Übersicht über Canvas-Vorlagen

Vorlagen bieten eine Ausgangsstruktur für wiederkehrende Aufgaben

Nutzen Sie eine Canvas-Vorlage, wenn Ihr Team dieselbe Art von Canvas wiederholt verwendet: für Besprechungsnotizen, Projekt-Briefings, die Sprint-Planung, Design-Reviews, Workshops, Unterrichtsstunden, Retrospektiven, Kundenübergaben, Launch-Pläne oder Forschungsinterviews. Eine Vorlage verleiht dem neuen Canvas eine feste Struktur, Eingabeaufforderungen, Abschnitte, Seiten und Beispiele, sodass Sie das Layout nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

Vorlagen sind Ausgangspunkte und keine fertigen Arbeiten. Nachdem Sie ein Canvas aus einer Vorlage erstellt haben, gehört das neue Canvas zu dem jeweiligen Meeting, Projekt, Kurs, Kunden oder Arbeitsergebnis, an dem Sie gerade arbeiten. Sie können es frei bearbeiten, ohne die ursprüngliche Vorlage zu verändern.

Verwenden Sie ein leeres Canvas, wenn Ihre Arbeit explorativ ist und sich die Struktur erst im Laufe der Sitzung entwickeln soll. Verwenden Sie ein Projekt-Canvas, wenn die Arbeit klare Verantwortlichkeiten, Termine, Abschnitte oder eine Fortschrittsverfolgung erfordert. Nutzen Sie eine Vorlage, wenn es sich lohnt, die Struktur selbst für die zukünftige Nutzung zu bewahren.

Wo Vorlagen angezeigt werden

Vorlagen werden an zwei zusammenhängenden Stellen angezeigt: bei der Canvas-Erstellung und in der Canvas-Vorlagenverwaltung. Den Arbeitsablauf direkt im Canvas finden Sie unter Canvas-Vorlagen verwenden.

Die Canvas-Erstellung ist der Ausgangspunkt für ein neues Canvas. Je nach Ihrem Arbeitsbereich sehen Sie hier Vorlagen, Optionen für leere Canvases, Freihand-Whiteboards oder seitenbasierte Canvases, PDF- oder Importoptionen sowie weitere Erstellungswege.

In der Canvas-Vorlagenverwaltung verwalten Sie die Bibliothek der wiederverwendbaren Vorlagen. Nutzen Sie diese Verwaltung, um Vorlagen zu suchen, in der Vorschau anzuzeigen, neue Canvases daraus zu erstellen, Vorlagen zu bearbeiten, zu duplizieren, mit Tags zu versehen, deren Sichtbarkeit anzupassen oder sie zu löschen, sofern Ihre Rolle diese Aktionen zulässt.

Wenn Sie in der Vorlagenverwaltung nach Optionen wie einem leeren Canvas oder dem PDF-Import suchen und diese nicht finden, ist das normal. Ein leeres Canvas und Importoptionen sind Wege zur Erstellung eines neuen Canvas, keine gespeicherten wiederverwendbaren Vorlagen.

Vorlagentypen

ALLO kann verschiedene Arten von Vorlagen oder Erstellungsoptionen anzeigen:

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn Ihnen eine bestimmte Aktion nicht zur Verfügung steht. Eine Standardvorlage kann zwar verwendet, aber nicht bearbeitet werden. Eine benutzerdefinierte Vorlage kann von Eigentümern bearbeitet werden. Eine Option für ein leeres Canvas wird möglicherweise bei der Erstellung angezeigt, ist jedoch nicht in der Vorlagenbibliothek enthalten.

Wann eine Vorlage verwendet werden sollte

Verwenden Sie eine Vorlage, wenn die Wiederholung derselben Struktur die Qualität verbessert oder Zeit spart. Eine Vorlage für ein Kundeninterview kann beispielsweise Ziele, Teilnehmerdetails, Fragen, Notizen, Erkenntnisse und Folgemaßnahmen enthalten. Eine Vorlage für ein Launch-Briefing kann Ziele, Zielgruppe, Kernbotschaften, eine Launch-Checkliste, Review-Notizen und Retrospektive-Fragen umfassen.

Nutzen Sie eine Vorlage, wenn Konsistenz über Teams hinweg wichtig ist. Wenn jede Projektleitung ein Kickoff-Meeting anders gestaltet, kann eine Kickoff-Vorlage eine gemeinsame Basis schaffen, ohne dass ein altes Canvas manuell kopiert werden muss.

Nutzen Sie eine Vorlage, um neue Teammitglieder einzuarbeiten. Eine gut gestaltete Vorlage vermittelt den erwarteten Arbeitsablauf direkt durch die Struktur des Canvas selbst.

Vermeiden Sie Vorlagen, wenn die Arbeit völlig unvorhersehbar ist, es sich um ein einmaliges Vorhaben handelt oder ein einfaches leeres Canvas besser geeignet ist. Eine Vorlage, die Beteiligte in eine unpassende Struktur zwingt, ist kontraproduktiv.

Ein Canvas aus einer Vorlage erstellen

Wenn Sie ein Canvas aus einer Vorlage erstellen, entsteht ein neues, eigenständiges Canvas. Dieses ist von der ursprünglichen Vorlage getrennt. Alle Bearbeitungen, Kommentare, Dateien, Freigaben und Präsentationsseiten, die Sie dem neuen Canvas hinzufügen, gehören ausschließlich zu diesem neuen Canvas.

Das Erstellen aus einer Vorlage gewährt nicht automatisch allen Personen Zugriff auf das neue Canvas. Die Zugriffsberechtigung richtet sich danach, wo und wie Sie das Canvas erstellen. Ein Canvas, das innerhalb eines Projekts erstellt wird, kann die Berechtigungen des Projektkontexts übernehmen. Ein eigenständiges Canvas muss unter Umständen manuell freigegeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Ein Canvas aus einer Vorlage erstellen und Ein Canvas freigeben.

Wenn das neue Canvas mit einem Projekt verknüpft sein soll, erstellen oder verbinden Sie es direkt über den Projektablauf. Siehe hierzu Ein Canvas zu einem Projekt hinzufügen.

Vorlagenbibliothek verwalten

Eine gut gepflegte Vorlagenbibliothek lässt sich leicht über die Suche finden und bietet verlässliche Vorlagen. Verwenden Sie aussagekräftige Namen, die die beabsichtigte Arbeit beschreiben, wie zum Beispiel Kundeninterview, Design-Review, Sprint-Retrospektive, Launch-Briefing oder Wochenplanung.

Nutzen Sie Tags oder Kategorien, wenn die Bibliothek wächst. Duplizieren Sie eine Vorlage, bevor Sie wesentliche Varianten erstellen. Löschen Sie alte Vorlagen nur dann, wenn niemand mehr neue Arbeiten auf deren Basis beginnen soll.

Das Löschen einer Vorlage führt nicht zum Löschen von Canvases, die bereits daraus erstellt wurden. Diese Canvases sind eigenständige Arbeiten. Wenn ältere Canvases archiviert oder gelöscht werden sollen, verwalten Sie diese über die entsprechenden Canvas- und Projekt-Arbeitsabläufe und nicht durch das Löschen der Vorlage.

Informationen zur Suche und Organisation finden Sie unter Vorlagen suchen und organisieren. Details zum Bearbeiten und Duplizieren finden Sie unter Vorlagen anzeigen, bearbeiten und duplizieren.

Berechtigungen und Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit einer Vorlage steuert, wer die Vorlage sehen oder ein Canvas daraus erstellen kann. Die Berechtigung zur Vorlagenverwaltung regelt hingegen, wer eine Vorlage bearbeiten, duplizieren, löschen, mit Tags versehen oder deren Einstellungen anpassen darf. Dies sind zwei verschiedene Aspekte.

Benutzerdefinierte Arbeitsbereichs-Vorlagen hängen zudem vom zugrundeliegenden Quell-Canvas ab. Wenn Benutzer die Vorlagenkarte sehen können, aber keine Vorschau anzeigen oder kein Canvas daraus erstellen können, müssen unter Umständen die Zugriffsberechtigungen des Quell-Canvas angepasst werden. Siehe hierzu Vorlagenberechtigungen und Sichtbarkeit.

Gäste und externe Projektpartner sehen möglicherweise eine eingeschränktere Auswahl an Vorlagen als reguläre Mitglieder des Arbeitsbereichs. Standard-Katalogvorlagen und benutzerdefinierte Vorlagen des Arbeitsbereichs können sich ebenfalls unterschiedlich verhalten. Informationen zum allgemeinen Zugriffsmodell finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Projektpartner.

Häufige Probleme mit Vorlagen

• Eine Vorlage wird nicht angezeigt:
  • Überprüfen Sie Ihren aktuellen Arbeitsbereich.
  • Prüfen Sie Ihre Berechtigungen und Tags.
  • Vergewissern Sie sich, ob es sich um eine Standardvorlage, eine benutzerdefinierte Vorlage oder eine Erstellungsoption handelt.
• Die Vorschau einer Vorlage schlägt fehl:
  • Bitten Sie eine Person mit der Rolle Eigentümer zu prüfen, ob das ursprüngliche Quell-Canvas noch existiert.
  • Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Benutzer über Leserechte auf dieses Quell-Canvas verfügen.
• Ein Canvas wurde aus der falschen Vorlage erstellt:
  • Bearbeiten Sie das neu erstellte Canvas direkt, um die Inhalte anzupassen.
  • Alternativ können Sie ein neues Canvas aus der korrekten Vorlage erstellen.
  • Beachten Sie: Eine nachträgliche Änderung der Vorlage wirkt sich nicht auf bereits erstellte Canvases aus.
• Die Vorlagenbibliothek ist unübersichtlich oder enthält veraltete Kopien:
  • Wählen Sie die beste aktuelle Vorlage aus und benennen Sie diese eindeutig.
  • Archivieren oder löschen Sie veraltete Kopien, sofern Ihre Berechtigungen dies zulassen.
  • Kommunizieren Sie den neuen Standard klar an Ihr Team.