parce qu'un fichier plus ancien ne peut pas être prévisualisé ou téléchargé, indiquez à l'administrateur quel fichier est concerné. L'administrateur pourra décider s'il convient d'acheter du stockage, de mettre à niveau le forfait, de supprimer des fichiers ou de contacter le support.

Espaces de travail gratuits

L'administrateur d'un espace de travail gratuit peut être redirigé vers une mise à niveau avant que les extensions de stockage ne soient disponibles. Cela est normal lorsque l'espace de travail n'a pas d'abonnement payant auquel associer une capacité de stockage récurrente. Si l'espace de travail souhaite rester gratuit, la méthode de récupération la plus simple consiste à supprimer des fichiers stockés jusqu'à ce que l'utilisation repasse sous le quota.

Supprimer des fichiers en toute sécurité

La suppression d'un objet visible dans un canvas ne libère pas toujours immédiatement la capacité du fichier stocké. Un fichier peut être réutilisé à plusieurs endroits ou encore référencé par un autre élément de l'espace de travail. Après la suppression de la dernière référence active, le calcul du stockage peut encore prendre quelques minutes.

Pour réduire l'utilisation :

1. Retirez les fichiers devenus inutiles des emplacements où ils apparaissent.
2. Retirez toutes les références actives restantes vers le même fichier stocké lorsqu'il n'est plus nécessaire nulle part dans l'espace de travail.
3. Attendez quelques minutes, puis actualisez Utilisation, car l'analyse des canvases et le total de l'espace de travail sont mis à jour de manière asynchrone.

Si le même fichier stocké apparaît plusieurs fois dans un espace de travail, retirer un seul emplacement peut ne pas libérer le fichier. Les liens Google Drive, Dropbox, les liens vers d'autres sites ou les intégrations peuvent ne pas être stockés par ALLO. Supprimer l'objet ALLO peut alors avoir peu d'effet sur l'utilisation stockée.

La corbeille préserve le chemin de récupération et ne crée pas une seconde consommation de stockage. La suppression définitive depuis la corbeille retire cette possibilité de récupération, mais n'est pas nécessaire pour réduire le total du stockage.

Avant toute suppression, vérifiez si un projet, un canvas, une ressource de tableau de bord, un commentaire ou un membre de l'équipe a encore besoin du fichier. Si le fichier fait partie des archives à long terme, achetez du stockage au lieu de créer un futur problème de récupération.

Dépannage des avertissements de stockage

Quand contacter le support

Contactez le support lorsqu'un achat de stockage est terminé mais que l'avertissement persiste après actualisation, si l'utilisation affichée semble incorrecte, si un fichier critique reste restreint alors que l'espace de travail est repassé sous le quota, ou si un administrateur de l'espace de travail ne peut pas accéder à la Facturation. Indiquez le nom de l'espace de travail, l'utilisation actuelle affichée, le quota affiché, les liens des fichiers concernés et l'heure à laquelle vous avez acheté du stockage ou retiré des fichiers.