Teams verwalten

Teams machen Workspace-Mitglieder verständlicher

Teams gruppieren Workspace-Mitglieder nach Abteilung, Projektgruppe, Kurs, Kundeneinheit, Funktion oder Arbeitsgruppe. Sie erleichtern das Durchsuchen des Personen-Verzeichnisses und helfen Teamkollegen zu verstehen, wer zusammengehört.

Teams sind nicht dasselbe wie Workspace-Rollen und sie entsprechen nicht immer den Elementberechtigungen. Eine Person kann dem Design-Team angehören und dennoch eine explizite Berechtigung für ein privates Canvas benötigen. Ein externer Dienstleister kann ein einzelnes Canvas bearbeiten, ohne überhaupt in einem Team zu erscheinen, wenn er als externer Mitwirkender eingeladen wurde.

Für die detaillierten Mitgliederrollen lesen Sie Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Für die Verzeichnisstruktur lesen Sie Teams unter Personen finden.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie Teams finden

Öffnen Sie Startseite → Personen → Teams, um die Teamlisten zu durchsuchen, sofern Ihr Workspace diese anzeigt. Einige Workspaces zeigen Teaminformationen auch im Organigramm oder in den Mitgliederprofilen an.

Nutzen Sie die Workspace-Einstellungen oder die administrative Mitgliederverwaltung, wenn Ihre Aufgabe administrativer Natur ist, wie z. B. das Bearbeiten eines Teamnamens, das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern oder das Bereinigen alter Teams. Wenn Sie nur Personen finden möchten, beginnen Sie unter Personen.

In großen Workspaces können Teams und Mitgliederlisten beim Suchen oder Öffnen eines Teams dynamisch geladen werden. Wenn ein Team nicht sofort jede Person anzeigt, suchen Sie innerhalb des Teams, löschen Sie Filter und bestätigen Sie den aktiven Workspace.

Wofür Teams nützlich sind

Ein Team erstellen oder bearbeiten

Beginnen Sie auf der in Ihrem Workspace verfügbaren Oberfläche zur Teamverwaltung. Benennen Sie das Team so eindeutig, dass andere es in der Suche, bei Erwähnungen oder unter Personen sofort erkennen können. Fügen Sie Mitglieder hinzu, die tatsächlich zu dieser Gruppe gehören. Wenn Ihr Workspace Beschreibungen unterstützt, halten Sie diese praxisnah: was das Team verantwortet, wer das Team kontaktieren sollte oder welche Arbeiten es normalerweise übernimmt.

Überprüfen Sie das Team nach dem Speichern unter Personen. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen angezeigt werden und der Name nicht leicht mit einem anderen Team verwechselt werden kann.

Wenn die Aktion fehlt, überprüfen Sie Ihre Rolle. Die Teamverwaltung ist in der Regel eine Administrator- oder Manager-Aktion. Unter Personen können oft alle Benutzer Teams durchsuchen, ohne sie jedoch bearbeiten zu dürfen.

Mitglieder hinzufügen oder entfernen

Fügen Sie Mitglieder hinzu, wenn sie der Gruppe beitreten oder gemeinsam mit diesem Team unter Personen erscheinen sollen. Entfernen Sie Mitglieder, wenn sie die Gruppe verlassen. Das Entfernen einer Person aus einem Team entzieht ihr nicht automatisch die Workspace-Mitgliedschaft, es sei denn, Sie deaktivieren oder entfernen auch ihre Workspace-Mitgliedschaft.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, verwalten Sie den Workspace-Mitgliedszugriff separat unter Workspace-Mitglieder verwalten. Die Berechtigung von Teams allein blockiert keine alten Workspace-Links.

Wenn jemand nur Zugriff auf ein einzelnes freigegebenes Element benötigt, fügen Sie die Person nicht als Behelfslösung zu einem Team hinzu. Teilen Sie stattdessen das Element mit der passenden Berechtigung.

Teams und Berechtigungen

Teams helfen Personen, einander zu finden, aber die Elementberechtigung ist weiterhin entscheidend. Ein privates Canvas, ein Projekt, eine Aufgabe, ein Dashboard, eine Datei oder ein Ziel/OKR-Element kann immer noch eigene Zugriffsregeln haben.

Wenn jemand einem Team beitritt und ein Canvas dennoch nicht öffnen kann, öffnen Sie den Canvas-Teilen-Dialog. Die Teamänderung mag organisatorisch korrekt sein, aber das Canvas benötigt immer noch die richtige Freigabe.

Wenn ein Team in einer Freigabe-Auswahl verwendet wird (sofern unterstützt), denken Sie daran, dass das Hinzufügen des Teams den Zugriff gemäß den Freigaberegeln dieses Elements gewährt. Überprüfen Sie die Berechtigung sorgfältig, insbesondere bei großen Teams.

Beispiele

Wenn ein Produkt-Team die vierteljährliche Planung verantwortet, erstellen und pflegen Sie ein Produkt-Team, damit die Mitglieder unter Personen leicht zu finden sind. Teilen Sie dann das Planungs-Canvas oder die Ziele/OKRs mit den richtigen Personen oder Teams.

Wenn ein Kundenprojekt Personen aus den Bereichen Design, Vertrieb und Erfolg umfasst, erstellen Sie nur dann ein spezielles Kunden-Team, wenn diese Gruppe dauerhaft zusammenarbeiten wird. Teilen das Projekt oder Canvas andernfalls direkt.

Wenn ein Student ein Kurs-Canvas nicht öffnen kann, reicht das Hinzufügen zu einem Team möglicherweise nicht aus. Bestätigen Sie, ob er ein Workspace-Mitglied ist und ob das Canvas Lese-, Kommentar- oder Bearbeitungszugriff gewährt.

Häufige Fehler

• Teams als universelles Berechtigungssystem behandeln
  • Teams sind in erster Linie ein Verzeichnis- und Gruppierungswerkzeug.
  • Wenn das Problem nur ein einzelnes Canvas oder Projekt betrifft, nutzen Sie stattdessen die Freigabeeinstellungen des Elements.
• Veraltete Teams dauerhaft behalten
  • Ungenutzte Teams erschweren das Vertrauen in die Daten unter Personen.
  • Benennen Sie alte Gruppen um oder archivieren Sie sie (sofern unterstützt) und entfernen Sie Mitglieder, die nicht mehr dazugehören.
• Hinzufügen von Gästen oder Kunden zu Teams zur besseren Auffindbarkeit
  • Wenn es sich nicht um reguläre Workspace-Mitglieder handelt, verwalten Sie sie direkt über das freigegebene Element. Siehe Gäste und externe Mitwirkende einladen.

Fehlerbehebung bei Team-Problemen

• Ein Mitglied fehlt in einem Team
  • Mögliche Ursache: Das Mitglied ist kein aktives Workspace-Mitglied mehr oder wurde noch nicht hinzugefügt.
  • Behebung: Bestätigen Sie zuerst, ob die Person ein aktives Workspace-Mitglied ist. Überprüfen Sie anschließend die Mitgliederliste des Teams und aktive Filter.
• Ein Team fehlt unter Personen
  • Mögliche Ursache: Sie befinden sich im falschen Workspace-Kontext, der Suchbegriff ist falsch geschrieben oder das Team wurde umbenannt, archiviert oder gelöscht.
  • Behebung: Überprüfen Sie den aktiven Workspace, korrigieren Sie die Schreibweise der Suche und prüfen Sie, ob das Team archiviert wurde.
• Eine Teamänderung gewährt keinen Zugriff auf ein Canvas
  • Mögliche Ursache: Die Elementfreigabe wurde nicht korrekt aktualisiert oder das Element ist privat.
  • Behebung: Öffnen Sie den Teilen-Dialog des entsprechenden Elements und passen Sie die Berechtigungen dort an. Nutzen Sie Arbeit mit Teammitgliedern teilen für den Freigabe-Workflow.
• Das Erstellen oder Bearbeiten von Teams ist blockiert
  • Mögliche Ursache: Ihre Workspace-Rolle erlaubt keine Teamverwaltung.
  • Behebung: Bitten Sie einen Workspace-Administrator, Ihre Rolle zu bestätigen. Das Durchsuchen von Teams und das Verwalten von Teams sind separate Zuständigkeiten.