Partager votre travail avec vos collaborateurs

Partager le travail qui nécessite réellement une révision

Le partage vous permet d'inviter un collaborateur sur un travail spécifique : un canvas, un projet, une tâche, un tableau de bord, un fichier ou un élément de la section Objectifs/OKR. Un partage bien paramétré fournit un accès suffisant pour accomplir la tâche sans pour autant intégrer l'utilisateur en tant que membre complet de l'espace de travail s'il n'a besoin que d'un seul élément.

La méthode la plus sûre consiste à définir d'abord le rôle requis. L'utilisateur doit-il simplement consulter, commenter, modifier ou rejoindre l'espace de travail à long terme ? La réponse détermine s'il convient d'utiliser le partage d'élément, les commentaires, une invitation à l'espace de travail ou un accès invité.

Pour comprendre les différents rôles, commencez par consulter la section Membres, invités et collaborateurs externes. Pour le partage spécifique aux canvases, consultez Partager un canvas. Pour les réviseurs externes, utilisez la page Inviter des invités et des collaborateurs externes.

Disponibilité et autorisations

Où trouver les options de partage

Les contrôles de partage se trouvent généralement à proximité du travail concerné.

Si le bouton Partager n'apparaît pas, l'élément est peut-être en lecture seule pour vous, il est peut-être archivé ou indisponible, ou votre rôle ne vous permet pas de le partager. Consultez la section Lorsque le travail est en lecture seule avant de supposer que le bouton est défectueux.

Choisir l'autorisation

Utilisez l'accès Commentaire pour la plupart des révisions. Cela permet de centraliser les retours directement sur le travail sans risquer de modifications accidentelles. Utilisez l'accès en modification lorsque la personne doit intervenir directement sur le contenu.

Un lien ne constitue pas toujours une autorisation

Copier un lien permet d'aider un collaborateur à accéder au travail. Cela ne lui accorde pas pour autant un droit d'accès. Il s'agit de l'une des causes les plus fréquentes du message d'erreur « Autorisation insuffisante ».

Avant d'envoyer un lien, vérifiez si celui-ci n'est qu'un raccourci de navigation ou s'il accorde effectivement un accès selon les paramètres de partage de l'élément. Si le destinataire est membre de l'espace de travail, le lien ne le dirigera vers l'élément que s'il dispose déjà de l'autorisation requise. S'il est externe à l'espace de travail, il se peut qu'il ait besoin d'un accès Invité ou collaborateur externe.

Si un collaborateur demande l'accès après avoir ouvert un lien, examinez sa demande au lieu de lui renvoyer le même lien. La demande d'accès vous indique le compte qu'il utilise et le travail qu'il a tenté d'ouvrir.

Partager avec un collaborateur

1. Ouvrez l'élément que vous souhaitez partager.
2. Ouvrez l'option de partage ou les contrôles d'accès de l'élément.
3. Utilisez la fonction de Recherche pour trouver le collaborateur par son nom ou son adresse e-mail.
4. Choisissez l'autorisation appropriée (lecture, Commentaire ou modification) selon le travail qu'il doit accomplir.
5. Ajoutez un court message (en dehors d'ALLO ou dans le fil de discussion) pour lui expliquer ce que vous attendez de lui.
6. Demandez-lui d'ouvrir le lien en étant connecté au bon compte de l'espace de travail.

Si le collaborateur reste introuvable, vérifiez s'il est bien membre de l'espace de travail. Il se peut qu'il ait besoin d'une invitation à rejoindre l'espace avant de pouvoir apparaître dans la Recherche de membres. Consultez la section Inviter des membres dans l'espace de travail.

Si le collaborateur a besoin de retrouver ce travail plus tard, il peut utiliser le chemin correspondant à la manière dont il l'a reçu : Partagé avec moi pour les éléments partagés, la boîte de réception Inbox pour les notifications, ou Travaux récents de l'accueil pour les éléments récemment ouverts.

Partager avec une personne externe

Limitez l'accès pour les clients, les prestataires, les indépendants, les partenaires, les étudiants participant à une activité ponctuelle ou toute personne qui ne devrait pas devenir membre de l'espace de travail.

Commencez par le canvas ou le projet dont ils ont besoin. Choisissez un accès de type Invité ou collaborateur externe selon les options disponibles. Accordez des autorisations de lecture, de Commentaire ou de modification en fonction des besoins réels. S'ils ont besoin d'un accès permanent à plusieurs projets, demandez à l'administrateur de l'espace de travail s'il est préférable de les ajouter en tant que membres.

Pour découvrir le modèle complet de collaboration externe, consultez la section Inviter des invités et des collaborateurs externes.

Ajouter du contexte lors du partage

Un lien partagé sans contexte génère une surcharge de travail inutile. Expliquez clairement au destinataire vos attentes et les points sur lesquels il doit se concentrer.

Voici quelques exemples de notes de partage utiles :

Remarques sur les autorisations et la visibilité

Le partage d'un seul élément ne transforme pas le destinataire en membre de l'espace de travail. Les collaborateurs externes et les invités n'apparaissent généralement pas dans la liste des membres ou des équipes. Vous devez gérer leur accès directement depuis l'élément partagé.

L'adhésion à l'espace de travail ne garantit pas un accès en modification à tous les éléments. Un membre peut avoir un accès en lecture seule sur un canvas spécifique et un accès en modification sur un autre.

Si un élément appartient à un autre espace de travail, l'espace actif est déterminant. Une personne peut être membre d'un espace de travail, mais pas de celui qui possède le travail lié.

Si une notification ou un lien partagé renvoie vers une erreur, l'élément d'origine a peut-être été supprimé, déplacé, archivé, retiré du partage, ou son accès a pu être bloqué en raison de la désactivation du membre de l'espace de travail.

Erreurs courantes

N'envoyez pas une simple URL brute en considérant que le partage est terminé. Ouvrez la boîte de dialogue Partager pour confirmer l'autorisation d'accès.

N'invitez pas de clients dans l'espace de travail si un accès en Commentaire sur un seul canvas suffit. L'adhésion à l'espace de travail est bien plus large et peut impacter la gestion des licences.

N'attribuez pas le rôle d'administrateur de l'espace de travail à un collaborateur simplement parce qu'il doit modifier un canvas. Utilisez plutôt l'accès en modification sur le canvas concerné.

Ne supposez pas qu'un invité peut ajouter des commentaires si le lien partagé est en lecture seule. Le statut d'invité ne remplace pas les autorisations définies par le lien.

Ne recréez pas un projet ou un canvas lorsqu'un collaborateur indique qu'il ne parvient pas à l'ouvrir. Vérifiez d'abord l'espace de travail, l'adresse e-mail de son compte et les autorisations de l'élément.

Résolution des problèmes de partage

Si un collaborateur rencontre une erreur d'accès, demandez-lui de vous indiquer l'adresse e-mail avec laquelle il s'est connecté, le lien exact utilisé et une capture d'écran du message. Vérifiez ensuite les paramètres de partage de l'élément.

Voici les symptômes les plus fréquents et leurs solutions :

• Le destinataire voit un message d'erreur d'accès

  • Causes possibles :
    • L'adresse e-mail utilisée pour la connexion ne correspond pas à celle invitée.
    • L'élément a été déplacé, archivé ou supprimé par son propriétaire.
    • Les autorisations ont été modifiées depuis l'envoi du lien.
  • Solution : Vérifiez les paramètres de partage de l'élément. Si le destinataire est membre de l'espace de travail, attribuez-lui l'accès à l'élément. Si le destinataire doit rester externe à l'espace de travail, utilise un accès Invité ou collaborateur externe.

• Le collaborateur est membre mais ne peut pas ouvrir l'élément

  • Solution : Accordez-lui directement l'accès à l'élément ou utilisez Inviter des membres dans l'espace de travail s'il n'a pas encore rejoint l'espace.

• Le lien partagé depuis la boîte de réception (Inbox) ou un e-mail génère une erreur

  • Solution : Vérifiez si l'élément existe toujours. Pour un diagnostic approfondi, consultez la documentation Lorsque vous ne pouvez pas accéder au travail.

• Un ancien membre désactivé doit accéder à un élément spécifique

  • Solution : Demandez à un administrateur de l'espace de travail de résoudre l'état du membre en premier lieu. La désactivation bloque tous les anciens liens avant que le partage individuel puisse s'appliquer.