Gérer les équipes

Les équipes facilitent l'organisation des membres de l'espace de travail

Les équipes regroupent les membres de l'espace de travail par service, groupe de projet, classe, cellule client, fonction ou groupe de travail. Elles rendent l'annuaire Personnes plus facile à parcourir et aident les collaborateurs à identifier qui travaille avec qui.

Les équipes sont différentes des rôles au sein de l'espace de travail, et elles ne correspondent pas toujours aux autorisations des éléments. Une personne peut appartenir à l'équipe Design et avoir tout de même besoin d'une autorisation explicite sur un canvas privé. Un prestataire externe peut modifier un canvas sans figurer dans une équipe s'il a été invité en tant que collaborateur externe.

Pour en savoir plus sur les rôles des membres, consultez Membres, invités et collaborateurs externes. Pour l'utilisation de l'annuaire, consultez Trouver des équipes dans l'annuaire.

Disponibilité et autorisations

Où trouver les équipes

Ouvrez Accueil → Personnes → Équipes pour parcourir les listes d'équipes là où votre espace de travail les affiche. Certains espaces de travail présentent également les informations d'équipe dans l'organigramme ou les zones de profil des membres.

Utilisez les paramètres de l'espace de travail ou la gestion des membres de l'administration lorsque votre tâche est d'ordre administratif (par exemple, modifier le nom d'une équipe, ajouter ou retirer des membres, ou nettoyer des équipes obsolètes). Si vous cherchez simplement à trouver des personnes, commencez par la section Personnes.

Dans les grands espaces de travail, l'affichage des équipes et des membres peut s'effectuer au fur et à mesure de vos recherches ou de l'ouverture d'une équipe. Si une équipe n'affiche pas toutes les personnes immédiatement, effectuez une recherche au sein de l'équipe, effacez les filtres et confirmez l'espace de travail actif.

Pourquoi utiliser les équipes

Créer ou modifier une équipe

Commencez à partir de l'interface de gestion des équipes disponible dans votre espace de travail. Nommez l'équipe de manière suffisamment claire pour qu'elle soit facilement identifiable depuis la recherche, les mentions ou la section Personnes. Ajoutez les membres qui appartiennent réellement à ce groupe. Si votre espace de travail utilise des descriptions, restez pratique : indiquez ce que l'équipe gère, qui doit la contacter ou les types de tâches qu'elle traite habituellement.

Après avoir enregistré les modifications, vérifiez l'équipe depuis la section Personnes. Assurez-vous que les bonnes personnes s'affichent et que le nom ne se confond pas facilement avec celui d'une autre équipe.

Si l'action est manquante, vérifiez votre rôle. La gestion des équipes est généralement réservée aux administrateurs ou aux gestionnaires. La section Personnes peut autoriser la consultation des équipes à tous sans pour autant permettre à chacun de les modifier.

Ajouter ou retirer des membres

Ajoutez des membres lorsqu'ils rejoignent le groupe ou lorsqu'ils doivent s'afficher avec cette équipe dans la section Personnes. Retirez des membres lorsqu'ils quittent le groupe. Le retrait d'une personne d'une équipe ne doit pas automatiquement la supprimer de l'espace de travail, à moins que vous ne désactiviez ou ne supprimiez également son adhésion à l'espace de travail.

Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, gérez l'accès des membres de l'espace de travail de manière distincte dans Gérer les membres de l'espace de travail. Le simple nettoyage de l'équipe ne suffit pas à bloquer les anciens liens de l'espace de travail.

Si une personne a uniquement besoin d'un élément partagé, ne l'ajoutez pas à une équipe en guise de solution temporaire. Partagez l'élément avec l'autorisation appropriée.

Équipes et autorisations

Les équipes aident les collaborateurs à se trouver, mais l'autorisation d'accès aux éléments reste primordiale. Un canvas privé, un projet, une tâche, un tableau de bord, un fichier ou un élément d'objectifs (Goals/OKRs) peut conserver ses propres règles d'accès.

Si une personne rejoint une équipe mais ne peut toujours pas ouvrir un canvas, ouvrez la boîte de dialogue de partage de ce canvas. La modification d'équipe peut être correcte pour l'organisation générale, mais le canvas requiert toujours l'autorisation d'accès adéquate.

Si une équipe est sélectionnée dans un outil de partage (si l'option est prise en charge), n'oubliez pas que l'ajout de l'équipe accorde l'accès selon les règles de partage de cet élément. Examinez attentivement l'autorisation, en particulier si l'équipe est nombreuse.

Exemples

Si une équipe Produit gère la planification trimestrielle, créez ou maintenez une équipe Produit afin que ses membres soient faciles à trouver dans la section Personnes. Partagez ensuite le canvas de planification ou les éléments d'objectifs (Goals/OKRs) avec les bonnes personnes ou équipes.

Si un projet client implique des collaborateurs des services Design, Ventes et Success, créez une équipe client uniquement si ce groupe est amené à collaborer régulièrement à l'avenir. Sinon, partagez directement le projet ou le canvas.

Si un étudiant ne peut pas ouvrir le canvas d'une classe, l'ajouter à une équipe peut ne pas suffire. Confirmez s'il est membre de l'espace de travail et si le canvas accorde un accès en lecture, en Commentaire ou en modification.

Erreurs courantes

L'erreur la plus fréquente consiste à considérer les équipes comme un système d'autorisation universel. Il s'agit avant tout d'un annuaire et d'un outil de regroupement. Utilisez les paramètres de partage de l'élément lorsque le problème concerne un seul canvas ou projet.

Une autre erreur consiste à conserver indéfiniment d'anciennes équipes. Les équipes obsolètes nuisent à la fiabilité de l'annuaire Personnes. Renommez ou archivez les anciens groupes si cela est possible, et retirez les membres qui n'y appartiennent plus.

N'ajoutez pas d'invités ou de clients à des équipes simplement pour les trouver plus facilement. S'ils ne sont pas membres de l'espace de travail, gérez leurs accès directement depuis l'élément partagé. Consultez Inviter des invités et des collaborateurs externes.

Résoudre les problèmes lorsque les données d'équipe semblent incorrectes

Si un membre est manquant dans une équipe, commencez par vérifier qu'il s'agit bien d'un membre actif de l'espace de travail. Vérifiez ensuite la liste des membres et les filtres de l'équipe.

Si une équipe est absente de la section Personnes, vérifiez l'espace de travail actif, l'orthographe de votre recherche et si l'équipe a été renommée, archivée ou supprimée.

Si une modification d'équipe n'a pas mis à jour l'accès au canvas, ouvrez la boîte de dialogue de partage de l'élément et modifiez l'autorisation à cet endroit. Utilisez le guide Partager le travail avec des collaborateurs pour le processus de partage d'élément.

Si vous ne pouvez pas modifier les équipes, demander à un administrateur d'espace de travail de vérifier votre rôle. Parcourir les équipes et les gérer sont deux responsabilités bien distinctes.