Gestire i team

I team rendono i membri del workspace più facili da comprendere

I team raggruppano i membri del workspace per reparto, gruppo di progetto, classe, gruppo di clienti, funzione o gruppo di lavoro. Rendono la sezione Persone più facile da consultare e aiutano i colleghi a capire chi lavora con chi.

I team non coincidono con i ruoli del workspace e non sempre coincidono con i permessi dei singoli elementi. Una persona può appartenere al team di Progettazione e avere comunque bisogno di un permesso esplicito su un canvas privato. Un collaboratore esterno può modificare un singolo canvas senza appartenere ad alcun team se è stato invitato in tale veste.

Per informazioni sui ruoli dei membri, consultate la guida Membri, ospiti e collaboratori esterni. Per l'utilizzo della directory, consultate Trovare i team in Persone.

Disponibilità e permessi

Dove trovare i team

Aprite Home → Persone → Team per sfogliare gli elenchi dei team presenti nel vostro workspace. Alcuni workspace mostrano le informazioni sui team anche nell'organigramma o nelle aree del profilo dei singoli membri.

Utilizzate le impostazioni del workspace o la gestione dei membri dell'amministratore quando dovete eseguire un'azione amministrativa, come la modifica del nome di un team, l'aggiunta o la rimozione di membri o la rimozione di vecchi team. Se dovete solo trovare delle persone, iniziate dalla sezione Persone.

Nei workspace di grandi dimensioni, i team e i relativi membri potrebbero caricarsi durante la ricerca o all'apertura di un team. Se un team non mostra immediatamente tutti i membri, eseguite una ricerca all'interno del team, cancellate i filtri e confermate il workspace attivo.

A cosa servono i team

Creare o modificare un team

Iniziate dalla schermata di gestione dei team disponibile nel vostro workspace. Assegnate al team un nome abbastanza chiaro da poter essere riconosciuto tramite la ricerca, le menzioni o la sezione Persone. Aggiungete i membri che appartengono effettivamente a quel gruppo. Se il vostro workspace utilizza le descrizioni, mantenete la descrizione pratica: cosa gestisce il team, chi deve contattarlo o quali attività svolge abitualmente.

Dopo aver salvato, verificate il team nella sezione Persone. Assicuratevi che vengano visualizzate le persone corrette e che il nome non possa essere facilmente confuso con quello di un altro team.

Se l'azione di creazione non è presente, verificate il vostro ruolo. La gestione dei team è solitamente un'azione riservata agli amministratori o ai manager. La sezione Persone può consentire a tutti di sfogliare i team senza permetterne la modifica.

Aggiungere o rimuovere membri

Aggiungete membri quando si uniscono al gruppo o quando devono apparire con quel team nella sezione Persone. Rimuovete i membri quando lasciano il gruppo. La rimozione di una persona da un team non deve rimuoverla automaticamente dal workspace, a meno che non si disattivi o si rimuova anche la sua appartenenza al workspace.

Quando qualcuno lascia l'azienda, gestite l'accesso dei membri del workspace separatamente nella guida Gestire i membri del workspace. La sola rimozione dal team non blocca i vecchi collegamenti al workspace.

Quando qualcuno necessita solo di un singolo elemento condiviso, non aggiungetelo a un team come soluzione alternativa. Condividete l'elemento con il permesso corretto.

Team e permessi

I team aiutano le persone a trovarsi, ma i permessi dei singoli elementi sono comunque importanti. Un canvas privato, un progetto, un'attività, una dashboard, un file o un elemento Obiettivi/OKR possono avere regole di accesso dedicate.

Se qualcuno si unisce a un team e continua a non riuscire ad aprire un canvas, aprite la schermata Condividi del canvas. La modifica del team può essere corretta a fini organizzativi, ma il canvas richiede comunque l'accesso corretto.

Se un team viene utilizzato in un selettore di condivisione, laddove supportato, ricordate che l'aggiunta del team concede l'accesso in base alle regole di condivisione di quell'elemento. Esaminate attentamente il permesso, soprattutto quando il team è numeroso.

Esempi

Se un team di Prodotto gestisce la pianificazione trimestrale, create o gestite un team di Prodotto in modo che i membri siano facili da trovare in Persone. Successivamente, condividete il canvas di pianificazione o gli elementi Obiettivi/OKR con le persone o i team corretti.

Se un progetto cliente coinvolge persone dei reparti Progettazione, Vendite e Success, create un team dedicato a quel cliente solo se quel gruppo continuerà a collaborare a lungo termine. In caso contrario, condividete direttamente il progetto o il canvas.

Se uno studente non riesce ad aprire il canvas di una lezione, aggiungerlo a un team potrebbe non essere sufficiente. Confermate se si tratta di un membro del workspace e se il canvas concede l'accesso per visualizzare, commentare o modificare.

Errori comuni

L'errore più comune consiste nel trattare i team come un sistema di permessi universale. Si tratta innanzitutto di uno strumento di directory e di raggruppamento. Utilizzate le impostazioni di condivisione dell'elemento quando il problema riguarda un singolo canvas o progetto.

Un altro errore consiste nel mantenere per sempre i vecchi team. I team obsoleti rendono la sezione Persone meno affidabile. Rinominate o archiviate i vecchi gruppi, laddove supportato, e rimuovete i membri che non vi appartengono più.

Non aggiungete ospiti o clienti ai team solo per renderli più facili da trovare. Se non sono membri del workspace, gestiteli direttamente dall'elemento condiviso. Consultate Invitare ospiti e collaboratori esterni.

Risoluzione dei problemi quando i dati del team sembrano errati

Se un membro è assente da un team, verificate prima che sia un membro attivo del workspace. Successivamente, verificate l'elenco dei membri del team e i filtri applicati.

Se un team non compare in Persone, verificate il workspace attivo, l'ortografia della ricerca e se il team è stato rinominato, archiviato o eliminato.

Se una modifica apportata a un team non ha modificato l'accesso a un canvas, aprite la schermata Condividi del canvas e aggiornate il permesso direttamente lì. Utilizzate la guida Condividere il lavoro con i colleghi per le procedure di condivisione degli elementi.

Se non riuscite a modificare i team, chiedete a un amministratore del workspace di confermare il vostro ruolo. Sfogliare i team e gestirli sono responsabilità separate.