Membres, invités et collaborateurs externes
Découvrez les rôles de l'espace de travail, les autorisations des éléments, l'accès externe, les invités, les membres désactivés, et pourquoi une même personne peut voir différentes options selon l'emplacement.
L'accès comporte trois niveaux
ALLO sépare la relation d'une personne avec l'espace de travail de son autorisation sur un travail spécifique. Cette distinction est essentielle pour comprendre presque toutes les questions telles que « Pourquoi ne peut-elle pas voir cet élément ? », « Pourquoi cet élément est-il en lecture seule ? », « Pourquoi n'apparaît-elle pas dans la section Personnes ? » et « Pourquoi le bouton d'invitation est-il manquant ? »
Les questions d'accès impliquent généralement quatre niveaux :
- La relation avec l'espace de travail : selon que la personne est membre de l'espace de travail, administratrice de l'espace de travail, Invitée, collaboratrice externe ou membre désactivé.
- L'accès à l'élément partagé : selon que la personne peut ouvrir un projet spécifique, un canvas, un tableau de bord, un fichier, une tâche ou un élément d'objectif et résultat clé (Goal/OKR).
- L'autorisation d'accès au contenu : selon que la personne peut voir, ajouter un Commentaire ou modifier cet élément.
- La responsabilité de gestion : selon que la personne peut modifier la propriété, l'accès des membres, les paramètres d'administration ou d'autres options à risque élevé.
Cette distinction est importante car les collaborateurs externes ne constituent pas un type d'annuaire d'espace de travail. Il s'agit de personnes disposant d'un accès au niveau de l'élément. Un client peut être un collaborateur externe sur un projet partagé, un réviseur sur un canvas partagé et être absent de la section Personnes en même temps.
Pour une présentation plus large de l'espace de travail, commencez par Comprendre les espaces de travail. Pour inviter des membres à part entière, utilisez Inviter des membres de l'espace de travail. Pour un accès externe limité, utilisez Inviter des invités et des collaborateurs externes.
Disponibilité et autorisations
| Élément | Détails |
|---|---|
| Disponible pour | Tous les espaces de travail ALLO. Certaines options pour les invités, les collaborateurs externes ou les administrateurs peuvent dépendre du forfait et des paramètres de l'espace de travail. |
| Disponible sur | Application Web, application de bureau et flux de révision mobiles pris en charge. |
| Qui peut voir les rôles et l'accès | Les membres peuvent généralement voir leur propre accès et les options disponibles sur les travaux qu'ils peuvent ouvrir. Les administrateurs peuvent examiner l'état plus large des membres de l'espace de travail. |
| Qui peut gérer les rôles de l'espace de travail | Les administrateurs de l'espace de travail, ou les membres disposant d'une autorisation de gestion des membres lorsque cela est pris en charge. |
| Qui peut gérer l'accès au contenu | Les propriétaires, les gestionnaires, les éditeurs ou les administrateurs, selon l'élément et l'interface de partage. |
| Qui peut récupérer un accès désactivé | Un administrateur de l'espace de travail doit réactiver le membre ou modifier le modèle de partage. Un membre désactivé ne peut pas récupérer l'accès à l'espace de travail à partir d'un ancien lien de canvas. |
Relations avec l'espace de travail et accès aux éléments partagés
Ces termes décrivent soit la relation d'une personne avec l'espace de travail, soit son accès à un élément partagé spécifique. Ils ne décrivent pas automatiquement ce que la personne peut faire partout dans ALLO.
| Relation | Ce que cela signifie | Où cela s'affiche généralement | Options typiques |
|---|---|---|---|
| Membre de l'espace de travail | Une personne qui appartient à l'espace de travail. Les membres peuvent apparaître dans la section Personnes, la recherche de membres, les équipes, les organigrammes, les sélecteurs d'attribution et la gestion des membres de l'espace de travail. | Accueil → Personnes, Paramètres de l'espace de travail → Membres, recherche de membres, listes d'équipes. | Peut utiliser les zones de l'espace de travail autorisées par son rôle et ses autorisations d'élément. |
| Administrateur de l'espace de travail | Un membre de l'espace de travail ayant des responsabilités administratives. Les administrateurs peuvent généralement gérer les membres, les rôles, les paramètres liés à la facturation et les options de sécurité de l'espace de travail à risque plus élevé. | Paramètres de l'espace de travail, Facturation, Membres, menus de rôles, actions réservées aux administrateurs. | Peut inviter des membres, modifier les rôles, examiner les membres désactivés, gérer les zones de facturation et configurer les paramètres de l'espace de travail si le forfait le permet. |
| Collaborateur externe | Une personne qui n'est pas membre de l'espace de travail mais dispose d'un accès au niveau de l'élément pour des travaux partagés spécifiques, comme un projet ou un canvas. | Gestion des membres du projet, Partage du canvas, listes d'autorisations et écrans d'accès aux éléments partagés. | Peut uniquement voir, ajouter un Commentaire ou modifier l'élément partagé selon l'autorisation accordée. N'apparaît généralement pas dans la section Personnes. |
| Invité | Une personne accédant via un lien partagé ou un flux d'invité, souvent pour une révision ou une participation à court terme. | Accès au canvas partagé, invite de nom d'invité, liste des collaborateurs du canvas en cours de session. | Peut utiliser l'autorisation autorisée par l'élément partagé ou le lien. L'accès des invités est plus restreint que l'adhésion à l'espace de travail. |
| Membre désactivé | Un ancien membre de l'espace de travail ou un membre dont la relation avec l'espace de travail est bloquée. | Flux d'erreurs d'accès et chemins de récupération des membres de l'administration. | Ne peut pas utiliser l'ancien espace de travail, projet, canvas ou connexion socket en dernier recours. La récupération par l'administration est requise. |
La section Personnes est destinée aux membres de l'espace de travail, aux équipes et à l'organigramme. Il ne s'agit pas d'une liste complète de toutes les personnes ayant déjà ouvert un lien partagé. Si une personne est absente de la section Personnes, vérifiez s'il s'agit d'un collaborateur externe ou d'un Invité avant de l'inviter à nouveau.
Autorisations au niveau du contenu
Les autorisations au niveau du contenu décrivent ce qu'une personne peut faire sur un travail spécifique. Les libellés peuvent varier selon l'interface, mais le modèle d'utilisation reste cohérent.
| Autorisation | Ce qu'elle permet généralement | Ce qu'elle ne signifie pas |
|---|---|---|
| Lecture (View) | Ouvrir et lire le travail. | L'autorisation de lecture ne permet pas la modification et peut ne pas autoriser les commentaires. |
| Commentaire (Comment) | Laisser des commentaires, répondre, mentionner des personnes et participer à la révision lorsque les commentaires sont pris en charge. | L'autorisation de Commentaire ne permet pas de modifier les objets de canvas, la structure du projet ou les paramètres de l'espace de travail. |
| Modification (Edit) | Modifier le contenu du travail, comme les objets d'un canvas, les canvases d'un projet ou les champs modifiables lorsque cela est pris en charge. | L'autorisation de modification ne permet pas nécessairement de modifier les rôles de l'espace de travail ou la facturation. |
| Propriétaire ou gestionnaire (Owner or manager) | Responsabilité plus élevée pour l'élément, incluant souvent la suppression, le transfert ou le contrôle d'accès si pris en charge. | Posséder un élément ne fait pas d'une personne un administrateur d'espace de travail. |
Le rôle dans l'espace de travail et l'autorisation de contenu se combinent. Un membre de l'espace de travail peut être en lecture seule sur un canvas privé. Un administrateur de l'espace de travail peut toujours avoir besoin du contexte approprié pour gérer un élément partagé. Un collaborateur externe peut modifier un canvas sans voir les paramètres de l'espace de travail. Un Invité peut ajouter un Commentaire sur un canvas uniquement si le lien ou l'invitation lui accorde l'accès correspondant.
Où vérifier l'accès
| Question | Vérifier ici |
|---|---|
| Cette personne fait-elle partie de l'espace de travail ? | Accueil → Personnes ou Paramètres de l'espace de travail → Membres. |
| Cette personne est-elle administratrice ? | Paramètres de l'espace de travail → Membres → colonne rôle ou menu de rôle. |
| Cette personne a-t-elle accès à un seul canvas ? | Canvas → Partager. |
| Cette personne a-t-elle accès à un seul projet ou canvas de projet ? | Gestion des membres du projet, ou interface de partage du canvas lorsqu'un seul canvas doit être partagé. |
| Cette personne est-elle un Invité ou un collaborateur externe ? | Liste d'autorisations de l'élément partagé ou indicateurs d'invité/collaborateur dans l'élément. |
| Ce membre a-t-il été désactivé ? | Paramètres de l'espace de travail → Membres ou flux de récupération de l'administration. |
| Le lien est-il valide mais le compte incorrect ? | Confirmez l'e-mail de connexion et changez d'espace de travail avant de modifier les autorisations. |
Utiliser le bon chemin d'accès
| Chemin d'accès | L'utiliser quand | Commencez ici |
|---|---|---|
| Invitation à l'espace de travail | La personne doit faire partie de l'équipe, apparaître dans la section Personnes, rejoindre des équipes, se voir attribuer des tâches dans tout l'espace de travail et recevoir le contexte de l'espace de travail. | Inviter des membres de l'espace de travail |
| Partage d'éléments | La personne a uniquement besoin d'un projet, d'un canvas, d'un tableau de bord, d'un fichier, d'une tâche ou d'un élément d'objectifs (Goals/OKRs). C'est généralement la bonne solution pour les clients, les prestataires, les réviseurs, les enseignants, les étudiants dans une activité spécifique ou toute personne dont l'accès doit rester ciblé. | Gestion des membres du projet, Partage du canvas ou interface de partage d'élément concernée. |
| Accès invité | La personne doit accéder à un canvas partagé sans devenir membre à part entière de l'espace de travail. Utile pour les révisions rapides, les ateliers en direct, les démonstrations aux clients et les collaborations temporaires. | Inviter des invités et des collaborateurs externes |
| Désactivation | Un membre de l'espace de travail ne doit plus appartenir à l'espace de travail. La désactivation doit bloquer les anciens liens directs. | Accéder à un espace de travail désactivé |
Si une personne désactivée a besoin ultérieurement d'un accès uniquement en tant que collaborateur externe, un administrateur doit résoudre l'ancien état de membre et partager à nouveau le travail spécifique, au lieu de s'appuyer sur l'ancienne adhésion.
Scénarios courants
| Scénario | Ce qui se passe | Meilleure étape suivante |
|---|---|---|
| Un collaborateur a rejoint l'espace de travail mais ne peut pas modifier un canvas. | Son adhésion à l'espace de travail est active, mais l'autorisation du canvas est limitée à la lecture seule ou au Commentaire. | Ouvrez Canvas → Partager et ajustez l'autorisation de l'élément. Ne le nommez pas administrateur sauf s'il a besoin des options d'administration. |
| Un client peut ouvrir un canvas mais ne figure pas dans la section Personnes. | Il s'agit probablement d'un Invité ou d'un collaborateur externe sur ce canvas, et non d'un membre de l'espace de travail. | Gérez son accès à partir de la boîte de dialogue Partager du canvas. |
| Un prestataire peut ouvrir un projet mais ne figure pas dans la section Personnes. | Il s'agit probablement d'un collaborateur externe sur ce projet. | Gérez ses accès à partir de l'interface de gestion des membres du projet, et non de la section Personnes. |
| Une personne voit le message « aucune autorisation » depuis un ancien lien. | L'élément a peut-être cessé d'être partagé, a été supprimé, déplacé, restreint ou bloqué par la désactivation de l'espace de travail. | Vérifiez l'espace de travail actif, l'e-mail de connexion, l'autorisation d'accès à l'élément et l'état du membre. Consultez Lorsque vous ne pouvez pas accéder au travail. |
| Un réviseur ne peut pas ajouter de Commentaire. | Le lien ou l'invitation accorde peut-être uniquement un accès en lecture seule, ou les commentaires ne sont pas disponibles pour cet état d'élément. | Modifiez l'autorisation de l'élément pour autoriser les commentaires ou les modifications si cela est pris en charge, puis utilisez le guide Dépannage de la lecture seule si les options ne s'affichent toujours pas. |
| Un bouton d'administration est manquant. | L'utilisateur n'est peut-être pas administrateur de l'espace de travail, le forfait n'inclut peut-être pas cette action, ou l'action appartient à l'élément plutôt qu'à l'espace de travail. | Consultez Gérer les membres de l'espace de travail et Modifier le rôle d'un membre. |
| Un ancien membre apparaît toujours dans les anciens commentaires ou l'historique. | La paternité historique du contenu peut subsister même lorsque l'accès est supprimé. | Cela est tout à fait normal. Si la personne peut toujours ouvrir les travaux privés, demandez à un administrateur d'examiner son état de membre. |
Remarques sur les autorisations et la visibilité
Conservez ces distinctions bien séparées :
- La visibilité dans l'annuaire n'est pas synonyme de droit d'accès. La section Personnes est l'annuaire des membres pour l'espace de travail, les équipes et l'organigramme. La liste d'autorisations d'un canvas ou d'un projet constitue la liste d'accès de cet élément.
- La visibilité historique n'est pas synonyme d'accès actuel. L'activité, les commentaires, les notifications et la paternité des contenus peuvent afficher des noms associés à des travaux passés, sans que cette personne soit un membre actif de l'espace de travail.
- Les administrateurs de l'espace de travail gèrent l'accès au niveau de l'espace de travail. Les propriétaires et gestionnaires d'éléments gèrent l'accès au niveau de l'élément. Évitez de transformer chaque problème d'accès aux éléments en modification du rôle d'administration de l'espace de travail.
- Les collaborateurs externes et les invités doivent bénéficier de l'accès le plus restreint possible pour réaliser leur travail. Utilisez la lecture ou le Commentaire pour la révision, la modification pour la contribution, et l'adhésion à l'espace de travail uniquement pour une participation continue à l'équipe.
- L'accès d'un membre désactivé est volontairement strict. Un membre désactivé ne doit pas pouvoir récupérer l'accès à l'espace de travail via une ancienne URL de canvas, un lien de projet, une connexion socket ou un chemin d'élément partagé.
Erreurs courantes
- Copier une URL et supposer que l'accès a été accordé. Une URL peut pointer vers un travail privé. Si le destinataire rencontre une erreur d'accès, mettez à jour les paramètres de partage ou invitez-le avec l'autorisation appropriée.
- Ajouter un réviseur externe en tant que membre de l'espace de travail. Cela peut l'exposer dans l'annuaire, utiliser une licence et compliquer le nettoyage ultérieur. Utilisez l'invitation d'invités et de collaborateurs externes lorsque l'accès doit être restreint.
- Modifier un rôle d'espace de travail pour corriger un canvas ou un projet privé. C'est généralement une mesure trop large. Corrigez d'abord l'autorisation de l'élément avec Partager le travail avec des collaborateurs, Partager un canvas ou la gestion des membres du projet.
- Supposer que les équipes accordent un accès universel. Les équipes organisent les membres de l'espace de travail. L'élément doit toujours autoriser l'équipe ou le membre lorsque le partage est requis. Voir Gérer les équipes.
Récupérer l'accès en cas d'erreur
- Vérifiez le compte connecté. De nombreux problèmes d'accès proviennent du fait d'accepter une invitation avec une adresse e-mail et d'ouvrir le lien en étant connecté avec une autre adresse.
- Confirmez l'espace de travail actif. Un lien valide peut sembler incorrect si la personne consulte un espace de travail différent.
- Déterminez si le problème concerne l'adhésion à l'espace de travail ou l'autorisation d'un élément. Si la personne ne figure pas dans la section Personnes alors qu'elle le devrait, envoyez ou renvoyez une invitation à l'espace de travail. Si elle peut ouvrir l'espace de travail mais pas un canvas spécifique, mettez à jour l'autorisation de ce canvas.
- Si la personne a été désactivée, demandez à un administrateur d'espace de travail de choisir la bonne option de récupération : la réactiver en tant que membre de l'espace de travail, ou résoudre l'ancien état de membre et partager un élément en tant que collaborateur externe. Ne lui demandez pas de réessayer continuellement d'anciens liens.
- Si le problème provient de la boîte de réception, d'une notification ou d'un ancien e-mail, vérifiez si le travail d'origine a été supprimé, déplacée ou n'est plus partagé. Utilisez ensuite les guides Lorsque le travail semble manquant ou Dépannage de l'accès partagé.
Articles associés
- Partager un canvas
- Inviter des **Invités** et des collaborateurs externes
- Comprendre les espaces de travail
- Changer d'espace de travail
- Inviter des membres de l'espace de travail
- Gérer les membres de l'espace de travail
- Lorsque vous ne pouvez pas accéder à votre travail
Donner un avis