Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende

Zugriff hat drei Ebenen

ALLO trennt die Beziehung einer Person zum Workspace strikt von ihrer Berechtigung für ein bestimmtes Arbeitsergebnis. Diese Trennung ist der Schlüssel zum Verständnis fast jeder Frage wie: „Warum können sie das nicht sehen?“, „Warum ist dies schreibgeschützt?“, „Warum erscheinen sie nicht unter Personen?“ oder „Warum fehlt die Schaltfläche zum Einladen?“.

Die Workspace-Ebene bestimmt, wer die Person für das Team ist: Workspace-Mitglied, Workspace-Administrator oder deaktiviertes Mitglied. Die Freigabe-Ebene (für geteilte Elemente) klärt, ob jemand außerhalb dieses Workspace als externer Mitwirkender oder Gast Zugriff auf ein bestimmtes Projekt, ein Canvas, ein Dashboard, eine Datei, eine Aufgabe oder ein Ziel/OKR-Element hat. Die Berechtigungsebene regelt, was die Person mit diesem Element tun kann: anzeigen, kommentieren oder bearbeiten. Separate Steuerungen für Eigentümer, Manager und Administratoren entscheiden darüber, wer den Zugriff ändern darf.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da externe Mitwirkende kein eigener Verzeichnistyp unter Personen sind. Es handelt sich um Personen mit Zugriff auf Elementebene. Ein Kunde kann ein externer Mitwirkender für ein einzelnes freigegebenes Projekt sowie ein Prüfer für ein freigegebenes Canvas sein und gleichzeitig nicht in der Liste der Personen auftauchen.

Für eine allgemeinere Workspace-Übersicht beginnen Sie mit Workspaces verstehen. Zum Einladen vollwertiger Mitglieder nutzen Sie Workspace-Mitglieder einladen. Für einen gezielten externen Zugriff nutzen Sie Gäste und externe Mitwirkende einladen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Workspace-Beziehungen und Zugriff auf freigegebene Elemente

Diese Begriffe beschreiben entweder die Beziehung einer Person zum Workspace oder ihren Zugriff auf ein bestimmtes freigegebenes Element. Sie beschreiben nicht automatisch, was die Person überall in ALLO tun kann.

Der Bereich Personen ist für Workspace-Mitglieder, Teams und das Organigramm gedacht. Es handelt sich nicht um eine vollständige Liste aller Personen, die jemals einen freigegebenen Link geöffnet haben. Wenn jemand unter Personen fehlt, prüfen Sie zunächst, ob es sich um einen externen Mitwirkenden oder einen Gast handelt, bevor Sie die Person erneut einladen.

Berechtigungen auf Inhaltsebene

Berechtigungen auf Inhaltsebene beschreiben, was eine Person an einem bestimmten Arbeitsergebnis tun kann. Die Bezeichnungen können je nach Oberfläche variieren, aber das praktische Modell bleibt konsistent.

Workspace-Rolle und Elementberechtigung greifen ineinander. Ein Workspace-Mitglied kann auf einem privaten Canvas schreibgeschützten Zugriff haben. Ein Workspace-Administrator benötigt dennoch den korrekten Elementkontext, um ein freigegebenes Element zu verwalten. Ein externer Mitwirkender kann ein einzelnes Canvas bearbeiten, ohne die Workspace-Einstellungen sehen zu können. Ein Gast kann ein Canvas nur kommentieren, wenn der Freigabelink oder die Einladung diesen Kommentar-Zugriff explizit gewährt.

Wo Sie den Zugriff überprüfen können

Den richtigen Zugriffspfad wählen

Nutzen Sie eine Workspace-Einladung, wenn die Person dem Team angehören, unter Personen erscheinen, Teams beitreten, Aufgaben im gesamten Workspace zugewiesen bekommen und fortlaufend den Workspace-Kontext erhalten soll. Dies ist der richtige Weg für Mitarbeiter, feste Teamkollegen und wiederkehrende Partner, die innerhalb des Workspace agieren sollen.

Nutzen Sie die Freigabe von Elementen, wenn die Person nur ein einzelnes Projekt, Canvas, Dashboard, eine Datei, Aufgabe oder ein Ziel/OKR-Element benötigt. Dies ist der richtige Weg für Kunden, Dienstleister, Prüfer, Dozenten, Studenten in einer bestimmten Aktivität oder jeden, dessen Zugriff fokussiert bleiben soll. Verwenden Sie für Projekte Projektmitglieder verwalten aus dem Projektmenü oder der Kopfzeile. Verwenden Sie für Canvases Teilen.

Nutzen Sie den Gast-Zugriff, wenn die Person ein freigegebenes Canvas betreten soll, ohne vollwertiges Mitglied zu werden. Der Gast-Zugriff ist nützlich für schnelle Reviews, Live-Workshops, Kundenpräsentationen und temporäre Zusammenarbeit. Er ist keine Abkürzung für eine reguläre Team-Mitgliedschaft.

Nutzen Sie die Deaktivierung, wenn ein Workspace-Mitglied dem Workspace nicht mehr angehören soll. Die Deaktivierung blockiert alte Direktlinks zuverlässig. Wenn dieselbe Person später wieder Zugriff benötigt (jedoch nur als externer Mitwirkender), muss ein Administrator den alten Mitgliedsstatus bereinigen und das spezifische Arbeitsergebnis neu freigeben, anstatt sich auf die alte Mitgliedschaft zu verlassen.

Typische Szenarien

Berechtigungs- und Sichtbarkeitshinweise

Die Sichtbarkeit im Verzeichnis unterscheidet sich von der Zugriffssichtbarkeit. Personen ist ein Mitgliederverzeichnis für Workspace-Mitglieder, Teams und das Organigramm. Eine Berechtigungsliste auf einem Canvas oder in einem Projekt ist die tatsächliche Zugriffsliste für dieses Element. Aktivitäten, Kommentare, Benachrichtigungen und historische Autorenschaften können Namen im Zusammenhang mit früheren Arbeiten anzeigen, ohne dass diese Person ein aktives Workspace-Mitglied sein muss.

Workspace-Administratoren verwalten den Zugriff auf Workspace-Ebene. Element-Eigentümer und -Manager verwalten den Zugriff auf Elementebene. Wenn Ihr Team beide Ebenen nutzt, vermeiden Sie es, jedes Problem mit dem Elementzugriff über eine Änderung der Workspace-Administratorrolle zu lösen. Der Administrator-Zugriff ist weitreichend und sollte der tatsächlichen Verantwortung entsprechen.

Externen Mitwirkenden und Gästen sollte der geringste Zugriff gewährt werden, der für ihre Aufgabe ausreicht. Wenn sie Elemente nur überprüfen müssen, nutzen Sie Lese- oder Kommentar-Berechtigungen. Wenn sie Inhalte beisteuern müssen, gewähren Sie Bearbeitungszugriff für das spezifische Element. Wenn sie fortlaufenden Zugriff auf viele Projekte benötigen, laden Sie sie stattdessen als Workspace-Mitglieder ein.

Der Zugriff für deaktivierte Mitglieder ist absichtlich streng geregelt. Ein deaktiviertes Mitglied sollte keinen schreibgeschützten Workspace-Zugriff über eine direkte Canvas-URL, einen Projektlink, eine Socket-Verbindung oder einen Freigabepfad für Elemente zurückerhalten. Diese Strenge schützt die Workspace-Grenze zuverlässig.

Häufige Fehler

• Fehlerhafte Annahmen bei Direktlinks: Kopieren einer URL in der Annahme, dass der Zugriff damit automatisch gewährt wird.
  • Eine URL kann auf eine private Arbeit verweisen. Wenn der Empfänger einen Zugriffsfehler sieht, aktualisieren Sie die Freigabeeinstellungen oder laden Sie ihn mit der richtigen Berechtigung ein.
• Unnötige Workspace-Mitgliedschaften: Hinzufügen eines externen Prüfers als Workspace-Mitglied.
  • Dies kann ihn im Verzeichnis sichtbar machen, eine Lizenz verbrauchen und die spätere Bereinigung erschweren. Nutzen Sie Gäste und externe Mitwirkende einladen, wenn der Zugriff gezielt eingeschränkt sein soll.
• Übermäßige Rechtevergabe zur Problemlösung: Das Ändern einer Workspace-Rolle, um den Zugriff auf ein privates Canvas oder Projekt zu korrigieren.
  • Das ist in der Regel eine zu weitreichende Maßnahme. Korrigieren Sie stattdessen zuerst die Elementberechtigung. Nutzen Sie Arbeit mit Teammitgliedern teilen für Freigabeoptionen, Ein Canvas teilen für Canvas-spezifische Berechtigungen und das Projektmenü für projektspezifischen Zugriff.
• Fehlinterpretation der Team-Funktion: Die Annahme, dass Teams universelle Zugriffsrechte garantieren.
  • Teams organisieren Workspace-Mitglieder. Die Ressource muss dennoch für das Team oder das Mitglied freigegeben sein, sofern der Zugriff eingeschränkt ist. Siehe Teams verwalten.

Fehlerbehebung bei fehlerhaftem Zugriff

• Zugriff trotz Einladung verweigert
  • Mögliche Ursache: Sie haben eine Einladung mit einer E-Mail-Adresse angenommen, sind aber im Browser mit einem anderen Konto in ALLO angemeldet.
  • Behebung: Überprüfen Sie das Profilmenü und den aktiven Workspace. Melden Sie sich bei Bedarf ab und mit dem korrekten Konto wieder an.
• Person fehlt im Verzeichnis oder kann ein bestimmtes Canvas nicht öffnen
  • Mögliche Ursache: Es liegt eine Verwechslung zwischen Workspace-Mitgliedschaft und Elementberechtigung vor.
  • Behebung:
    • Wenn die Person dem Workspace angehören soll, aber nicht unter Personen aufgeführt ist: Senden oder wiederholen Sie eine Workspace-Einladung.
    • Wenn die Person den Workspace öffnen kann, aber keinen Zugriff auf ein bestimmtes Canvas hat: Aktualisieren Sie die Berechtigung für dieses Canvas direkt im Teilen-Dialog.
• Ehemaliges Mitglied benötigt wieder Zugriff auf ein einzelnes Element
  • Mögliche Ursache: Das Mitglied wurde deaktiviert und der alte Mitgliedsstatus blockiert nun jeglichen Zugriff, selbst wenn ein einzelnes Element geteilt wurde.
  • Behebung: Ein Workspace-Administrator muss den alten Mitgliedsstatus auflösen oder bereigen und das spezifische Element anschließend für die Person als externen Mitwirkenden freigeben. Bitten Sie die betroffene Person nicht, alte Links weiter auszuprobieren, da die Deaktivierung diese Wege absichtlich sperrt.
• Fehlermeldung bei Links aus Benachrichtigungen oder alten E-Mails
  • Mögliche Ursache: Das ursprüngliche Element wurde verschoben, gelöscht, archiviert oder die Freigabe wurde aufgehoben.
  • Behebung: Versuchen Sie, das Element direkt aus der aktuellen Workspace-Navigation zu öffnen. Nutzen Sie andernfalls die Anleitungen Wenn Arbeit verloren scheint oder Fehlerbehebung für „Mit mir geteilt“.