Información general sobre las plantillas de canvas

Las plantillas proporcionan una estructura inicial para el trabajo repetitivo

Utilice una plantilla de canvas cuando el equipo repita el mismo tipo de canvas: notas de reuniones, resúmenes de proyectos, planificación de sprints, revisiones de diseño, talleres, lecciones, retrospectivas, entregas a clientes, planes de lanzamiento o entrevistas de investigación. Una plantilla proporciona al nuevo canvas una estructura, pautas, secciones, páginas y ejemplos para que las personas no tengan que reconstruir el mismo diseño cada vez.

Las plantillas son puntos de partida, no trabajos terminados. Después de que usted cree un canvas a partir de una plantilla, el nuevo canvas pertenece a la reunión, proyecto, clase, cliente o entregable en el que esté trabajando. Usted puede editarlo sin cambiar la plantilla de origen.

Utilice un canvas en blanco cuando el trabajo sea exploratorio y la estructura deba surgir durante la sesión. Utilice un canvas de proyecto cuando el trabajo requiera responsables, fechas, secciones o un seguimiento del progreso. Utilice una plantilla cuando valga la pena repetir la estructura misma.

Dónde aparecen las plantillas

Las plantillas aparecen en dos lugares relacionados: la creación de canvas y el administrador de plantillas de canvas. Para conocer el flujo de trabajo desde el canvas, consulte Utilizar plantillas de canvas.

La creación de canvas es el lugar donde usted inicia un nuevo canvas. Es posible que vea plantillas, opciones de canvas en blanco, opciones de pizarra de formato libre o de canvas basado en páginas, opciones de importación o PDF, y otras alternativas de creación según su espacio de trabajo.

El administrador de plantillas de canvas es el lugar donde se gestiona la biblioteca de plantillas reutilizables. Utilícelo para buscar, previsualizar, crear a partir de ellas, editar, duplicar, etiquetar, ajustar la visibilidad o eliminar plantillas cuando su rol permita realizar estas acciones.

Si usted está buscando la opción de canvas en blanco o la importación de PDF dentro del administrador de plantillas y no las ve, esto es normal. Las opciones de canvas en blanco y de importación son alternativas de creación, no plantillas reutilizables guardadas.

Tipos de plantillas

ALLO puede mostrar más de un tipo de plantilla u opción de creación:

Esta distinción es importante cuando falta una opción. Una plantilla estándar puede ser utilizable pero no editable. Una plantilla personalizada puede ser editable por los propietarios. Una opción de canvas en blanco puede aparecer en la creación pero no en la biblioteca de plantillas.

Cuándo utilizar una plantilla

Utilice una plantilla cuando repetir la misma estructura mejore la calidad o ahorre tiempo. Una plantilla de entrevista con clientes podría incluir objetivos, detalles de los participantes, preguntas, notas, hallazgos y seguimiento. Una plantilla de resumen de lanzamiento podría incluir objetivos, público, mensajes clave, lista de verificación de lanzamiento, notas de revisión y consignas para retrospectivas.

Utilice una plantilla cuando la coherencia sea importante entre los equipos. Si cada gerente de proyecto ejecuta el lanzamiento de manera diferente, una plantilla de lanzamiento puede crear una base compartida sin obligar a las personas a copiar un canvas antiguo manualmente.

Utilice una plantilla al incorporar a nuevos compañeros de equipo. Una buena plantilla enseña el flujo de trabajo esperado a través de la propia estructura del canvas.

Evite las plantillas cuando el trabajo sea realmente desconocido, único o se maneje mejor con un simple canvas en blanco. Una plantilla que obliga a las personas a adoptar una estructura incorrecta es peor que no tener ninguna plantilla.

Crear a partir de una plantilla

La creación a partir de una plantilla genera un nuevo canvas. El nuevo canvas es independiente de la plantilla. Las ediciones, comentarios, archivos, elementos compartidos y páginas de presentación que usted agregue al nuevo canvas pertenecen a ese nuevo canvas.

Crear a partir de una plantilla no otorga automáticamente acceso a todos al nuevo canvas. El acceso depende de dónde y cómo lo cree. Un canvas creado dentro de un proyecto puede seguir el contexto del proyecto. Es posible que un canvas independiente deba compartirse. Consulte Crear un canvas a partir de una plantilla y Compartir un canvas.

Si usted necesita que el nuevo canvas esté vinculado a un proyecto, créelo o conéctelo desde el flujo de trabajo del proyecto. Consulte Agregar un canvas a un proyecto.

Gestión de la biblioteca de plantillas

Una biblioteca de plantillas saludable es fácil de buscar y genera confianza. Utilice nombres que describan el trabajo que las personas intentan iniciar: Customer interview, Design critique, Sprint retro, Launch brief o Weekly planning.

Utilice etiquetas o categorías a medida que la biblioteca crezca. Duplique una plantilla antes de realizar una variante significativa. Elimine las plantillas antiguas únicamente cuando nadie deba iniciar un nuevo trabajo a partir de ellas.

Eliminar una plantilla no elimina los canvases que ya se hayan creado a partir de ellas. Esos canvases son trabajos independientes. Si los canvases antiguos deben archivarse o eliminarse, gestiónelos a través de los flujos de trabajo de canvas y de proyectos, no eliminando la plantilla.

Para obtener información sobre la búsqueda y la organización, consulte Buscar y organizar plantillas. Para conocer cómo editar y duplicar, consulte Previsualizar, editar y duplicar plantillas.

Permisos y visibilidad

La visibilidad de la plantilla controla quién puede verla o crear a partir de ella. El permiso de gestión de plantillas controla quién puede editar, duplicar, eliminar, etiquetar o cambiar la configuración. Estas son funciones diferentes.

Las plantillas personalizadas del espacio de trabajo también dependen del canvas de origen que se encuentra detrás de la plantilla. Si las personas pueden ver la tarjeta de la plantilla pero no pueden previsualizarla ni crear a partir de ella, es posible que se deba revisar el acceso al canvas de origen. Consulte Permisos y visibilidad de las plantillas.

Los usuarios con el rol de Invitado y los colaboradores externos pueden ver un conjunto de plantillas más limitado que los miembros del espacio de trabajo. Las plantillas estándar del catálogo y las plantillas personalizadas del espacio de trabajo también pueden comportarse de manera diferente. Consulte Miembros, invitados y colaboradores externos para conocer el modelo de acceso más amplio.

Problemas comunes con las plantillas

• No se puede encontrar una plantilla específica:
  • Verifique el espacio de trabajo activo y sus permisos de acceso.
  • Revise los términos de búsqueda y las etiquetas aplicadas.
  • Confirme si se trata de una plantilla estándar, una plantilla personalizada o una opción de creación.
• La vista previa de la plantilla no se carga:
  • La plantilla de origen podría haber sido eliminada. Solicite a un propietario que confirme su existencia.
  • El canvas de origen podría tener restricciones de privacidad. Verifique que los usuarios designados tengan permisos de lectura.
• Se creó un canvas a partir de una plantilla incorrecta:
  • Usted puede editar el nuevo canvas para corregirlo.
  • También puede crear un nuevo canvas desde la plantilla correcta.
  • Tenga en cuenta que modificar la plantilla original posteriormente no actualizará de forma automática los canvases ya creados.
• La biblioteca de plantillas contiene demasiadas copias obsoletas:
  • Identifique la mejor versión actual y cámbiele el nombre de manera clara.
  • Archive o elimine las copias antiguas si sus permisos lo permiten.
  • Comunique el nuevo estándar de la plantilla a todo el equipo.