Retirer un fichier d'un canvas

Retirer le fichier du travail dans lequel il apparaît

Utilisez l'option Retirer du canvas lorsqu'un fichier ne doit plus apparaître sur le canvas qui le contient. Cela s'avère particulièrement utile pour les versions obsolètes, les téléversements en double, les pièces jointes incorrectes, les fichiers ajoutés au mauvais canvas ou les éléments qui ne doivent plus faire partie des livrables d'un projet.

Dans l'espace Fichiers, chaque ligne pointe vers l'emplacement d'origine du fichier : un canvas, un Commentaire ou une autre partie du travail. Retirer un fichier d'un canvas le supprime uniquement de ce canvas spécifique. Cela ne signifie pas que tous les fichiers portant le même nom seront supprimés partout, et cela ne réduit pas nécessairement l'espace de stockage de votre espace de travail de manière immédiate.

Si vous avez besoin de récupérer un fichier après son retrait, consultez la page Restaurer un travail supprimé. Si vous cherchez à libérer de l'espace de stockage, veuillez également lire la page Fichiers, stockage et quotas afin de bien comprendre ce que le retrait d'un fichier modifie ou non.

Avant de retirer un fichier

Affichez d'abord un aperçu du fichier. Ouvrez ensuite le canvas qui le contient pour confirmer qu'il s'agit bien du bon fichier à retirer. Cette étape est cruciale car il est fréquent que plusieurs lignes se ressemblent. Par exemple, un fichier nommé logo.png peut figurer à la fois sur un canvas de conception, un canvas de lancement et un canvas de révision client. Retirer le mauvais fichier risquerait de rompre le contexte de travail d'une autre équipe.

Vérifiez si le canvas est toujours actif. Si le projet est en cours, demandez l'avis du propriétaire ou du réviseur avant de retirer des fichiers qui semblent importants. Le retrait d'un fichier constitue une modification du travail collectif, et non une simple préférence d'affichage personnel.

Si le fichier est joint à un canvas de projet, à un plan de lancement, à un Commentaire ou à une décision, assurez-vous que le processus de travail associé n'en a plus besoin. Pour mieux comprendre le contexte des projets, consultez les pages Ajouter un canvas à un projet et Créer un canvas dans un projet.

Retirer un fichier depuis l'espace Fichiers

Ouvrez l'espace Fichiers et localisez le document concerné. Utilisez la Recherche, les filtres, l'étendue du projet ou celle du canvas si nécessaire. Affichez l'aperçu du fichier et ouvrez le canvas d'origine en cas de doute.

Ouvrez le menu des actions du fichier et choisissez l'option de retrait lorsqu'elle est disponible. Confirmez l'action si ALLO vous demande une confirmation. Après le retrait, la ligne correspondante peut disparaître de l'affichage habituel des Fichiers puisque le fichier n'est plus actif dans ce canvas.

Si vous ne voyez pas d'option de retrait, il est possible que vous ne disposiez pas des autorisations requises pour modifier le canvas conteneur, que le fichier ait déjà été retiré ou que la ligne actuelle représente un état de fichier non modifiable depuis l'espace Fichiers. Dans ce cas, ouvrez le canvas d'origine et vérifiez si vous pouvez y effectuer le retrait directement.

Retirer un fichier directement depuis le canvas

Le moyen le plus simple consiste parfois à retirer le fichier directement depuis le canvas plutôt que depuis l'espace Fichiers. Ouvrez le canvas concerné, localisez l'élément ou la pièce jointe, et utilisez les options de fichier du canvas pour le retirer. Cette méthode est particulièrement utile lorsque le fichier est positionné de façon visuelle sur le canvas ou lorsque vous devez consulter les notes environnantes avant de prendre une décision.

Effectuer le retrait depuis le canvas vous offre un meilleur contexte. Cela réduit également le risque de détacher un fichier du mauvais canvas lorsque plusieurs lignes partagent le même nom.

Pour en savoir plus sur les outils de fichiers sur un canvas, consultez la page Ajouter des images, des fichiers et des feuilles de calcul à un canvas.

Qui peut retirer des fichiers

En règle générale, vous devez disposer des autorisations de modification ou de gestion du travail conteneur. Un lecteur peut être autorisé à prévisualiser et ouvrir le fichier, mais pas à le retirer. Un Invité peut voir ses actions limitées au seul canvas auquel il a été invité. De même, un membre de l'espace de travail peut ne pas être en mesure de retirer un fichier d'un projet qu'il ne peut pas modifier. Pour obtenir plus de précisions sur les différents rôles, consultez la page Membres, invités et collaborateurs externes.

ALLO affiche ou masque l'option de retrait en fonction de vos droits actuels, mais l'autorisation finale est vérifiée au moment où vous tentez l'action. Si un bouton apparaît mais que l'action échoue, il se peut que le canvas ait été modifié, que votre rôle ait changé ou que le fichier ait déjà été retiré depuis un autre onglet.

Si vous avez besoin d'aide, adressez-vous à un éditeur du canvas, au propriétaire du projet ou à l'administrateur de l'espace de travail. Communiquez-leur le nom du fichier et le canvas concerné afin qu'ils n'aient pas à chercher à l'aveugle.

Ce qui se passe après le retrait

Une fois retiré, le fichier peut être déplacé vers la Corbeille, où sa récupération reste possible durant la période de rétention. Le fichier peut ne plus figurer dans la liste habituelle des Fichiers, mais il apparaîtra dans la Corbeille parmi les éléments supprimés liés aux fichiers.

Si le même fichier est présent sur un autre canvas, il y sera conservé. Le fait de retirer un fichier d'un canvas spécifique ne supprime pas automatiquement toutes les lignes d'apparence identique. C'est pourquoi il est essentiel de bien vérifier le canvas conteneur avant de procéder au retrait.

Si le canvas ou le projet conteneur est supprimé définitivement par la suite, les options de récupération du fichier retiré peuvent changer. En effet, un fichier restauré doit pouvoir être rattaché à un emplacement valide. Pour en savoir plus sur la rétention et la suppression définitive, reportez-vous aux pages Période de rétention de la corbeille et Supprimer définitivement un travail.

Restaurer un fichier retiré

Ouvrez la Corbeille et recherchez le fichier retiré. Utilisez les onglets de ressources ou la Recherche si ces options sont disponibles. Restaurez l'élément dès que l'action de restauration est accessible et sous réserve que vous disposiez toujours des autorisations nécessaires.

Si la restauration réussit, revenez sur le canvas conteneur ou dans la vue Fichiers pour vérifier que le fichier est à nouveau visible. Si le canvas parent a été supprimé, déplacé ou définitivement retiré, le fichier pourrait ne pas être restauré comme prévu. Consultez la page Résolution des problèmes liés à la corbeille.

Si le fichier a été retiré d'un canvas partagé, assurez-vous d'utiliser le même espace de travail et le même compte que ceux qui disposaient de l'accès à ce travail partagé. L'accès partagé peut être plus restreint que l'accès global à l'espace de travail. Utilisez la page Résoudre les problèmes d'accès dans Partagé avec moi si le fichier ou le canvas restauré ne s'ouvre toujours pas.

Quand le retrait n'est pas la bonne solution

Ne retirez pas un fichier simplement parce que l'aperçu ou le téléchargement est désactivé. Le fichier peut être temporairement indisponible en raison de l'état du stockage, des règles de rétention ou de vos autorisations. Conserver la ligne correspondante permet toujours à l'équipe d'identifier l'emplacement d'origine du document. Prenez connaissance des informations de la page Fichiers indisponibles ou verrouillés par les règles de rétention avant de supprimer une visibilité dont un autre collaborateur pourrait avoir besoin pour une récupération.

Ne retirez pas un fichier de l'espace Fichiers si votre objectif réel est de cesser le partage de l'intégralité d'un canvas ou d'un projet. Modifiez plutôt les paramètres de partage ou la liste des membres. Consultez pour cela les pages Partager un canvas et Membres, invités et collaborateurs externes.

N'utilisez pas le retrait des fichiers comme un raccourci pour une suppression définitive. Si un fichier retiré doit être définitivement supprimé de votre espace de travail, utilisez les actions de la Corbeille après son retrait, en veillant à ce que la personne effectuant l'action possède le rôle requis. La suppression définitive obéit à des règles plus strictes et est irréversible.

Résolution des problèmes de retrait

L'action de retrait est introuvable

• Vous ne disposez peut-être pas des droits d'édition sur le canvas conteneur. Ouvrez le canvas et vérifiez vos autorisations.
• Si vous ne pouvez pas modifier le canvas, demandez à une personne disposant des droits d'édition de retirer le fichier pour vous. Consultez également la page Accès en lecture seule.

Le retrait du fichier échoue

• L'affichage de votre page est peut-être obsolète. Actualisez la page et tentez à nouveau l'action depuis le canvas.
• Le fichier a peut-être déjà été retiré par un autre collaborateur.

Le fichier a disparu, mais l'espace de stockage reste inchangé

• Le fichier est peut-être utilisé à plusieurs emplacements différents. Le retrait d'une seule ligne ne supprime pas les autres copies.
• Les fichiers retirés restent récupérables temporairement dans la Corbeille.
• La mise à jour de l'espace de stockage dépend de votre forfait, des données conservées et du délai de nettoyage. Pour en savoir plus, consultez la page Fichiers, stockage et quotas.