Compartir el trabajo con compañeros de equipo

Comparta el trabajo que las personas realmente necesitan revisar

Compartir es la forma de incorporar a alguien a un elemento de trabajo específico: un canvas, proyecto, tarea, tablero, archivo o elemento de Objetivos/OKRs. Una forma adecuada de compartir otorga a la persona el acceso suficiente para realizar su labor sin necesidad de convertirla en miembro de pleno derecho del espacio de trabajo cuando solo requiere un único elemento.

La práctica más segura consiste en definir primero la función que se va a desempeñar. ¿Necesita la persona inspeccionar, comentar, editar o unirse al espacio de trabajo a largo plazo? La respuesta determinará si debe utilizar la opción de compartir un elemento, los comentarios, una invitación al espacio de trabajo o el acceso de Invitado.

Para comprender el modelo de roles, comience con Miembros, invitados y colaboradores externos. Para compartir específicamente un canvas, utilice Compartir un canvas. Para revisores externos, utilice Invitar a invitados y colaboradores externos.

Disponibilidad y permisos

Dónde encontrar la opción de compartir

Los controles para compartir suelen encontrarse cerca del trabajo correspondiente.

Si la opción de Compartir no aparece, es posible que el elemento sea de solo lectura para usted, que esté archivado o no disponible, o que su rol no le permita compartir. Consulte Cuando el trabajo es de solo lectura antes de asumir que el botón no funciona.

Elegir el permiso

Utilice el acceso de Comentario para la mayoría de las revisiones. Esto mantiene los comentarios vinculados al trabajo sin permitir modificaciones accidentales. Utilice el acceso de edición cuando se espere que la persona modifique el trabajo de manera directa.

Un enlace no siempre equivale a un permiso

Copiar un enlace ayuda a alguien a dirigirse al trabajo, pero no siempre otorga acceso. Esta es una de las causas más comunes de los mensajes que indican «Sin permisos».

Antes de enviar un enlace, verifique si este es únicamente un acceso directo para la navegación o si otorga acceso según la configuración de uso compartido del elemento. Si el destinatario es un miembro del espacio de trabajo, el enlace solo le permitirá acceder al elemento si ya cuenta con los permisos correspondientes. Si se encuentra fuera del espacio de trabajo, es posible que encuentre que necesita acceso de Invitado o de colaborador externo.

Si alguien solicita acceso después de abrir un enlace, revise dicha solicitud en lugar de enviar el mismo enlace de nuevo. La solicitud le indicará qué cuenta está utilizando esa persona y qué trabajo intentó abrir.

Compartir con un compañero de equipo

1. Abra el elemento que desea compartir.
2. Abra la opción de Compartir o el control de acceso del elemento.
3. Utilice la opción de Buscar para localizar al compañero de equipo por su nombre o correo electrónico.
4. Elija ver, Comentario o editar según la labor que deba realizar.
5. Añada un mensaje breve fuera de ALLO o en el hilo de comentarios para explicar lo que necesita de su parte.
6. Solicítele que abra el enlace habiendo iniciado sesión en la cuenta correcta del espacio de trabajo.

Si no logra encontrar al compañero de equipo, verifique si es miembro del espacio de trabajo. Es posible que requiera una invitación al espacio de trabajo antes de aparecer en la búsqueda de miembros. Consulte Invitar a miembros del espacio de trabajo.

Si el compañero de equipo necesita volver a encontrar el trabajo más adelante, utilice la ruta que corresponda a la forma en que lo recibió: Compartido conmigo para elementos compartidos, Bandeja de entrada para las notificaciones o Trabajo reciente en Inicio para el trabajo abierto recientemente.

Compartir con una persona externa

Utilice un acceso limitado para clientes, proveedores, profesionales independientes, socios, estudiantes en una sola actividad y personas que no deban convertirse en miembros del espacio de trabajo.

Comience desde el canvas o proyecto que requieran. Elija el acceso de Invitado o de colaborador externo según esté disponible. Otorgue acceso para ver, hacer Comentarios o editar de acuerdo con la tarea real. Si necesitan acceso continuo a múltiples proyectos, consulte con un administrador del espacio de trabajo si conviene que se conviertan en miembros en su lugar.

Para conocer el modelo completo de colaboración externa, utilice Invitar a invitados y colaboradores externos.

Añadir contexto al compartir

Un enlace compartido sin contexto genera un trabajo adicional. Explique al destinatario qué necesita y en qué debe enfocarse.

Algunos ejemplos de notas útiles al compartir incluyen:

Notas sobre permisos y visibilidad

Compartir un único elemento no convierte al destinatario en miembro del espacio de trabajo. Los colaboradores externos y los invitados no suelen aparecer en la sección de Personas o equipos. Gestione su acceso desde el propio elemento compartido.

La membresía del espacio de trabajo no garantiza el acceso de edición a todos los elementos. Un miembro puede tener acceso de solo lectura en un canvas y de edición en otro.

Si un elemento pertenece a otro espacio de trabajo, el espacio de trabajo activo es relevante. Una persona puede ser miembro de un espacio de trabajo, pero no del espacio de trabajo propietario del trabajo enlazado.

Si una notificación o un enlace compartido abre un error, es posible que el elemento original haya sido eliminado, movido, archivado, dejado de compartir o bloqueado debido a una membresía desactivada del espacio de trabajo.

Errores comunes

No envíe una dirección URL directa y asuma que el proceso de compartir ha finalizado. Abra la opción de Compartir y confirme los permisos.

No invite a los clientes al espacio de trabajo cuando el acceso de Comentario en un único canvas sea suficiente. La membresía del espacio de trabajo es más amplia y puede afectar la gestión de las licencias.

No promueva a alguien a administrador del espacio de trabajo solo porque necesite editar un canvas. Utilice el acceso de edición en el canvas correspondiente.

No asuma que un Invitado puede realizar comentarios si el enlace es de solo lectura. La identidad de Invitado no anula los permisos del enlace.

No vuelva a crear el trabajo cuando un compañero de equipo le indique que no puede abrirlo. Verifique primero el espacio de trabajo, el correo electrónico de la cuenta y los permisos del elemento.

Recuperar el acceso cuando falla la opción de compartir

• La persona ve un error de acceso:
  • Solicite el correo electrónico con el que inició sesión, el enlace exacto y una captura de pantalla del mensaje.
  • Verifique la configuración de Compartir del elemento.
• Es un miembro del espacio de trabajo pero no puede abrir el elemento:
  • Otorgue acceso directo al elemento.
  • Si no es miembro del espacio de trabajo y debería serlo, utilice Invitar a miembros del espacio de trabajo.
  • Si debe permanecer fuera del espacio de trabajo, utilice el acceso de Invitado o de colaborador externo.
• Se abrió el enlace desde la Bandeja de entrada, correo electrónico o un chat antiguo:
  • Verifique si el elemento aún existe.
  • Compruebe si se modificaron los permisos. Consulte Cuando no puede acceder al trabajo para ver la lista de verificación completa.
• Un exmiembro desactivado necesita un elemento:
  • Solicite a un administrador del espacio de trabajo que resuelva primero el estado del miembro. La desactivación puede bloquear los enlaces antiguos antes de que se aplique la opción de compartir el elemento.