Permisos y visibilidad de plantillas

La visibilidad y la gestión de plantillas son permisos diferentes

Los permisos de las plantillas responden a varias preguntas: quién puede ver la plantilla, quién puede crear un canvas a partir de ella, quién puede obtener una vista previa del contenido, quién puede editar la estructura reutilizable, quién puede duplicarla, quién puede eliminarla y quién puede cambiar la visibilidad o las etiquetas.

Se puede permitir que una persona cree a partir de una plantilla sin que se le permita editarla o eliminarla. Esto es normal. El permiso de reutilización es más amplio que el permiso de gestión en muchos espacios de trabajo.

Para conocer el modelo de plantilla, consulte la Información general de las plantillas de canvas.

Entienda el canvas de origen de las plantillas personalizadas

Las plantillas personalizadas del espacio de trabajo se basan en un canvas de origen, y ALLO mantiene ambos sincronizados. Una plantilla personalizada tiene dos opciones de visibilidad en Configuración de plantilla: Todos los miembros de [espacio de trabajo] o Solo yo. Cuando el propietario elige la visibilidad para el espacio de trabajo, ALLO da acceso al canvas de origen a todos los miembros del espacio de trabajo. Cuando elige Solo yo, ALLO retira a todas las demás personas. No hay un paso de uso compartido aparte que se pueda olvidar.

Si alguien ve una plantilla del espacio de trabajo en la biblioteca pero aun así no puede previsualizarla ni crear un canvas a partir de ella, no lo resuelva compartiendo a mano el canvas de origen ni creando duplicados, ya que las plantillas duplicadas arrastran el mismo problema. Pida a un administrador del espacio de trabajo que confirme la visibilidad de la plantilla y, si el fallo continúa, póngase en contacto con soporte.

Patrones de visibilidad comunes

Una plantilla personalizada no tiene una opción limitada a un equipo o a un rol. Ver la tarjeta, previsualizar el contenido, crear a partir de ella y gestionarla siguen siendo funciones independientes.

Quién puede crear a partir de una plantilla

Los usuarios pueden crear a partir de las plantillas a las que tienen acceso y que pueden utilizar en el espacio de trabajo actual o en el contexto de creación. Las plantillas estándar pueden estar disponibles de forma amplia. Las plantillas personalizadas dependen de la visibilidad en el espacio de trabajo y del acceso al origen.

Crear un canvas a partir de una plantilla no otorga un acceso amplio al nuevo canvas. El nuevo canvas sigue las reglas de uso compartido del lugar donde se creó. Si se crea dentro de un proyecto, el contexto de dicho proyecto puede ser relevante. Si es independiente, es posible que el creador deba compartirlo.

Si un compañero de equipo puede crear a partir de una plantilla pero no puede abrir el canvas que creó, comparta el nuevo canvas o proyecto. Consulte Compartir un canvas.

Quién puede editar plantillas

La edición de plantillas suele estar limitada a los propietarios o a las personas con permisos de gestión. Editar una plantilla cambia el punto de partida reutilizable para futuros canvases. No modifica los canvases que ya se hayan creado a partir de la plantilla.

Si falta Iniciar edición, verifique si la plantilla es una plantilla estándar de ALLO, si es el propietario o administrador de la plantilla personalizada y si hay más de una plantilla seleccionada.

Si necesita una variante pero no puede editar la plantilla original, solicite al propietario que la duplique o cree una nueva plantilla personalizada si su rol se lo permite.

Quién puede duplicar plantillas

La opción de duplicar puede estar disponible para plantillas personalizadas y, a veces, para otras plantillas reutilizables, según la configuración del espacio de trabajo. La duplicación es útil para variantes reales, no para un solo uso.

Si falta Crear plantilla desde esta, es posible que no tenga los permisos necesarios, que el tipo de plantilla no la admita o que su espacio de trabajo restrinja la gestión de plantillas. Si solo necesita un canvas, cree uno a partir de la plantilla directamente.

Después de duplicar, actualice el nombre, las etiquetas, la visibilidad y el contenido de la vista previa para evitar que el duplicado se confunda con el original.

Quién puede eliminar plantillas

La eliminación de plantillas suele estar restringida porque quita un punto de partida reutilizable de la biblioteca. Eliminar una plantilla no borra los canvases que ya se crearon a partir de ella, pero puede afectar a los equipos que dependen de ella para su trabajo futuro.

Antes de eliminar, confirme que la plantilla esté obsoleta, se haya duplicado de forma incorrecta o haya sido reemplazada por una plantilla actual mejor. Si solo el propietario la sigue necesitando, cámbiela a Solo yo en lugar de eliminarla.

Si falta la opción de eliminar, consulte con el propietario de la plantilla o con el administrador del espacio de trabajo.

Quién puede cambiar la visibilidad y las etiquetas

Los cambios de visibilidad y de etiquetas afectan a cómo se descubren las plantillas. Una plantilla visible para el espacio de trabajo puede convertirse en el punto de partida habitual de muchas personas. Una plantilla que pasa a ser privada puede desaparecer de la biblioteca de los demás. Las etiquetas pueden hacer que una plantilla sea más fácil o más difícil de encontrar.

Considere la visibilidad y las etiquetas como tareas de mantenimiento de la biblioteca, no como simples cambios visuales. Si una plantilla está destinada a un uso amplio, elija etiquetas claras antes de cambiarla a la visibilidad para el espacio de trabajo. Si es un borrador, manténgala en Solo yo.

Para obtener orientación sobre la organización, consulte Buscar y organizar plantillas.

Solución de problemas: Plantillas no encontradas

Si alguien no puede ver una plantilla, confirme primero el espacio de trabajo. Después, compruebe los términos de búsqueda, las etiquetas, la visibilidad, el tipo de plantilla y si la plantilla se renombró o se eliminó.

Si otra persona sí puede verla, compare los roles y las cuentas. Es posible que la plantilla esté configurada como Solo yo o que el usuario que no la ve haya iniciado sesión en otro espacio de trabajo o con otra cuenta.

Si una plantilla estándar de ALLO no aparece para nadie, es posible que el espacio de trabajo no tenga esa entrada del catálogo disponible o que el catálogo requiera una revisión del equipo de soporte.

Solución de problemas: Fallos en la vista previa o en la creación

Si alguien ve una plantilla del espacio de trabajo pero no puede previsualizarla, actualice la página una vez. La visibilidad para el espacio de trabajo ya comparte el canvas de origen, así que una vista previa que sigue fallando debe investigarla un administrador del espacio de trabajo o el equipo de soporte, no un cambio manual de uso compartido.

Si la vista previa funciona pero la creación falla, actualice la página e inténtelo de nuevo. Después, verifique si se permite crear en esa ubicación: un canvas independiente, un canvas de proyecto u otra ubicación. Si la creación falla únicamente dentro de un proyecto, es probable que el problema esté en los permisos de ese proyecto.

Si la creación funciona para el propietario pero no para otros usuarios, compare la visibilidad de la plantilla y los roles del espacio de trabajo de esos usuarios.

Solución de problemas: Fallos al editar o eliminar

Si no aparecen Iniciar edición, Configuración de plantilla, Crear plantilla desde esta o Eliminar, compruebe primero el tipo de plantilla. Las plantillas estándar no suelen permitir la edición desde el espacio de trabajo. Después, verifique su rol y el estado de la selección. Iniciar edición, Crear plantilla desde esta y Configuración de plantilla se ocultan mientras haya más de una plantilla seleccionada.

Si una acción aparece pero falla, actualice la página e inténtelo de nuevo. Es posible que la plantilla haya cambiado, se haya eliminado o que su visibilidad se haya modificado en otra pestaña.

Si la plantilla es importante y el acceso no funciona, póngase en contacto con un administrador del espacio de trabajo o con el equipo de soporte. Indique el nombre de la plantilla, el espacio de trabajo, los usuarios afectados, la acción que falló y si la vista previa o la creación siguen funcionando.

Ejemplos de permisos

Un miembro del espacio de trabajo puede crear a partir de Sprint retro pero no puede editar la plantilla porque el propietario de esta gestiona la estructura estándar.

Un líder de equipo puede editar Customer interview - research porque es el propietario de la plantilla personalizada, pero un invitado externo no puede usarla, porque la visibilidad para el espacio de trabajo solo abarca a sus miembros.

Un líder de equipo cambia Onboarding checklist de Solo yo a la visibilidad para el espacio de trabajo. Desde ese momento, todos los miembros del espacio de trabajo pueden previsualizarla y crear a partir de ella, sin que nadie tenga que compartir el canvas de origen por separado.

Un canvas creado a partir de una plantilla es privado para su creador hasta que se comparta, aunque la plantilla misma sea visible en todo el espacio de trabajo.