Permisos y visibilidad de plantillas

La visibilidad y la gestión de plantillas son permisos diferentes

Los permisos de las plantillas responden a varias preguntas: quién puede ver la plantilla, quién puede crear un canvas a partir de ella, quién puede obtener una vista previa del contenido, quién puede editar la estructura reutilizable, quién puede duplicarla, quién puede eliminarla y quién puede cambiar la visibilidad o las etiquetas.

Se puede permitir que una persona cree a partir de una plantilla sin que se le permita editarla o eliminarla. Esto es normal. El permiso de reutilización es más amplio que el permiso de gestión en muchos espacios de trabajo.

Para conocer el modelo de plantilla, consulte la Información general de las plantillas de canvas.

Entienda el canvas de origen de las plantillas personalizadas

Las plantillas personalizadas del espacio de trabajo se basan en un canvas de origen. La tarjeta de la plantilla, la configuración de la plantilla y el acceso al canvas de origen deben coincidir. Si no coinciden, es posible que un usuario vea la plantilla en la biblioteca pero no pueda previsualizarla ni crear un canvas a partir de ella.

Por ejemplo, el propietario de una plantilla puede hacer que una plantilla personalizada sea visible en el espacio de trabajo, pero olvidar que el canvas de origen sigue siendo privado. La plantilla parecerá disponible, pero el contenido no se podrá cargar para otras personas.

Cuando el acceso a una plantilla personalizada parezca inconsistente, verifique tanto la visibilidad de la plantilla como el uso compartido del canvas de origen. No intente resolver esto creando duplicados de forma aleatoria, ya que las plantillas duplicadas pueden trasladar la misma confusión.

Patrones de visibilidad comunes

Las etiquetas exactas pueden variar, pero el principio es el mismo: ver la tarjeta, previsualizar el contenido, crear a partir de ella y gestionarla son funciones independientes.

Quién puede crear a partir de una plantilla

Los usuarios pueden crear a partir de las plantillas a las que tienen acceso y que pueden utilizar en el espacio de trabajo actual o en el contexto de creación. Las plantillas estándar pueden estar disponibles de forma amplia. Las plantillas personalizadas dependen de la visibilidad en el espacio de trabajo y del acceso al origen.

Crear un canvas a partir de una plantilla no otorga un acceso amplio al nuevo canvas. El nuevo canvas sigue las reglas de uso compartido del lugar donde se creó. Si se crea dentro de un proyecto, el contexto de dicho proyecto puede ser relevante. Si es independiente, es posible que el creador deba compartirlo.

Si un compañero de equipo puede crear a partir de una plantilla pero no puede abrir el canvas que usted creó, comparta el nuevo canvas o proyecto. Consulte Compartir un canvas.

Quién puede editar plantillas

La edición de plantillas suele estar limitada a los propietarios o a las personas con permisos de gestión. Editar una plantilla cambia el punto de partida reutilizable para futuros canvases. No modifica los canvases que ya se hayan creado a partir de la plantilla.

Si falta la opción de editar, verifique si la plantilla es una plantilla estándar de ALLO, si usted es el propietario o administrador de la plantilla personalizada, si la plantilla está restringida y si el canvas de origen aún existe.

Si usted necesita una variante pero no puede editar la plantilla original, solicite al propietario que la duplique o cree una nueva plantilla personalizada si su rol se lo permite.

Quién puede duplicar plantillas

La opción de duplicar puede estar disponible para plantillas personalizadas y, a veces, para otras plantillas reutilizables, según la configuración del espacio de trabajo. La duplicación es útil para variantes reales, no para un solo uso.

Si falta la opción de duplicar, es posible que usted no tenga los permisos necesarios, que el tipo de plantilla no la admita o que su espacio de trabajo restrinja la gestión de plantillas. Si solo necesita un canvas, cree uno a partir de la plantilla directamente.

Después de duplicar, actualice el nombre, las etiquetas, la visibilidad y el contenido de la vista previa para evitar que el duplicado se confunda con el original.

Quién puede eliminar plantillas

La eliminación de plantillas suele estar registrada porque quita un punto de partida reutilizable de la biblioteca. Eliminar una plantilla no borra los canvases que ya se crearon a partir de ella, pero puede afectar a los equipos que dependen de ella para su trabajo futuro.

Antes de eliminar, confirme que la plantilla esté obsoleta, se haya duplicado de forma incorrecta o haya sido reemplazada por una plantilla actual mejor. Si la plantilla solo debe ocultarse para algunas personas, cambie la visibilidad en lugar de eliminarla, si esa opción existe.

Si falta la opción de eliminar, consulte con el propietario de la plantilla o con el administrador del espacio de trabajo.

Quién puede cambiar la visibilidad y las etiquetas

Considere la visibilidad y las etiquetas como tareas de mantenimiento de la biblioteca, no como simples cambios visuales. Si una plantilla está destinada a un uso amplio, elija etiquetas claras y asegúrese de que el canvas de origen sea accesible. Si es un borrador, manténgalo privado o restringido.

Para obtener orientación sobre la organización, consulte Buscar y organizar plantillas.

Solución de problemas: Plantillas no encontradas

Si un usuario no puede ver una plantilla, aplique los siguientes pasos de diagnóstico:

• La plantilla no aparece en la biblioteca para un usuario específico:

  • Verifique el espacio de trabajo: Confirme primero que el usuario esté en el espacio de trabajo correcto.
  • Revise los criterios: Compruebe los términos de búsqueda, las etiquetas, la visibilidad y el tipo de plantilla.
  • Estado de la plantilla: Confirme si la plantilla fue renombrada o eliminada.
  • Permisos del canvas de origen: Compare los roles y cuentas. La plantilla puede ser privada, estar restringida o basarse en un canvas de origen al que el usuario no tiene acceso.

• Una plantilla estándar de ALLO no aparece para ningún usuario:

  • Es posible que el espacio de trabajo no tenga esa entrada de catálogo disponible.
  • El catálogo de plantillas puede requerir una revisión del equipo de soporte.

Solución de problemas: Fallos en la vista previa o en la creación

Si experimenta problemas al visualizar o crear a partir de una plantilla, revise los siguientes casos:

• El usuario puede ver la plantilla pero no puede abrir la vista previa:

  • Problema de acceso al origen: Esto ocurre si el canvas de origen es privado o inaccesible.
  • Solución: Solicite al propietario de la plantilla que abra el canvas de origen y confirme que los usuarios destinatarios tengan permiso para verlo.

• La vista previa funciona pero la creación del canvas falla:

  • Actualización del sistema: Actualice la página e intente el proceso nuevamente.
  • Contexto de creación no permitido: Verifique si se permite crear el canvas en la ubicación seleccionada (canvas independiente, dentro de un proyecto u otra ubicación).
  • Permisos de proyecto: Si la creación falla únicamente dentro de un proyecto, es probable que se trate de un problema con los permisos de dicho proyecto.

• La creación funciona para el propietario pero falla para los demás usuarios:

  • Falta de alineación en los permisos: Compare la visibilidad de la plantilla, el acceso al canvas de origen y los roles del espacio de trabajo de los usuarios.

Solución de problemas: Fallos al editar o eliminar

Si tiene dificultades para gestionar sus plantillas, identifique el síntoma correspondiente:

• Las opciones de Editar, Configuración, Duplicar o Eliminar no aparecen:

  • Tipo de plantilla estándar: Las plantillas estándar de ALLO no permiten la edición por parte de los miembros del espacio de trabajo.
  • Restricciones de rol o acceso: Verifique su rol en el espacio de trabajo, sus permisos en el canvas de origen y si la plantilla está restringida.
  • Estado de selección: Asegúrese de haber seleccionado correctamente la plantilla antes de intentar la acción.

• La acción está disponible pero el proceso falla al ejecutarlo:

  • Cambios concurrentes: Actualice la página e inténtelo de nuevo. Es posible que la plantilla haya sido modificada, eliminada o que los permisos del canvas de origen se hayan actualizado en otra pestaña.

• El acceso a una plantilla crítica está dañado:

  • Procedimiento: Póngase en contacto con el administrador de su espacio de trabajo o con el equipo de soporte. Proporcione el nombre de la plantilla, el espacio de trabajo afectado, los usuarios con problemas, la acción que falló y si la vista previa o la creación de canvases aún funcionan.

Ejemplos de permisos

Un miembro del espacio de trabajo puede crear a partir de Sprint retro pero no puede editar la plantilla porque el propietario de esta gestiona la estructura estándar.

Un líder de equipo puede editar Customer interview - research porque es el propietario de la plantilla personalizada, pero un 'Invitado' externo solo puede crear a partir de ella si dicho 'Invitado' cuenta con visibilidad y acceso al canvas de origen.

Una plantilla aparece al Buscar pero la vista previa falla para la mayoría de los usuarios porque el canvas de origen es privado. La solución consiste en ajustar el acceso al canvas de origen o la visibilidad de la plantilla para que coincidan.

Un canvas creado a partir de una plantilla es privado para su creador hasta que se comparta, aunque la plantilla misma sea visible en todo el espacio de trabajo.