Visão geral de templates de canvas

Templates oferecem uma estrutura inicial para trabalhos repetitivos

Use um template de canvas quando a sua equipe repetir o mesmo tipo de atividade, como notas de reunião, resumos de projeto, planejamentos de sprint, revisões de design, workshops, aulas, retrospectivas, entregas para clientes, planos de lançamento ou entrevistas de pesquisa. O template fornece ao novo canvas uma estrutura com orientações, seções, páginas e exemplos, para que você não precise recriar o mesmo layout do zero todas as vezes.

Os templates são pontos de partida, não trabalhos finalizados. Após criar um canvas a partir de um template, o novo canvas pertencerá à reunião, ao projeto, à aula, ao cliente ou à entrega em que você estiver trabalhando. Você pode editá-lo livremente sem alterar o template original.

Use um canvas em branco quando o trabalho for exploratório e a estrutura deva surgir naturalmente durante a sessão. Use um canvas de projeto quando o trabalho exigir atribuição de responsabilidades, prazos, seções ou acompanhamento de progresso. Use um template quando a estrutura em si for algo que vale a pena repetir.

Onde os templates aparecem

Os templates aparecem em dois locais integrados: no menu de criação de canvas e no Gerenciador de templates de canvas. Para entender o fluxo de trabalho dentro do canvas, consulte Usar templates de canvas.

A criação de canvas é onde você inicia um novo trabalho. Dependendo do seu espaço de trabalho, você verá templates, opções de canvas em branco, quadros brancos de formato livre ou opções de canvas baseadas em páginas, além de opções de importação de PDF ou outros arquivos, entre outras escolhas de criação.

O Gerenciador de templates de canvas é o local para gerenciar a biblioteca de templates reutilizáveis. Use-o para Buscar, visualizar, criar a partir de, editar, duplicar, categorizar com tags, ajustar a visibilidade ou excluir templates, desde que sua função permita realizar essas ações.

Se você estiver procurando as opções de canvas em branco ou de importação de PDF dentro do gerenciador de templates e não as encontrar, saiba que isso é normal. As opções de canvas em branco e de importação são escolhas exclusivas de criação, e não templates salvos reutilizáveis.

Tipos de templates

O ALLO pode exibir mais de um tipo de template ou opção de criação:

Essa distinção é importante quando alguma ação não estiver disponível. Um template padrão pode ser utilizado, mas não editado. Um template personalizado pode ser editado pelos proprietários. Já uma opção de canvas em branco pode aparecer na criação de novos itens, mas não constará na biblioteca de templates.

Quando usar um template

Use um template quando a repetição de uma mesma estrutura melhorar a qualidade ou poupar tempo. Por exemplo, um template de entrevista com clientes pode incluir objetivos, informações dos participantes, perguntas, anotações, insights e acompanhamento. Um template de resumo de lançamento pode incluir objetivos, público-alvo, mensagens, lista de verificação de lançamento, notas de revisão e tópicos para retrospectiva.

Use um template quando a consistência entre as equipes for fundamental. Se cada gerente de projeto realizar o alinhamento inicial (kickoff) de uma maneira diferente, um template de kickoff poderá estabelecer uma base comum para todos, sem exigir que as pessoas copiem um canvas antigo manualmente.

Use um template ao integrar novos membros à equipe. Um bom template ensina o fluxo de trabalho esperado por meio da própria estrutura do canvas.

Evite usar templates quando o trabalho for totalmente novo, pontual ou melhor conduzido em um canvas em branco simples. Um template que força as pessoas a seguirem um formato inadequado é pior do que a ausência de um template.

Criar a partir de um template

Ao criar a partir de um template, um novo canvas é gerado. Esse novo canvas funciona de maneira independente em relação ao template. Cada Comentário, edição, arquivo, compartilhamento e página de apresentação que você adicionar ao novo canvas pertencerá exclusivamente a ele.

A criação a partir de um template não concede acesso automático a todas as pessoas ao novo canvas. As permissões de acesso dependem de onde e como você o cria. Por exemplo, um canvas criado dentro de um projeto pode herdar o contexto e as permissões desse projeto. Um canvas independente pode precisar ser compartilhado manualmente. Consulte Criar um canvas a partir de um template e Compartilhar um canvas.

Se você precisar vincular o novo canvas a um projeto, crie-o ou conecte-o diretamente pelo fluxo do projeto. Consulte Adicionar um canvas a um projeto.

Gerenciamento da biblioteca de templates

Uma biblioteca de templates saudável é fácil de pesquisar e transmite confiança aos usuários. Utilize nomes que descrevam de forma clara a atividade que as pessoas desejam iniciar: Entrevista com cliente, Crítica de design, Retrospectiva de sprint, Resumo de lançamento ou Planejamento semanal.

Use tags ou categorias à medida que a biblioteca crescer. Duplique um template antes de fazer alterações significativas para criar variantes. Exclua templates antigos apenas se ninguém mais precisar iniciar novos trabalhos a partir deles.

Excluir um template não remove os canvases que já foram criados a partir dele. Esses canvases são considerados trabalhos independentes. Se você precisar arquivar ou excluir canvases antigos, gerencie-os por meio dos fluxos de trabalho de canvas e projetos, e não excluindo o template original.

Para Buscar e organizar seus recursos, consulte Buscar e organizar templates. Para saber como editar e duplicar, consulte Visualizar, editar e duplicar templates.

Permissões e visibilidade

A visibilidade do template determina quem pode visualizá-lo ou criar um canvas a partir de um template. Já a permissão de gerenciamento do template controla quem tem autorização para editar, duplicar, excluir, categorizar com tags ou alterar as configurações. Essas são funções distintas.

Os templates personalizados do espaço de trabalho também dependem do canvas de origem utilizado para criá-los. Se os membros conseguirem ver o cartão do template, mas não puderem visualizá-lo ou criar um canvas a partir dele, o acesso ao canvas de origem pode precisar de ajustes. Consulte Permissões e visibilidade de templates.

Os usuários na função de Convidado e colaboradores externos podem ter acesso a um conjunto de templates mais limitado do que os membros regulares do espaço de trabalho. Além disso, os templates padrão do catálogo e os personalizados do espaço de trabalho podem se comportar de forma distinta. Consulte Membros, convidados e colaboradores externos para obter mais informações sobre o modelo geral de acesso.

Problemas comuns com templates

Se você encontrar dificuldades ao trabalhar com templates, verifique as soluções abaixo:

• O template não está aparecendo:
  • Verifique se você está no espaço de trabalho correto.
  • Confirme se você tem as permissões de acesso necessárias.
  • Revise os termos de busca e as tags utilizadas.
  • Certifique-se de que o recurso procurado é de fato um template (padrão ou personalizado) e não apenas uma opção de criação básica (como um canvas em branco).
• A visualização prévia do template falhou:
  • O canvas de origem que deu origem ao template pode ter sido excluído.
  • Peça ao proprietário para verificar se os usuários desejados têm permissão de leitura no canvas de origem.
• O canvas foi criado a partir de um template incorreto:
  • Você pode editar diretamente o novo canvas para ajustá-lo às suas necessidades.
  • Alternativamente, crie um novo canvas a partir do template correto. Lembre-se de que alterar o template original posteriormente não atualizará de forma automática os canvases que já foram gerados a partir dele.
• A biblioteca de templates está cheia de cópias desatualizadas:
  • Identifique o melhor template atualizado e renomeie-o de forma clara.
  • Arquive ou exclua as versões antigas (se você tiver permissão para isso).
  • Comunique o novo padrão de uso para a sua equipe.